НТВ плюс 

Как придать электронным письмам юридическую силу. Как придать электронной переписке юридическую силу

Скворцов Дмитрий юрист отдела общей практики «Юрконсул - URC Group»

Цели: обеспечить возможность использования электронной переписки в качестве доказательства в арбитражном суде, придать письмам статус юридически значимых документов.

Как действовать: приравнять в договоре электронные письма к бумажной корреспонденции, ссылаться на них в официальной переписке, заверить содержимое почтового ящика у своего интернет‑провайдера, нотариуса или эксперта.

Как известно, профилактика дешевле лечения. Придать юридическую силу электронной переписке можно на самом раннем этапе взаимоотношений с контрагентом, то есть при составлении договора. А именно зафиксировать в нем, что стороны признают равную с подлинниками юридическую силу переписки и документов, полученных по факсу или интернету (п. 3 ст. 75 АПК РФ). При этом в договоре должен быть определен адрес электронной почты, с которого будет идти электронная переписка, и информация о доверенном лице, уполномоченном на ее ведение. В текст документа можно включить примерно такую формулировку.
Пример
«Переписка и обмен необходимыми документами между сторонами осуществляется посредством электронной связи с использованием адреса электронной почты… который зарегистрирован на сотрудника компании [Ф.И.О., должность]…».

Желательно дополнительно отметить, что данный электронный адрес будет служить сторонам не только для рабочей переписки, но и для передачи результатов работ, утверждения технического задания и предъявления претензий к качеству оказанных услуг (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.12.10 № 09АП-31261/2010-ГК).

Помимо этого стороны могут предусмотреть в договоре, что уведомления и сообщения, отправленные по электронной почте, признаются ими, но должны дополнительно подтверждаться в течение определенного срока курьерской или заказной почтой (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.04.08 № А56-42419/2007).
Сослаться в официальной переписке
Даже если договор с контрагентом содержит положение о правомерности переписки и отправки документов по электронной почте, для судебного решения этого может оказаться мало. Недостаточно прийти в суд с обычными распечатками электронных писем и контрактом - судьи скорее всего усомнятся в подлинности корреспонденции.

Конечно, интернет-переписка удобнее и быстрее, но не стоит полностью пренебрегать и традиционной бумажной корреспонденцией. Делайте в ней ссылки на договоренности, упомянутые в электронных посланиях. Фиксируйте основные этапы. При этом распечатывать письма и вкладывать их в конверт не обязательно. Примером ссылки на электронную переписку в бумажном письме может быть следующая фраза.

Пример
«Как Вы сообщали в электронном письме от 7 мая, отправленном с почтового ящика … и подписанном [Ф.И.О., должность], на почтовый ящик… зарегистрированный за сотрудником нашей компании [Ф.И.О., должность]…».

Между тем нельзя гарантировать, что суд обязательно согласится с таким доказательством. Он лишь примет его во внимание, а решение вынесет на основании комплексного анализа всех представленных доказательств.

ЗАВЕРИТЬ У ПРОВАЙДЕРА

Подтвердить достоверность электронных писем можно, заверив их у интернет-провайдера или регистратора доменного имени. При этом важно, чтобы в договоре с ними было указано, что именно они отвечают за управление почтовым сервером. Как правило, услуга заверения предоставляется по письменному заявлению клиента бесплатно, даже если она прямо не прописана в договоре. Причем сделать это можно как до начала производства по делу в суде, так и после. Конечно, лучше позаботиться о легитимности электронной корреспонденции заранее.

Сама процедура заверения такова: приносите вместе с заявлением распечатки электронной переписки и документов, а сотрудник интернет-провайдера (регистратора) скрепляет бумаги печатью и проставляет на них дату, время, свои Ф.И.О. и должность.

Кстати, электронной корреспонденции может быть слишком много, поэтому некоторые суды идут навстречу компаниям и разрешают представить документы на цифровых носителях (постановление ФАС Московского округа от 29.01.09 № КГ-А41/13088-08). В этом случае распечатываются и заверяются у провайдера только те письма, которые непосредственно касаются предмета спора. К примеру, о существенных условиях договора (предмет, сроки, цена, а также условия и порядок оплаты). А всю остальную рабочую переписку (запросы, уведомления, обращения, реквизиты стороны или данные о лицах-исполнителях обязательств и т.д.) компания передает в электронном виде.

ОБРАТИТЬСЯ К НОТАРИУСУ

Если производство по делу еще не началось, но вы хотите заранее подстраховаться и заверить свою переписку, можно воспользоваться услугами нотариуса. В заявлении необходимо объяснить, почему вы к нему обратились именно сейчас и какие документы хотите заверить, а также подтвердить, что на момент обращения к нотариусу дело еще не поступило в производство.
Нотариус изучит содержимое почтового ящика и составит протокол, в котором помимо подробного описания своих действий укажет дату и место проведения осмотра, сведения о себе и заинтересованных лицах, участвующих в нем, а также перечислит обнаруженные обстоятельства. Затем протокол подписывают все участники осмотра, и нотариус подшивает распечатки электронных писем и ставит свою печать. Такой протокол осмотра электронного почтового ящика суд обязан принять в качестве доказательства (определение ВАС РФ от 23.04.10 № ВАС-4481/10).
О времени и месте осмотра необходимо известить всех заинтересованных лиц (ст. 102, 103 Основ законодательства РФ о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-I). Бывает так, что дело не терпит отлагательства, например, вы просите заверить страницы сайта в интернете, информация на которых может измениться в любую минуту. Тогда осмотр может быть проведен без извещения другой стороны, но есть риск, что суд не примет протокол в качестве доказательства.

КАК ЛУЧШЕ

При обмене файлами по электронной почте крайне сложно доказать, что только адресат знает пароль от своего компьютера и что ни у кого не было доступа к его почтовому ящику. Поэтому безопаснее использовать электронную цифровую подпись.

Электронная почта может храниться в компьютере адресанта, почтовом сервере-отправителе или сервере-получателе, а также в компьютере лица, которому адресована корреспонденция. В связи с этим нотариусы производят осмотр содержимого электронного ящика либо дистанционно, то есть используют удаленный доступ к почтовому серверу (им может быть сервер провайдера, предоставляющего услугу электронной связи по договору; почтовый сервер регистратора доменного имени или бесплатный почтовый интернет-сервер), либо непосредственно с компьютера заинтересованного лица, на котором установлена программа работы с электронной почтой. При удаленном осмотре помимо заявления нотариусу могут понадобиться разрешения от регистратора доменного имени или интернет-провайдера. Все зависит от того, кто именно осуществляет поддержку работы почтовых ящиков или электронного почтового сервера по договору.
У этого способа есть два основных недостатка: лишь считаное количество нотариусов заверяют электронные письма. Причем нотариальный тариф законодательно не установлен, подобные услуги оказываются в порядке эксперимента. К примеру, в Москве одна страница описательной части протокола обойдется примерно в 2 тыс. рублей, что не намного дороже генеральной доверенности. Количество страниц в нотариальном протоколе осмотра доказательств зависит от объема информации, подлежащей осмотру, но не может быть меньше двух.

ЗАКАЗАТЬ СУДЕБНУЮ ЭКСПЕРТИЗУ

Если производство по делу уже началось, то для придания юридической силы электронной корреспонденции можно воспользоваться правом привлечения эксперта (постановление ФАС Московского округа от 20.01.10 № КГ-А40/14271-09). Суд вправе назначить экспертизу по своей инициативе, но лучше подать ходатайство (ст. 82 АПК РФ, ст. 79 ГПК РФ).

В ходатайстве указывается организация и конкретные эксперты, которые будут ее проводить, а также обстоятельства, которые необходимо подтвердить с их помощью. Например, вносились ли изменения в электронные файлы или с чьего именно почтового ящика было передано письмо. Информацию о стоимости такой проверки и ее сроках также нужно будет сообщить суду и внести на его депозит полную сумму оплаты стоимости услуг экспертов. Следует отметить, что экспертизу электронной переписки могут выполнять различные судебно-экспертные учреждения. По времени в среднем она занимает 10 дней, однако все зависит от объема и срочности работы. Стоимость примерно 25 тыс. рублей.

Электронная переписка принимается судом во внимание, только если обладает юридической силой. Любой из приведенных методов опробован на практике и его смело можно применять. Но чтобы избежать нежелательных последствий в будущем, при возникновении спора безопаснее взять за правило делать ссылки в бумажной корреспонденции на электронные письма и заверять последние у провайдера.

Ни для кого не секрет, что в современных реалиях e-mail переписка широко используется как в деловых, так и личных целях. Зачастую компании находятся в разных субъектах Российской Федерации и заключают договор путем обмена подписанными сканами договора.

Путем обмена электронными письмами заключают договоры, обмениваются различными документами (сметы, доп. соглашения, соглашения о внесении изменений), присылают акты выполненных работ и просто ведут переговоры. Очень часто возникает необходимость придания данному диалогу юридической силы, чтобы потом использовать в качестве доказательства в суде в случае недобросовестного поведения партнера.

Зачастую нотариусам приходится заверять даже угрозы, которые поступают по электронной почте!

Пункт 3 статьи 75 АПК РФ четко говорит, что "Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств", да и суды высших инстанций города Москвы давно выработали критерии допустимости и достоверности для договоренностей, заключенных путем обмена письмами через e-mail. Но как же быть, если ответчик отрицает те факты, которые черным по белому были написаны в письмах?

Распечатка писем в данном случае не принимается судами, так как её легко подделать. Данный вывод подтверждает сложившаяся судебная практика.
Восстановить справедливость поможет нотариальное заверение электронных писем.

Процедура заверения электронной переписки

Чтобы данный протокол был неоспоримым доказательством в суде, необходимо соблюсти ряд формальностей. Вкратце, процедура осмотра электронной почты нотариусом состоит из следующих этапов:

  • Нотариус проверяет защищенность линии интернет-соединения на предмет вмешательств, результат проверки отражает в протоколе
  • Производит вход на почту с логином и паролем, предоставленным заявителем, отражая их в протоколе
  • Открывает необходимые заявителю письма
  • Делает их распечатку, фиксируя для каждого письма дату, время, адрес отправителя и получателя
  • При необходимости распечатывает приложенные к письмам файлы или записывает их на CD/DVD диск или флеш накопитель
  • Указывает в протоколе используемое программно-аппаратное обеспечение

Можно с уверенностью сказать, что нотариально удостоверенный протокол осмотра электронных писем это неопровержимое доказательство в суде. Согласно части 5 статьи 69 АПК РФ, "Обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута в порядке, установленном статьей 161 настоящего Кодекса, или если нотариальный акт не был отменен в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством для рассмотрения заявлений о совершенных нотариальных действиях или об отказе в их совершении", а это дает нам шансы на стопроцентную победу в суде! Нотариус удостоверил, значит этот факт должен быть положен в основу судебного акта и точка.

Оспорить нотариальный протокол почти невозможно, имея настолько веское доказательство, ваш оппонент никак не оспорит сведения из переписки!

Для оспаривания же нотариального протокола при соблюдении всей процедуры осмотра почты нет оснований. Даже АФК "Система" в споре с "Башнефть" на 170,6 млрд рублей, воспользовавшись помощью высококлассных юристов, не смогла оспорить нотариальный протокол осмотра электронной переписки с участием топ-менеджеров АФК и "Башнефти". Впоследствии данная переписка стала одним из самых веских доказательств в данном деле!

Наш опыт позволяет утверждать, что при фиксации переписки по электронной почте в нотариальном протоколе осмотра данные доказательства всегда ложатся в основу решения и не бывают оспорены другой стороной!

Многие юристы и клиенты предпочитаю не тратить время на поиск нотариуса в Москве и времяпрепровождение в "пробках", поэтому сервис ВебНотариус предлагает вам доставку нотариального протокола осмотра почты.

Заверение электронной переписки у нотариуса в Москве

Для заверения электронной почты вам не надо стоять в пробках по несколько часов, сидеть в очереди и искать нотариуса, который занимается заверением переписки!
Мы предлагаем клиентам сроки от нескольких часов, когда дело не терпит отлагательств.
Доставка осуществляется как обычной почтой, так и курьерскими службами.
Мы работаем с лучшими нотариусами и не имеем ни одного оспоренного нотариального акта!
Для заказа протокола вы можете связаться с нами любым удобным способом.

Заверение электронной переписки (переписки электронной почты, переписки в мессенджерах WhatsAp, Viber, Telegram или sms-переписки) является актуальной и востребованной услугой на сегодняшний день. В настоящее время переписка является доказательством в суде если правильно осуществить ее заверение - по всем нормам и правилам работы с электронными документами.

Если у Вас произошел случай, когда Вас обманули, подвели, не выполнили свои обязательства - можно смело делать заверение электронной переписки и обращаться в суд. 100% успех дела Вам обеспечен, но сперва нужно сделать правильное заверение - а именно чтобы его осуществил дипломированный эксперт, который имеет право на эту деятельность, и в случае если потребуется его поддержка - он будет присутствовать в суде.

В нашей команде работают только дипломированные эксперты, которые имеют профильное высшее образование с правом заверения электронных переписок и представления Ваших интересов в суде. Каждое наше заверение принимается судами общей юрисдикции и арбитражными судами РФ. В случае если Вам нужно нотариальное заверение электронной переписки - в нашей команде есть нотариус и мы готовы Вам оказать нотариальное заверение электронной переписки.

Получите бесплатную консультацию независимого эксперта прямо сейчас!

Отправьте заявку на индивидуальный разбор Вашего случая - мы поможем вернуть деньги или заменить товар на другой.


Переписка посредством электронных писем пользуется широкой популярностью во многих сферах деятельности человека и порой она же используется при решении очень важных и спорных вопросов.

В таком случае подобный способ электронного общения мог бы стать отличной доказательной базой в суде при разбирательстве, но как правильно выполнить нотариальное заверение переписки электронной почты yandex/ gmail /google/ mail.ru /Microsoft outlook, чтобы она действительно могла использоваться в процессе и имела юридическую силу?

Нотариальное заверение переписки электронной почты

Наша компания предлагает услуги профессиональных экспертов в области нотариального заверения переписки электронной почты, при этом цена услуг сравнительно невысокая и окажется по карману всем клиентам. Мы гарантируем высокое качество услуг, тем самым обеспечивая вас надежным доказательным фактом, который поможет выиграть дело в вашу пользу.

Чтобы правильно осуществить нотариальное заверение электронной переписки, необходимо выполнять следующие процедуры:

  • Далее, эксперт входит на почтовый сервис в личный кабинет заявителя с его личными данными с отражением конфиденциальной информации в протокольном документе.
  • Эксперт загружает представленные заявителем письма и анализирует их содержание.
  • Электронная переписка распечатывается на листах А4 с указанием точного времени отправки.
  • То же выполняется и с прикрепленными файлами к письмам, если их нельзя распечатать, то они записываются на электронный носитель.
  • Заключительным этапом является указание в протоколе сведений об использованном ПО.