Очень удобно пользоваться электронной почтой Gmail через мобильный телефон. … но не забывай чистить
Но насколько вы знаете и используете возможности почтовой службы? Rusbase публикует 25 советов, которые будут полезны как начинающим, так и опытным пользователям Gmail.
Настройте внешний вид
Вместо того чтобы пялиться на бледное оформление по умолчанию, добавьте ярких красок, включив одну из тем. Для этого в меню настроек в правом верхнем углу выберите раздел Темы и включите любую понравившуюся или загрузите свою.
Кроме того, можно выбрать из трех вариантов размера интерфейса. Обычный режим оставляет много свободного пространства на экране, а Компактный подойдет для тех, кто привык открывать много окон одновременно.
Добавьте друзей и другие почтовые аккаунты
Если вы только начинаете пользоваться Gmail или создали второй Gmail-аккаунт и хотите добавить свои контакты и старую почту, то пройдите в раздел Настройки> Аккаунты и импорт. Вы можете импортировать свои данные и письма из Яндекса, Mail.ru, Hotmail и других. Для этого нужно будет проделать несколько несложных процедур. Но помните, что после этого навсегда отключится сигнал оповещения Gmail о получении письма.
Придайте Gmail сходство с Outlook
В разделе Настройки > Лаборатория поставьте флажок в пункте Область просмотра. Теперь письмо будет полностью отображаться справа (или внизу) от списка входящих писем, как в Outlook. Привычка - вторая натура, так что если вы полжизни проработали с корпоративной почтой в Outlook, а теперь решили перейти на Gmail, то эта функция поможет вам пережить расставание с привычным интерфейсом. Включив Область просмотра однажды, в следующий раз вы сможете найти эту кнопку в выпадающем окне меню настроек на главной странице.
Скриншот: Rusbase
Выберите важное
В Gmail есть функция интеллектуального отбора важных сообщений. В разделе Настойки > Папка «Входящие» отметьте пункт «Отслеживать мои действия в почте…». Теперь сервис будет сортировать ваши письма по важности. Затем можно выбрать пункт «Включить маркеры», пункт «Игнорировать фильтры», а вверху секции поменять Тип папки «Входящие» на «Сначала важные». Затем переходим в раздел Настройки > Общие, и в пункте «Уведомления на рабочем столе» выбираем «Включить уведомления о важных письмах».
Избавьтесь от цепочек писем
Все люди делятся на две большие группы: те, кто любит цепочки писем, и те, кто ненавидит их всеми фибрами души. Если вы относитесь ко второму типу людей, то данную функцию можно легко отключить. В разделе Настройки > Общие найдите и отключите пункт «Цепочки писем». В следующий раз, когда вы откроете последнее письмо в переписке с адресатом, вы увидите приятное глазу поле текста письма, а не список из всех писем. В папке Входящие тоже все письма будут отображаться отдельными кликабельными строчками.
Архивируй меня полностью…
В Gmail есть функция архивирования писем вместо их удаления. Предполагается, что в вашей почте будет достаточно свободного места для хранения множества больших писем без периодической чистки папки входящих. А поскольку места достаточно, можно не удалять прочитанные письма насовсем, а отправлять их на всякий случай в архив. Для этого, выбрав письмо, вверху списка писем нужно нажать на вторую кнопку слева (квадрат со стрелкой вниз). И если вам вдруг понадобится старое письмо, вы можете отыскать его, выбрав в меню слева раздел «Вся почта».
… но не забывай чистить
Каким бы щедрым на объемы бесплатного хранения не был Gmail, но на дворе 2016-й, а письма становятся все более и более объемными. Так что однажды вы столкнетесь с нехваткой места в хранилище, и тогда придется освободить архив от самых тяжелых сообщений. Для этого нажмите маленькую стрелочку в правом конце поисковой строчки. В выпавшем окне выберите и поставьте флажок в пункте «Есть прикрепленные файлы». В строчке Размер введите значение «10» и нажмите синюю кнопку поиска. Поиск выдаст вам все письма с вложениями больше 10 мегабайтов. Отметьте те письма, которые вам точно не пригодятся, и кликайте по значку «корзина» вверху списка писем.
Ответь и забудь
После прочтения и отправки ответа на письмо разве нужно, чтобы оно еще оставалось в папке входящих? Попробуйте использовать функцию «Отправка и архивирование», чтобы письма сразу удалялись из входящих после ответа на них. Соответствующий пункт вы найдете в разделе Настройки > Общие. Отметив флажком соответствующий пункт, вы добавите кнопку «Отправить и архивировать» в окно ответа. Теперь каждый раз, когда вы отвечаете на письмо, вы можете выбрать: оставить письмо болтаться в папке входящие или отправить его сразу в архив.
Организуйте почту при помощи ярлыков и фильтров
Не хватает памяти - купите
Если уж вам совсем надоело трамбовать письма в ящике и постоянно беспокоиться о памяти хранилища, то можно раскошелиться на платное пространство. Прокрутите письма до самого низа. В левом нижнем углу под списком писем вы увидите статистику использования памяти и кнопку «Управление». Если вы приблизились к 100%, перейдите по этой ссылке и увидите варианты оплаты дополнительной памяти. Есть несколько тарифных планов, начиная от 140 рублей за месяц. Дополнительная память будет распространяться не только на почту, но и на другие сервисы вроде Google Drive и Google Photos, если вы их используете.
Окиньте взором просторы почты
Если вы хотите обозревать как можно больше писем разом, измените максимальный размер страницы. Для этого перейдите в раздел Настройки > Общие и выберите третий пункт сверху. Вы можете задать одно из предлагаемых значений в пределах от 10 до 100 писем.
Цвета важности
Отметить важное письмо звездочкой - значит обозначить его важность. Но важность тоже бывает разной. Чтобы выбрать для каждого важного письма особую отметку, перейдите в раздел Настройки > Общие и в подразделе Звезды выберите вариант Все. В следующий раз, когда вы будете отмечать письмо звездочкой, щелкните по звездочке еще раз и выберите один из нужных вам вариантов звезд разных цветов, а также восклицательные и вопросительные знаки и другие значки.
Сделайте из письма задание
Можно из своего почтового ящика сделать список важных дел. Для этого нажмите кнопку Еще над списком писем и выберите «Добавить в задачи». Письмо автоматически станет задачей в соответствующем сервисе Google. К задаче будет приложена ссылка на это письмо.
Следите за непрочитанными
В разделе Настройки > Лаборатория включите пункт «Значок непрочитанных сообщений». Если вкладка Gmail у вас открыта постоянно, как у любого нормального человека, то теперь, взглянув на значок вкладки, вы можете увидеть, сколько непрочитанных писем у вас есть. Это на тот случай, если вам понадобится слегка расстроиться в течение напряженного рабочего дня.
Отключитесь от сети
Если у вас стоит браузер Chrome, то можно попробовать применить режим офлайн-почты. Gmail будет доступен вам даже без подключения к интернету. Нет, без интернета вы не сможете отправлять или принимать письма. Но вы можете, например, просматривать входящие, сортировать письма или продолжать писать ответ, пока не вернетесь к цивилизации. Чтобы включить офлайн-режим, перейдите в раздел Настройки > Офлайн.
Отдайте почту на откуп
Если вы совсем выбились из сил, пытаясь навести порядок в своем почтовом ящике и успеть ответить на все письма, вы можете доверить эту работу кому-то из подчиненных. Для этого перейдите в раздел Настройки > Аккаунты и импорт. В подразделе «Предоставить доступ к своему аккаунту» вы можете добавить другого пользователя Google и таким образом дать ему доступ к вашей почте. Он не сможет изменить пароль и другие настройки, но сможет читать, архивировать и отвечать на ваши письма. Такие письма будут подписаны вашим именем и именем доверенного лица, которое будет указываться в скобках.
Заблокируйте навязчивых собеседников
Некоторые люди не понимают намеков. Для таких существует кнопка блокировки. Когда вы получаете письмо от отправителя, от которого больше ничего не хотите получать, откройте письмо и в правом верхнем углу нажмите стрелочку вниз. В выпадающем списке выберите «Заблокировать отправителя». Теперь все письма с этого адреса будут попадать прямиком в папку Спам.
Перечитайте старые письма
Если вам нужно быстро найти письмо, отправленное вам вашим другом годы тому назад, просто наведите курсор на имя отправителя в списке писем или в окне чтения. Появится окно визитной карточки контакта. Там есть кнопка «Переписка», щелкнув по которой, вы увидите все письма, которыми вы обменивались с этим адресатом.
Не туда!
У всех была такая ситуация, когда письмо вместо одного адресата по ошибке уходило к другому. Теперь можно оградить себя от такой неприятности, включив функцию отмены письма. Перейдите в раздел Настройки > Общие и отметьте пункт «Отменить отправку». Тут же можно выбрать время задержки отправления письма от 5 до 30 секунд. В следующий раз, когда вы будете отправлять письмо, вы увидите кнопку «Отменить отправку».
Уйти по-английски
Надоели групповые беседы, в которые вас включили? Вы можете потихоньку покинуть их. Для этого выберите цепочку писем и в разделе Еще нажмите на кнопку Игнорировать. После этого все письма в этой цепочке будут обходить вас стороной, только если вы не единственный получатель письма. Если вам захотелось вернуться беседу, найдите соответствующую цепочку во входящих и отмените блокировку.
Создавайте новые адреса Gmail легко
Допустим, вам не хочется заморачиваться с фильтрами или вы хотите для чего-то создать дополнительный Gmail-аккаунт. В таком случае можно создать виртуальный Gmail-адрес, просто добавляя +что-то между @ и Gmail.com. Так можно создать адрес Вы[email protected] для участия в аукционах или Вы[email protected] для аккаунтов на распродажах и т.д. Теперь все, что будет приходить на эти адреса, будет падать в вашу почту.
Отправляйте письма даже во сне
Пусть ваши клиенты и партнеры думают, что вы маньяк-трудоголик, который работает даже по ночам. Установите расширения Boomerang , с помощью которого можно запланировать отправку письма на будущее. Расширение действует в браузерах Chrome, Safari и Firefox. Бесплатная версия позволяет запланировать отправку до 10 писем в месяц. Это же расширение можно использовать как напоминание о письмах, с которыми вам нужно закончить работу позже.
Автоматизируйте ответы на одинаковые письма
Возможно, вам приходится просматривать и отвечать на десятки одинаковых писем каждый день. Чтобы не писать ответы каждый раз заново, используйте кнопку «Шаблоны ответов» в разделе Настройки > Лаборатория. В следующий раз, написав шаблонный ответ, отметьте его соответствующим образом, и вы сможете отправлять один и тот же ответ снова и снова.
Скриншот: Rusbase
Не мучайте мышь
Дайте вашей мыши отдохнуть - используйте клавиши быстрого доступа. Часть из них активна по умолчанию. Если хотите узнать о них подробнее, загляните в раздел Настройки > Общие и включите пункт «Быстрые клавиши». Затем нажмите на клавишу «?» на клавиатуре. На экране выскочит таблица всех сочетаний быстрых клавиш для работы с почтой.
Перестаньте следить за другими почтовыми службами
В разделе Настройки > Аккаунты и импорт выберите пункт «Добавьте свой почтовый аккаунт POP3». После этого Gmail будет автоматически получать письма с других ваших аккаунтов. Используйте функцию «Отправить письмо как», чтобы отправить письмо с одного из ваших адресов.
Привет! Сегодня я бы хотел поговорить про почтовый сервис Gmail (электронная почта от “Гугл” ). Наверняка, Вы уже знакомы с ним, лично я познакомился относительно недавно, около 4-х месяцев назад. До этого я “сидел” на Mail.ru, но после перехода на Gmail я понял, что последний – действительно лучший в мире. Почему? Об этом расскажу чуть ниже.
Что же меня заставило перейти на другой почтовый сервис? Это красивая , то есть сейчас моя почта имеет следующий вид: petr@сайт . Неплохо, да? Да, конечно, такое можно сделать и в Яндексе, но я почему-то остановился на Gmail и ни сколько не жалею об этом. Зарегистрироваться на Gmail.com не составит труда, но все же я рекомендую Вам вместо обычной регистрации сразу сделать красивую почту с собственным доменным именем (как это сделать, я рассказывал ).
Как я использую электронную почту Gmail
1. Очищаю папку “Входящие”.
В папке “Входящие" у меня расположены только актуальные письма, которые требуют каких-то действий: ответить, проследить за какими-то действиями и т.п. Когда некоторое письмо становится неактуальной, я просто отправляю его в архив . Что такое архив? Это письма, которые не видны в папке “Входящие”, но доступны для поиска. Вот здесь расположена кнопка “Архивировать”:
Также письма, которые отправлены в “Архив” доступны через папку “Вся почта”. Таким образом, в папке “Входящие” у меня всегда чистота . Если же Вы уверены, что какое-то конкретное письмо точно Вам никогда не пригодится, то вместо “Архивировать” смело можно нажать на кнопку “Удалить”.
2. Отмечаю важные письма.
Некоторые письма требуют срочный ответ или крайне важны для меня. И в то время, когда я разбираю почту, первым делом захожу в папку “Помеченные”:
Пометить письмо очень просто: достаточно в правом верхнем углу нажать на “звездочку”:
Если для Вас одной звездочки мало, можете использовать кучу отметок. Чтобы их включить, нужно перейти в Настройки –> Общие –> Звезды:
3. Использую “Ярлыки”.
Например, в данный момент проходит и мне очень удобно собирать письма от каждого участника в отдельную папку. Что я для этого сделал?
Таким образом Вы можете фильтровать письма по почтовому ящику, по теме и т.п.
К каждому ярлыку присвойте определенный цвет, тем самым наглядность увеличится в разы:
4. Отмечаю как прочитанное автоматические письма.
Часто приходят письма от бирж, типа , Rotapost и другие. Они мне нужны, но мне не нравятся, когда они являются “непрочитанными письмами”. Для подобных писем от бирж я также создаю фильтры, просто в шаге 4 предыдущего пункта (см. выше), ставлю галочку напротив “Отметить как прочитанное” (ярлыков для данных писем я не создаю):
Также Вы можете некоторые письма “пропускать” мимо папки “Входящие” или вообще удалить.
Совет: обязательно научитесь пользоваться фильтрами , тем самым Вы сильно упростите себе жизнь при разборе почтового ящика.
5. В папке “Входящие” сначала вывожу непрочитанные письма.
По умолчанию в Gmail все письма сортируются по дате. Мне же гораздо удобнее, когда непрочитанные письма расположены в самом верху. Для этого просто нужно нажать на стрелочку справа от папки “Входящие” и ставлю галочку напротив “Сначала непрочитанные”:
6. Активно использую поиск.
Нужно собрать всю переписку с определенным адресатом? Не проблема! В Gmail сделать это очень просто. Просто вбиваете адрес почтового ящика нужного Вам человека и вуаля! , все письма от него перед Вашими глазами:
Очень сильно спасает, когда человек, с которым ты переписываешься, не использует историю сообщений в электронной почте. Потом еще удивляются, почему я не отвечаю на их письма? А я порою даже не помню, о чем я с этим человеком говорил. Честно, поиск очень полезен. Также ищу всякие ключевые слова и действительно нахожу нужные мне письма.
Также в Gmail очень радует, что все письма, которые являются ответами, собираются в цепочки писем (экономия места в списке писем и удобство слежки за историей).
7. Очень удобно пользоваться электронной почтой Gmail через мобильный телефон.
Вы с легкостью найдете приложение практически для любого телефона тут http://gmail.com/app . Или же можете пользоваться браузерной версией сайта Gmail, все равно очень удобно (почта “сужается” до размера экрана). Также очень много приложений выпускают сторонние разработчики. Например, на своем любимом iPhone я использую приложение Sparrow , который действительно очень удобен. На iPad же я пользуюсь почтой в браузере, все работает великолепно.
8. Все вложенные файлы открываю непосредственно в Gmail.
К письму приложили Word документ? Что я обычно делал: скачивал файл на компьютер, открывал его, после ознакомления чаще всего удалял. В Gmail же все очень просто: открываете документ прямо в браузере, избавляя себя от лишних телодвижений:
9. Использую готовые ответы.
Часто бывает так, что приходят однотипные письма и приходится отвечать одинаково. Для таких писем придуманы “Готовые ответы”. То есть, получив письмо, Вы просто выбираете нужный ответ из шаблонов:
Это экспериментальная функция, чтобы активировать данную возможность нужно зайти в настройки почты –> Лаборатория –> Шаблоны ответов –> Включить:
И вообще в этой “Лаборатории” можно включить очень много разных функций. Просмотрите их, возможно, Вы найдете что-то подходящее и интересное для себя.
10. Горячие клавиши.
Очень удобно, как и в любой программе, пользоваться “горячими клавишами”. Чтобы включить их, перейдите в настройки почты –> Общие –> Быстрые клавиши –> Включить:
- C – Новое сообщение.
- O – Открыть сообщение.
- E – Архивировать.
- R – Ответить.
- F – Переслать.
- Tab+Enter – Отправить.
- ? – Вызов справки по “горячим клавишам”.
Думаю, этих 10 советов достаточно, чтобы понять, что электронная почта Gmail действительно лучшая , да и эти советы, надеюсь, облегчат Вашу жизнь.
d9stAZhbfEE
Буду очень благодарен за ретвит, всего доброго!
Давно и с удовольствием пользуюсь почтой от Google - GMail. Считаю, и уверен не один я, что это одна из лучших почтовых веб-сервисов. Яндекс.Почта, например, и в подмётки Gmail не годится - регулярно время от времени смотрю на «Яшину почту» - не вставляет, не удобно и убого как-то. У GMail куча функциональных достоинств и классных фишечек в простом и не отвлекающем дизайне (даже AdSense справа не напрягает). Одним из жирных плюсов GMail я считаю работу с цепочками сообщений - группировку писем в один тред (thread) по теме сообщения. В Mail эта функция есть, но она реализована на троечку и, вроде как, отстала от времени и прогресса.
Гугловцы молодцы - реализовали не только удачную идею расположения писем как листов на столе (не знаю, может в других почтовиках такое уже было?), но и очень правильно поступили, сделав цепочки писем главным коньком и стержнем всего сервиса. Скажу даже так - уберите в GMail эту систему тредов, и я уйду оттуда первым.
В ветках писем этих самых гугловских удобно, в первую очередь, отображение во «Входящих» не только полученных писем по теме цепочки, но и отправленных. Очень легко моментально освежить в памяти, о чём речь шла в последних двух–трёх (или всех) письмах, кто кому что и на что ответил (вроде по–русски написал;). Крепко этому помогает также скрытие цитируемого текста, т.е. всей предидущей переписки, которая «под катом» отображена в классическом виде. В итоге, такая цепочка читается как диалог, что очень естественно для прямоходящих гуманоидов и легко.
В почтовике всего этого нет. Если вы пользуетесь редко, или переписка не очень активная по каждой теме, то и режим группировки писем по темам (цепочкам, веткам, тредам - как угодно) не включался. Тоже верно. А мне это надо как воздух! В день приходит несколько десятков писем - и по работе, и личных, и по «маковод-делам», и количество тем переписки того же порядка. Быстро въехать в суть дела не всегда выходит, часто приходится лезть в «Отправленные» и смотреть, что ж я там писал, если корреспондент на том конце паутины не соизволил процитировать хотя бы последние несколько писем. Время идёт, эффективность низкая.
Но у Mail есть куча других плюсов и полезностей, которые могут отчасти компенсировать недостатки. Отчасти, потому что как на 100% воспроизвести гмейловское поведение сортировки по темам в Mail.app я не знаю. Может в чем–то порадуют? Но в Mail.app есть «умные ящики», то бишь смарт–ящики. Создав простенький смарт-бокс с парой условий, можно получать в ящик как входящие, так и отправленные письма. (Наконец-то я добрался до нужного:)
Создаём смарт-ящик, например «GMail Цепочки», и редaктируем правила (кликаем правой -> Редактировать смарт-ящик). Идея до безобразия проста - в ящик будем складывать как входящие, так и отправленные письма. Картинка сама за себя всё расскажет. Критерий даже удобоваримо прочитать можно: «Смарт–ящик с именем «Gmail Цепочки» содержит сообщения, соответствующие одному из следующих условий: 1) Сообщение находится во «Входящих» учётной записи Gmail» или 2) Сообщение находится в «Отправленных»».
Если у вас несколько учетных записей, то лучше выбрать не подпаку Gmail в Отправленных, а все исходящие письма, потому что при отправке письма по данной теме могла быть выбрана другая уч.запись. Если почта с Google Mail забирается по IMAP-протоколу, то можно добавить ещё и третий пункт аналогичный второму - только выбрать папку Отправленные на сервере. У меня это так выглядит.
Gmail автоматически группирует наши сообщения в так называемый потоков или разговора. Когда человек пишет нам, а затем мы обмениваемся информацией с ней, все они будут сгруппированы в один поток. Как отключить его?
Потоковое представление полезно, например, в телефонах, где в течение долгого времени все SMS-сообщения отображаются в виде разговоров, причем каждый текст отличается от ответа. Однако не всем нравится такая система в электронной почте. Я знаю несколько человек, которые не хотели использовать Gmail только из-за этого решения.
Если вы предпочитаете, чтобы каждое сообщение, отправленное как часть обмена электронными сообщениями, отображалось отдельно в списке, без группировки, достаточно отключить функцию просмотра потоков.
Мы отключили группировку сообщений в Gmail
Избавиться от этой опции и отделять сообщения от вас, к счастью, очень просто, но не все знают, что такой вариант существует. Мы вводим Gmail, а затем заходим в вашу учетную запись.
После загрузки сообщения электронной почты выйдите из меню справа, а затем перейдите к настройкам. Отобразится экран конфигурации. Мы немного перемещаемся и выполняем поиск в списке элементов с названием «Просмотр темы».
Этот параметр отвечает за группировку сообщений на разговоры, выполненные по одному и тому же вопросу, и именно поэтому наши электронные письма отображаются таким образом. Чтобы отключить группировку сообщений, выберите параметр «Вид темы отключен».
