Как выгрузить все письма из outlook. Как сделать резервные копии файлов параметров Outlook. В ранних версиях Outlook

В этой статье рассматривается перенос сообщений электронной почты, контактов, элементов календаря, задач и заметок, сохраненных в Microsoft Outlook 2003, Outlook 2007 или Outlook 2010, на компьютер, где установлено приложение Outlook 2010.

Чтобы перенести данные Outlook, необходимо скопировать файлы со старого компьютера на новый. Это можно сделать несколькими способами, в том числе:

с помощью съемных USB-устройств флэш-памяти;
с помощью переносных жестких дисков;
с помощью записываемых компакт-дисков и DVD-дисков;
через сетевое подключение между двумя компьютерами.

ПРИМЕЧАНИЕ. Средство переноса данных Windows — это компонент Windows, предназначенный для копирования файлов и параметров с одного компьютера на другой. Использование средства переноса данных Windows иногда может привести к повреждению профилей Outlook. В данной статье это средство не рассматривается.

В этой статье

Вводные сведения

Вводные сведения

Опытные пользователи Windows и Outlook могут пропустить этап 1 — копирование файлов со старого компьютера .

Место хранения сообщений, элементов календаря, контактов и задач

Для некоторых типов учетных записей, например Microsoft Exchange Server, Windows Live Hotmail и Google Gmail, данные хранятся на почтовом сервере. С целью повышения производительности в некоторых из этих учетных записей используется синхронизированная копия данных на локальном компьютере, однако создавать резервную копию этих файлов или перемещать их куда-либо не нужно, поскольку все данные можно повторно загрузить на новый компьютер с почтового сервера.

Для других типов учетных записей, например для наиболее распространенных учетных записей POP3, все сообщения, а также контакты, элементы календаря, задачи и заметки хранятся в файле на локальном компьютере. Этот файл в версиях Outlook, предшествующих Outlook 2010, называется файлом личных папок. В Outlook 2010 он называется файлом данных Outlook. Во всех версиях Outlook этот файл имеет расширение PST, поэтому его часто называют просто PST-файлом.

Поставщики услуг Интернета, как правило, предоставляют пользователям именно учетные записи электронной почты POP3.

Определение типа учетной записи

Чтобы определить тип учетной записи электронной почты, настроенной в приложении Outlook на старом компьютере, выполните указанные ниже действия.

Outlook 2010 Откройте вкладку Файл. Нажмите кнопку Настройка учетных записей и выберите пункт Настройка учетных записей. Тип учетной записи указан на вкладке Электронная почта в столбце Тип.
Outlook 2007 В меню Сервис выберите команду Настройка учетных записей. Тип учетной записи указан на вкладке Электронная почта в столбце Тип.
Outlook 2003 Выберите в меню Сервис команду Учетные записи электронной почты. Выберите команду Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи. Тип учетной записи указан на вкладке Электронная почта в столбце Тип.

Ниже перечислены наиболее распространенные варианты.

ТИП	ОПИСАНИЕ	ФАЙЛ ДАННЫХ
Microsoft Exchange	Учетная запись сервера Exchange Server	Данные обычно хранятся на почтовом сервере Exchange Server. Нет необходимости перемещать хранящиеся на компьютере автономные файлы данных Outlook (OST-файлы) или создавать их резервные копии. Такой файл автоматически создается на новом компьютере при добавлении учетной записи в Outlook.
POP или POP/SMTP	POP3	Данные хранятся на локальном компьютере в файле данных Outlook (PST-файле). Чтобы обеспечить доступ к имеющимся элементам, этот файл необходимо переместить на новый компьютер.
MAPI	Windows Live Hotmail (через Outlook Hotmail Connector)	Данные хранятся на серверах Windows Live Hotmail. Нет необходимости перемещать хранящиеся на компьютере автономные файлы данных Outlook (OST-файлы) или файлы данных Outlook (PST-файлы) либо создавать их резервные копии. Эти файлы автоматически создаются на новом компьютере при добавлении учетной записи в Outlook.
IMAP или IMAP/SMTP	Учетная запись IMAP4	Данные хранятся на почтовом сервере. Синхронизированная копия элементов хранится на локальном компьютере в файле данных Outlook (PST-файле). Перемещать эти файлы или создавать их резервные копии не нужно. Эти файлы автоматически создаются на новом компьютере при добавлении учетной записи в Outlook.

Другие файлы, которые нужно переместить

Список автозавершения
Подписи
Бланки
Списки фильтра нежелательной почты
Правила

Дополнительные сведения о перемещении этих файлов см. в последнем разделе данной статьи, .

Этап 1. Копирование файлов со старого компьютера

Закройте приложение Outlook на старом компьютере. Откройте папку, в которой хранится PST-файл. Инструкции приведены для расположения по умолчанию. Если файлы данных были созданы в другой папке или перемещены в другую папку, откройте эту папку.

Поскольку папка по умолчанию скрыта, проще всего открыть ее, выполнив в меню Пуск команду%USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Windows 7 Нажмите кнопку Пуск. Введите в поле Найти программы и файлы, расположенное рядом с кнопкой Завершение работы, команду %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook и нажмите клавишу ВВОД.

Windows Vista Нажмите кнопку Пуск. Введите в поле Поиск, расположенное рядом с кнопкойЗавершение работы, команду %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook и нажмите клавишу ВВОД.

Windows XP Нажмите кнопку Пуск, выберите пункт Выполнить, введите команду%USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook и нажмите клавишу ВВОД.

После нажатия клавиши ВВОД откроется папка, в которой хранятся файлы данных Outlook.

ПРИМЕЧАНИЕ. Начиная с версии Outlook 2010, все новые файлы данных Outlook (PST-файлы) создаются в папке Документы во вложенной папке Файлы Outlook. Если на старом компьютере приложение Outlook было обновлено до Outlook 2010, PST-файлы могут находиться в обеих папках. Если на старом компьютере использовалось приложение Outlook 2010, обязательно проверьте обе папки.

ПРИМЕЧАНИЕ. По умолчанию расширения файлов в Windows скрыты. Как для файлов данных Outlook (PST-файлов), так и для автономных файлов данных Outlook (OST-файлов) атрибут Тип имеет значениеФайл данных Outlook. Чтобы включить или отключить отображение расширений файлов, выберите в меню Сервис проводника (чтобы вывести меню Сервис в Windows 7 или Windows Vista, нажмите клавишу ALT) пункт Параметры папок. На вкладке Вид установите или снимите флажок Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов.

Чтобы определить, какие файлы данных связаны с учетной записью электронной почты в Outlook на старом компьютере, выполните указанные ниже действия.

Outlook 2010 Откройте вкладку Файл. Нажмите кнопку Настройка учетных записей и выберите пункт Настройка учетных записей. На вкладке Файлы данных будут указаны файлы данных и их расположения.
Outlook 2007 В меню Сервис выберите команду Настройка учетных записей. На вкладкеФайлы данных будут указаны файлы данных и их расположения.
Outlook 2003 В меню Сервис выберите команду Настройка учетных записей. На вкладкеФайлы данных будут указаны файлы данных и их расположения.

ВАЖНО. Если в папке присутствует файл archive.pst либо файлы данных Outlook (PST-файлы) были созданы в качестве архивов или резервных копий, эти файлы также следует скопировать. Если точно не известно, какие из дополнительных файлов данных Outlook (PST-файлов) следует скопировать, надежнее всего скопировать их все.

Этап 2. Копирование файлов на новый компьютер

Начиная с версии Outlook 2010, все новые файлы данных Outlook (PST-файлы) создаются в папкеДокументы во вложенной папке Файлы Outlook.

Откройте в папке Документы вложенную папку Файлы Outlook. Если папка не существует, создайте ее.

Windows 7 Инструкции см. в статье Создание папки в Windows 7 .
Windows Vista Инструкции см. в статье Создание папки в Windows Vista .
Windows XP Инструкции см. в статье Создание папки в Windows XP .

Скопируйте файлы со старого компьютера в папку Файлы Outlook.

Этап 3. Добавление данных со старого компьютера в приложение Outlook 2010 на новом компьютере

Конкретные действия на этом этапе зависят от того, использовалось ли уже приложение Outlook 2010 на новом компьютере.

Воспользуйтесь одной из указанных ниже ссылок.

Приложение Outlook 2010 уже запускалось на новом компьютере, а перемещаемая учетная запись электронной почты уже настроена и используется

Приложение Outlook 2010 никогда не запускалось

Запустите приложение Outlook.

Не нажимайте кнопку Готово.

Нажмите кнопку Обзор.

Когда откроется приложение Outlook, старые данные будут отображены в папках в области навигации. Новые сообщения будут сохраняться в этих же папках и файле данных Outlook (PST-файле) на локальном компьютере.

Приложение Outlook 2010 уже запускалось на новом компьютере, но перемещаемая учетная запись электронной почты еще не настроена

Самый простой способ найти элемент Почта — открыть панель управления в Windows, а затем в полеПоиск вверху окна ввести слово "Почта". В панели управления Windows XP введите слово Почта в полеАдрес.

В строке заголовка диалогового окна Настройка почты указано имя текущего профиля. Чтобы выбрать другой существующий профиль, нажмите кнопку Показать, выберите имя профиля и нажмите кнопку Свойства.
Выберите команду Показать.
Нажмите кнопку Добавить.
Чтобы добавить учетную запись электронной почты, следуйте инструкциям на экране.

После добавления учетной записи в диалоговом окне Добавить новую учетную запись появится надпись Поздравляем!.

Не нажимайте кнопку Готово.

В нижней части диалогового окна установите флажок Настроить параметры вручную и нажмите кнопку Далее.
В разделе Доставлять новые сообщения: выберите пункт В существующий файл данных Outlook.
Нажмите кнопку Обзор.
Щелкните перемещенный файл данных Outlook (PST-файл) и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Далее, а затем — кнопку Готово.

Вариант 2. Сохранение текущего профиля

Запустите приложение Outlook.
Откройте вкладку Файл.
Чтобы добавить учетную запись электронной почты, следуйте инструкциям на экране.

В нижней части диалогового окна установите флажок Настроить параметры вручную и нажмите кнопку Далее.
В разделе Доставлять новые сообщения: выберите пункт В существующий файл данных Outlook.
Нажмите кнопку Обзор.
Щелкните перемещенный файл данных Outlook (PST-файл) и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Далее, а затем — кнопку Готово.

Приложение Outlook 2010 уже запускалось на новом компьютере, а перемещаемая учетная запись электронной почты уже настроена и используется

Создавать новый профиль необязательно, однако это позволяет снизить вероятность возникновения проблем с доступом к импортированным данным. При создании нового профиля необходимо добавить все учетные записи электронной почты, которые будут использоваться, даже если они уже были добавлены в существующий профиль.

Этот сценарий предназначен для описанной ниже ситуации.

На новом компьютере в приложении Outlook 2010 уже настроена учетная запись электронной почты.
Уже были отправлены и получены сообщения, добавлены элементы календаря, контакты, задачи или заметки, и эти данные необходимо сохранить.

Для выполнения этой задачи необходимо объединить сведения из файла данных со старого компьютера с уже используемым на новом компьютере файлом данных.

Если данные, уже сохраненные на новом компьютере, не нужны, можно удалить учетную запись , вернуться к разделу Приложение Outlook 2010 уже запускалось на новом компьютере, но перемещаемая учетная запись электронной почты еще не настроена и выбрать один из двух вариантов действий. Если необходимо сохранить сообщения и другие элементы из обоих файлов данных (на старом и новом компьютерах), следуйте инструкциям, приведенным в этом разделе.

Вариант 1. Создание нового профиля

На панели управления щелкните (один раз или дважды) элемент Почта.

Местонахождение значка Почта на панели управления

Расположение значка Почта зависит от версии операционной системы Microsoft Windows (32- или 64-разрядная), представления панели управления и версии Outlook 2010.

Самый простой способ найти элемент Почта — открыть панель управления в Windows, а затем в полеПоиск вверху окна ввести слово Почта. В панели управления Windows XP введите слово Почта в полеАдрес.

Значок Почта появляется после первого запуска приложения Outlook.

В строке заголовка диалогового окна Настройка почты указано имя текущего профиля. Чтобы выбрать другой существующий профиль, нажмите кнопку Показать, выберите имя профиля и нажмите кнопку Свойства.
1. Выберите команду Показать.
2. Нажмите кнопку Добавить.
3. Введите имя профиля и нажмите кнопку ОК.
4. Чтобы добавить учетную запись электронной почты, следуйте инструкциям на экране.

ПРИМЕЧАНИЕ. Полные сведения о добавлении учетных записей см. в статье Добавление или удаление учетной записи электронной почты .

Не нажимайте кнопку Готово.

В нижней части диалогового окна установите флажок Настроить параметры вручную и нажмите кнопку Далее.
В разделе Доставлять новые сообщения: выберите пункт В существующий файл данных Outlook.
Нажмите кнопку Обзор.
Щелкните перемещенный файл данных Outlook (PST-файл) и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Далее, а затем — кнопку Готово.

Если используется несколько профилей, можно настроить запрос выбора профиля при запуске Outlook. Если этот запрос отключен, используется профиль, назначенный по умолчанию. Дополнительные сведения о запросах профилей см. в статье Включение и отключение запроса профиля .

В разделе При запуске Microsoft Outlook использовать этот профиль: выберите параметрзапрашивать конфигурацию или использовать конфигурацию.

Чтобы закрыть диалоговое окно Почта, нажмите кнопку ОК.

Запустите приложение Outlook.
Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Открыть.
Нажмите кнопку Импорт.
В окне Мастер импорта и экспорта выберите пункт Импортировать из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее.

Выберите в предложенном списке пункт Файл данных Outlook (.pst) и нажмите кнопку Далее.

Нажмите кнопку Обзор и выберите файл, из которого нужно импортировать данные.

Нажмите кнопку Далее.
Если PST-файл защищен паролем, будет предложено ввести его. Затем нажмите кнопку ОК.
Настройте параметры импорта элементов. Обычно изменять параметры по умолчанию нет необходимости.

Верхняя папка (обычно это Личные папки, Файл данных Outlook или адрес электронной почты) выбирается автоматически.
Флажок Включить вложенные папки по умолчанию установлен. Это означает, что будут импортированы все папки, расположенные в выбранной папке.
Параметр, выбранный по умолчанию в списке Импортировать в такую же папку в:, задает сопоставление папок в импортируемом файле с папками в приложении Outlook. Если соответствующая папка отсутствует в Outlook, она будет создана.

Нажмите кнопку Готово.

Вариант 2. Использование существующего профиля

Запустите приложение Outlook.
Откройте вкладку Файл.
В разделе Сведения об учетной записи нажмите кнопку Добавление учетной записи.
Чтобы добавить учетную запись электронной почты, следуйте инструкциям на экране.

В нижней части диалогового окна установите флажок Настроить параметры вручную и нажмите кнопку Далее.
В разделе Доставлять новые сообщения: выберите пункт В существующий файл данных Outlook.
Нажмите кнопку Обзор.
Щелкните перемещенный файл данных Outlook (PST-файл) и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Далее, а затем — кнопку Готово.

Перемещение других файлов Outlook

В зависимости от того, как используется приложение Outlook, может потребоваться перенос дополнительных файлов. Эти файлы перечислены ниже.

Список автозавершения Автозавершение — это функция в приложениях Outlook 2010 и Outlook 2007, которая предлагает варианты имен и адресов электронной почты при их вводе в полях Кому,Копия и СК. Предлагаемые варианты извлекаются из списка имен и адресов электронной почты из отправленных ранее сообщений электронной почты. Сведения о перемещении этого списка см. в статье .

ПРИМЕЧАНИЕ. В Outlook 2010 список автозавершения больше не хранится в файле с расширением NK2. Элементы списка автозавершения теперь сохраняются в почтовом ящике сервера Microsoft Exchange Server или в файле данных Outlook (PST-файле) для учетной записи. Однако если требуется скопировать список автозавершения (NK2-файл) с другого компьютера, на котором использовались учетные записи POP3, нужно импортировать этот файл на новый компьютер. Дополнительные сведения см. в статье Импорт списка автозавершения с другого компьютера или в видеоролике Видео: импорт элементов списка автозавершения .

Подписи В отправляемые сообщения можно добавлять личные подписи. Эти подписи можно перенести на другой компьютер. Сведения о перемещении подписей см. в статье Копирование подписей электронных сообщений на другой компьютер .
Бланки Сведения о перемещении бланков со старого компьютера на новый см. в статьеКопирование бланков на другой компьютер .
Списки фильтра нежелательной почты Элементы списков Надежные отправители, Надежные получатели и Заблокированные отправители можно экспортировать со старого компьютера и импортировать на новый. Дополнительные сведения см. в статье Экспорт адресов из списков фильтра нежелательной почты .
Правила Правила хранятся в почтовом ящике учетной записи Exchange Server или PST-файле для других учетных записей, поэтому их не нужно вручную переносить с одного компьютера на другой. В случае возникновения проблемы правила можно экспортировать и импортировать вручную. Дополнительные сведения см. в статье

При переустановке операционной системы или смене компьютера вам наверняка не захочется терять сообщения вашего почтового клиента. В принципе, они и так не должны никуда пропадать, но случаи бывают разные. Даже если вы не планируете никаких действий с вашим компьютером, лучше подстраховаться и создать резервную копию всех своих писем.

Как сохранить письма в Outlook

При использовании любого способа вместе с письмом сохраняются и его вложения, но сохранить только вложения невозможно без написания индивидуального скрипта.

Сохранение определённых писем

Выборочное сохранение почты - это именно тот способ, который обычно понимают под сохранением письма. Он предназначен для сохранения определённых писем, но ничто не запрещает таким образом сохранять всю свою почту.

Выделите нужное вам письмо (нажмите левой кнопкой мыши, как при открытии) и перейдите во вкладку «Файл».
Выделите нужное вам письмо и перейдите во вкладку «Файл»
Нажмите «Сохранить как».
Откроется стандартное окно сохранения документа. Сохраните письмо в нужное вам место.
Выберите папку и сохраните письмо в нужное место

Как выделить несколько писем

Если выделить несколько писем и перейти к сохранению, сохранятся все выделенные. Есть два варианта это сделать:

чтобы выделить несколько определённых писем, нажимайте на каждое из них с зажатой клавишей Ctrl;
выделить все письма в группе можно с помощью сочетания клавиш Ctrl+A (предварительно нажмите на одно из писем, чтобы команда общего выделения применилась именно к панели с письмами).

Экспорт (сохранение) всех писем в pst-файл

Этот способ подразумевает создание pst-файла, в который войдут все письма и их вложения.

Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт». В Outlook 2010 путь к этому окну будет другим: «Файл» - «Параметры» - «Дополнительно» - «Экспортировать».
Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт»
Выберите «Экспорт в файл».
Выберите в открывшемся окне «Экспорт в файл» и нажмите «Далее»
Выберите «Файл данных Outlook» и нажмите «Далее»
Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки». Экспорт с нескольких ящиков за один раз невозможен.
Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки»
Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово».
Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово»
В следующем окне вам предложат поставить пароль на создаваемый файл. Просто нажмите OK.
Нажмите OK, если не хотите каждый раз вводить пароль, чтобы получить доступ к сохранённой почте

Где Outlook хранит письма

У Outlook существует собственный pst-файл, в который сохраняется вся ваша почта. Этот файл аналогичен тому, создание которого описывалось выше. Он может быть расположен в разных местах.

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2016 и 2013:

диск:\Пользователи\<имя пользователя>
диск:\Пользователи\<имя пользователя>\Roaming\Local\Microsoft\Outlook;
диск:\Users\<имя пользователя>\Documents\Файлы Outlook;
диск:\Пользователи\<имя пользователя>\Мои документы\Файлы Outlook\;
диск:\Documents and Settings\<имя пользователя>

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2010 и 2007:

диск:\Пользователи\<имя пользователя>\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
диск:\Пользователи\<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Видео: экспорт и импорт данных Outlook

Как восстановить письма

Под восстановлением многие понимают два совершенно разных действия: импорт из pst-файла и восстановление удалённого сообщения. Мы опишем оба эти действия.

Импорт (восстановление) писем из pst-файла

Этот способ подразумевает наличие у вас pst-файла. Как его создать, описано выше.

Откройте окно «Импорт и экспорт», как при экспортировании, и выберите «Импорт из другой программы или файла».
Выберите «Импорт из другой программы или файла» в открывшемся окне
Выберите «Файл данных Outlook».
Выберите из списка «Файл данных Outlook» и нажмите «Далее»
Укажите путь к файлу. Если возможно совпадение имеющихся в Oulook писем с сообщениями из pst-файла, обратите внимание на настройки и выберите нужную.
Укажите путь к файлус помощью кнопки «Обзор…» и нажмите «Далее»
Выберите весь «Файл данных Outlook», выберите аккаунт, в который хотите экспортировать письма, и нажмите «Готово».
Выберите весь «Файл данных Outlook», выберите аккаунт, в который хотите экспортировать письма, и нажмите «Готово»

Видео: импорт данных в Microsoft Outlook 2010 из файла pst

Восстановление удалённых писем

Если вы почистили внутреннюю корзину Outlook, восстановить письмо уже не получится.

В панели папок откройте «Удалённые». Что увидеть эту панель в Outlook 2016 и 2013, нажмите «Все папки» или стрелочку разворота в левой части окна.
Откройте «Удалённые» в панели папок
Нажмите на нужном письме правой кнопкой мыши, выберите «Переместить», а затем первый предложенный вариант (это будет папка, из которой письмо удалилось).
Нажмите на нужном письме правой кнопкой мыши, выберите «Переместить», а затем первый предложенный вариант
Если у вас Outlook 2010 или 2007, такого варианта не будет. Выберите «Другая папка» и укажите путь самостоятельно.
Выберите «Другая папка» и укажите путь самостоятельно

Как заархивировать письма

Ранее упоминалось про основной pst-файл Outlook. Со временем в нём скапливается всё больше писем и вложений, в соответствии с чем растёт и его размер. Чтобы освободить часть пространства на вашем жёстком диске, вы можете включить архивацию.

Архивация писем в Outlook не делится на автоматическую и ручную.

Архивация подразумевает превращение одной или нескольких папок с письмами (внутри pst-файла) в архив. Сами папки для вас никак не изменятся, но всё, что там находится сейчас и попадёт в дальнейшем, будет сжиматься.

Возможные проблемы с письмами

Как и во всех продуктах пакета Microsoft Office, в работе Otlook иногда встречаются проблемы, но все они решаются очень просто. Причины чаще всего заключаются в неправильных настройках самого почтового клиента.

Outlook отмечает письмо как прочитанное

Если письмо отмечается как прочитанное независимо от того, читали вы его или нет, перейдите во вкладку «Файл» и откройте «Параметры».
Перейдите во вкладку «Файл» и откройте «Параметры»
Перейдите в раздел «Почта» и откройте «Область чтения…».
Снимите галочку с первого пункта и нажмите OK

Outlook не помечает прочитанные письма

Если прочитанные письма не помечаются - как и в случае с предыдущей проблемой, - нужно зайти в настройки области чтения. Отметьте галочкой пункт «Отмечать как прочтённое при выборе другого сообщения» и нажмите OK.

В последующих окнах ничего не меняйте. После этого перезапустите Outlook.

Создание бэкапов - или сохранения информации на дополнительный носитель - дело полезное. Почта теряется довольно редко, но лучше всё же иметь страховку, особенно если в сообщениях присутствуют важные данные. Старайтесь периодически сохранять файл с письмами, даже если не планируете никаких изменений.

Недавно пришлось переустановить операционную систему. Почта на моём компьютере работает через программу Outlook и возникла задача не потерять важные письма.
Сохранить файл с вашими письмами а потом открыть его в Outlook достаточно легко.

Как сохранить письма из Microsoft Outlook?

1.Запустите Microsoft Outlook
Зайдите в меню «Сервис»-«Настройка учётных записей» . Здесь вы увидите список ваших учётных записей в Microsoft Outlook.
Выделите почтовый ящик, который вам нужен. Внизу вы увидите Личные папки/входящие в файле данных. Этот файл и есть ваши письма. Найдите файл по указанному пути (по умолчанию — C:\Users\Имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook\) и скопируйте его на флешку или на другой диск.

2. Теперь у вас есть файл с вашими письмами. теперь этот файл можно открыть на любом компьютере в программе Microsoft Outlook. Для этого зайдите в Outlook и выберите меню «Сервис»-«Настройка учётных записей» и выберите вкладку «Файлы данных». Нажмите кнопку добавить. Выберите тип файла (office 2007 или ранние версии).

3.А затем укажите путь к сохранённому вами файлу.

Готово! Ваши письма появятся в Microsoft Outlook слева, в разделе Почтовые папки.

Outlook позволяет легко обрабатывать электронные сообщения и управлять ими. В то же время всегда полезно сохранять письма локально, в виде файлов, чтобы в случае утраты доступа к ящику, вы всегда имели возможность "поднять" нужные данные. Это очень важно, особенно если письма содержат важную финансовую информацию, потеря которой может серьезно затруднить или даже парализовать дальнейшую работу. Лучше всего сохранять сообщения в виде обычных текстовых файлов на жестком диске или на любом другом носителе.

Научиться конвертировать письма в TXT файлы очень легко. Для этого нужно лишь выполнить несколько простых действий.

Процесс сохранения писем в виде txt файлов отличается от процесса архивирования. Когда нам нужно отследить какую-то информацию, в архивах легко запутаться. Сортировать незашифрованные сообщения, присланные от одного отправителя или выбранной группы отправителей, можно только при условии их сохранения на жестком диске. Ниже приводится подробное описание процедуры сохранения писем Outlook в виде TXT файлов.

Как сохранять сообщения Outlook в виде TXT файлов

Конвертировать сообщения в текстовые файлы очень просто. Эта функция имеется в Microsoft Outlook 2013.

В Outlook выберите одно или несколько сообщений, которые вы хотите преобразовать в текстовый файлы.

В меню клиента, выберите опцию "Файл" и "Сохранить как", затем выберите "Только текст".

Также, можно воспользоваться нативной функцией экспорта текстовых сообщений и сохранить одно или несколько сообщений, объединив их в один текстовый файл . Преобразованные сообщения будут сохранены в том же порядке, в каком исходные файлы находились в папке для входящих сообщений.

Message Export

Эта встроенная функция позволяет сохранять прикрепленные файлы, а также сохранять каждое сообщение в виде отдельного текстового файла, задавая им уникальные названия. Приложение интегрируется в панель инструментов программы Outlook. Помимо сохранения сообщений в формате текстовых файлов, с его помощью можно сохранять сообщения в PDF, HTML, MHT, JPG, GIF, TIF, PNG, CSV и т. д. С помощью этой функции можно экспортировать как единичные сообщения, так и целые папки с сообщениями, включая подпапки. Функция Message Export работает следующим образом:

Message Export хорошо «дружит» с 32-битной или 64-битной версиями Outlook. Для конвертации сообщений в текстовый формат необходимо:

Выбрать сообщения, которые вы хотите экспортировать.

Выбрать целевой формат в выпадающем меню. Затем выбрать опцию "Экспорт в TXT".

Нажать кнопку "Экспорт", чтобы начать конвертацию.

Опция "Экспорт" из позволяет выбрать папку, в которой хранятся файлы.
Опция "Экспорт файлов" позволяет выбрать способ обработки файлов, прикрепленных к сообщениям.
Функция "Экспорт имени" позволяет задать шаблон имени.
Закладка "Компрессия исходящего файла" позволяет архивировать выбранные файлы в небольшую по размером папку-архив.

Сохранение сообщений в текстовом формате - хороший способ сохранить переписку, к тому же в случае необходимости вы всегда можете найти нужное сообщение.

Total Outlook Converter

Конвертировать сообщения из Outlook в PDF, TXT, DOC и другие форматы, можно с помощью специальной программы-конвертера - . Эта очень надежная и удобная программа, позволяющая конвертировать сообщения в различные форматы. Благодаря понятному интерфейсу работать с программой очень легко. Кроме того, Total Outlook Converter обладает функцией пакетной конвертации, с помощью которой вы можете обрабатывать неограниченное количество писем .

Для того, чтобы преобразовать электронные сообщения, необходимо:

Запустить программу и выбрать нужную папку в файловом древе слева.

В открывшемся списке, пометить галочкой нужные файлы. Если необходимо использовать пакетную конвертацию, то нужно нажать кнопку "Пометить все" внизу. Если внутри выбранной папки имеются другие папки, и их содержимое тоже необходимо конвертировать, то нужно поставить галочку на опции "Включая поддиректории".

Выбрать нужный формат в панели инструментов целевых форматов.

Использовать опции мастера настроек: место назначения, имя файла, поля, и т. д.

Открыть закладку "Начать конвертацию", еще раз внимательно просмотреть выбранные настройки, затем нажать кнопку "Начать".

Вы можете бесплатную демо-версию Total Outlook Converter прямо сейчас и убедиться в эффективности программы.

Outlook - программа, входящая в состав Microsoft Office, предназначенная для работы с электронными почтами и письмами. Чтобы не потерять или перенести письма из программы на другой компьютер или сторонний носитель, их можно сохранить в отдельный файл, экспортировать или заархивировать.

Сохранение письма в Outlook 2010 и 2013

Где Outlook хранит письма

По умолчанию программа сохраняет все письма через каждый определённый промежуток времени в отдельный файл outlook.pst автоматически. Располагается этот файл в папке Основной_диск:\Documents and Settings\название_учетной_записи\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Вы можете скопировать и использовать для своих целей этот архив, но учтите, что последние поступившие на почту письма могли не успеть попасть в него. Поэтому лучше воспользоваться ручным экспортом или архивированием, чтобы быть уверенным в том, что все письма окажутся в файле.

Файл Outlook.pst, в котором находятся все письма

Как заархивировать письма

Архивация в Outlook - это функция, перемещающая некоторые письма в отдельный сжимаемый архив для уменьшения объёма памяти, занимаемой ими на жёстком диске. В отличие от традиционного резервного копирования, при котором создаётся копия элементов Outlook, архивированные элементы перемещаются в отдельный файл данных Outlook (PST-файл). Доступ к архивированным элементам можно получить в любой момент, открыв этот файл.

Автоматическая архивация

По умолчанию функция активирована и выполняет свои обязанности через 2, 3 или 6 месяцев в зависимости от типа писем. Подробнее об этом смотрите в таблице ниже.

Таблица: срок хранения различных данных в Outlook

После первого сеанса автоматической архивации программа создаёт файл и отдельную папку для него. В будущем вы сможете самостоятельно добавить письма к архиву или изъять их из него. Архив, созданный средствами Outlook, по умолчанию расположен в разделе Основной_диск:\User\Название_учетной_записи\Documents\Outlook Files\archive.pst.

Чтобы настроить параметры автоматической архивации под себя, выполните следующие действия:

Ручная архивация

При ручной архивации папка «Архив» создастся автоматически, если она не была создана ранее при автоматической архивации.

Видео: архивация в Outlook

Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst

Если у вас есть архив или другой файл с письмами в формате pst, то вы можете быстро выгрузить все данные из него в программу. То есть с помощью PST файла вы можете восстановить утерянные данные или добавить новые, взятые с другого компьютера:

Видео: перенос базы Microsoft Outlook 2010

Экспорт писем

Экспорт позволяет сохранить как письма, так и остальные элементы, находящиеся в Outlook, в отдельный несжатый файл в формате pst. Полученный файл можно использовать так же, как архив, но при этом его не нужно будет разархивировать.

Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подразделу «Открыть».
Открываем раздел «Открыть»
Выберите функцию «Импорт» или «Импорт и экспорт», зависимо от версии программы.
Нажимаем кнопку «Импорт»
Отметьте вариант «Экспорт файлов».
Выбираем действие «Экспорт файлов»
Укажите, что хотите создать файл в формате pst.
Указываем формат pst
Выберите отдельные папки, подлежащие экспорту, или отметьте самый верхний раздел и поставьте галочку напротив слов «Включить вложенные папки».
Указываем, какие папки нужно экспортировать
Укажите путь, по которому будет определено место для хранения файла с экспортируемыми письмами.
Указываем, куда сохранить файл с экспортируемыми файлами
Если хотите, то установите пароль на файл, но это необязательно. Устанавливаем пароль на файл
В итоге вы получите файл, с помощью которого можно перенести письма на любой компьютер, имеющий программу Outlook.
Экспортируемый файл получен

Как выделить письма

Для того чтобы отметить несколько писем сразу для дальнейшего удаления или перевода их в раздел «Прочитанные», зажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и начните отмечать письма с помощью мышки, не отпуская клавишу.

Если вам нужно выделить большое количество писем сразу, то выделите первое письмо, а потом зажмите на клавиатуре клавишу Shift и выделите последнее письмо, не отпуска клавишу. Все письма, находящиеся между первым и последним письмом, окажутся выделенными.

Выделяем несколько писем сразу

Чтобы выделить все письма сразу, отметьте одно письмо и зажмите комбинацию клавиш Ctrl+A, тогда все письма, находящиеся в той же папке, что и выделенное письмо, окажутся выделенными.

Сохранение вложений из нескольких писем

Некоторые полученные письма могут содержать в себе вложения: файлы, картинки, видеоролики и т. п. Можно сохранять вложения каждого письма по очереди, но есть другой вариант:

Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение

В процессе работы с письмами могут возникать те или иные ошибки или проблемы. Для их устранения требуется выполнить определённые действия.

Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно

Если пришедшие вам на почту письма автоматически отмечаются как «Прочитанные», хотя вы их не открывали, то дело в том, что у вас включена функцию, которая показывает, что вы прочитали письмо, если у вас открыта вкладка с ним в течение нескольких секунд. Чтобы отключить эту функцию, необходимо выполнить следующие действия:

Не отображаются старые письма

Письма, прочитанные некоторое время назад, могут перестать отображаться в программе. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:

Письма из Outlook можно экспортировать или архивировать, чтобы получить файл, который можно перенести на другой компьютер или передать кому-либо. Из созданного файла можно будет получить данные с помощью любой версии Outlook, используя импорт или создание элемента.