Создание простого запроса на выборку. Запросы на выборку в Access Создание запроса на выборку с помощью мастера запросов

Тема: Создание межтабличных связей. Создание запроса на выборку, с параметром и итогового запроса.

Открыть созданную в предыдущей лабораторной работе базу данных Деканат ТФ .

Создание межтабличных связей

В окне базы данных выбрать объект Таблицы . Щелкнуть по кнопке «Схема данных » на панели инструментов или выполнить команду «Сервис »  «Схема данных », используя командное меню. На экране появится окно «Схема данных » и окно «Добавление таблицы » (рис. 18).

Рис. 18. Диалоговое окно «Схема данных» и диалоговое окно «Добавление таблицы»

В окне «Добавление таблицы » на закладке «Таблицы » перечислены все таблицы базы данных. Для создания связей между таблицами их нужно переместить из окна «Добавление таблицы » в окно «Схема данных ». Для переноса таблицы ее надо выделить щелчком мыши и щелкнуть по кнопке «Добавить ». После переноса нужных таблиц закрыть окно «Добавление таблицы ».

Перенести все таблицы в окно «Схема данных ». Изменить размер окон таблиц, чтобы был виден весь текст (рис. 19).

Чтобы создать связь между таблицами Студенты и Оценки в соответствии со Схемой данных надо подвести курсор мыши к полю Код студента в таблице Студенты и при нажатой клавише мыши перетащить это поле на поле Код студента в таблице Оценки , а затем отпустить кнопку мыши. Откроется окно «Изменение связей » (рис. 20).

Установить флажок в свойстве «Обеспечение целостности данных », щелкнув по нему. Установить флажки в свойствах «Каскадное обновление связанных полей » и «Каскадное удаление связанных полей ». Это позволит редактировать записи только в таблице Студенты , а в таблице Оценки эти действия со связанными записями будут выполняться автоматически.

Для создания связи щелкнуть по кнопке «Создать ».

Рис. 19. Внешний вид схемы данных базы данных «Деканат ТФ » до наложения связей

Рис. 20. Диалоговое окно задания параметров связи между полями таблиц

Аналогично в соответствии со Схемой данных создаются связи между остальными таблицами (рис. 21).

Рис. 21. Схема данных базы данных «Деканат ТФ »

При закрытии окна схемы данных ответить Да на вопрос о сохранении макета.

Созданные связи между таблицами базы данных могут быть изменены.

Для изменения связей нужно вызвать окно «Схема данных ». После этого установить курсор мыши на связь, которую нужно изменить и щелкнуть правой клавишей мыши. Появится контекстное меню (рис.22):

Рис. 22. Контекстное меню связи

Если выбрать команду «Удалить », то после подтверждения связь будет удалена. Если нужно изменить связь, выбрать команду «Изменить связь ». После этого в появившемся окне «Изменение связей » (в его верхней части) выбрать поля в таблицах, которые нужно связать и щелкнуть по кнопке «Создать ».

Запросы

Для отбора или поиска данных из одной или нескольких таблиц используются запросы. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчётов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, а также выполнять вычисления над группами записей.

Мы будем разрабатывать запросы в режиме Конструктора .

В Access можно создавать следующие типы запросов:

Запрос на выборку . Является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы. Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений. Для изменения условий отбора надо изменять запрос.

Запрос с параметрами . Это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные или значение, которое требуется вставить в поле. Эти данные или значение могут меняться при каждом обращении к запросу.

Перекрестный запрос . Используется для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Запрос на изменение . Это запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение:

1. На удаление записи. Этот запрос удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц.

2. На обновление записи. Вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Позволяет изменять данные в таблицах.

3. На добавление записей. Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

4. На создание таблицы. Создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

Запросы SQL . Создаются при помощи инструкций языка SQL , используемого в БД .

Тема: Создание межтабличных связей. Создание запроса на выборку, с параметром и итогового запроса.

Открыть созданную в предыдущей лабораторной работе базу данных Деканат ТФ .

Создание межтабличных связей

Рис. 18. Диалоговое окно «Схема данных» и диалоговое окно «Добавление таблицы»

Для создания связи щелкнуть по кнопке «Создать ».

Рис. 19. Внешний вид схемы данных базы данных «Деканат ТФ » до наложения связей

Рис. 20. Диалоговое окно задания параметров связи между полями таблиц

Аналогично в соответствии со Схемой данных создаются связи между остальными таблицами (рис. 21).

Рис. 21. Схема данных базы данных «Деканат ТФ »

При закрытии окна схемы данных ответить Да на вопрос о сохранении макета.

Созданные связи между таблицами базы данных могут быть изменены.

Рис. 22. Контекстное меню связи

Запросы

Мы будем разрабатывать запросы в режиме Конструктора .

В Access можно создавать следующие типы запросов:

1. На удаление записи. Этот запрос удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц.

4. На создание таблицы. Создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

Запросы SQL . Создаются при помощи инструкций языка SQL , используемого в БД .

Сегодня мы начнем рассматривать такое приложение как — Microsoft Access 2003 , которое умеет создавать собственные базы данных (формат mdb ), а также создавать клиентские приложения к существующим базам на основе MS SQL Server. Темой сегодняшней статьи будет создание новых запросов из Access, имеется в виду, как простые запросы, так и различные функции, представления и процедуры. Под запросом здесь понимается объекты базы данных.

О Microsoft Access

Microsoft Access – программный продукт компании Microsoft, являющейся реляционной СУБД. Имеет огромные возможности при организации базы данных, создания отдельного приложения, которое может взаимодействовать с множеством других СУБД. Наиболее часто встречающееся решение клиент-сервер, где в качестве клиента выступает приложение, написанное в Access (язык VBA, формы и многое другое ), а сервером является СУБД Microsoft SQL Server. Однако Access поддерживает и взаимодействие с другими СУБД, например, такими как: MySql или PostgreSQL. О Access можно разговаривать долго, но цель сегодняшней статьи именно создание запросов (объектов ) из Access.

Переходим к практике и начнем с простой базы mdb, т.е. как там создать эти самые запросы.

Создание запросов в Microsoft Access 2003 — база MDB

Для начала открываем базу, затем нажимаем на объекты «Запросы» и жмем кнопку «Создать» .

Примечание! Имеется в виду, что база у Вас уже есть.

И перед Вами откроется новое окно выбора типа запроса

Давайте рассмотрим каждый из этих типов запросов подробней.

Типы запросов в Access 2003 — база MDB

Конструктор – это создание запроса на основе конструктора, так сказать в графическом редакторе, но в нем можно перейти в режим sql и написать текст запроса как обычно. Сразу же после запуска у Вас откроется окно выбора нужных таблиц или уже существующих запросов, так как существующие запросы можно также использовать для выборки необходимых данных, это как будто «представление» .

Если не нравится это делать в графическом редакторе, то можете переключиться в режим SQL, для этого нажмите пункт меню «Вид» , затем «Режим SQL» .

Простой запрос – это, можно сказать, такой же конструктор, только немного другого вида и поменьше возможностей.

Перекрестный запрос – это так называемое транспонирование таблицы, другими словами, вывод данных, которые располагаются в колонках по горизонтали, т.е. каждое значение из одного столбца будет выведено по горизонтали в отдельной колонке. Это все делается с помощью мастера, поэтому проблем возникнуть не должно.

Повторяющееся записи – это как видно из названия поиск повторяющихся записей.

Записи без подчиненных – это поиск тех записей, которые отсутствуют в той или иной таблице.

С базами mdb достаточно, так как их редко используют на предприятиях, обычно используют следующую схему – пишут отдельный клиент, а все данные хранят на сервере с помощью СУБД в нашем случае — это MS SQL Server, а клиент Access (.adp).

Создание запросов в Microsoft Access 2003 — база MS SQL Server

Давайте рассмотрим создание новых запросов из клиента Access на базе MS SQL Server (подразумевается, что клиент adp и база данных на основе MS SQL Server у Вас уже есть ).

Примечание! Данная статья не подразумевает изучение sql, поэтому на момент прочтения этой статьи Вы уже должны понимать основы sql и понятие основных объектов в базе данных таких как: представление, функция, процедура. Если Вы совсем новичок в этом, то сначала, конечно же, рекомендуется освоить SQL, так как многие термины ниже Вам будут не понятны. Рекомендуемые статьи:

Что такое представления VIEWS в базах данных? И зачем они нужны?

Начало все такое же, открывает проект, затем нажимаем на объекты «Запросы» и жмем кнопку «Создать» .

И теперь подробней.

Типы запросов в Access 2003 — база MS SQL Server

Конструктор встроенной функции – это, можно сказать, обычное представление, только в нее можно передавать параметры, затем выполняются какие-то запросы на сервере, и возвращается таблица. Это своего рода функция, которая возвращает данные в виде таблицы. К ней обращаются следующим образом (если говорить об sql ):

SELECT * FROM my_test_tabl_func(par1, par2 ……)

После нажатие на «OK» для создания этой функции, у Вас появится уже знакомое окно добавления существующих таблиц, представлений. Но я обычно закрываю это окно и пишу запрос вручную в специальное поле, для того чтобы это поле отобразилось, нажмите на панели следующее:

Затем если Вы хотите добавить входящие параметры можете просто в условие ставить знак @ и название переменной, например, так:

SELECT * FROM table WHERE kod = @par

После на панели в свойствах функции

на вкладке «параметры функции» появится те параметры, которые Вы указали, причем передавать их нужно в том порядке, в котором они здесь указанны.

Конструктор представления – это создание обычного представления, в просто народе «Вьюха» .

Конструктор сохраненной процедуры – создание процедуры с помощью конструктора, принцип такой же, как и в вышеупомянутых функциях. Напомню процедура — это набор sql операторов, как на выборку, так и на изменение данных.

Ввод сохраненной процедуры – это создание процедуры с помощью текстового редактора, т.е. создание процедуры чисто вручную. В итоге то же самое, что и с помощью конструктора. При создании объектов в текстовом редакторе шаблон создания у Вас уже создается автоматически access-ом.

Ввод скалярной функции – это создание функции, которая возвращает значение. Создается с помощью текстового редактора.

Ввод табличной функции – это создание функции, которая вернет набор записей. Похожа на встроенную функцию.

Для того чтобы в клиенте access их можно было отличать, у них разные иконки, те самые которые Вы видите при создании того или иного объекта.

При создании всех этих объектов они сохраняются на сервере, и Вы их можете использовать не только из своего adp проекта, но и из других клиентов.

Конечно же, все эти объекты Вы можете создать и на сервере с помощью, например, Enterprise Manager (устарел, сейчас SQL Server Management Studio ), но мы сегодня рассматриваем возможность создания этих объектов из access клиента.

Для основы я думаю этого достаточно, если говорить об этом подробней, то в рамках одной статьи не уместится, но мне кажется этого достаточно для создания тех или иных запросов. Но если у Вас возникают вопросы по созданию той или иной функции или процедуры, то задавайте их в комментариях, постараюсь помочь.

В простейшем случае запрос реализует выбор из одной таблицы нужных полей, записей, соответствующих заданным условиям отбора, и просмотр результатов выполнения запроса.

Конструирование запросов на выборку с условиями отбора

Рассмотрим запросы на выборку в Access на примере получения информации из таблицы ТОВАР базы данных Поставка товаров .

Задача 1 . Пусть необходимо выбрать ряд характеристик товара по его наименованию.

Для создания запроса в окне базы данных выберите вкладку ленты - Создание (Create) и в группе Запросы (Queries) нажмите кнопку Конструктор запросов (Query Design). Откроется пустое окно запроса на выборку в режиме конструктора - ЗапросN (QueryN) и диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table) (рис. 4.2).
В окне Добавление таблицы (Show Table) выберите таблицу ТОВАР и нажмите кнопку Добавить (Add). Выбранная таблица будет отображена в области схемы данных запроса. Закройте окно Добавление таблицы (Show Table), нажав кнопку Закрыть (Close).

В результате выполненных действий в окне конструктора запросов (рис. 4.1) в верхней панели появится схема данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. В данном случае одну таблицу ТОВАР. Таблица представлена списком полей. Первая строка в списке полей таблицы, отмеченная звездочкой (*), обозначает все множество полей таблицы. Нижняя панель является бланком запроса, который нужно заполнить.

Кроме того, на ленте появляется и автоматически активизируется новая вкладка (Query Tools | Design) (на рис. 4.3 представлена на часть этой вкладки), на которой цветом выделен тип созданного запроса - Выборка (Select). Таким образом, по умолчанию всегда создается запрос на выборку. Команды этой вкладки представляют инструментарий для выполнения необходимых действий при создании запроса. Эта вкладка открывается, когда в режиме конструктора создается новый запрос или редактируется существующий.

Для удаления любой таблицы из схемы данных запроса установите на нее курсор мыши и нажмите клавишу . Для добавления ― нажмите кнопку Отобразить таблицу (Show Table) в группе Настройка запроса (Query Setup) на вкладке Работа с запросами | Конструктор (Query Tools | Design) или выполните команду Добавить таблицу (Show Table) в контекстном меню, вызываемом на схеме данных запроса.
В окне конструктора (рис. 4.4) последовательно перетащите из списка полей таблицы ТОВАР поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, НАЛИЧИЕ_ТОВ в столбцы бланка запроса в строку Поле (Field).
Для включения нужных полей из таблицы в соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приемами:
- в первой строке бланка запроса Поле (Field) щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле. Список содержит поля таблиц, представленных в схеме данных запроса;
- дважды щелкнуть на имени поля таблицы в схеме данных запроса;
- для включения всех полей таблицы можно перетащить или дважды щелкнуть на символе * (звездочка) в списке полей таблицы в схеме данных запроса.
Если вы по ошибке перетащили в бланке запроса ненужное поле, удалите его. Для этого переместите курсор в область маркировки столбца сверху, где он примет вид черной стрелки, направленной вниз, и щелкните кнопкой мыши. Столбец выделится. Нажмите клавишу или выполните команду Удалить столбцы (Delete Columns) в группе Настройка запроса (Query Setup).
В строке Вывод на экран (Show) отметьте поля, иначе они не будут включены в таблицу запроса.
Запишите в строке Условия отбора (Criteria) наименование товара, как показа-но в бланке запроса на рис. 4.4. Так как выражение в условии отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =. Используемое в выражении текстовое значение вводится в двойных кавычках, которые добавляются автоматически.
Выполните запрос, щелкнув на кнопке Выполнить (Run) или на кнопке Режим (View) в группе Результаты (Results). На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записью из таблицы ТОВАР, отвечающей заданным условиям отбора.

ЗАМЕЧАНИЕ
Окно запроса в режиме таблицы аналогично окну просмотра таблицы базы данных. Через некоторые таблицы запроса может производиться изменение данных базовой таблицы, лежащей в основе запроса. Запрос, просматриваемый в режиме таблицы, в отличие от таблицы базы данных Access 2010, не имеет столбца Щелкнуть для добавления (Click to Add), предназначенного для изменения структуры таблицы. В этом режиме на вкладке ленты Главная (Home) доступны те же кнопки, что и при открытии таблицы базы данных.

Если при вводе сложного наименования товара вы допустили неточность, товар не будет найден в таблице. Использование операторов шаблона - звездочка (*) и вопросительный знак (?) (стандарт ANSI-89, используемый для запросов по умолчанию) или знак процента (%) и подчеркивания (_) (ANSI-92, рекомендуемый как стандарт для SQL Server), упрощает поиск нужных строк и позволяет избежать многих ошибок. Введите вместо полного имени товара Корпус* или Корпус%. Выполните запрос. Если в поле наименования товара одно значение начинается со слова «Корпус», результат выполнения запроса будет таким же, как в предыдущем случае. После выполнения запроса введенное выражение будет дополнено оператором Like «Корпус*». Этот оператор позволяет использовать символы шаблона при поиске в текстовых полях.
Если необходимо найти несколько товаров, используйте оператор In. Он позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках. Запишите в строке условий отбора In («Корпуc MiniTower»;»HDD Maxtor 20GB»;»FDD 3,5″). В таблице запроса будет выведено три строки. В операторе In не допускается использование символов шаблона.
Сохраните запрос, щелкнув на вкладке Файл (File) и выполнив команду Сохранить (Save). В окне Сохранение (Save As) введите имя запроса Пример1. Заметим, что имя запроса не должно совпадать не только с именами имеющихся запросов, но и с именами таблиц в базе данных.
Закройте текущий запрос по команде контекстного меню Закрыть (Close) или нажав кнопку окна запроса Закрыть (Close).
Выполните сохраненный запрос, выделив запрос в области навигации и выбрав в контекстном меню команду Открыть (Open).
Для редактирования запроса выделите его в области навигации и выполните в контекстном меню команду Конструктор (Design View).

Задача 2. Пусть надо выбрать товары, цена которых не более 1000 руб., и НДС не более 10%, а также выбрать товары, цена которых более 2500 руб. Результат должен содержать наименование товара (НАИМ_ТОВ), его цену (ЦЕНА) и НДС (СТАВКА_НДС).

Создайте новый запрос в режиме конструктора, добавьте таблицу ТОВАР. В окне конструктора (рис. 4.5) последовательно перетащите из списка полей таблицы ТОВАР в бланк запроса поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, СТАВКА_НДС.
Запишите Условия отбора (Criteria), как показано в бланке запроса на рис. 4.5. Между условиями, записанными в одной строке, выполняется логическая операция AND. Между условиями, записанными в разных строках, выполняется логическая операция OR.
Выполните запрос, щелкните на кнопке Выполнить (Run) в группе Результаты (Results). На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записями из таблицы ТОВАР, отвечающими заданным условиям отбора.
Сохраните запрос, выполнив соответствующую команду в контекстном меню запроса, которое вызывается при установке курсора на заголовок запроса. Дайте ему имя Пример2 .

Задача 3 . Пусть надо выбрать все накладные за заданный период. Результат должен содержать номер накладной (НОМ_НАК), код склада (КОД_СК), дату отгрузки (ДАТА_ОТГР) и общую стоимость отгруженного товара (СУММА_НАКЛ).

Создайте новый запрос в режиме конструктора, добавьте таблицу НАКЛАДНАЯ. В окне конструктора последовательно перетащите из списка полей таблицы НАКЛАДНАЯ в бланк запроса все необходимые поля.
Для поля ДАТА_ОТГР в строке Условия отбора (Criteria) запишите Between #11.01.2008# And #31.03.2008#. Оператор Between задает интервал дат (в ANSI-92 вместо знака # используются одинарные кавычки ‘). Кроме того, этот оператор позволяет задать интервал для числового значения.

Для закрепления смотрим видеоурок:

Вычисляемые поля в запросах Access .

Конструирование запросов на выборку с условиями отбора

Рассмотрим запросы на выборку в Access на примере получения информации из таблицы ТОВАР базы данных Поставка товаров.

Задача 1 . Пусть необходимо выбрать ряд характеристик товара по его наименованию.

Для создания запроса в окне базы данных выберите вкладку ленты - Создание (Create) и в группе Запросы (Queries) нажмите кнопку Конструктор запросов (Query Design). Откроется пустое окно запроса на выборку в режиме конструктора - ЗапросN (QueryN) и диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table) (рис. 4.2).
В окне Добавление таблицы (Show Table) выберите таблицу ТОВАР и нажмите кнопку Добавить (Add). Выбранная таблица будет отображена в области схемы данных запроса. Закройте окно Добавление таблицы (Show Table), нажав кнопку Закрыть (Close).

Для удаления любой таблицы из схемы данных запроса установите на нее курсор мыши и нажмите клавишу. Для добавления ― нажмите кнопку Отобразить таблицу (Show Table) в группе Настройка запроса (Query Setup) на вкладке Работа с запросами | Конструктор (Query Tools | Design) или выполните команду Добавить таблицу (Show Table) в контекстном меню, вызываемом на схеме данных запроса.
В окне конструктора (рис. 4.4) последовательно перетащите из списка полей таблицы ТОВАР поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, НАЛИЧИЕ_ТОВ в столбцы бланка запроса в строку Поле (Field).
Для включения нужных полей из таблицы в соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приемами:
- в первой строке бланка запроса Поле (Field) щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле. Список содержит поля таблиц, представленных в схеме данных запроса;
- дважды щелкнуть на имени поля таблицы в схеме данных запроса;
- для включения всех полей таблицы можно перетащить или дважды щелкнуть на символе * (звездочка) в списке полей таблицы в схеме данных запроса.
Если вы по ошибке перетащили в бланке запроса ненужное поле, удалите его. Для этого переместите курсор в область маркировки столбца сверху, где он примет вид черной стрелки, направленной вниз, и щелкните кнопкой мыши. Столбец выделится. Нажмите клавишу или выполните команду Удалить столбцы (Delete Columns) в группе Настройка запроса (Query Setup).
В строке Вывод на экран (Show) отметьте поля, иначе они не будут включены в таблицу запроса.
Запишите в строке Условия отбора (Criteria) наименование товара, как показа-но в бланке запроса на рис. 4.4. Так как выражение в условии отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =. Используемое в выражении текстовое значение вводится в двойных кавычках, которые добавляются автоматически.
Выполните запрос, щелкнув на кнопке Выполнить (Run) или на кнопке Режим (View) в группе Результаты (Results). На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записью из таблицы ТОВАР, отвечающей заданным условиям отбора.

Если при вводе сложного наименования товара вы допустили неточность, товар не будет найден в таблице. Использование операторов шаблона - звездочка (*) и вопросительный знак (?) (стандарт ANSI-89, используемый для запросов по умолчанию) или знак процента (%) и подчеркивания (_) (ANSI-92, рекомендуемый как стандарт для SQL Server), упрощает поиск нужных строк и позволяет избежать многих ошибок. Введите вместо полного имени товара Корпус* или Корпус%. Выполните запрос. Если в поле наименования товара одно значение начинается со слова «Корпус», результат выполнения запроса будет таким же, как в предыдущем случае. После выполнения запроса введенное выражение будет дополнено оператором Like «Корпус*». Этот оператор позволяет использовать символы шаблона при поиске в текстовых полях.
Если необходимо найти несколько товаров, используйте оператор In. Он позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках. Запишите в строке условий отбора In («Корпуc MiniTower»;»HDD Maxtor 20GB»;»FDD 3,5″). В таблице запроса будет выведено три строки. В операторе In не допускается использование символов шаблона.
Сохраните запрос, щелкнув на вкладке Файл (File) и выполнив команду Сохранить (Save). В окне Сохранение (Save As) введите имя запроса Пример1. Заметим, что имя запроса не должно совпадать не только с именами имеющихся запросов, но и с именами таблиц в базе данных.
Закройте текущий запрос по команде контекстного меню Закрыть (Close) или нажав кнопку окна запроса Закрыть (Close).
Выполните сохраненный запрос, выделив запрос в области навигации и выбрав в контекстном меню команду Открыть (Open).
Для редактирования запроса выделите его в области навигации и выполните в контекстном меню команду Конструктор (Design View).

Создайте новый запрос в режиме конструктора, добавьте таблицу ТОВАР. В окне конструктора (рис. 4.5) последовательно перетащите из списка полей таблицы ТОВАР в бланк запроса поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, СТАВКА_НДС.
Запишите Условия отбора (Criteria), как показано в бланке запроса на рис. 4.5. Между условиями, записанными в одной строке, выполняется логическая операция AND. Между условиями, записанными в разных строках, выполняется логическая операция OR.
Выполните запрос, щелкните на кнопке Выполнить (Run) в группе Результаты (Results). На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записями из таблицы ТОВАР, отвечающими заданным условиям отбора.
Сохраните запрос, выполнив соответствующую команду в контекстном меню запроса, которое вызывается при установке курсора на заголовок запроса. Дайте ему имя Пример2 .

Создайте новый запрос в режиме конструктора, добавьте таблицу НАКЛАДНАЯ. В окне конструктора последовательно перетащите из списка полей таблицы НАКЛАДНАЯ в бланк запроса все необходимые поля.
Для поля ДАТА_ОТГР в строке Условия отбора (Criteria) запишите Between #11.01.2008# And #31.03.2008#. Оператор Between задает интервал дат (в ANSI-92 вместо знака # используются одинарные кавычки ‘). Кроме того, этот оператор позволяет задать интервал для числового значения.

Для закрепления смотрим видеоурок:

Приложение СУБД MS Access – это полноценный помощник для создания и ведения баз данных, заключенных в таблицы и массивы. Если база имеет слишком большой объем, быстро найти необходимые значения довольно сложно.

Именно поэтому в Access существует такая функция, как запросы. Рассмотрим, что это такое, как работает, какие имеет особенности.

Создание запросов в Microsoft Access

Чтобы разобраться, как создавать запросы в Access, нужно знать основные положения работы с СУБД.

Существует два способа выполнить данную процедуру:

Конструктор запросов.
Мастер запросов.

Первый способ дает возможность создать любой из всех доступных запросов в ручном режиме, но с небольшой оговоркой, заключающейся в том, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Также он должен разбираться хотя бы в основных его задачах. Что касается второго способа, то его нужно рассмотреть более подробно.

Легкий путь для новичков

Знающий человек за несколько кликов мышью выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро формирует реестр, в соответствии с собранными ключевыми значениями. Если это первое знакомство с СУБД, и пользователь не представляет, как создавать запросы в Access, то выбирается программа Мастер.

В данном режиме можно ознакомиться и разобраться со следующими типами запросов:

Простой.
Перекрестный.
Записи без подчиненных.
Повторяющиеся записи.

Данный выбор осуществляется уже на первом этапе работы с Мастером. А в дальнейшем, следуя четким указаниям, даже начинающий пользователь легко создаст запрос. Познакомимся с его разновидностями.

Простой запрос

Этот инструмент работы с таблицами собирает нужные данные из указанных пользователем полей. Уже по названию видно, что это самый популярный тип запросов для новичков. Его удобство заключается в том, что такая процедура открывается в новой вкладке. Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос в Access 2010, становится очевидным уже после открытия первого меню Мастера.

Перекрестный запрос

Этот тип выборки более сложный. Чтобы разобраться, как создать перекрестный запрос в Access с помощью «Мастера» в данном режиме, нужно кликнуть по этой функции в первом окне.

На экране появится таблица, в которой можно выбрать до трех столбцов, расположенных в оригинале.

Одно из оставшихся не выбранных полей может быть использовано в качестве заголовков таблицы запроса. На третьем этапе процедуры (пересечение) выбирается еще одно значение с вариативностью функцию (среднее значение, сумма, первый, последний).

На фото показано, что перекрестный запрос создан, и что по заданным параметрам совершены необходимые действия.

Повторяющиеся записи

Как понятно из названия, основное предназначение данного запроса – выборка всех одинаковых строк в таблице по указанным параметрам. Выглядит это так:

Кроме того, доступен выбор дополнительных полей, чтобы подобрать соответствие сразу в нескольких строках.

Чтобы выбрать повторяющиеся записи, нужно раскрыть список запросов и создать там новую папку. Далее в окошке «Новый запрос» выбрать строку «Поиск повторяющихся записей». Далее нужно следовать указаниям Мастера.

Записи без подчиненных

Это последний тип запросов, доступный в режиме «Мастер – Записи без подчиненных».

В этом случае ведется выборка только тех значений, которые не задействованы ни в одном поле таблиц и запросов, но которые уже созданы.

Данный тип актуален только в случаях, когда баз данных несколько.

Все эти четыре типа запросов являются базовой точкой для работы со сложными элементами, но позволяют легко разобраться, как создать запрос в базе данных Access.

Функции запросов в MS Access

Разберемся, зачем нужно выполнять описанные выше действия. Задача всех простых и сложных запросов в СУБД Access заключается в следующем:

Сбор необходимых данных в таблицах, их последующих просмотр, редактирование, добавление новых значений.
Прекрасный исходный материал для подготовки всевозможных форм отчетности.
Проведение математических и статистических счетных процедур над целыми массивами данных с выводом итогов на экран (среднее значение, сумма, отклонение, итоги).

Запрос на выборку

Этот тип работы с базами данных является сложным, так как требует участия нескольких таблиц.

Необходимо, чтобы во всех таблицах были общие ключевые поля. В противном случае совершить операцию не получится.

Повторим, как создать запрос на выборку в Access. Сначала нужно создать простой запрос с выбором нужных полей. Уже здесь можно редактировать данные, чтобы привести их в желаемый вид. К слову, внесенные изменения перенесутся и в исходные таблицы, так что этот момент нужно учитывать.

В открывшемся окне конструктора заполняется окно «Добавление таблиц». Здесь нужно добавить те таблицы или запросы, из которых нужно вытаскивать исходные значения.

После добавления можно приступить к заполнению условий запроса. Для этого нам нужна строка «Поле». В ней нужно подобрать те значения из таблиц, которые будут отображаться при запросе.

Чтобы завершить операцию, нужно нажать на кнопку «Выполнить».

Запрос с параметрами

Это еще одна разновидность сложной процедуры, которая потребует от пользователя определенных навыков работы с базами данных. Одним из главных направлений такого действия является подготовка к созданию отчетов с объемными данными, а также получение сводных результатов. Как создавать запросы в Access 2007 с помощью конструктора, будет рассмотрено ниже.

Начинать данную процедуру по выборке данных нужно с создания простого запроса, чтобы выбрать нужные поля. Далее через режим Конструктора обязательно нужно заполнить поле «Условие отбора» и, уже исходя из внесенного значения, будет осуществляться отбор.

Таким образом, на вопрос о том, как создать запрос с параметром в Access, ответ простой - внести исходные параметры для выборки. Чтобы работать с Конструктором необходимо пользоваться Мастером запросов. Там создается первичные данные для фильтрации, которые служат основой дальнейшей работы.

Расширенный перекрестный запрос

Продолжаем усложнять ситуацию. Еще труднее для понимания является информация о том, как создавать запросы в Access, если присутствует несколько таблиц с данными. Перекрестный запрос уже рассматривался выше, как один из вариантов работы с Мастером. Однако, и в режиме «Конструктора» можно создавать подобный запрос.

Для этого необходимо нажать «Конструктор запросов» - «Перекрестный».

Открывается меню добавления исходных таблиц, а также возможность заполнения выборочных полей. Единственное, на что следует обратить внимание, – пункты «групповая операция» и «перекрестная таблица». Их нужно заполнять правильно, иначе процедура не будет выполнена корректно.

Перекрестные запросы – это наиболее простой способ поиска и выборки информации из нескольких источников данных, плюс с возможностью формирования диаграмм и графиков.

Более того, при использовании данной процедуры быстрее выполняется поиск, даже с несколькими вариантами развития.

Конечно, присутствуют и «подводные камни», которые могут помешать в работе. Например, при создании запроса на сортировку базы данных по значению столбцов система выдает ошибку. То есть доступна только сортировка по стандартным пунктам – «возрастание и убывание».

Подводя итоги, нужно сказать, что решить, как создавать запросы в Access – с помощью Мастера или Конструктора, должен сам пользователь. Хотя, для большинства людей, которые используют СУБД MS Access, больше подойдет первый вариант. Ведь Мастер сам сделает всю работу, оставив для пользователя только несколько кликов мышью, при выборе условий запроса.

Чтобы использовать расширенные настройки, явно необходим опыт работы с базами данных на уровне профессионала. Если в работе задействованы большие базы, лучше всего обратиться к специалистам, дабы избежать нарушения работы СУБД и возможных потерь данных.

Есть один момент, который доступен лишь программистам. Так как основным языком СУБД является SQL, то нужный запрос можно написать в виде программного кода. Чтобы работать в данном режиме, достаточно нажать на строку уже созданного запроса, и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».