Помощь. Ярлыки с функциональной нагрузкой
Если вы устали разгребать почту и не можете без ужаса смотреть на папку «Входящие» – возможно, стоит попробовать какие-то элементарные, но регулярные меры по борьбе с растущим потоком писем?
1. В любой непонятной ситуации сортируйте почту
Очередь на кассе супермаркета, на заправке, к врачу или ожидание поезда на перроне / самолета в аэропорту – подходящее место и время, чтобы перебрать входящую корреспонденцию, отсортировать и удалить лишние письма. Перестали интересоваться чем-то, не увлекаетесь больше определенными вопросами или темами? Просто удаляйте рассылки и нерелевантные сообщения, не открывая их! Если же вы хотите этот процесс как-то автоматизировать, можете еще на досуге все старые рассылки и подписки с помощью Unroll.me .
2. Ярлыки с функциональной нагрузкой
Создайте подборку ярлыков с говорящими названиями, – и просто всю входящую почту сразу рассовывайте по разным папкам с этими ярлыками. А Входящие письма при этом постоянно будут стремиться к нулю. Какой смысл сохранять там все дела, задачи, приглашения, проекты или приглашения, когда для каждой категории или тематики можно создать универсальные папки с соответствующими названиями.
Более того: по таким папкам и ярылкам можно (и нужно) еще присваивать напоминания в календаре – и тогда вы никогда не потеряетесь в запланированных делах и важных датах / встречах / мероприятиях.
3. Кнопка архивации – ваш лучший друг
Отметить письмо прочитанным – не то же, что прочесть его на самом деле. То же касается и сохранения писем. если вы не из числа людей, которые всё прочитанное отправляют в корзину, не забывайте о возможности архивировать почту и скрывать архивы. Если же вы привыкли при помощи прочитанных, но не скрытых писем напоминать себе о каких-то важных делах и встречах, может, лучше попробовать ?
4. Открывая, будьте осторожны, чтобы не тратить время
Простая подсказка: незнакомый отправитель или неуказанная тема письма – первый сигнал того, что это письмо можно смело проигнорировать или отложить на потом. Принимайте решение, стоит ли читать то или иное письмо еще до того, как откроете его. Этим вы сэкономите себе немало времени, нервов и лишних кликов.
5. Позвольте специальным приложениям делать всю работу за вас
Если вы чувствуете, что сами не в состоянии поддерживать порядок в папке «Входящие», всегда можно уменьшить уровень информационного шума и разобраться с почтовой рутиной при помощи специальных приложений. Вот лишь несколько вариантов на выбор.
Поскольку мы адресовали свое письмо самим себе, то после очередной процедуры отправки и приема сообщений мы его и получим. По умолчанию приходящие сообщения помещаются в папку Входящие (Inbox). В данном разделе подробно рассказывается о работе с этой папкой и приходящими сообщениями.
Работа с сообщением
Как правило, при поступлении нового сообщения появляется уведомляющее диалоговое окно, предлагающее открыть поступившее сообщение. Более того, о пришедшем сообщении уведомляют звуковой сигнал и значок в виде конверта на системной панели рядом с часами.
В папке Входящие (Inbox) откройте двойным щелчком мыши пришедшее сообщение, отправленное самому себе письмо (рис. 9.30). Как видно, сообщение полностью сохранило формат, вложение и прочие элементы, с ним связанные, но обо всем по порядку.
Итак, поскольку наше сообщение содержало дополнительные параметры Голосование (Voting), Отметка к исполнению (Follow Up) и Важность (Importance), в верхней части письма на желтой информационной полосе все они и перечисляются. Более того, как видно, вверху пришедшего сообщения отображается панель голосования с кнопками Тест пройден и Тест не пройден. Об ответах и пересылках мы поговорим чуть позже, а сейчас, поскольку с данным сообщением вы ознакомились, можно завершить отметку к исполнению. Нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная и установите флажок Завершена (Complete). Под названием отметки в информационной полосе появится дополнительное сообщение о завершении ознакомления с соответствующей датой.
Рис. 9.30.
Более того, как и предполагалось, появилось диалоговое окно, предлагающее подтвердить получение и прочтение данного сообщения. Если вы хотите, чтобы подтверждение отправлялось автоматически, установите флажок Не спрашивать снова об отправке подтверждений и нажмите кнопку Да.
Замечание
Данное диалоговое окно могло и не появиться, в этом случае ответ на запрос о доставке и прочтении будет отослан автоматически (см. раздел 9.10.1 "Обработка сообщений").
Далее идут поля От (From), Кому (То), Копия (СС), Отправлено (Sent) и Тема (Subject). Эти поля доступны только для чтения и копирования, за исключением поля От (From), отображающего имя и электронный адрес отправителя. Если у вас нет данного отправителя в списке контактов, процедуру добавления можно осуществить, не выходя из формы Сообщение (Message). Подведите указатель мыши к полю От (From) и щелкните правой кнопкой. Выберите в контекстном меню команду Добавить к контактам (Add To Contacts). Появится форма Контакт (Contact) с автоматически заполненными полями Полное имя (Full Name) и Эл. почта (E-mail Address). Добавьте при необходимости дополнительную информацию и сохраните контакт (см. главу 4 "Контакты").
Следующее большое поле отображает информацию, посланную отправителем. Заметьте, что это поле не доступно для ввода, хотя и показывает параметры форматирования имеющегося текста. Но пользователь может копировать текст сообщения, а также сохранять его фон или встроенные картинки.
Пример 9.22. Сохранение фона сообщения
Имя файла:= < Им я файла>
Единственная процедура форматирования, доступная в данном случае получателю, - это увеличение или уменьшение размера шрифта. Изменение размера шрифта осуществляется нажатием одноименной кнопки на панели инструментов Стандартная.
Иногда пришедшее сообщение не идентифицирует текст. Вы при этом видите не русский текст, а непонятный набор символов. Одной из проблем, возникающих в этом случае, является неверное определение кодировки пришедшего сообщения. Вы можете вручную попробовать изменить кодировку, выбрав соответствующее значение из списка > вид > Кодировка.
Последнее рассматриваемое здесь поле - Вложение (Attachments). Чтобы сохранить или открыть вложение, выполните следующий пример.
Пример 9.23. Сохранение присоединенных файлов
В принципе, есть еще один более удобный и быстрый способ сохранения вложений. Вы можете просто дважды щелкнуть по пиктограмме присоединенного файла. Появится диалоговое окно Открытие вложения (Opening Mail Attachments), уведомляющее о возможности содержания вируса во вложенном файле (рис. 9.31). Поскольку этот файл вложен нами, то можно быть почти на сто процентов уверенным, что вирусов он не содержит, и смело нажать кнопку Сохранить вложение (Save it to disk). В появившемся диалоговом окне выберите папку для хранения файла. В противном случае, если сообщение с присоединенным файлом не внушает вам должного доверия, - просто удалите его.
Иногда вложение содержит файл, редактор которого известен Windows, например рисунки или звуковое вложение. Таким образом, в случае отсутствия защиты открытия вложения двойной щелчок по пиктограмме файла вызовет его открытие и, соответственно, возможное заражение вирусом. При безопасной работе Outlook выдаст предупреждение и предложит два варианта: открыть или сохранить на диске. Убедительно советую не открывать из Outlook подобные файлы, а сначала сохранить их на диске, после чего обязательно проверить на наличие вирусов. И только после этих процедур открыть файл. Конечно, данные действия несколько замедляют процесс обработки сообщений, но в случае заражения компьютера вирусом этот процесс может прекратиться вовсе.
Рис. 9.31. Диалоговое окно Открытие вложения
Как видите, просмотр и обработка полученного сообщения достаточно просты. Иногда, когда приходит более чем одно сообщение, удобно воспользоваться специальными кнопками Далее (Next) или Назад (Back) для перехода к следующему или предыдущему сообщению, не покидая уже открытой формы.
Помимо работы с сообщением, открывая его форму, можно работать с ним непосредственно в одном из представлений папки Входящие, которые и будут рассмотрены в следующем разделе.
Представления папки Входящие
Как упоминалось выше, полученные сообщения можно увидеть в папке Входящие (Inbox), отправленные - в папке Отправленные (Sent), неотправленные - в папке Черновики (Draft). Для всех этих папок Microsoft Outlook предлагает несколько стандартных представлений. Мы же будем рассматривать представления на примере папки Входящие. В табл. 9.6 приведено описание стандартных представлений папки Входящие.
| Представление | Отображаемые элементы |
| Сообщения (Messages) | Список всех сообщений. Отображаемые поля: Важность, Значок, Отметка, Вложение, От, Тема, Получено |
| Сообщения с автопросмотром (Messages with AutoPreview) | Список всех сообщений с тремя первыми строчками текста для еще не открытых писем |
| По отметке "К исполнению" (By Following-Up Flag) | Список всех сообщений, сгруппированных по отметке с определенной датой выполнения |
| За последние семь дней (Last Seven Days) | Сообщения, полученные за последние семь дней |
| Отмеченные на следующие семь дней (Flagged for next seven days) | Сообщения, назначенные отметкой на следующие семь дней |
| По предметам (By Conversation topic) | Список всех сообщений, сгруппированных по полю Тема |
| По отправителю (By Sender) | Список всех сообщений, сгруппированных по полю От |
| Непрочитанные сообщения (Unread Messages) | Сообщения, помеченные как непрочтенные |
| По получателю (Send To) | Сообщения, сгруппированные по полю Кому |
| Временная шкала для сообщений (Message Timeline) | Все сообщения отображаются в хронологическом порядке на временной шкале |
Таблица 9.6. Представления папки Входящие
Этот раздел предназначен для создания новых папок в электронной почте mail, для распределения писем. Папки помогают упорядочить почту, распределяя письма по тематикам или другим параметрам. Папки так же позволяют закрыть доступ к определенным письмам, закрыв папку паролем.
Заходим в настройки — кнопка в правом верхнем углу, рядом с кнопкой «Выход» или нажимаем кнопку «Еще» и выбираем «Настройки».
Выбираем раздел «Папки» либо в списке слева, либо справа с иконкой в виде желтой папки с нарисованным на ней замком.
На странице указан список уже имеющихся папок. В верху списка кнопка «Добавить папку», нажав эту кнопку, можно соответственно создать новую папку для писем. Создадим для примера папку «Личное», нажимаем «Добавить папку».
В первом поле записываем имя новой папки (можно любое,но я создам «Личное»). Во второй строке выбираем уровень вложенности, то есть это как в операционной системе, либо эту папку будет видно и она будет равной другим, либо она будет находиться внутри другой папки. Чтобы было более понятно, создам папку вложенную в уже имеющуюся папку «Входящие». Открываю поле «Папка на первом уровне» и выбираю папку «Входящие».
Теперь выбираем доступность папки. «Недоступна для почтовых программ (POP3)» — это означает, что если установить флажок в этом пункте, то Вы не сможете открывать эту папку из программ для пользования электронной почтой, таких как Bat, Microsoft Outlook и тому подобное. В этом случае письма из папки можно будет открывать только в почте Mail.
Можно создать пароль, если доступ к почте имеет еще кто либо другой. Для создания пароля, ставим флажок в графе «Папка защищена паролем».
Появляются дополнительные строки для заполнения — дважды вводим пароль для папки (как создавать пароль можно посмотреть в разделе «регистрация в mail»), после пароля вводим секретный вопрос, вопрос не выбирается, а придумывается самостоятельно. Далее следует ответ на этот вопрос. Ответ и вопрос не обязательно должны быть логически взаимосвязаны, главное чтобы Вы потом смогли вспомнить этот ответ. Ответ предназначен для восстановления пароля, не советую писать что попало, так как однажды Вы обязательно забудете пароль.
В нижней строке вводим пароль от почтового ящика Mail, то есть от того ящика, в котором Вы сейчас находитесь. Если не помните пароль, переходим в раздел «восстановление пароля» . После всех заполнений данных, нажимаем кнопку «Добавить».
Теперь в списке папок появилась новая под названием «Личное». Если навести на новую папку, то справа появляются две кнопки, — настройки, и — удаление папки. В настройках папки можно переименовать папку, сделать недоступной для почтовых программ и закрыть паролем. В общем это все то, что мы задаем при создании новой папки.
Если навести мышкой на главные папки, которые уже существовали при входе, то так же появляются две кнопки — «Очистить» и — настройки. Удалять можно лишь те папки, которые сам создал. При очистке папки, удаляются все письма, которые хранятся в этой папке.
Теперь переходим к главному меню, чтобы посмотреть на результат наших действий, для перехода нажимаем в списке слева «перейти во входящие».
Среди папок появилась новая — та, которую создали. Папка «Личное» находится под папкой «Входящие», при этом ее можно скрыть или показать с помощью треугольника в папке «Входящие».
Сюда летит абсолютно ВСЕ:
- Мысли
- Информация
Это не бумажная папка и даже не папка в компьютере. Это то, где вы собираете все это.
В моем случае это на 95% диктофон и на 5% телефон. У вас это может быть блокнот или личный помощник Вася))
Выньте все из головы!
Главное правило: в голове не должно храниться НИ-ЧЕ-ГО.
Даже если вам кажется, что “ну, уж Барсика-то я точно не забуду покормить перед поездкой. Он и сам заорет” – все равно пишите!
Каждая мелочь записывается. Я это делаю на диктофон. О том, как я работаю с диктофоном писал .
Если у вас все записано, то голова перестает снова и снова прокручивать дела, информацию. Она сама собой расслабляется! Я писал о таком простом способе борьбы со стрессом .
Не решать! Не разбирать!
Пришло дело? Записали? Забудьте!
Не надо его обдумывать, разбирать… Продолжайте собирать окружающие вас дела и проблемы до тех пор пока ничего не останется!
Нам надо собрать огромную кучу дел, забот, информации… Все в одну кучу! Когда я в первый раз сел за сбор этой кучи у меня набралось около сотни различных дел. Раньше все эти дела маячили где-то там на задворках сознания, а теперь – вот они! Все в одном месте!
Разбор
Ха, а вы думали, что эта куча дел сама собой разрешится?
Разбирать папку “Входящие” надо каждое утро или каждый вечер.
О том, как мы будем разбирать “Входящие” я еще скажу, а пока коротко отметим, что у любого входящего может быть 4 судьбы:
- Оно удаляется. Например, вы решили, что дело “Выскочил прыщ на носу” не стоит ваших хлопот – само пройдет!
- Оно выполняется. Например, дело “Надо почистить СМСки” выполняется прямо при разборе за 1 минуту
- Оно идет в “Когда-нибудь” (). Например, дело “Посетить Мадрид”. Сейчас нам не до него. Оно летит в папку “Когда-нибудь”. О ней мы еще поговорим.
- Оно переходит в текущие дела (). И будет выполнено. Когда? Об этом тоже поговорим в следующих уроках.
Вся корреспонденция распределяется по папкам. При входе в почтовый ящик загружается список писем папки "Входящие" , куда попадают по умолчанию все Ваши входящие письма.
Навигация по папкам доступна в левой части страницы. Сверху перечислены системные папки: Входящие, Отправленные, Черновики, Спам, Корзина (которые не могут быть удалены или переименованы), ниже будут отображаться Ваши личные папки. Рядом с названием папки отображается количество новых (непрочитанных) писем в ней.
Для того чтобы зайти в нужную папку и просмотреть письма, содержащиеся в ней, нажмите на ее название. Все папки имеют одинаковый интерфейс (см.рис.1).
Рис.1. Входящие письма.
Входящие письма
Непрочитанные письма в списке будут выделены жирным шрифтом . Письма, помеченные как "Важные" , будут отмечены красным флажком , а письма, которые содержат вложения, - скрепкой .
Вы можете изменить количество писем со стандартных 25 штук на странице на удобное для вас количество. Для этого зайдите в раздел "Настройки" (линейка меню в верхней части страницы), затем выберите подраздел "Общие" и выберите из списка удобное Вам значение. Не забудьте нажать кнопку "Сохранить" .
Чтобы проверить пришли ли новые письма, обновите список писем, нажав на кнопку основного меню "Обновить" .
Список писем можно упорядочить по дате получения или размеру письма. По умолчанию список сортируется по убыванию даты получения. Для того чтобы отсортировать список по-другому, нажмите на ссылку "Сортировать " справа над списком писем. Появится меню сортировки (см.рис.2), выберите нужный вариант.
Рис.2. Сортировка списка писем.
Поле необходимо для того, чтобы выделить письмо или письма "галочкой" для дальнейших действия с ними. Нажмите на значок, чтобы выделить письмо или снять выделение, если оно уже есть.
Вы можете выделять галочками письма вручную или воспользоваться групповым выделением всех писем или по выбранному критерию. Для того чтобы выделить все письма на текущей странице, нажмите на значок над списком. Или выберите из выпадающего списка нужный критерий (см.рис.3), нажав на стрелку рядом со значком . Таким образом, вы можете выделить все письма, прочитанные, непрочитанные, важные или неважные письма на текущей странице списка.
Рис.3. Групповое выделение писем.
Письма могут быть отмечены как "Прочитанное" или "Непрочитанное" , а также специальным флажком "Важные" . Письма, не отмеченные флажком, считаются "Неважными" . Кроме этого письма можно отметить как СПАМ , такие письма автоматически считаются прочитанными и переносятся в папку "Спам ".
Для того чтобы изменить статус писем, отметьте галочками нужные письма, затем выберите из выпадающего списка "Отметить" (см.рис.4) новый статус.
Рис.4. Изменение статуса писем.
Для перемещения писем в другую папку выделите галочками нужные письма, затем выберите название целевой папки из выпадающего списка "Переместить" (см.рис.5).
Рис.5. Перемещение писем.
Примечание: при перемещении папок действуют следующие ограничения:
- из папки "Входящие" возможно перемещение в папку "Корзина" или в личные папки;
- из папки "Отправленные" возможно перемещение в папку "Корзина" или в личные папки;
- из папки "Черновики" перемещение не возможно;
- из папки "Спам" возможно перемещение в папку "Входящие", Корзина или в личные папки;
- из папки "Корзина" возможно перемещение в папку "Входящие" или в личные папки;
- из личных папок возможно перемещение в папку "Входящие", Корзина или в другие личные папки.
После успешного выполнения действия с письмом над списком отображается системное сообщение выделенное зеленым фоном (см.рис.6). Оно автоматически закроется при обновлении страницы или при переходе на другую страницу. Вы можете также закрыть его вручную, нажав на крестик. Такие сообщения будут появляться при работе не только с письмами, но и с папками, контактами и настройками интерфейса.
Рис.6. Системное сообщение.
В верхней части страницы располагается строка поиска по письмам. При установке курсора в строку появляется форма расширенного поиска (см. рис.7).
Рис.7. Форма поиска по письмам.
В выпадающем списке выберите папку, в которой будет выполнен поиск писем. По умолчанию поиск выполняется в папке "Входящие". Письма можно найти по вхождению заданной строки в:
- Электронный адрес отправителя - От кого .
- Тему письма - Тема .
- Текст письма - В письме .
Ниже Вы можете отметить, среди каких писем искать. Если ни одна галочка не установлена, то будет выполняться поиск любых писем, если установлена:
- Непрочитанные - поиск ТОЛЬКО непрочитанных писем.
- Важные - поиск ТОЛЬКО писем, отмеченных как ВАЖНЫЕ.
- С вложениями - поиск ТОЛЬКО писем с вложениями.
Чтобы найти письмам по заданным параметрам, нажмите кнопку "Найти" . Результаты поиска отобразятся в общем списке писем (см. рис.8), условия поиска будут отображены в строке поиска.
Рис.8. Результаты поиска по письмам.