Смарт ТВ 

MS Access. Отчеты. Способы создания отчета в Microsoft Office Access

Тема урока: Создание отчетов в программе Microsoft Access 2007

Цели урока:

    Повторить и обобщить знания обучающихся по теме «База данных». Ввести понятие отчётов в базе данных. Научить обучающихся создавать и редактировать отчёты.

    Развивать познавательные интересы, навыки работы с мышью и клавиатурой, самоконтроля, умения конспектировать.

    Воспитание информационной культуры обучающихся, познавательный интерес к дисциплине «Основы информационных технологий» с помощью практических заданий.

Методическая цель проведения урока:

Использование метода проектов для активизации познавательной деятельности обучающихся, развития у них операционно-логического мышления, направленного на выбор оптимальных решений.

Требования к знаниям и умения:

Обучающиеся должны знать : - что такое отчёт; - как создавать отчёт.

Обучающиеся должны уметь : - создавать отчёты в БД с помощью Мастера и Конструктора.

Тип урока: комбинированный.

План урока:

    Организационный момент

    Актуализация знаний

    Сообщение темы и раскрытие целей урока

    Изучение нового материала

    Закрепление нового материала

    Подведение итогов урока

    Выдача домашнего задания

Ход урока:

    Организационный момент

(целевая установка на урок, мотивация и стимулирование познавательной деятельности)

    Актуализация знаний

Обучающиеся отвечают на вопросы, демонстрируют свои умения и навыки работы в программе MS Аccess.

1. Дать определение: База данных – это

База данных - организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ и постоянного применения.

Для хранения БД может использоваться как один компьютер, так и множество взаимосвязанных компьютеров.

    Назовите основные объекты базы данных

Таблицы, формы, запросы, отчеты

Работа по группам:

1 группа отгадывает кроссворд

Кроссворд по теме: «Базы данных»

    Структура БД, в которой любой тип данных одновременно может быть главным и подчиненным

    Средство извлечения данных из БД

    Набор программ, с помощью которых производится работа с базой данных

    Столбец в табличной БД

    Строка в табличной БД

    Структура БД, в которой данные строятся по принципу взаимосвязанных таблиц

    Структура, в которой одно данное является главным, все нижележащие – подчиненными.

Дайте определение получившемуся вертикальному понятию с точки зрения баз данных.

Ответы: сетевая, запрос, СУБД, поле, запись, реляционная, иерархия

Таблица – основной объект реляционной БД.

2 группа делает тестовые задания

Тестовое задание

    Что такое база данных?

    1. файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом

      программа для обработки числовой информации

      программа для создания текстовых файлов больших форматов

    Какую структуру имеют базы данных?

    1. табличную

      текстовую

      графическую

    Что называют полями базы данных?

    1. строки

      столбцы

      ячейки

    Что называют записями базы данных?

    1. столбцы

      ячейки

      строки

    Какого типа полей не существует?

    1. числового

      графического

      текстового

    Как расшифровывается аббревиатура СУБД?

    1. система управления базами данных

      структура управления безопасностью движения

      совокупность условий базы данных

    В каком режиме нельзя создать таблицу базы данных?

    1. в режиме Конструктор

      путем ввода данных

      в режиме вычислений

    В каком диалоговом окне создают связи между полями таблиц базы данных?

    1. анализ

      схема данных

      фильтрация

    Можно ли изменить связи в таблицах базы данных?

    1. нет

    Что такое форма?

    1. файл, для хранения и обработки числовой информации

      электронный бланк, содержащий поля для ввода данных

      графический редактор

    Какого вида запроса не существует?

    1. простого

      сложного

      перекрестного

Ответы:

Проверка заданий. Вывод на экран ответов

    Сообщение темы и целей урока

Тема нашего урока «Создание отчетов в программе Access » . При ответе на один из вопросов вы назвали объекты баз данных. С каким из объектов мы еще не сталкивались на уроке?

Правильно: ОТЧЕТЫ. Сегодня мы посвятим урок именно этому объекту баз данных.

Давайте поставим себе цели, которые должны быть достигнуты нами после завершения урока:

    Дать определение отчёту как объекту БД

    Научится создавать отчёты

    Форматировать отчеты

    Рассмотреть возможности отчетов

4.Изучение нового материала

Отчеты являются удобным способом просмотра и распечатки итоговых сведений из базы данных. Давайте попробуем дать определение: Что такое ОТЧЕТ?

    Под отчетом будем понимать документ, содержание которого формируется основе информации, размещенной в базе данных по определенному запросу.

    Отчет - это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать.

В отчетах данные представляются в удобном виде. Отчеты выводятся на экран компьютера или печатаются на принтере.

Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета.

Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

Мы свами будем учиться создавать отчеты в базе данных Интернет-Аптека , которую мы спроектировали несколько уроков назад.

Итак, откроем базу данных Интернет-Аптека. Рассмотрим возможные способы создания отчетов.

Создание простого отчета

1.В области переходов щелкните на таблице, для которой будет создан отчет

2.На вкладке Создание щелкните на кнопке Отчет группы Отчеты

На экране появится созданный приложением Access

табличный отчет. Он открыт в режиме макета.

Создание пустого отчета

1.На вкладке Создание щелкните на кнопке группы Отчеты

2.В поле отчета можно перенести необходимые поля из области Список полей.

Если Список полей не отображается нажмите кнопку Добавить поля группы Элементы управления

Когда нам необходимо создать отчет с более широкими возможностями, включить в него отдельные поля из одной или нескольких таблиц или запросов, то удобнее использовать Мастер отчетов.

Использование мастера отчетов

1.На вкладке Создание щелкните на кнопке группа Отчеты

2.В диалоговом окне Создание отчета выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицы, которые содержат поля будущего отчета:

Таблица Покупатели – поле ИмяПокупателя

Таблица Заказы – поле ДатаЗаказа

Таблица Товары – поля НаименованиеТовара и ЕдиницаИзмерения

Таблица СодержаниеЗаказов – поле ЦенаТовара

3.В следующем диалоговом окне мастер предлагает выбрать вид представления данных. Щелкните Далее .

4.Следующее окно мастера позволяет выбрать поля для группировки, т.е. определяются поля, значения которых будут использованы для заголовков групп. Чтобы задать группировку по определенному полю, щелкните на имени этого поля дважды. Щелкните на кнопке Далее , чтобы перейти к следующему окну мастера

5.Следующее окно мастера позволяет выбрать порядок сортировки для записей отчета, которые будут отображаться в группах. Выберем для сортировки поле Наименование Товара . Выполнив нужные настройки, щелкните на кнопке Далее

6.Новое окно мастера предлагает выбрать макет отчета

7.Следующее окно мастера предлагает выбрать стилевое оформление для отчета. Список доступных стилей представлен в правой части окна

Ознакомьтесь с доступными вариантами, щелкните на подходящем, а затем – на кнопке Далее

8.На заключительном этапе мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите в соответствующее текстовое поле заголовок - Заказы зарегистрированных покупателей . Примите предложенную по умолчанию опцию Просмотреть отчет и щелкните на кнопке Готово .

Мастер создает отчет с учетом всех указанных настроек и открывает его в режиме Предварительного просмотра

Наиболее сложным является подготовка отчета с помощью Конструктора. Пользователь, вначале подготовив и сохранив отчет с помощь Мастера, в дальнейшем может в окне Конструктора изменить расположение элементов отчета, удалить некоторые элементы, изменить или отредактировать надписи и т.д.

Настройка отчетов в режиме Конструктора

1. Создайте отчет в режиме конструктора на основе полей таблицы Товары .

2.Ознакомьтесь со структурой отчета:

    Заголовок отчета : содержит информацию общего характера (надпись с названием отчета), которая печатается один раз в начале отчета

    Верхний колонтитул : содержит информацию, которая должна выводиться вверху каждой страницы отчета (номера страниц, дата)

    Заголовок группы : содержит такие данные, как заголовок группы, итоговые значения для группы

    Область данных : содержит фактические данные из полей таблиц

    Нижний колонтитул : выводится информация, которая должна присутствовать на каждой печатаемой странице (номер страницы отчета, дата)

    Примечание отчета : содержит сведения, которые должны быть распечатаны один раз в конце отчета, сразу за нижним колонтитулом последней страницы (текущая дата, итоговые значения по всем данным отчета, текст заключения, краткая информация о разработчиках отчета

3.Сделайте доступной группу Элементы управления и область Список полей (кнопка Добавить поля группа Сервис )

4.Выведите на экран разделы Заголовок отчета и примечание отчета (кнопка Заголовок/примечание отчета группа Отображение вкладка Упорядочить

Добавление нумерации страниц и даты

1.Команда Номер страницы группа Элементы управления открывает диалоговое окно Номера страниц , опции которого позволяют указать формат номера, месторасположение счетчика страниц, способ выравнивания.

2. Команда Дата и время открывает диалоговое окно Дата и время , в которой можно выбрать подходящий формат даты и/или времени, установив флажки соответствующих опций

Форматирование отчетов

1.Примените к созданному отчету средство Автоформат , щелкнув на кнопке Автоформат вкладка Формат

2.Примените выравнивание текста

3.Добавьте в отчет рисунок с помощью кнопки Эмблема группы Элементы управления Упражнение

Режим предварительного просмотра и печать отчетов

Созданный отчет отображается в специальном режиме Предварительный просмотр.

Этот режим позволяет увидеть все элементы в том виде, в котором они появятся на бумаге

В этом режиме становятся доступны следующие группы элементов

Примените инструменты к созданному отчету

Изучение диалогового окна Параметры страницы

Печать отчета

1.Если необходимо сразу направить отчет на печать, применяя текущие установки принтера, щелкните на кнопке Печать панели быстрого доступа.

2. Чтобы настроить параметры печати выберите команду Печать группы Печать

Группа опций этого окна позволяет выбрать другой принтер, если он подключен, изменить настройки печати текущего принтера, щелкнув на кнопке Свойства . Кроме того, можно указать диапазон печатаемых страниц и количество копий. Закончив настройку, щелкните на кнопке ОК , чтобы распечатать отчет

    Закрепление нового материала

Для закрепления материала давайте ответим на вопросы и с демонстрацией приемов

    Что такое ОТЧЕТ как объект БД?

    Назовите способы создания отчетов в MS Access?

Простой отчет, пустой отчет, отчет с использованием мастера отчетов, отчет в режиме Конструктора

2 .Краткая характеристика этапов создания отчета с помощью Мастером отчетов.

3. Способы настройки отчета в режиме Конструктора

4. Правила предварительного просмотра отчета и вывод его на печать

    Подведение итогов урока

Подведение итогов урока. Сообщение о достижении целей, поставленных вначале урока. Выставление оценок

    Выдача домашнего задания

    Повторить пройденный материал

    Самостоятельно изучить раздел Создание почтовых наклеек

    Подготовиться к практическому занятию

В этом уроке поговорим на тему «Способы создания отчета в Microsoft Office Access». Access предоставляет в распоряжение пользователей средства для создания отчета. Отчет — объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для вывода на печать данных, организованных и отформатированных в соответствии с требованиями пользователя.

При создании отчета можно воспользоваться стандартными средствами, ускоряющими процесс создания отчета или разработать специальный формат с помощью конструктора отчетов. Конструктор отчетов позволяет создавать отчеты, как в табличном виде, так и в свободной форме.
Табличный отчет представляет собой напечатанную таблицу, в которой данные упорядочены по столбцам и строкам. Каждый из столбцов содержит поле исходной таблицы или вычисляемое поле, а строка представляет собой запись. Табличный отчет позволяет напечатать данные из таблиц в наиболее простом и естественном виде. Однако они не пригодны в тех случаях, когда по¬ля исходной таблицы должны располагаться в специально отведенных для них местах отчета (почтовые этикетки, чеки, письма).
Отчеты в свободной форме позволяют устранить ограничения, свойственные табличным отчетам. При получении отчета в свободной форме можно воспользоваться стандартным форматом, автоматически создаваемым Access для каждой таблицы. В этом формате поля исходной таблицы расположены вертикально. Однако с помощью конструктора отчетов можно разработать специальный формат, где поля исходной таблицы расположены в требуемых местах отчета.
В Access используются следующие средства для создания отчета (рис.1):

  • Отчет , позволяющий автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столбцов;
  • Мастер отчетов , позволяющий создать настраиваемый отчет на основе выбранных полей;
  • Конструктор отчетов , в котором можно самостоятельно разработать собственные отчеты с заданными свойствами;
  • Пустой отчет , позволяющий самостоятельно вставлять поля и элементы управления и дорабатывать форму отчета;
  • Наклейки , позволяющий создать отчет для почтовых наклеек или другие этикетки.

Рис.1 — Способы создания отчета в Microsoft Office Access

Для создания самого простого отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:

  • открыть окно базы данных;
  • убедиться, что в области переходов выбрана таблица;
  • выполнить команду Отчет в группе «Отчеты», на Ленте во вкладке Создание .

На экране появится готовый к использованию отчет, в который включены все поля таблицы. Их названия располагаются горизонтально в том порядке, в каком они находятся в таблице. Снизу под названием каждого поля отображается его значение в таблице.
Расположение полей и записей в автоматически созданных отчетах подходит не для всех случаев, в частности, при их большом количестве. Однако отчеты могут пригодиться, когда создаются на основе запросов, выводящих на экран только нужные поля. Можно также использовать запрос для определения тех записей и порядка их сортировки, которые будут включены в отчет.
Для закрепления темы Способы создания отчета в Microsoft Office Access смотрим видеоурок.

Отчет (report) - это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

Отчеты служат для сбора и представления данных, содержащихся в таблицах. Обычно отчет позволяет ответить на определенный вопрос, например: «Сколько денег было получено от каждого клиента в этом году?», «В каких городах есть клиенты нашей компании?» Каждый отчет можно отформатировать так, чтобы представить сведения в наиболее удобном виде.

Отчет можно запустить в любое время, и он всегда будет отражать текущие сведения в базе данных. Обычно отчеты форматируют для печати, но их можно также просматривать на экране, экспортировать в другую программу или отправлять в виде сообщений электронной почты.

В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать различные средства (рис. 9):

· Мастер отчетов

· Конструктор отчетов

· Инструмент Report

· Пустой report

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.

Режим макета - это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

Мастер отчетов . Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

· В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.

· В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.

· Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 9).


Рис. 10.

· Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку.

· На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.

· На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.

· На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет - блок, ориентация - книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.

· На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем - Изящная.

· Следующий шаг - "Задайте имя отчета". Вводим имя - Студенты мастер_отчетов.

Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.


Рис. 11.

· Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.


Рис. 12.

Редактирование:
1) удалите поля Код Студента в верхнем колонтитуле и области данных;
2) удалите поля Код Группы в верхнем колонтитуле и области данных;
3) На место поля Код Группы переместить поле "Название" из списка "Группы студентов";
4) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
5) Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
6) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

Форматирование:
1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»
2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.


Рис. 13.

3) Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим "Предварительный просмотр" (рис 6).


Рис. 14.

Инструмент Отчет . Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет . Инструмент "Пустой report" позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой report в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область "Список полей" существующих таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы "Элементы управления" на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните report.

Отчеты

Отчет – это эффективное средство для организации данных при выводе на печать.

С помощью отчета предоставляется возможность вывода данных в удобной для чтения и анализе форме. Отчеты можно создавать на основе таблиц и запросов. При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, выводимые отчетом, всегда соответствуют текущему состоянию записей баз данных. Большинство отчетов имеют ленточный вид или в столбец. Отчет в столбец представляет собой печатную версию формы в столбец. Ленточный отчет аналогичен ленточной форме.

Инструментальные средства Microsoft Office Access 2007 обеспечивают создание от­четов практически любой степени сложности. Структура отчета может быть как очень простой (обычный список), так и очень сложной - сводный отчет о продажах, сгруппи­рованный по различным областям.

Создание любого отчета начинается с определения источника данных. На втором эта­пе можно воспользоваться мастером отчетов, который в интерактивном режиме обеспе­чивает "конструирование" отчета.

Можно создать отчет с помощью команды Отчет , которая находится в группе Отчеты на вкладке Создание. При этом происходит незамедлительное формирование отчета без запроса дополнительной информации. Причем в этот отчет включаются все записи базовой таблицы и запроса.

1. Перейдите в область переходов, затем щелкните на таблице или запросе, используемых для создания отчета.

2. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Отчет .

3. При этом будет немедленно создан отчет (рис. 22).

4. Теперь сохраните отчет, нажав клавиши . Закройте отчет и таблицу, которая служит источником записей для него.

Рис. 22. Наш первый отчет был создан за несколько секунд

Теперь создадим отчет с помощью Мастера отчетов , который передоставляет гораздо больше возможностей и обеспечивает большую степень гибкости. В частности, вы можете определить способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов.

1. Перейдите на вкладку Создание , затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Мастер отчетов.

2. В первом окне мастера отчета выберите таблицу и поля в этой таблице, которые будут включены в отчет (рис. 23). Затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 23. Выберите таблицу, на основе которой создается отчет, а также поля, которые будут включены в отчет.

3. В следующем окне выбираются уровни группировки в отчете (рис. 24.), щелкните на кнопке Далее

.

Рис 24. Определение уровней группировки полей в отчете.

4. Вэтом окне выбирается порядок сортировки записей (рис. 25), щелкните на кнопке Далее.


Рис. 25. Определение порядка сортировки полей, выводимых отчетом

5. В этом (рис. 26) выберите макет отчета и щелкните на кнопке Далее.

Рис. 26. Выбираем макет отчета.

6. В следующем окне можно настроить стиль отображения отдельных элементов отчета (рис. 27), затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 27. Выбираем стиль отображения отдельных элементов отчета

7. В завершающем окне создания отчета выберите предварительный просмотр макета отчета и щелкните на кнопке Готово. Перед вами отобразится отчет в том виде, в котором он выводится на печать (рис. 28).


Рис. 28. Выбираем стиль отображения отдельных элементов отчета.

Access обладает обширным набором возможностей и инструментов для работы с базами данных. Перед пользователями, использующими эту программу, могут ставиться самые разные задачи, которые нужно уметь решать. В этой статье разберёмся, как создать отчёт в Access, что это такое и для чего он нужен. Давайте же начнём. Поехали!

Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Делается это очень просто, всего в пару кликов.

Для начала у вас должна быть готовая таблица , с данными которой вы будете работать. Затем выделите нужную таблицу в окне «Все объекты Access», расположенном слева, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Отчёт» в одноимённом разделе. Всё готово. Перед вами будет сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице.

После этого вы можете перейти на вкладку «Конструктор», чтобы отредактировать поля, разделы и прочее. Чтобы выйти из режима конструктора, щёлкните правой клавишей мыши по вкладке таблицы и выберите пункт «Представление отчёта». Не забудьте сохранить перед выходом.

Для более сложных случаев используйте «Мастер отчётов», соответствующая кнопка находится в той же вкладке «Создание», этот инструмент пригодится в том случае, если необходимо оперировать с данными из нескольких таблиц сразу.

В открывшемся окне выберите из списка те таблицы и запросы, из которых будут взяты поля (их также необходимо указывать). Закончив, нажмите кнопку «Далее». В следующем окне вам будет предложено выбрать подходящий вид представления данных. Затем вы можете сгруппировать выбранные поля по своему усмотрению. Просто выберите нужное поле и нажмите на кнопку со стрелкой. Далее, откроется окно сортировки записей. Делать сортировку необязательно, поэтому вы можете пропустить этот этап. В следующем окне выберите «Макет» (ступенчатый, блок, структура) и «Ориентацию» (книжная, альбомная). Оставьте отмеченным пункт «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». После этого остаётся ввести название и нажать кнопку «Готово».

Чтобы исправить общий вид и некорректно отображаемые данные , перейдите в режим конструктора. Там вы можете выделять отдельные поля и перемещать их при помощи стрелок на клавиатуре или мышкой. Убрать большие промежутки между столбцами, можно не переходя в «Конструктор». Достаточно передвинуть границы курсором мыши. В случае, если часть данных у вас отображаются в виде решёток «#», просто увеличьте эти поля и информация будет отображена корректно. В режиме конструктора можно изменять цвет текста, подложки, заголовки.

Существует возможность создания определённых ячеек , в которых будет рассчитываться сумма, разница или произведение на основе данных из таблиц или запросов. Для этого выделите нужное поле и нажмите кнопку «Итоги», расположенную на панели инструментов в разделе «Группировка и итоги». В появившемся меню выберите «Число записей» или «Количество значений» в зависимости от того, какие перед вами стоят задачи.

В отчётах Access автоматически проставляются серые полосы, которые некоторым пользователям могут прийтись не по душе. Чтобы убрать их, перейдите в режим конструктора, выделите «Область данных», кликните правой клавишей мыши и выберите в списке «Свойства». Справа появится окно, в котором необходимо найти строку «Цвет фона чередования». Скопируйте «Фон 1» из «Цвет фона» и вставьте в «Цвет фона чередования». То же самое повторите с разделом «Примечания группы».

· Разработчики Access снабдили его очень мощными средствами для создания профессионально подготовленных отчетов. Другое дело, как вы сможете ими распорядиться. Например, если вы разработали отчет о товарах, проданных вашими сотрудниками и каждую запись сопроводили рисунками товаров и фотографиями сотрудников, то вместо отчета вы будете иметь альбом картинок. Графика должна использоваться только для ограниченных целей и не отвлекать внимание от деловой части отчета.

· Прежде чем вы начнете разрабатывать свой собственный отчет, внимательно просмотрите отчеты, с которыми работают сотрудники вашей организации. А еще лучше, проанализируйте отчеты и деловую документацию преуспевающих фирм.

· Выясните у своих коллег с какими отчетами им приятнее работать и никогда не пренебрегайте их мнением!

· Постарайтесь каждый отчет снабдить заголовком. Иначе, в последствии очень трудно будет объяснить, какие данные содержаться в этом документе. Будет еще лучше, если к отчету вы сможете приложить пояснительный текст или краткий анализ приведенных в нем данных.

· Access размещает в отчете поля вместе с их заголовками, которые очень часто бывают избыточными. Например, заголовок поля «Фамилия » расположенный рядом с фамилией будет только загромождать отчет, не давая дополнительной информации. В тоже время, поля «Дата рождения » и «Дата приема на работу » должны быть снабжены поясняющими надписями.

· Старайтесь выравнивать логические группы и отдельные поля. По возможности блоки располагайте в отчете симметрично и делайте их одинаковой длины (иногда это можно делать за счет излишних пробелов)

· Итоговые данные целесообразно выделить либо изменением размера, либо вида шрифта. В отдельных случаях целесообразно затенение полей. При затенении полей не используйте затенение более 10-15%, иначе текст на этом фоне может быть, не различим.

· Если в различных отчетах одного приложения размещаются одни и те же поля, всегда используйте для них одинаковые заголовки и одинаковый формат текста. Иначе у читателя вашего отчета могут возникнуть сомнения.

· К использованию сокращенных названий можно прибегать только в том случае, если вы твердо уверены, что они будут понятны человеку, работающему с отчетом. Например, сокращение КГТЭИ может быть понятно только тем, кто имеет дело с Красноярским государственным торгово-экономическим институтом, а СИБУП – обучавшимся в Сибирском институте бизнеса, управления и психологии.

· Использование специальных символов, раскрывающих назначение данных, также имеет свои особенности. Например, в столбце «Стоимость партии » должно быть указано, в каких единицах отображается стоимость – рублях, тысячах рублей, долларах. Удобнее всего, единицу измерения указать в заголовке отчета.

· Использование различных типов шрифтов, безусловно, привлечет внимание пользователя. Однако их нагромождение будет рассеивать его внимание. С нашей точки зрения в отчете следует отдать предпочтение пропорциональным шрифтам типа Times . Однако если их разнообразие в отчете будет достаточно велико, то отчет будет также трудно читаем.

· Как правило, все отчеты печатаются на черно-белом принтере. Поэтому не увлекайтесь цветовой раскраской графиков отчета или его отдельных полей.

· Постарайтесь быть консервативным в хорошем смысле этого слова. Если вы нашли хороший стиль оформления отчета, который одобрили ваши коллеги и руководство, следуйте ему при разработке последующих отчетов.