Облачный календарь для офиса. Наша подборка: лучшие календарные приложения для Android. Какие минусы есть у ToDoist

Широкое распространение Интернета в современном мире привело к тому, что на облачные технологии возлагается все большая часть задач, а основной программой на компьютере стал браузер. Это касается как домашних, так и корпоративных пользователей. Документооборот, коммуникации, бухгалтерия — все эти процессы в офисах и на предприятиях проистекают с участием веб-сервисов. Безусловно, сложные коробочные CRM-системы по-прежнему используются во многих компаниях, но все больший спрос возникает на так называемые SaaS-приложения для совместной работы. SaaS расшифровывается как «программное обеспечение по требованию» (Software as a service) и обозначает онлайн-сервисы, с которыми нет никаких хлопот по установке, настройке и обновлению. Кроме того, они обеспечивают повсеместный доступ к работе с любого компьютера. Уверены, что среди читателей 3DNews присутствуют руководители проектов либо их доверенные сотрудники, которые устали от беспорядка в своей организации или просто хотели бы перенести рабочий процесс на качественно новый уровень. В данном обзоре мы рассмотрим три наиболее популярных в России сервиса для организации совместной работы в онлайне — «Битрикс 24», «Мегаплан» и TeamLab.

Сервис «Битрикс 24» был выпущен в свет относительно недавно — в апреле 2012 года, но благодаря репутации и усилиям «родительской» компании уже набрал широкую популярность. Построенное на движке «1C-Битрикс: Управление сайтом» облако сейчас входит в число приоритетных направлений деятельности «1С-Битрикс». В основе сервиса лежит концепция социального интранета — информационной среды внутри отдельного предприятия, при этом число сотрудников не имеет значения — их может быть всего пара или несколько сотен. Начать пользоваться сервисом просто: достаточно ввести e-mail администратора и указать домен третьего уровня (по типу mycompany.bitrix24.ru). Потом его можно будет сменить на свой собственный, однако для этого нужно перейти на платный тарифный план.

Главная страница «Битрикс 24»

Работа с сервисом похожа на использование социальной сети. Из этого вытекает два последствия: во-первых, освоиться здесь будет легко любому сотруднику, у которого есть аккаунт «Вконтакте» или «Одноклассников», а во-вторых — «Битрикс 24» может стать полезной заменой этим сервисам. Ведь, как известно, офисные работники любят проводить время в соцсетях — так пусть лучше смотрят фото и ставят лайки в пределах корпоративного интранета. Схожесть с соцсетями сервису с первого взгляда придает «живая лента», которую пользователи, войдя под своим аккаунтом, видят на главной странице. Она состоит из последних обновлений сотрудников: кто добавил задачу, загрузил документ, создал рабочий отчет и тому подобного. Также в ленте можно оставлять сообщения, адресованные другим сотрудникам, с прикрепленными к ним файлами, ссылками, изображениями и видеороликами. Таким образом, лента позволяет быть в курсе текущих событий в компании, при этом ее можно фильтровать по авторам, группам, датам и прочим параметрам, чтобы не читать все подряд. А записи в ней можно комментировать и отмечать лайками.

«Живая лента» в «Битрикс 24»

Помимо «живой ленты», сервис предоставляет серьезную функциональность для организации рабочего процесса и коммуникаций между сотрудниками. В левом меню отображается список доступных разделов сервиса: это «Мои инструменты», «Группы», «CRM», «Компания» и «Настройки». Остановимся на них подробнее. «Мои инструменты» — это информация, генерируемая сотрудниками: задачи, события в календаре, загружаемые файлы, фотографии и сообщения в ленте. Все это доступно для просмотра как вам, так и другим пользователям портала — каждый сотрудник имеет персональную страницу, на которой отображаются сведения из профиля и перечисленные разделы.

Страница сотрудника в «Битрикс 24»

Задачи — важнейшая составляющая планирования. Их можно назначать как себе, так и своим подчиненным, если таковые имеются. Потребуется указать ответственных, выбрать время выполнения, приоритет, можно добавить описание и напоминание, а также подключить наблюдателей и использовать элементы CRM. Если нет времени на заполнение полей, вы можете воспользоваться формой создания быстрой задачи. Кроме того, присутствует возможность сохранить шаблоны повторяющихся задач, чтобы избежать рутины. Что касается просмотра добавленных задач в списке, то здесь можно задействовать фильтр, который одновременно используется как поиск в архиве — ведь завершенные задачи никуда не исчезают. У фильтра довольно много режимов — «Я ответственный», «Я исполнитель» и так далее вплоть до периода, пока задача находилась в работе. И наконец, есть несколько режимов отображения задач: «С подзадачами», «Плоский», «Диаграмма Ганта», «Отчеты». Диаграмма Ганта будет полезной пользователям, искушенным в планировании деятельности, а вот отчеты по работе приходится составлять практически всем, и присутствующий здесь конструктор будет весьма кстати.

Добавление задачи в «Битрикс 24»

Календарь в «Битрикс 24» имеет три режима отображения — месяц, неделя, день — и показывает как добавленные вами задачи, имеющие привязку ко времени, так и отдельно созданные события. Их можно добавлять с помощью планировщика или самостоятельно, они включают в себя описание, приглашенных участников и другие настройки. Важно упомянуть, что вы можете подключать и отключать события из активных календарей: по умолчанию это личный календарь и ваши задачи, но можно создавать новые или добавлять календари других пользователей, а также внешние календари в формате CalDav (его использует Google Calendar) и MS Outlook.

Календарь в «Битрикс 24»

Работа с файлами в целом не представляет собой ничего особенного — процедура загрузки и управления достаточно типична. Но есть одна любопытная деталь: доступ к файлам обеспечивается по протоколу WebDAV, что позволяет подключить папку в операционной системе в виде отдельного сетевого диска (например, под буквой Z) и работать с ней через «Проводник», как с Dropbox. В разделе помощи приводятся подробные инструкции для Windows и Mac OS X. Фотогалереи тоже ничем не отличаются от таковых в социальных сетях; эта часть возможностей относится скорее к развлекательным — предполагается, что сотрудники будут выкладывать фото из отпусков, с корпоративных праздников или других мероприятий.

Для разделения по интересам на сервисе также существуют группы, в которые могут вступать пользователи, — например, «отдых», «тренинги продаж» или «технологии». В группах представлены те же возможности, что и в меню «Мои инструменты», — «живая лента», календарь, фотографии и другие, но, кроме того, есть раздел Wiki, с помощью которого можно сформировать базу знаний по тому или другому вопросу. Важную роль играет раздел CRM. Он позволяет вести учет контактов, компаний, сделок, лидов и товаров, отслеживать события, воронку продаж и конструировать отчеты. В настройках можно выполнить интеграцию с почтой и интернет-магазинами. А в разделе «Компания» приглашаются на портал новые сотрудники — для этого достаточно отправить им письмо на электронную почту. Каждому сотруднику можно присвоить должность и выбрать подразделение, к которому он будет относиться. Подразделения добавляются на странице «Структура компании», где отображается древовидная схема организации — что и к чему относится. Каждое подразделение имеет своего руководителя и — если это необходимо — дочерние подразделения.

Структура компании в «Битрикс 24»

«Битрикс 24» позволяет тонко настроить политику прав доступа на сайте. Здесь есть несколько уровней прав, которые определяют возможный перечень действий пользователей. Кроме того, отдельные права доступа настраиваются для каждого загруженного файла или созданной папки — например, рядовым сотрудникам незачем видеть бухгалтерские документы компании. Это же касается и групп: есть открытые группы, но есть и закрытые, вступление в которые должен одобрить администратор.

Помимо всего перечисленного, сервис служит для контроля за рабочим временем сотрудников. Придя в офис, пользователь должен произвести на часах запуск рабочего дня, в отведенное время поставить учет на паузу, а в конце завершить рабочий день и отправить руководителю отчет , в котором перечислить все сделанное за день. Кроме того, на сайте ведется график отсутствий, где отмечаются все пропуски сотрудников, связанные с теми или иными причинами (отпуск, больничный и так далее). Еще одна фишка сервиса — это встроенный мессенджер. Он позволяет переписываться со всеми сотрудниками компании и вполне заменяет ICQ, тем более что для «Битрикс 24» существует приложение под Windows и Mac, которое позволяет оставаться на связи даже после того, как вы закрыли браузер. Есть приложения и для мобильных устройств: пока готова версия только для iPhone и iPad , но в скором времени выйдет и для Android. Таким образом, руководитель может отправить сообщения своим подчиненным, где бы они ни находились.

Мессенджер «Битрикс 24» для Windows

Теперь поговорим о стоимости сервиса. Есть три тарифных плана — «Проект», «Команда» и «Компания». Первый предоставляется бесплатно, но действует ограничение: до 12 сотрудников, 5 Гбайт места на сервере, к тому же в нем урезана часть функций. Остальные тарифные планы стоят соответственно 4 990 и 9 990 руб. в месяц, а различаются они доступным местом (50 и 100 Гбайт) и функциональностью: учет рабочего времени, рабочие отчеты, планерки и использование собственного домена доступно только на самом дорогом тарифе. Цена не такая уж низкая, однако преимущества от использования сервиса в компании могут легко ее перевесить.

«Мегаплан» появился на рынке SaaS-сервисов значительно раньше, чем «Битрикс 24», — в 2008 году, при этом разработка началась еще за два года до этого для внутреннего использования в интернет-магазине «Ютинет». С тех пор сервис значительно вырос и набрал более 2 500 клиентов, среди которых есть достаточно серьезные организации — такие как Akado, RuTube, Avon, «Первый канал» и другие. А в марте 2012 года пакет из 51% акций «Мегаплана» был куплен компанией «1С», которая теперь владеет обоими сервисами.

У продукта есть несколько тарифных планов: «Совместная работа», «CRM: Клиенты и продажи» и «Бизнес-менеджер», которые стоят 152, 305 и 406 рублей в месяц за одну лицензию и различаются набором доступных функций. Присутствует возможность бесплатно попробовать любой из тарифных планов в течение 30 дней с ограничениями по количеству задач, сделок и так далее. Кстати, специально для частных пользователей компания выпустила отдельный бесплатный сервис «Миниплан».

Главная страница «Мегаплана»

Зарегистрировавшись, в «Мегаплан» можно войти по выбранному домену (типа mycompany.megaplan.ru). С точки зрения интерфейса сервис сильно отличается от «Битрикс 24». «Мегаплан» не похож на социальную сеть, он скорее является органайзером: в нем нет «живой ленты», мессенджера или загрузки фотографий, зато есть модули «Сообщения», «Сотрудники», «Задачи» и другие — в зависимости от тарифного плана. Дизайн создавался в студии Артемия Лебедева, и ему свойственна простота и стиль (а также сходство с другими работами студии, например с «Яндекс.Почтой»). Каждый раздел обозначен собственной иконкой на панели управления, а при наведении на них курсора меняется цвет полоски, отделяющей эту панель от содержания раздела.

Из категории красивостей также радует взгляд режим десктопа, открывающийся при щелчке на иконку «Мегаплана». Здесь присутствует «тасквоч» — белая доска с часами в центре, на циферблате которых выделены сегодняшние дела. На самой доске можно рисовать маркерами и размещать стикеры с заметками. Рядом отображаются новости, лента активности и список дел.

Фирменный «тасквоч» от студии Артемия Лебедева

Рассмотрим функциональность модулей, которых в «Мегаплане» присутствует более десятка. Стартовым является раздел «Задачи», с него начинается работа. Задачи могут отображаться списком, иерархией или в виде диаграммы Ганта и имеют множество свойств: название, суть, постановщик, ответственный, дедлайн, степень завершенности. При добавлении задачи также можно указать список дел, прикрепить файлы, добавить теги, назначить повторение, участников (это могут быть соисполнители, аудиторы и заказчик), составить план работ, ввести бонусы или штрафы. Кроме того, есть отдельный тип задач — проекты, где обозначаются менеджер, команда и присутствует точка старта. Задачи можно фильтровать, как письма: «Входящие», «Исходящие», «Горящие», «Завершенные», «На паузе» и так далее. Добавляются и собственные фильтры на основе комбинации различных условий.

Задачи в «Мегаплане»

Другой модуль, предназначенный для планирования времени, — это «Дела», куда обычно включаются мелкие текущие события: сходить туда-то, позвонить тому-то и тому подобные. В разделе есть три страницы: список, ежедневник и еженедельник, где вы можете просматривать дела в удобном формате. Понятно, что в календарь попадают только те из них, которые имеют привязку ко времени, а если добавляется «быстрое» дело, оно входит только в чек-лист, которых, кстати, может быть несколько. Добавлять дела можно выделением промежутка времени на календаре или с помощью умной строки ввода. «Мегаплан» понимает русский язык и умеет распознавать фразы вроде «27 декабря в 17:30 самолет» или «сегодня вынести мусор». При редактировании дела можно выбрать его тип: «дело», «звонок», «встреча», «совещание», «праздник», «спорт». Они различаются набором доступных полей: везде есть описание, время, повторения и напоминания, но не везде присутствуют участники и место. Дела в календаре можно разделять по этим категориям и по участникам. Еще одна фишка сервиса — он поддерживает двухстороннюю интеграцию с Google Calendar.

Календарь в «Мегаплане». Все дела на сегодня

Поскольку «Мегаплан» предназначен для командной работы, одним из основных модулей также является «Сотрудники». Здесь можно добавлять людей как в массовом, так и в одиночном порядке, указывая почту, ФИО, должность, а при необходимости — логин с паролем и полные анкетные данные, которые включают Skype, ИНН, дату приема на работу и многое другое. Каждый сотрудник имеет отдельную страничку, а все вместе они отображаются в общем списке, который можно фильтровать по отделам и статусу — в офисе, внештатники и так далее. Кроме этого, в модуле есть разделы «Зарплата», «Бонусы», «Структура», «Отношения», «Отпуска», «Отчеты», где можно просматривать или планировать различные организационные моменты в устройстве компании. Стоит добавить, что «Мегаплан» позволяет тонко настроить политику прав доступа, согласно которой каждая группа сотрудников сможет выполнять действия на сервисе в строго обозначенных рамках.

Что касается коммуникаций между сотрудниками, то они осуществляются с использованием модуля «Сообщения», который работает как внутренняя электронная почта компании. У сообщений есть получатели, тема, содержание и вложенные файлы, они делятся на входящие, отправленные и удаленные. Большой оперативности в этом нет, и заменить ICQ, как «Битрикс 24» со своим мессенджером, «Мегаплан» не сможет. Впрочем, сообщения — это не весь арсенал продукта: еще здесь есть раздел «Обсуждения», предназначенный для группового обсуждения новостей, корпоративных вечеринок, планов по работе и тому подобного. Он построен по принципу форума, где есть темы и реплики участников. Обмен файлами между пользователями происходит в модуле «Документы», где можно загружать на сервис тексты, презентации, PDF, таблицы, изображения и все остальное. Перечисленные типы файлов можно просматривать в онлайне, при этом страницы/слайды переворачиваются с помощью стрелок. Редактирование средствами сервиса не осуществляется — для этого нужно скачивать файл на компьютер.

В «Мегаплане» можно просматривать загруженные документы

CRM-составляющая «Мегаплана» включена в старшую линейку тарифов и является вполне продвинутой. Здесь присутствуют модули «Финансы», «Клиенты», «Сделки», «Счета», «Отчеты», которые позволяют вести учет клиентской базы, оформлять сделки, выставлять счета, контролировать движение денежных средств, формировать рабочие и финансовые отчеты — их, в свою очередь, потом можно экспортировать в «1С-Бухгалтерию» (кстати, с последним продуктом планируется более глубокая интеграция). Все это требует от пользователей сервиса базовых знаний бухгалтерии.

Напоследок стоит сказать, что у «Мегаплана» присутствуют приложения для iOS и Android , которые позволят с удобством пользоваться сервисом в мобильном режиме.

Платформа TeamLab была разработана латвийской компанией Ascensio System SIA в 2009 году, а сегодня доступна уже на восьми языках, включая русский. В отличие от рассмотренных ранее сервисов, TeamLab — это открытое программное обеспечение. Исходный код продукта доступен на SourceForge и распространяется по условиям лицензии GNU GPL v3, хотя туда и не были включены некоторые последние функции. «Облачная» версия TeamLab доступна бесплатно с ограничением в 1 Гбайт дискового пространства, а за $49 в месяц можно пользоваться дополнительными сервисами — 50 Гбайт места и улучшенным загрузчиком файлов.

Главная страница TeamLab

Как и в других сервисах, после регистрации вы можете войти по адресу своего домена вроде mycompany.TeamLab.com, а потом сменить его на свой собственный домен, причем для этого необязательно платить. Первое, что видит пользователь при входе в TeamLab, — окно с иконками разделов сайта: «Проекты», «CRM», «Документы», «Сообщество». Разработчики не стали смешивать все в одном интерфейсе, а отделили одно от другого. В данном случае такое решение оправданно: функциональность каждого из разделов получилась достаточно широкой, и это не пошло в ущерб удобству. В то же время чат, календарь и персональные настройки доступны на верхней панели из любого раздела.

Первое, что пользователь видит при входе

Рассмотрим, как устроены доступные разделы, и начнем с проектов. Первое действие — добавление нового проекта, у которого вводится название, описание, назначаются менеджер и команда. У проектов есть вехи и задачи, которые относятся к этим вехам (задачи, в свою очередь, могут включать в себя подзадачи). Настроек не очень много — ответственный и крайний срок. Элементы в списке можно сортировать и фильтровать по различным параметрам. На других вкладках участники проекта могут создавать темы с обсуждением тех или иных вопросов, работать с документами, вести учет времени с помощью таймера. Находящийся в стороне раздел «Команда» позволяет менеджеру проектов управлять правами доступа других пользователей.

Предстоит добавить первый проект

Раздел «Документы» является особенной фишкой TeamLab. Здесь можно не только загружать файлы с компьютера, но и редактировать их или создавать новые средствами собственного редактора документов. Поддерживается работа с текстовыми документами, таблицами, презентациями и рисунками, и стоит заметить, что редактор в TeamLab весьма мощный — он может достойно соперничать с Google Docs и Microsoft Office Web Apps. Если учесть возможность совместной работы с членами команды и то, насколько тесно он интегрирован с другими модулями сервиса, его вполне можно взять на вооружение в компании. Еще одна фишка раздела «Документы» — поддержка других «облачных» хранилищ, таких как Dropbox, Google Drive, Box.com и Zoho. Вы можете импортировать документы из этих сервисов (за исключением Dropbox) или настроить постоянный доступ к ним (за исключением Zoho).

Редактор текста в TeamLab

Коммуникации между сотрудниками проходят в разделе «Сообщество». Добавить новых пользователей можно вручную или импортом из адресной книги Google, Yahoo!, Windows Live и файла в формате CSV. Каждый пользователь имеет свою карточку с фотографией и анкетными данными. Сотрудники делятся по группам, у каждой из которых есть руководитель. Переписываться друг с другом можно в чате, где есть приватные сообщения и общие комнаты. Функциональность раздела также включает полный набор социальных сервисов: «Блоги», «Форумы», «Фото», «Закладки», Wiki, где можно воспользоваться многими возможностями современных коммуникаций в рамках корпоративного интранета.

Добавление новых пользователей на портал

По сравнению с другими модулями CRM обладает чуть более широкими настройками. Тут можно добавить компании и персоны, включив в информацию о контактах достаточный объем данных, или импортировать их из файла CSV, указав при этом параметры обработки. Задачи добавляются как и в разделе «Проекты», но у них еще может быть обозначена категория — звонок, обед, встреча и так далее. Отдельная вкладка называется «Возможные сделки». Там можно создавать сделки, указывая бюджет, стадию и вероятность успеха. Также в CRM добавляются мероприятия, к которым привязываются события, задачи, участники и документы. Что касается событий, то с ними можно работать в календаре. Он не относится к определенным разделам, но туда может включаться сводная информация из других модулей — дни рождения контактов, вехи проектов и прочие. Календарь вполне типовой, он может отображать день, неделю, месяц или произвольный период и иметь вид списка. Поддерживается создание календарей из ленты iCal.

Календарь в TeamLab

Как видите, функциональность бесплатного сервиса TeamLab не настолько широкая, как в других рассмотренных коммерческих проектах. Что касается поддержки мобильных устройств, то разработчики не стали выпускать специальные приложения для iOS и Android, а создали отдельную веб-версию сервиса, адаптированную под экраны смартфонов. С ней удобно работать в любом мобильном браузере.

⇡ Заключение

Мы рассмотрели три наиболее популярных в России «облачных» сервиса для совместной работы в команде — «Битрикс 24», «Мегаплан» и TeamLab. Все они довольно быстро осваиваются пользователями, легко интегрируются в компанию и помогают значительно упростить многие коммуникационные и управленческие процессы в повседневной деятельности. Говорить о том, какой продукт лучше или хуже других, однозначно нельзя — они все имеют совершенно разный подход и стоимость. «Битрикс 24» является наиболее современным сервисом с развитой системой взаимодействия между сотрудниками. В малой команде его можно использовать бесплатно, а вот при большом количестве пользователей придется выкладывать 4 990/9 990 рублей в месяц. «Мегаплан» скорее похож на классический органайзер, перенесенный в «облако», и, хотя здесь нет бесплатного тарифа, расценки являются наиболее доступными — до 406 рублей в месяц за лицензию. TeamLab имеет преимущество в виде встроенного редактора документов, но в остальном по функциональности сильно отстает от конкурентов — это объясняется его бесплатностью.

И напоследок стоит добавить, что если у вас есть желание использовать один из рассмотренных сервисов, но нет доверия к хранению информации в глобальном «облаке», то за вами остается возможность развернуть коробочную версию у себя на сервере.

Интернет изменил практически все аспекты деятельности современного человека – то, как он развлекается и получает информацию, как проводит научные исследования, как дружит, поддерживает деловые связи, знакомится с новыми людьми и взаимодействует с коллегами.

Аналогичный эффект интернет-влияния наблюдается и в бизнесе. Новейшие технологии вплотную подступили к критически важным данным, предлагая новые методы взаимодействия с ними. Готовы ли вы перевести ваши деловые операции на облачную платформу полностью или хотите лишь слегка окунуться в эту среду, в любом случае облачные вычисления предложат вам значительные преимущества. В частности:

• вы получаете доступ к хранящимся в облаке данным, где бы вы ни находились, с любого персонального компьютера – вам необходимы лишь подключение к Интернету и веб-браузер;
• для данных в облаке провайдеры услуг вроде Google гарантирует избыточность информации, что защищает данные лучше, чем большинство систем резервного хранения в бизнесе, если ваш жесткий диск выйдет из строя или вы потеряете свой компьютер, вам не нужно беспокоиться о том, что данные утеряны.

Используя надежные инструменты, вы мгновенно отправляете данные в облако. При этом вы по-прежнему работаете с ними на вашем настольном компьютере, ноутбуке или смартфоне, как если бы они находились прямо перед вами.

Как же я буду без тебя, Microsoft Office?!

Интернет определенно изменил то, как люди работают. Однако обычные приложения по-прежнему способны выполнять намного больше в сравнении с веб-приложениями, особенно в корпоративной среде. К счастью, вы можете пользоваться преимуществами облачных вычислений, не расставаясь с привычными приложениями, устанавливаемыми на персональный компьютер. Располагая хорошими инструментами, вы сможете со знанием дела объединить важное корпоративное ПО и данные с облаком, используя его как опору, синхронизируя все данные без исключения и получая к ним доступ из любого веб-браузера.

Примечание: продуктов для синхронизации данных в действительности существует больше, чем мы можем описать в одной статье. Здесь мы указываем на одни из наиболее популярных и надежных (в основном в статье затронуты сервисы Google).

Microsoft Office Live

Сотрудники практически любого предприятия вынуждены работать с большим количеством текстовых документов, таблиц и презентаций, то есть с Microsoft Office (в большинстве случаев). Веб-приложения пока могут лишь часть из того, на что способен этот пакет. Однако у вас есть возможности интегрировать популярные приложения для работы с файлами в веб-браузер.

В частности, корпорация Microsoft предлагает клиентам продукт Office Live Workspace. Эта служба взаимодействует с приложениями Microsoft Word, Excel и PowerPoint, позволяя сохранять любой из трех типов файлов на серверах и получать к ним доступ через , благодаря чему вам не нужно постоянно носить с собой флешку. Когда вы сохраняете документ в Live Workspace, вы можете просмотреть его из любого веб-браузера, показать его доверенным пользователям и редактировать на вашем компьютере с помощью Microsoft Office. Файлы хранятся в Интернете, на серверах Microsoft, однако вы можете открывать, редактировать и сохранять их в привычной среде Office, как если бы работали с локальными файлами, хранящимися на жестком диске вашего ПК. Чтобы начать работать с Live Workspace, необходимо лишь загрузить на ваш компьютер и установить соответствующее обновление для Microsoft Office ().

Google Docs

Если вы в качестве альтернативы Live Workspace предпочитаете (пакет онлайновых офисных приложений от Google), синхронизировать офисные документы, хранящиеся на вашем компьютере, со службой Google Docs вам помогут следующие два инструмента.

После того, как для работы с Gmail вы настроите протокол IMAP, ваша почтовая программа всегда будет идеально синхронизирована со службой Gmail, доступ к которой вы можете получать и через веб-браузер.

Вот, пожалуй, и все, что вам стоит знать из ключевых моментов, если вы планируете "поднять" свой бизнес в облака.

Сегодня я не буду Вам ничего ни дарить, ни продавать. Мое сообщение даже не на тему энергетики или будет.

В Новом Году, прямо с самого его начала будет много всего интересного, что я и мои партнеры прорабатывали в последние пару месяцев: сексуальная энергетика, мастерские по цигуну, уникальные методы оздоровления, а также мастерские для врачей, чакровая энергетика, новые глубокие медитации, тета-хилинг, выездные тренинги, конференции и многое другое.

Сейчас я желаю Вам закончить свои дела в этом году и хорошенько провести праздники!

А я Вам расскажу про облачные сервисы, которые помогают выживать на просторах интернет.

Облачные сервисы

Если Вы работаете с информацией, или просто много времени проводите в сети интернет — то знаете, что важно информацию сохранять и дублировать. Пропала информация — пропала часть работы или бизнеса.

Кроме того, если у Вас есть рабочий и домашний компьютеры, а также iPad и наладонник iPhone или Android — то хотелось бы, чтобы одна и та же информация была доступна с разных устройств.

Для этого и используются «облачные сервисы» — когда информация лежит на серверах в интернете, а на устройства — синхронизируется по мере изменения или по запросу. И информация в сохранности, и доступ удобный.

Я работаю с информацией, и, кроме всего этого, мне требуется, чтобы разные документы и файлы были доступны членам моей команды.
И сейчас я расскажу, какими облачными сервисами я пользуюсь.

Файловые хранилища — онлайн «флэшка»

Я пользуюсь двумя самыми популярными сервисами — Dropbox и Яндекс.Диск .

Что это? Это небольшая программа, которая висит у Вас в системе и автоматически синхронизирует одну папку со всеми подпапками и файлами с сервером.

Вы туда положили любой файл — он почти сразу (в зависимости от размера) появился на сервере. При включении другого компьютера — файл синхронизируется и туда. Также этот файл доступен на планшетах, коммуникаторах, windows, mac os x системах — где угодно. Это очень удобно.

Там еще много интересных возможностей, попробуйте — не пожалеете. В обеих системах вам дается некоторое место, от 2 до 10 Гб, и его Вы можете наращивать, как бесплатно, так и платно. Бесплатного места для большинства задач, если не закачивать видео и большие фотоархивы, хватает выше крыши.

Заметки везде — Evernote

Все продвинутые люди давно им пользуются 🙂

На поверхности — это просто каталогизированные блокноты. Вырезал что-то с экрана — вставил в блокнот, записка сама запомнила адрес страницы в интернет, откуда ты это вставил.

И записывать можно «все» , ведь это «ВсеБлокнот » — картинки, звук, текст. И еще «ВездеБлокнот » — потому что тут же запись на iPhone или Android синхронизируется с iPad, настольным ПК и прочими местами.

Но если копнуть глууубже….
1) Блокноты можно разделять на группу (для платной версии Pro) — и делать базу знаний для команды, или просто шарить заметки для тех, кто их будет внедрять;
2) У заметок есть метки — по которым легко искать
3) Любую заметку — можно послать ссылкой, а, значит легко можно…
4) Сделать скриншот экрана — и тут же отослать
5) Записать аудиоинструкцию или статью — и послать помощнику ссылку
6) В объединении со skitch (см.ниже) — коррекция дизайна прямо с экрана компа
7) Скопировал адрес проезда с экрана — и сразу получил его на своем наладоннике
8) В любой браузер можно добавить расширение Evernote. Оно появится на панели управления браузера в виде иконки.
Выделяешь на любой страничке любой текст/картинку и тп, кликаешь иконку — все это сохраняется у тебя в заметках Evernote вместе со ссылкой на источник, датой публикации и тп.
9) И прочее, и прочее…

Большинство функций доступно бесплатно, и бесплатного надолго хватает. А квота на сервере — обнуляется каждый месяц, так что покупать вообще нет большой необходимости.

Пометки на экране — Skitch

У Evernote есть набор дополнительных приложений. Особенно хочется отметить одно из них — это Skitch.

В комбинации с Evernote — незаменимая штука для менеджера. Да еще и бесплатная, к тому-же, и ставится на iPad, на Mac, на Windows, iPhone.

Смысл — вырезаешь кусок экрана и тут же по нему выделяешь, ставишь стрелки, подписываешь — и все это одной клавишей заливаешь в Evernote, и получаешь ссылку на вот такую картинку.

Один из лучших порталов для майнд-карт. Всего $5 в месяц после триал-периода. Окупается на раз. Я пользуюсь продвинутой версией по $10 за человека в команде.

Любую карту можно расшарить, и устроить мозговой штурм, и за несколько минут удаленно составить план или набросать контент.
Применений масса — столько же, сколько у майнд-карт, плюс мультипользовательность и независимое хранение.

Также можно использовать на любом девайсе.

Карты экспортируются в большинство известных форматов, например, в xmind, mindjet mindmanager, rtf-текст, jpg. И импортируются из разных форматов майнд-карт.

Планировщик задач — Мегаплан

Не относится к облачному сервису, доступен только через браузер. Но Ваши планы будут доступны отовсюду.

В сети интернет — довольно много различных планировщиков и систем делегирования. Я за 10 лет пробовал пользоваться многими. Эта система — одна из самых удобных. Сравнима разве что с BaseCamp, но та — на английском, и ее не всегда понимают.

Тут можно много рассказывать. Проще — попробовать. Если Вы не ведете проекты или у Вас немного личных дел — Вам это не нужно. Если ведете — то быстро разберетесь что к чему.

Документы и Диск — Google.Docs

Напоследок о широкоизвестном. Многие о них знают, упомянул просто потому, что невозможно не упомянуть.

Довольно универсальное средство для создания офисных документов — аналогичных документам Word и таблицам Excel. Можно также создавать регистрационные формы (данные вносятся в таблицы Excel) и презентации в стиле Powerpoint, а также создавать простые рисунки.

Наибольшее удобство — в совместном редактировании или предоставлении документа сразу в браузере.

Хранить там документы раньше было неудобно, лучше для хранения использовать тот же Dropbox или Яндекс.Диск.

Сейчас Google.Drive получил универсальный клиент для разных платформ — и синхронизируется с диском. Документы Google — хрянятся в собственном формате.

Доступ бесплатный, доступный бесплатный объем — 5 Gb — бесплатно больше не дают, но цены на дополнительное место — довольно низкие. Для доступа — нужен акаунт Google.

Заключение

Я перечислил далеко не все, что можно было бы. Есть облачный календарь, который синхронизируется со всеми устройствами, а также позволяет создавать расписания для сайтов calendar.google.com

TickTick позволяет создавать множество списков задач. Это базовая функция, которая доступна во всех подобных приложениях. У меня создано три списка: рабочие задачи, жизненные задачи (бытовые) и просто заметки. Это самый простой сценарий использования.

Второй подход - трёхуровневая система:

• Первый уровень - списки рассматриваются как набор проектов. Их может быть неограниченное множество, поскольку архивированные проекты не засчитываются в лимит и бесплатной, и платной версии. Архивы задач и списков хранятся на серверах TickTick и их можно реактивировать по необходимости, а выполненные или неактуальные в данный момент убирать в архив.
• Второй уровень - задачи в каком-либо списке (центральная колонка). Они гибко сортируются по важности (приоритету), по датам, по названию, фильтруются по меткам.
• Третий уровень - чек-листы в рамках задачи. Это могут быть просто списки покупок, перечни и так далее. А можно воспринимать их как двухминутные задачи в идеологии GTD. Просто запомнить, чтобы выполнить за раз.

Третий подход - каждый список рассматривается как цель. Пока задачи из списка не выполнены, цель остаётся в актуальном состоянии. Достигнутые цели убираются из общего перечня в архив. Списки (и приписанные к ним задачи) в TickTick имеют цветовую маркировку (полоска слева от описания задачи), что для меня, например, не очень привычно после других to-do-менеджеров. Но это дело привычки, а цветовую маркировку можно использовать для запоминания, мнемонических ассоциаций. Или увязать с цветами меток в Gmail или Inbox.

Синхронизация задач между всеми устройствами

Веб-версия

TickTick синхронизирует задачи с веб-версией, приложениями для Android, iOS, расширениями для Chrome и Firefox - где бы я ни был, мои задачи находятся на кончиках пальцев.

Есть даже приложение для носимых устройств (часов и т.п.):

Заключение

iOS-версия сейчас менее функциональна, чем версия для Android, но создатели приложения работают над этим и обещают в течение нескольких месяцев её доделать.

Таким образом, TickTick - самое функциональное решение на данный момент, которое может использоваться в быту и в бизнесе. Теперь у вас все задачи записаны и запланированы, и вам нужно их выполнять. Но это уже другая история.

Напишите в комментариях, каким планировщиком для бизнеса и бытовых задач пользуетесь вы и почему?

Приложений, призванных заменить стандартный и строгий по своему внешнему виду календарь, в App Store существует великое множество. Однако таких новинок как Sunrise Calendar давно уже не появлялось. И неудивительно - Пьер Валаде и Джереми Ли Ван, подарившие миру Foursquare, хорошо поработали над своим новым творением.

Что же такое Sunrise Calendar? Начав свою историю как обычный веб-сервис, который каждый день рассылал пользователям cписок событий в Google Calendar, Facebook и Everbrite, сейчас это многофункциональный и, к слову, первый в своем роде «облачный» календарь-органайзер.

В первую очередь нельзя не обратить внимание на цветовое решение приложения. Приятный глазу мягкий нежно-грейпфрутовый оттенок полностью оправдывает название программы (sunrise - с англ. «восход») и способствует по-настоящему доброму утру. Утилита сразу располагает к себе, а тот факт, что синхронизация с Google Calendar, Facebook и LinkedIn происходит мгновенно после активации учетных записей без необходимости настраивать сервер вручную заставляет переместить её солнечную иконку на главный экран и вносить туда как важные события, так и незначительные мелочи.

За минималистичным дизайном скрывается легкость и простота использования Всего лишь напишите, с кем, когда и где Вам надо встретиться, и программа автоматически не только занесет эту дату в календарь и будет отсчитывать время до каждого установленного напоминания, но и перенесет Ваши пункты назначения на карту.

Разработчиками продумано все: и система автоматических ярлычков, позволяющая не тратить время на повторное прочтение описания своих событий — маленькая иконка возле каждого, сразу указывающая на его характер (деловая встреча/ужин/путешествие), и фотографии людей, которые будут в нем участвовать, импортированные из соцсетей. К тому же вы всегда сможете пригласить своих знакомых куда-либо с помощью этого же приложения. Кстати, о путешествиях — в приложение добавлена автоматическая поддержка часовых поясов, которая раз и навсегда избавит Вас от ненужных поисков информации и расчетов. Что может быть лучше для тех, кто живет в ритме мегаполиса? Пожалуй, только прогноз погоды, который не подведет, а Sunrise Calendar предоставит Вам и его.

Что и говорить, плюсов у новой программы множество, поэтому на небольшой минус в виде отсутствии синхронизации с iCloud, который, впрочем, по словам разработчиков, скоро будет исправлен, можно и внимания не обращать.