Ростелеком ТВ 

Импорт, экспорт, сохранение. Приложение для Android

Какой из редакторов для совместной работы над документами лучше?

В настоящий момент в мире есть два самых популярных бесплатных редактора для совместной работы с текстом в сети: Google Docs и Word Online. На первый взгляд они кажутся очень похожими по функциональности и практически равными по возможностям. И сделать обоснованный выбор между ними довольно сложно. Обычно те, кто пользуется One Drive выбирают Word Online, а пользователи Google Drive пользуются Google Docs.

В этой статье мы подробно разберем какие фичи есть в каждом из редакторов, чтобы читатель получил подробное представление об их функциональности и выбрал решение, которое больше подходит для него.

Возможность редактировать документы без авторизации в учетной записи Google/Microsoft

Google Docs: есть.
Office Online: есть.
Счет: 1:1.

История изменений

Google Docs: есть.
Office Online: есть.
Счет: 2:2.

Чат внутри документа

Google Docs: есть.
Office Online: есть (неделю назад появился).
Счет: 3:3 .

Доступные форматы для скачивания документов

Google Docs: DOCX, ODT, PDF, RTF. HTML, TXT, EPUB.
Office Online: PDF, ODT, DOCX.
Счет: 4:3 .

Интеграция с файловым хранилищем


Google Docs: есть (Google Drive).
Word Online: есть (One Drive, Яндекс.Диск).
Счет: 5:4 .

Возможность работать с приложением без подключения к интернету

Google Docs: есть (если вы используете браузер Chrome, то можете работать с Google Docs, Google Spreadsheet и Google Slides в оффлайн-режиме).
Word Online : нет.
Счет: 6:4.

Возможность открывать файлы приложения оффлайн-средствами

Google Docs: нет (файлы, созданные приложениями Google и лежащие на Google Drive, можно открыть только этими приложениями).
Word Online: есть (файлы, созданные в Word Online и лежащие на One Drive, можно открыть в MS Office, Pages и т.п.).
Счет: 6:5.

Горячие клавиши

Google Docs: есть.
Word Online: есть.
Счет: 7:6.

Возможность распечатать документ


Google Docs: есть.
Office Online: есть.
Счет: 8:7 .

Отправка документов по почте прямо из текстового редактора

Google Docs: есть.
Office Online: есть.
Счет: 9:8.

Линейка

Google Docs: есть.
Office Online: есть.
Счет: 10:9.

Вставка математических формул

Google Docs: есть.
Office Online: нет.
Счет: 11:9.

Возможность нарисовать рисунок не выходя из редактора (к примеру, блок-схему)

Google Docs: есть.
Office Online: нет.
Счет: 12:9.

Проверка орфографии

Google Docs: есть.
Office Online: есть.
Счет: 13:10 .

Возможность посмотреть только структуру документа (заголовки)

Google Docs: есть.
Office Online: нет.
Счет: 14:10 .

Возможность переместить файл в другую папку в облачном хранилище, не выходя из текстового редактора

Google Docs: есть.
Office Online: нет (но из Word Online можно очень быстро войти в One Drive).
Счет: 15:10

Шаблоны


Google Docs: есть (сотни).
Word Online: есть (20 штук).
Счет: 16:10 .

Формулы в таблицах

Google Docs: нет.
Word Online: нет.
Счет: 16:10 .

Переводчик

Google Docs: есть.
Word Online: нет.
Счет: 17:10.

Счетчик символов

Google Docs: есть.
Word Online: нет (но есть счетчик слов, который, возможно, можно переключить на счетчик символов, но я не нашла как) .
Счет: 18:10.

Вставка картинок по ссылке из интернета

Google Docs: есть.
Word Online: есть.
Счет: 19:11.

Приложение для iOS

Google Docs: есть .
Office Online: есть .
Счет: 20:12.

Приложение для Android

Google Docs: есть .
Office Online: есть .
Счет 21:13 .

Приложение для Windows Phone

Google Docs: есть , но оно от стороннего разработчика и его функциональность очень ограничена.
Office Online : есть .
Счет: 21:14.

Интеграция с Sway


Sway - это новый продукт в семействе MS Office (выпущен всего год назад). Он позволяет делать отчеты, презентации, дашборды и прочие визуальные инструменты для представления своих идей в интернете.
Google Docs: нет (аналогов Sway у Google тоже пока нет).
Office Online: есть.
Счет: 21:15 .

Интеграция с чатом в Skype

Google Docs: нет (но документы можно прикреплять к чату в Hangouts).
Office Online: есть.
Счет: 21:16.

Автоматизации

Google Docs: есть (Google Apps Script позволяет автоматизировать любые действия пользователя в Google Docs и связывать редактор с другими приложениями Google).
Word Online: нет.
Счет: 21:16 .

Возможность добавлять собственные команды в меню

Google Docs: есть.
Word Online: нет.
Счет: 22:16.

Возможность расширять функциональность с помощью дополнений

Google Docs: есть.
Word Online: нет.
Счет: 23:16.

Удобство интерфейса


Google Docs: высший балл.Google Docs появился в 2006 году и создавался по образу Office 2003. С тех пор общий вид приложения мало изменился. Я считаю, что такой принцип расположения меню и текста в редакторе самый удобный.
Word Online : пойдет.
Счет: этот параметр совсем субъективный и не учитывается.

Итог

Google Docs опережает Office Online по функциональности. Разнообразных приятных фич в нем почти в два раза больше. Но без них вполне можно обойтись. Если вам просто нужно совместно отредактировать документ с несколькими людьми, то в редакторе от Microsoft есть все, что нужно для этого . Кроме того, в Word Online новые возможности добавляются гораздо активнее, чем в Google Docs и веб-приложение стремительно совершенствуется. Очень надеюсь, что он скоро перестанет писать сообщения «Ваша сессия истекла» и требовать обновить страницу.

Но если вам нужно автоматизировать свою работу, использовать переводчик, распознавать речь (это возможно благодаря дополнению) и делать прочие нестандартные вещи, то придется использовать Google Docs. Либо обычный MS Word, если нет необходимости совместно редактировать документы через интернет.

Аналоги

У Google Docs/Office Online есть целый ряд менее популярных аналогов. Если вы не хотите делиться своими данными ни с одной из корпорации, то поищите информацию о следующих приложениях (многие из них можно развернуть на своем сервере и обеспечить полностью приватную работу над документами в команде):

  • Zoho Docs;
  • Teamlab Office;
  • Libre Office Online;
  • Feng Office Community Edition
  • Zimbra.

Необходимо использовать онлайн сервисы передачи информации.

А если вы ведёте или участвуете в тренинге, проходите курс обучения, то удобно делиться информацией, отчётами о проделанной работе в сервисе Гугл Докс или как ещё сокращают название сервиса — Гугл Док. Про то, кто эти сервисы придумал читайте в статье про основателя Google .

Облачные хранилища информации на основе Гугл Докс

В основе «облачных» технологий лежит возможность хранения и обработки информации при помощи средств сервера, а вычисления можно увидеть внутри окна браузера.

Одним из наиболее популярных таких сервисов является Google Docs. С его помощью возможно создание и изменение документов.

Это своеобразный офис в сети. При этом пользователи могут создать документ ворд онлайн, также доступно изменение документов онлайн, проведение совместной работы разными пользователями онлайн.

Это программа, которая работает внутри веб-браузера и не требует установки на персональный компьютер.

Создание документов в сети Интернет

С помощью Гугл Док, возможно, создать документ word онлайн, базовые офисные документы обычным способом или с использованием шаблона, осуществлять все известные из программы Word операции.

В том числе использовать маркированные списки, сортировать данные по столбцам, создавать таблицы, вставлять изображения, писать комментарии, использовать формулы, различные шрифты и всё то, что относится к офисным документам.

Google Docs online позволяет пользователям работать со всеми популярными форматами файлов. Кроме того это приложение поддерживает и стандартные форматы MS Office.

  • Рабочий стол в Гугл Док схож с Вордом

Аналогично Ворду иконки панели инструментов. Доступен обмен файлами и сотрудничество с разными пользователями в сети.

  • Определение прав доступа к документам
  • Совместное изменение документов с другими людьми онлайн

Вы можете одновременно с другими осуществлять просмотр и изменение документов. При этом ваша работа будет безопасной, а данные надёжно сохранены.

  • Онлайн -офис доступен из любой части планеты

Надо всего лишь иметь доступ к сети Интернет. Вы можете получить доступ к вашим документам когда захотите и в любом месте, ведь Гугл документы доступны онлайн, то есть всегда и везде, где имеется доступ в Интернет.

  • Ваши данные в безопасности и работа сохранена

Вы можете хранить свои данные в Интернете, и они будут автоматически сохраняться, поэтому вам не нужно опасаться сбоя в работе вашего жёсткого диска или перебоя электроэнергии.

  • Сохранение и экспорт копий

Можно сохранять документы себе на ПК в разных форматах.

  • Организация своих документов

Можно легко найти свои документы и распределить их по папкам. Вы можете создавать сколько угодно папок, а также свои документы Гугл, вход в которые будет доступен только вам. Также можно давать доступ к документам другим.

  • Публикация своей работы в виде веб-страницы
  • Доступ для себя или всех

Возможна публикация своего документа с доступом всему миру, лишь некоторым пользователям и только себе. (Снятие с публикации возможно в любое время).

  • Перенесение своих документов в блог

После создания документа, можно разместить его в своем блоге. И это ещё не все полезные функции Гугл Док.

Начинаем работать с Google Docs

Для начала зарегистрируемся, чтобы пользоваться сервисами Гугла.

Гугл Докс регистрация

Для получения доступа к сервису нужно сначала зарегистрироваться. Открываем Google и вверху выбираем «Войти», откроется другая страница, в ней нужно будет нажать на ссылку «Создать».

Вы увидите форму регистрации.
Здесь нужно внимательно заполнить предлагаемые поля, сохранить в надёжном месте свои регистрационные данные.

Гугл Докс вход

Итак, мы уже знаем, что такое Гугл документы, войти в них можно введя в адресной строке браузера адрес страницы Google и нажав «Войти».

Для того, чтобы войти в систему необходимо ввести данные своей учётной записи, которые вы указывали во время регистрации.

Вход в Гугл Док можно осуществить нажимая кнопку «Сервисы». Откроется вкладка, где нажимаем «Диск».

Открывается Диск. Там нажимаем кнопку «Создать». И в открывшейся вкладке выбираем Google Документы.

Как создать документ в Гугл Докс. Создание нового текстового онлайн документа

Чтобы создать онлайн текстовый документ необходимо зайти на основную страницу Google, которая находится на www.google.ru, и справа вверху надо нажать квадратик Сервисы/Ещё/Другие сервисы Google.

В открывшейся вкладке выбрать раздел «Для дома и офиса». Выбрать там пункт «Документы». Вы увидите свою страницу Google Docs.
Естественно, что если вы только что создали свою учётную запись, на ней не будет никаких документов. Поэтому следует создать новый документ. Нажимаем значок с плюсом, кнопка которого находится справа внизу.

Будет открыт новый текстовый документ, его можно создавать. Создаётся он таким же образом как и в привычном для нас Майкрософт офисе офлайн.

Вводим текст, используем все те же способы копирования и вставки, доступны они из меню «Правка», также можно использовать знакомые комбинации клавиш, такие как: Ctrl+C, Ctrl+V.

Чтобы форматировать набранный текст можно использовать интерфейс google docs online.

Кроме того данный сервис имеет возможности для проверки орфографии. Чтобы запустить их ничего делать не надо, эта функция сразу активна.

Все неверные слова подчёркиваются красным пунктиром. Для того, чтобы увидеть возможные слова для замены нужно открыть контекстное меню у подчеркнутого пунктиром слова и выбрать нужное.

Автоматический перевод текста

Интересно также и наличие автоматического перевода созданного документа. Чтобы его запустить нужно выбрать в меню «Инструменты», и «Перевести документ».

Будет открыто диалоговое окно с названием «Перевод документа», в нём необходимо прописать название переводимого документа, и выбрать нужный перевод. Разумеется от этого перевода не стоит ожидать высоких результатов.

Так, вы сможете вернуть свой документ к какому-то из остояний в процессе создания. Посмотреть историю сделанных вами изменений можно в «Файл» /«Просмотреть историю изменений».

Одно из важных преимуществ таких сервисов в том, что можно вместе работать над одним документом. Вы можете разрешить другим авторам смотреть свои документы и изменять их.

Чтобы предоставить общий доступ или давать доступ только определённым лицам к файлу, который редактируется надо нажать на «Предоставить доступ», эта кнопка находится справа вверху.

Будет открыто диалоговое окно под названием «Настройки совместного доступа», используя его элементы управления можно настраивать права доступа к документу, который нужно редактировать.

Можно отправить создаваемый документ в качестве вложения в e-майл. Нажмите «Файл» из меню, а затем «Прикрепить к сообщению элекстронной почты».

Вы увидите диалоговое окно под названием «Отправка сообщения», в нём вы должны будете написать адреса е-майл получателей и текст.

Кроме того вы можете закачивать на сервер провайдера свой документ, который был создан на вашем ПК. Конечно, впоследствии можно будет изменять его с использованием этой системы онлайн.

Скачивание документа в Гугл Док

Чтобы скачать документ, созданный на своём ПК, перейдите на персональную страницу http docs google comи нажмите «Загрузить», эта кнопка находится слева вверху страницы.

Откроется ещё одно меню, в нём надо нажать «Файлы». Далее вы увидите диалоговое окно, в нём вы выбираете файл для закачки.

В следующем окне нужно отметить галочкой «Преобразовывать документы, презентации, и так далее в формат Документов Google». Это нужно чтобы далее вы могли вносить поправки и изменения в свой файл.

Все создаваемые и закачиваемые файлы вы можете увидеть у себя в Google Docs. Чтобы упорядочить, удалить, переименовать файлы, нужно использовать команды из контекстного меню.

Документы google docs скачать на компьютер также возможно.
Конечно, кроме того, что файлы, которые были созданы с помощью сервиса, вы используете в режиме онлайн, вы можете свои Гугл Докс скачатьна свой локальный ПК, чтобы впоследствии редактировать их в режиме google docs offline.

Для чего нужно воспользоваться командой «Файл» /«Загрузить как».

На этом о текстовых документах Google Docs пока всё. Если вам нужна дополнительная информация, то её вы сможете получить из раздела справки. Вызвать справку можно воспользовавшись командой «Справка».

Таблица Гугл Докс

Начнём с изучения базовых принципов работы «Таблицы Google».
Чтобы создать новую таблицу необходимо на основной странице Google Docs нажать «Создать» , затем появится ещё меню, из него надо выбрать «Таблица».

Вам сразу же будет открыта вкладка в браузере, в ней находится пустая таблица.

Как и в MS Excel, для начала ввода формулы необходимо ввести оператор присваивания (знак «=»). Для указания ссылок на содержание иных ячеек можно использовать мышь, щёлкнув ей по требуемой ячейке.

Чтобы создать требуемую формулу нужно использовать операторы вычислений: (+), (-) и тому подобные. Когда вы закончили вводить формулу следует нажать клавишу «Enter».

PDF файл онлайн через Гугл Док

Также данный «облачный» сервис предоставляет возможность создать pdf документ онлайн. Это даже наверное наиболее простой и быстрый способ создания такого документа.

Как обычно выбираем в окне справа «документы», в окне слева вверху наживаем «Создать» и приступаем к созданию документа. Вставляем картинки, пишем текст.

Выбираем «Печать» и распечатать как PDF и нажимаем на маленькую кнопку «Печать», расположенную справа. Выбираем место сохранения документа и задаём ему имя.

Все Гугл Документы создать,как видите очень легко, а главное удобно.

Аналог google docs

Не так давно в этом году Mail.ru запустила бета-версию нового онлайн редактора текстовых документов, который работает на базе сервиса хранилища файлов «Облако Mail.ru». Кто знает, возможно такое решение это хороший аналог google docs.

Гугл Документы. Видео

Посмотрите видео моего партнёра инфобизнесмена о работе с Гугл Документами.

P.S. Прикладываю скриншот моих . И напоминаю, что так зарабатывать может каждый, даже новичок! Главное — правильно это делать, а значит, научиться у тех, кто уже зарабатывает, то есть, у профессионалов Интернет бизнеса.

Вы хотите узнать какие ошибки совершают новички?


99% новичков совершают эти ошибки и терпят фиаско в бизнесе и заработке в интернет! Посмотрите, чтобы не повторить этих ошибок — «3 + 1 ОШИБКИ НОВИЧКА, УБИВАЮЩИХ РЕЗУЛЬТАТ» .

Вам срочно нужны деньги?


Скачайте бесплатно: «ТОП — 5 способов заработка в Интернете ». 5 лучших способов заработка в интернете, которые гарантированно принесут вам результат от 1 000 рублей в сутки и более.

Многим кажется, что в онлайновом текстовом редакторе Google Docs можно только набирать несложные тексты, ни на что большее он просто не пригоден. На самом деле это далеко не так. В недрах этого веб-приложения кроется множество полезных функций, которые помогут вам работать не хуже, чем в каком-то там Microsoft Office.

1. Включите офлайновый доступ

Google Docs умеет работать в автономном режиме. При этом вы можете создавать новые и продолжать редактировать уже имеющиеся документы. При следующем подключении к Интернету все изменения будут синхронизированы. Для активации этой функции откройте сайт Google Drive и зайдите в меню настроек, которое появляется после нажатия на кнопку с шестерёнкой.

2. Совместная работа

Редактор Google Docs предоставляет нам всё необходимое для совместной работы над документами. Вы можете легко расшарить текст, причём имеется возможность тонко настроить права доступа к файлу. Так, вы можете разрешить только просмотр, просмотр и комментирование или даже дать полный доступ к редактированию. В последнем случае все сделанные вашими сотрудниками изменениями будут отражаться в реальном времени, и вы будете работать над текстом вместе в буквальном смысле этого слова.

3. Публикуйте документы

Готовые документы можно продемонстрировать не только ограниченному кругу сотрудников, но и опубликовать в Сети. Для этого нажмите Файл - Опубликовать в Интернете . Получите ссылку на веб-страницу или код для вставки документа в свой сайт.

4. Ищите ошибки

Проверять ошибки в редакторе Google Docs вообще не составляет никакого труда. Просто найдите в меню Инструменты команду Проверка правописания, и перед вами появится небольшая панелька, последовательно отображающая каждую найденную ошибку и предлагающая способы её исправления.

5. Вставляйте ссылки

Онлайновый редактор Google содержит удобный инструмент для вставки ссылок. Стоит вам выделить в тексте слово и нажать на кнопку вставки ссылки, как появится всплывающее окошко, предлагающее наиболее вероятные релевантные ссылки. Как правило, это статья из Wikipedia и несколько первых ссылок из поиска Google по данному слову.

6. Используйте свои стили

Если вам не подходят встроенные стили форматирования текста, то легко можно задать свои. Для этого напечатайте текст требуемым шрифтом, а затем в меню выбора стилей выберите команду Обновить стиль в соответствии с выделением .

7. Персональный словарь

Если редактор постоянно подчёркивает вам слово как неправильное, но вы точно знаете, что это не так, то просто добавьте его в пользовательский словарь. Для этого выделите его в тексте, а затем выберите в контекстном меню команду Добавить в пользовательский словарь .

8. Веб-буфер обмена

Офисный пакет Google имеет очень интересную функцию, которая называется «Веб-буфер обмена». Эта функция позволяет скопировать сразу несколько отрывков текста, картинок, таблиц и затем вставить их в любой документ Google. Таким образом, это такой безразмерный буфер обмена, который доступен с любого компьютера и действует в пределах офисных программ Google. Доступ к нему можно получить в меню Правка - Веб-буфер обмена .

9. Расширенный поиск

Инструмент расширенного поиска в Google Docs представляет собой специальную панель, служащую для поиска различной информации в процессе работы над документом. Для её вызова можно воспользоваться специальным пунктом в меню Инструменты или сочетанием горячих клавиш Ctrl + Alt + R . Более подробно про эту функцию вы сможете узнать из .

10. Дополнения

Функциональность Google Docs можно расширить с помощью специальных дополнений. Они есть как от сторонних разработчиков, так и от самой компании Google. Обычно они служат для добавления поддержки новых форматов, конвертации файлов и более удобного применения редактора в различных целях. Познакомиться с некоторыми из полезных дополнений вы сможете .

11. Вставляйте картинки перетаскиванием с рабочего стола или другого сайта

Не все знают, но в документ Google Docs можно вставлять картинки, просто перетаскивая их со своего рабочего стола или файлового менеджера. А если вам необходимо вставить картинку с другой веб-страницы, то просто перетащите и бросьте её в нужное место в тексте, и она автоматически появится в вашем документе.

12. Переводите документы

Если вы работаете с документами на иностранном языке, то в Google Docs есть встроенный переводчик. Он расположен в меню Инструменты - Перевести документ .

13. Навигация по сложным документам

Если вы открыли сложный большой документ, то легко сориентироваться в его структуре поможет отображение оглавления текста. Эту функцию вы сможете найти в меню Дополнения - Оглавление - Показывать в боковой панели .

14. Включите полноэкранный режим

Многим нравятся специальные текстовые редакторы, которые содержат минимум отвлекающих элементов и занимают весь экран монитора. Это помогает более продуктивно работать и сосредоточиться только на тексте. Активировать подобный режим можно и в Google Docs. Для этого откройте меню Вид и снимите флажок с пункта Показать линейку . Затем выберите команду Компактные элементы управления или Полный экран .

15. Используйте галерею шаблонов

Не забывайте о том, что офисный пакет Google содержит довольно неплохую галерею шаблонов. Она находится по этому адресу , и в ней содержится множество полезнейших заготовок, которые могут облегчить вашу работу.

16. Автоматическая вставка содержания

Если вы хотите вставить в свой документ оглавление, то вовсе не обязательно делать это вручную. Достаточно просто найти в меню Вставка пункт Оглавление, и редактор всё сделает за вас.

17. Применяйте закладки в документе

Иногда бывает, что вам необходимо дать ссылку не на весь документ, который может быть довольно объёмным, а на отдельный абзац. В этом случае нам на помощь придут закладки. Установите курсор в необходимое место в тексте, а затем выберите в меню Вставка пункт Закладка .

Многие пользователи думают, что в Google Doc можно лишь набирать несложные тексты. Это не так.

В нем представлено множество функций, которые помогают работать с документами не менее эффективно, чем в Microsoft Office.

Сервис бесплатно предоставляет 1 Gb для хранения импортированных файлов, а также безлимитное пространство для документов.

Работа с Google Doc возможна и без подключения к интернету. Файлы доступны и в автономном режиме, после подключения к сети они автоматически обновляются на сервере.

Автономный доступ возможен через браузер Google Chrome .

Чтобы убедиться в автономном доступе, необходимо нажать значок шестеренки в правом верхнем углу страницы и открыть Настройки.

Обратите внимание! Преимуществом Google Doc является полная совместимость всех созданных в нем документов, чего нельзя сказать о Microsoft Office.

Если вы создали документ в офисе от Microsoft и отправили его почтой для доработки другому пользователю, не факт, что у него окажется подходящая версия программы.

Google Doc позволяет работать со всеми популярными форматами файлов.

Чтобы открыть доступ на редактирование или чтение документа другим пользователям необходимо выделить файл и нажать «Открыть доступ к объекту».

Google Doc

Бесплатное онлайн-приложение Google документы предназначено для создания и редактирования текстовых файлов. Панель инструментов во многом схожа с Word.

Чтобы создать онлайн текстовый документ зайдите на сайт Google Диска, нажмите «Создать» и выберите пункт «Документ».

Будет открыт новый текстовый документ, в который можно вводить текст и использовать знакомые всем способы копирования и вставки.

Обратите внимание! Сервис предоставляет возможность. Неверные слова подчеркиваются красным пунктиром. Чтобы увидеть предполагаемые слова для замены откройте контекстное меню у подчеркнутого слова и выберете нужное.

Основные возможности:

  • Возможность загрузки документа из Word;
  • Осуществление большого количества параметров форматирования;
  • Предоставление прав на просмотр и редактирование файлов другим пользователям;
  • Сохранение истории изменений документа;
  • Возможность сохранения гугл документов в виде файла Word, HTML , RTF, PDF , OpenOffice, ZIP ;
  • Отправка документа по электронной почте.

Google таблицы

Большинство пользователей работает с текстовыми документами, но когда необходима обработка огромного объема данных, на выручку приходятгугл докс таблицы.

Они прочно удерживают позиции в ряду софта делового назначения, так как позволяют без программирования выполнять задачи, связанные с разнообразными расчетами.

Для тех, кто пользуется Microsoft Excel , гугловские таблицы не вызовут сложностей.

По функционалу они немного уступают Excel, оставаясь при этом не менее эффективным инструментом, который позволяет упрощать и автоматизировать вычисления.

Чтобысоздать таблицу вгугл докс, зайдите на сайт, нажмите «Создать» и выберите пункт «Таблица». Новый документ будет создан.

По умолчанию табличный документ всегда содержит один лист. Для добавления нового, нажмите «+» на нижней панели.

В ячейки гугл таблицы можно вводить слова и числа, а также вставлять изображения.

Заголовки, обобщающие показатели и другая важная информация может быть выделена жирным шрифтом, цветом или любым другим выразительным средством.

Инструменты форматирования продублированы в меню «Формат» и на панели инструментов.

Назначение границ осуществляется кнопкой «Границы» на панели инструментов.

Основные возможности:

  • Импорт файлов Excel, CSV, TXT, ОРВ в гугл док таблицы;
  • Удобный редактор формул для вычисления и форматирования данных;
  • Редактирование таблицы совместно с другими пользователями;
  • Добавление графиков и диаграмм;
  • Возможность встраивания таблиц в веб-сайт.

Google презентации

Презентация – идеальное средство для представления любой информации. Обычно презентация демонстрируется аудитории с помощью проектора или выводится на мониторы пользователей.

При создании гугл презентаций «с нуля», онлайн-редактор всегда добавляет 1 титульный слайд. Пользователь может указать заголовок и подзаголовок.

Новый слайд добавляется после выделенного кадра (в обрамляющей синей рамке).

Когда выделено несколько слайдов, вставка окажется после последнего выделенного. Для добавления нового кадра нажмите кнопку «Новый слайд».

Если воспользоваться небольшой стрелкой справа от кнопки, можно выбрать тип слайда.

В гугл презентацию можно вставлять любые гугл документы, а также публиковать готовую работу в интернете для широкой публики.

В форме настройки параметров введите необходимый вам размер слайдов, время перехода между слайдами, а также укажите, как будет запускаться показ – автоматически или по вашей команде.

Основные возможности:

  • Создание и редактирование презентации;
  • Совместная работа над презентацией с друзьями или коллегами;
  • Возможность импорта файлов PPTX и PPS;
  • Сохранение презентации в форматах PDF, JPG, PPT, SVG;
  • Добавление графических изображений и видео;
  • Возможность публикации на веб-сайте.

| 29.06.2016

Многофункциональный сервис Google Docs, как несложно догадаться, является детищем корпорации Гугл. Этот удобнейший и полезнейший инструмент доступен всем зарегистрированным пользователям Google без исключения. Получить доступ к сервису можно с любого устройства – компьютера, ноутбука, планшета, смартфона, причем, сервис поддерживает даже работу в оффлайн режиме.

Google Docs напрямую связан с Гугл Диском (Google Drive). На Диске система хранит все загружаемые, создаваемые, просматриваемые и редактируемые в «облаке» файлы. При желании на компьютер, смартфон, планшет, можно также установить программу синхронизации документов. С этой программой перенос и скачивание файлов из/в Google Docs существенно упростится.

Услуги сервиса предоставляются бесплатно и имеют ряд преимуществ даже перед профессиональными офисными программами – MS Office или Open Office. К неоспоримым достоинствам Google Docs относится:

1. Возможность мгновенной публикации данных в Интернете (без индексирования, в скрытом режиме, или открыто, публично).

2. Опция создания форм для сайтов с последующей их интеграцией в программный код веб-ресурса и контролем сбора статистики.

3. Возможность совместного редактирования файлов разными пользователями и группами пользователей (по ссылкам или личным приглашениям).

4. Привычный офисный функционал и стандартный набор инструментов (кто работал в MS Word, Exсel или PowerPoint, тот быстро разберется с управлением в Google Docs).

5. Функция комментирования выделенных областей, фраз, строк, абзацев.

6. Сохранение корректировок в автоматическом режиме (не нужно жать дополнительных кнопок, чтоб сохраниться).

7. Синхронизация документа из Google Docs с файлами компьютера пользователя через функционал Google Drive (т.е. когда мы правим файл в Интернете, обновленные файлы автоматически подгружаются в особую папку компьютера «Google Диск», что создается в локальном разделе «C:»).

8. Возможность быстрой передачи объемных файлов по Интернету.

9. Возможность создания 3-х типов файлов: Документа (аналог Word), Таблицы (аналог Excel), Презентации (аналог PowerPoint), каждый из которых решает определенные задачи.

10. Доступ к 15 Гигабайтам свободного пространства для хранения файлов и документов.

11. Возможность подключения к Google Docs из любой точки мира.

12. Прочие функции, на которых мы подробнее остановимся ниже.

Google Docs (Гугл Документы): регистрация и авторизация

Чтобы получить доступ к сервису Google Docs, нам необходимо иметь профиль в системе Гугл. Как только мы создаем новый аккаунт, мы получаем доступ ко всем инструментам Google, и сервис Docs не исключение. Значит, алгоритм регистрации и авторизации будет следующим:

1. Регистрируемся в Google и подтверждаем свой профиль (телефонный номер, E-mail).

http://docs.google.com/

Второй способ попасть в Документы – кликнуть на странице Google по значку таблички (размещен в правом верхнем углу), раскрыть полный список служб (нажать «Еще») и выбрать здесь «Документы».

4. При переходе к сервису видим приветствие Гугл и прямо здесь можем выбрать «Краткий Обзор» для быстрого знакомства с системой. Если подсказки нас не интересуют, просто закроем приветственное окно.

Важно: если вам приходится создавать новый аккаунт в Гугл с нуля, и эта процедура вызывает у вас затруднения или вопросы, смотрите пошаговую инструкцию по регистрации в Google, описанную нами в самом начале статьи о Gmail. Ссылка на эту статью и пошаговую регистрацию:

Google Docs (Гугл Документы): создание нового документа/файла

Перейдя к Google Документам впервые, мы увидим пустое окно, т.к. документы еще не созданы, не загружены. Если же для работы использовать старый аккаунт в Google, то, вполне вероятно, что отобразится список недавних файлов, которые мы открывали ранее. Например:

Так выглядит окно с недавними документами:

А это пустое окно нового профиля:

1. Чтобы создать новый файл в категории «Документ» (аналог файла MS Word), необходимо нажать на значок плюс (+), размещенный в правом нижнем углу:

2. Сразу присвоим новому файлу какое-то имя/название. Подводим курсор мышки к названию файла (изначально здесь записано «Новый документ»), которое находится в левом верхнем углу, выше панели инструментов. Ставим курсор в это поле, смело меняем название на любое другое:

3. Обращаем внимание, что при нормальном соединении с Интернетом все изменения в файлах сохраняются автоматически на Гугл Диске (Google Drive), о чем свидетельствует сообщение (мы назвали документ Site Rost):

Важно: при создании нового файла система автоматически создает новый документ на Google Диске профиля. Кроме того этот файл помещается в список «Недавние документы», о котором мы говорили выше. Теперь при входе в службу Google Docs мы уже будем видеть тот самый файл, который только что создали.

Чтобы проверить наличие файла в хранилище Google Drive, чтобы открыть этот файл для просмотра или показа другим пользователям в «облаке» сервиса Диск, нужно всего лишь пройти по ссылке:

https://drive.google.com

Google Docs (Гугл Документы): редактирование, правка файла

Теперь, чтобы наглядно показать на скриншотах как именно выполняется редактирование, форматирование и правка, нам нужно добавить в наш новый документ «Site Rost» хоть какой-то текст. Для примера здесь мы просто скопируем небольшой вступительный фрагмент текста из этой статьи и вставим его в наш новый документ:

Чтобы скопировать и вставить часть текста, мы используем стандартные опции «Копирование» и «Вставка» (Ctrl+C и Ctrl+V).

Проанализируем, что мы здесь видим:

– автоматически сохранились все изменения нашего файла (см. скриншот выше), соответственно, увеличились размеры нашего файла;

– сработала проверка правописания (подчеркнуты слова и фразы, вызывающие вопросы – прямо как в Word);

– при копировании сохранились все стили форматирования (абзац, отступ, список, выравнивание и пр.).

Далее мы можем приступить к редактированию текста, используя представленные панели инструментов и функционал меню. Собственно, описывать детальный процесс, что и как здесь работает, не имеет смысла. Все элементарно, привычно.

Интерфейс сервиса Google Docs почти идентичен привычному нам Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), и не вызывает вопросов. В рамках этой пошаговой инструкции мы лишь остановимся на тех небольших нюансах и опциях, которые присутствуют ТОЛЬКО в Гугл Докс, которых нет в классическом Офисе.

Google Docs (Гугл Документы): история изменений файла

Представим, что в созданный нами файл мы (или кто-то другой – наш соавтор, коллега, начальник) внести какие-то правки и изменения, сохранили работу, закрыли документ. Чтобы просмотреть эти правки, нам нужно:

1. Перейти в меню «Файл».

2. Выбрать пункт «Просмотреть историю изменений» (комбинация клавиш – Ctrl+Alt+Shift+H).

3. В результате загрузится специальное окно изменений, где мы увидим внесенные правки:

4. Теперь отрегулируем отображение изменений с помощью правостороннего блока «Хронология изменений» и кнопки «Менее подробно»/«Более подробно»:

5. Обращаем внимание! Если выбрать конкретную правку из «Хронологии…», появится возможность ее восстановить. Проще говоря, мы всегда можем вернуть документ к первоначальному виду, вернуться на пару шагов назад, загрузить раннюю версию файла. К примеру:

6. Для выхода из режима «История изменений» жмем стрелку «Назад», которая расположена в верхнем левом углу (где раньше у нас было название документа).

Как скачать файл Google Docs на компьютер

Все файлы, с которыми мы работаем в Google Docs, могут быть загружены на наш компьютер. Причем, решить эту задачу можно разными способами!

Вариант №1

Скачиваем и устанавливаем приложение Drive для компьютера, выполняем синхронизацию. Мы уже говорили, что все измененные файлы сохраняются в сервисе Google Диск Drive, который может быть синхронизирован с папкой «Google Диск» на нашем компьютере (что в папке, то и в Интернете; что в Интернете, то будет и в папке).

Если этот вариант вас заинтересует, перейдите по ссылке для скачивания приложения, следуйте инструкциям по установке. В процессе инсталляции вам также будет показано много полезных советов, которые лучше не пропускать мимо! Ссылка на скачивание:

https://www.google.com/drive/download/

Вариант №2

1. Прямо из интерфейса Google Docs при запущенном файле проходим в меню «Файл» – «Скачать как…».

2. Выбираем тот формат, в котором хотим получить файл из Документов. Доступные типы форматов:

– Microsoft Word (DOCX);

– Формат OpenDocument (ODT);

– Текст в формате RTF;

– Документ PDF;

– Текст в формате TXT;

– Веб-страница (HTML, ZIP-архив);

3. После скачивания файла из Google Docs, он попадает в папку загрузок нашего браузера (по умолчанию – директория «Downloads» на диске C:). Т.е. скачивание производится через функционал браузера без использования сторонних торрент-клиентов или программ!

Примечание: если поиски скачанного файла вызывают у вас затруднения, вы можете найти его через меню «Загрузки» вашего браузера (для вызова этого окна можно нажать комбинацию клавиш Ctrl+J). Кроме того, файл можно искать через поиск Windows по его названию.

Настройки доступа в Google Docs

Чтобы другой человек открыл наш документ, да еще и смог вносить в него правки, нужно настроить систему доступа к файлу. Для этого нужно:

2. Обязательно жмем опцию «Включить доступ по ссылке» и выбираем из выпадающего списка тот вариант доступа, который хотим предоставить. Здесь доступны 3 варианта:

– Комментировать (через опцию комментирования при наличии ссылки на файл пользователи смогут оставлять комментарии);

– Редактировать (в этом случае пользователь, прошедший по ссылке к файлу, сможет вносить свои правки в наш документ, которые запишутся в «Истории изменений»).

3. Выбираем тот тип доступа, который нас интересует, жмем соседнюю кнопку «Копировать ссылку». Кстати, скопировать ссылку можно также вручную из строки с адресом URL. Скопированный линк попадает в буфер обмена, свободно вставляется в личное сообщение к тому человеку, которому хотим показать документ или дать возможность его редактировать.

Чтобы завершить процедуру и закрыть настройки доступа, жмем кнопку «Готово».

Важно: наверняка, читатель обратил внимание на строку «Люди», в которой мы можем настроить совместный доступ под каждый E-mail. При этом на указанные здесь адреса почты будут отправлены соответствующие письма с прикрепленными документами и нашими сообщениями.

К примеру, мы введем здесь E-mail руководителя проекта и установим ему возможность исправлять/редактировать документ. Далее мы введем несколько E-mail наших клиентов и, например, дадим им возможность комментировать текст. В завершение можем указать E-mail секретаря, чтобы тот просмотрел документ и распечатал его, не имея возможности ни комментировать ни редактировать файл.

Именно так и настраивается система совместного доступа для разных групп пользователей на практике!

Примечание: обратите также внимание, что при индивидуальной настройке доступа по E-mail нам вовсе не обязательно открывать доступ по ссылке! Даже наоборот. Если документ особо секретный, доступ по прямой ссылке нужно закрыть! А людей приглашать к проекту лишь по E-mail и в частном порядке.

Пример ссылки документ Google Docs, которую мы будем давать другим пользователям для предоставления доступа к файлу – https://docs.google.com/document/d/10w9xPFn77VLQOwfc_8J2i1qoi39u4rN-qD8ciYUolvM/edit?usp=sharing

Google Docs (Документы Гугл) – комментарии, как комментировать

Работа с документами в Гугл не была бы настолько удобной без опции комментирования. С ее помощью при совместном доступе к файлу руководитель проекта, не вмешиваясь в работу своих коллег или подчиненных, может просто оставлять комментарии к отдельным фрагментам файла. Пример комментария:

Чтобы оставить свой комментарий необходимо:

1. Получить доступ к возможности комментировать файл, а не только его просматривать. Поскольку сей документ создали мы же сами, то опция комментирования и даже редактирования нам доступна по умолчанию, как автору документа.

2. Выделить в тексте нужный фрагмент (букву, слово, строку, абзац, пункт, раздел, картинки) и справа от этой строки нажать на значок «Добавить комментарий».

3. В открывшемся блоке просто вводим свой комментарий с клавиатуры и жмем «Комментировать».

4. Кроме того, мы также можем ответить на комментарии других людей, совместно работающих с этим файлом. Если кликнуть на комментарий, под ним появится пустое поле «Введите ответ…», а также будет доступна кнопка «Вопрос решен».

5. Если же мы хотим изменить свой комментарий или его удалить, воспользуемся значком вертикального многоточия справа от кнопки «Вопрос решен». При нажатии на многоточие появятся опции – «Изменить» и «Удалить».

6. Посмотреть полный список комментариев к файлу, а также историю ответов на комментарии, можно с помощью кнопки «Комментарии», которая размещается по соседству с опцией «Настройка доступа».

7. После работы с конкретным файлом мы можем выйти к перечню всех документов, если нажмем на значок списка в левом верхнем углу:

Практический смысл

Практическая ценность процедур и операций, описанных выше, заключается в совместном доступе и редактировании какой-нибудь документации.

К слову, по такому же принципу ведут обучение и проверку домашних заданий многие тренеры, предоставляющие услуги онлайн через Интернет. Ученик выполняет работу, открывает доступ к документу для тренера и дает ссылку в отчете, а тренер – читает и комментирует, вносит свои исправления.

Второй случай – нам нужно, чтобы над текстом поработала группа специалистов компании. Для этого необходимо: загрузить файл в Google Docs и скинуть коллегам ссылки на редактирование и комментирование.

Как только работа будет окончена, мы сможем по этой же ссылке раскрыть скорректированный документ и отследить все его изменения/правки и комментарии. Дополнительно можем исправить какие-то мелочи и скачать готовый файл на компьютер, распечатать его на бумаге или сохранить в «облаке» Google Диска. Вот так все легко и просто!

Google Docs (Таблицы Гугл): как работать с таблицами

Давайте теперь отстранимся от «вордовских» документов и ознакомимся с таблицами Google (аналог офисной программы MS Excel). Чтобы быстро перейти на Главную страницу службы Google Docs используем ссылку:

https://docs.google.com/document/

Сразу же видно, что в недавних документах уже появились какие-то файлы, просмотренные или созданные ранее. Но, в первую очередь, нас будет интересовать МЕНЮ:

Для раскрытия меню придется нажать на значок списка. В раскрывшемся блоке меню теперь выбираем пункт «Таблицы».

Все дальнейшие операции в Google Таблицах будут аналогичны тому, как мы работали с Документами Гугл. Например:

1. Чтобы создать таблицу, нужно опять нажать значок плюса в нижнем правом углу.

2. Интерфейс Таблиц напоминает нам офисный Exсel с тем лишь отличием, что здесь присутствуют опции «Комментарии», «Скачать файл», «История изменений», «Настройки доступа», а также прочие функции, характерные для Google Docs.

Говоря проще, все операции, которые мы проделывали в Документах, могут легко выполняться в Таблицах. Естественно, в таблицах также доступны:

– автоматические расчеты по заданным формулам;

– графики, наглядные диаграммы, фильтры и функции;

– все арифметические операции, производимые в режиме онлайн;

– настройки отдельных ячеек, варианты вывода данных;

– опции копирования, вырезания, вставки, печати, импорта/экспорта данных;

– прочие функции, на которых мы не станем здесь останавливаться.

Примечание: при желании файлы из Таблиц и Документов Google могут комбинироваться в общие файлы, свободно копироваться и интегрироваться как внутри Google Docs, так и за его пределами. Например, мы можем создать какие-то документы или таблицы, а после вставить их в свой личный сайт на обозрение пользователей!

Как опубликовать Google Docs (таблицы, тексты, презентации) в Интернете

Представим, что у нас есть текстовый файл или таблица, которую нужно показать читателям нашего сайта, форума, блога, интернет-магазина. Для этого прямо из документов/таблиц/презентаций необходимо:

1. Пройти в меню «Файл».

3. В открывшемся блоке мы можем выбрать способ желаемой публикации – Ссылка или Встроить.

4. На вкладке «Ссылка» нам дополнительно доступен выбор, что именно и в каком формате мы будем публиковать в Интернете. Например, это может быть весь документ целиком или только отдельные его листы (если мы в говорим о таблицах), можем дать ссылку на файл DOCX, XLSX, PDF, ODT, веб-страницу, формат TSV, CSV и другие.

5. На вкладке «Встроить» аналогично выбираем – будет это весь документ или только фрагмент. Дополнительно можем откорректировать настройки публикуемых материалов, возможность их автоматического обновления при изменении файлов в Гугл Докс.

Google Docs (Презентации Гугл): как работать с презентациями

Еще один инструмент службы Гугл Докс – это презентации, которые являются аналогом программы Microsoft PowerPoint. Чтобы открыть инструмент для создания презентаций, нужно опять:

1. Вернуться на главную Google Docs.

2. Раскрыть основное меню (скрытое слева).

3. Отыскать в меню пункт «Презентация» и запустить.

4. Создать новый файл с помощью клика по значку «ПЛЮС», о чем уже не единожды здесь говорилось.

5. В открывшемся окне новой презентации можем приступить к работе.

Описывать особенности работы с презентациями в этой статье мы не станем, так как подобное изложение заняло достаточно много места и времени наших читателей. Основные принципы здесь похожи на работу в PowerPoint с тем лишь отличием, что в сервисе также присутствуют опции, характерные для инструментов Google Docs.

Наиболее критичным отличием «Презентации» от Таблиц или Документов является возможность запуска и просмотра последовательности созданных кадров. Опция эта зовется «Смотреть», и располагается она рядом с кнопкой «Комментарии»:

Несколько слов в завершение (итоги работы)

На этом наш обзор функционала сервиса Google Docs будем считать завершенным. Естественно, в каждой отдельной службе встретятся свои особенности и настройки, с которыми читатель уже познакомится самостоятельно, в процессе работы.

На данном этапе для новичка главное – это понять, что Гугл Докс – это удобно, легко и практично! С помощью этого сервиса можно не просто хранить свои файлы, но также:

– настраивать совместный доступ;

– вести общую работу с одним единственным файлом;

– создавать какие-то информационные вставки для своих сайтов;

– разрабатывать и использовать на сайте информационно-графические материалы;

– настраивать и организовывать ведение отчетной документации компании или предприятия (где в работу вовлечены разные отделы, участки и службы);

– вести обучающие занятия в удаленном режиме с проверкой домашних заданий;

– решать практически любые задачи, связанные с документацией и презентациями!

При возникновении каких-то вопросов и сложностей, советуем раскрывать «Справку» (находится в верхнем меню интерфейса), которая есть во всех службах Google. В справке содержится исчерпывающая информация по работе системы и особенностям сервиса Google Docs.