Триколор 

Создание Списка и Поля со списком. Как сделать зависимые выпадающие списки. Создание списка или поля со списком с помощью мастера

Поле со списком, называемое еще ниспадающее меню, один из гибких и удобных элементов формы. В зависимости от настроек, в списке можно выбирать одно или несколько значений. Преимущество списка в его компактности и универсальности, список может занимать одну или несколько строк, в нём можно выбирать одно или несколько значений. Поле со списком создается следующим образом.

Тег , который устанавливает высоту списка, ширина списка при этом определяется автоматически исходя из длины текста внутри

Атрибуты тега , с помощью которых можно изменять представление списка.

multiple

Наличие multiple сообщает браузеру отображать содержимое элемента

name

Определяет уникальное имя элемента добавлен атрибут multiple , то можно выделять более одного пункта.

value

Определяет значение пункта списка, которое будет отправлено на сервер. На сервер отправляется пара «имя/значение», где имя задаётся атрибутом name тега

Группирование элементов списка

При достаточно обширном списке имеет смысл сгруппировать его элементы по блокам, чтобы обеспечить наглядность списка и удобство работы с ним. Для этой цели применяется тег . Он представляет собой контейнер, внутри которого располагаются теги является то, что он не выделяется как обычный элемент списка, акцентируется с помощью жирного начертания, а все элементы, входящие в этот контейнер, смещаются вправо от своего исходного положения. Для добавления заголовка группы используется атрибут label , как показано в примере 3.

Пример 3. Группирование элементов списка

HTML5 IE Cr Op Sa Fx

Список

Результат примера показан на рис. 1.

Рис. 1. Группированный список

По своим возможностям эти инструменты группы Форма (вкладка Создание ) не до­тягивают до уровня мастера, поэтому называются просто – Форма , Разделенная форма и Несколько элементов . Access при вызове данных команд помещает в новую форму все без исключения поля исходной таблицы или запроса.

Инструмент форма

В предыдущих версиях программы Access это средство именовалось Автоформа. Чтобы воспользоваться инструментом Форма , необходимо выполнить следующее:

    В области переходов щелкнуть на таблице, для которой будет создана форма.

    На вкладке Создание щелкнуть на кнопке Форма группы Формы . На экране появится созданная приложением Access форма «в столбик», как пока­зано на рис.1. Новая форма открыта в режиме макета.

Рис. 1. Форма «в столбик» для таблицы Товары, созданная с помощью

инструмента Форма

    Access не сохраняет новые формы автоматически. Поэтому, чтобы сохранить созданную форму, нужно щелкнуть на кнопке Сохранить панели быстрого дос­тупа, указать в появившемся диалоговом окне Сохранение имя формы и щелк­нуть на кнопке ОК .

Инструмент Разделенная форма

Новый «формат» интерфейса доступа к данным – разделенная форма, который пред­ложен в версии Access 2007, открывает новые возможности представления данных. Так, например, часть разделенной формы, выполненная в режиме формы, во многих шаблонах Access 2007 играет роль заголовка для части формы, которая реализована в виде таб­лицы. Создание разделенной формы осуществляется с помощью одноименного инструментария и выполняется по уже знакомой схеме.

    В области переходов необходимо щелкнуть на таблице, для которой будет создана форма.

    На вкладке Создание щелкнуть на кнопке Разделенная форма группы Формы . На экране в режиме макета появится созданная приложением Access разделенная форма. На рис. 2 представлен результат применения инструмента Разделенная форма .

    Если необходимо, можно внести изменения в структуру формы, пользуясь возможно­стями режима макета, а затем сохранить форму, щелкнув на кнопке Сохранить панели быстрого доступа.

Рис.2. Разделенная форма для таблицы Товары

Инструмент Несколько элементов

Формы, которые в версии Access относятся к типу «Несколько элементов», или, други­ми словами, ленточные формы , создаются с помощью инструмента Несколько элементов .

    В области переходов нужно щелкнуть на таблице, для которой будет создана форма.

    На вкладке Создание щелкнуть на кнопке Несколько элементов группы Формы . На рис. 3 показана созданная с помощью инструмента Несколько элементов ленточная форма для таблицы Товары .

    Чтобы сохранить форму, нужно щелкнуть на кнопке Сохранить панели быстрого досту­па, указать в появившемся диалоговом окне Сохранение имя формы и щелкнуть на кнопке ОК .

Рис. 3. Ленточная форма для таблицы Товары, созданная с помощью инструмента

Несколько элементов

Создание форм с помощью мастера

В отличие от рассмотренных выше инструментов группы Форма, мастер создания форм готов учесть ваши пожелания при выборе полей, макета и стиля отображения будущей формы. Чтобы создать форму под руководством мастера, необходимо выполнить следующее:

    На вкладке Создание щелкнуть на кнопке Другие формы (группа Формы ), а за­тем в открывшемся списке выбрать пункт Мастер форм . На экране появится первое окно мастера создания форм (рис. 4)

    Из раскрывающегося списка Таблицы и запросы нужно выбрать таблицу или запрос, которые содержат поля будущей формы. Таблицы в этом списке отображаются в алфавитном порядке. Список в области Доступные поля заполнится полями указанной таблицы или за­проса.

    Включить в форму подходящее поле из списка Доступные поля . Чтобы сделать это, нужно щелкнуть на имени нужного поля, а затем на кнопке со значком ">" (или просто дважды щелкните на имени поля). Выделенное поле переместится в список Выбранные поля . Кнопка ">>" позволяет включить в список Выбранные поля сразу все элементы из списка Доступные поля .

Рис. 4. Первое окно мастера создания форм

    Повторить п. 3 требуемое число раз, чтобы включить в форму все необходимые поля. Мастер позволяет включить в новую форму поля и из других таблиц. Для этого нужно выбрать другую таблицу в списке Таблицы и запросы . Когда список Выбранные поля будет пол­ностью сформирован, необходимо щелкнуть на кнопке Далее , чтобы перейти к следующему этапу создания формы. (Если в форму должны быть включены поля из нескольких таблиц, то на этом этапе мастер попросит указать вид представления данных.)

    Новое окно мастера предлагает выбрать внешний вид формы (рис. 5). Список доступных опций макета представлен справа, в виде группы переключателей: в один столбец , ленточный , табличный , выровненный . Слева расположена область предварительного просмотра, в которой при выборе соответствующего переключателя схематично отображается вид будущей формы. Чаще всего при ис­пользовании мастера применяется тип в один столбец. Ознакомившись с пред­лагаемыми типами макетов, щелкните на нужном переключателе, а затем – на кнопке Далее .

Рис. 5. Второе окно Мастера форм для выбора типов макетов

    Следующее окно мастера (рис. 6) предлагает выбрать стиль для формы. Список всех доступных стилей представлен в правой части окна. Щелкнув на од­ном из них, в расположенной слева области предварительного просмотра можно увидеть, как будет выглядеть новая форма. Ознакомившись с доступными вариан­тами, щелкните на наиболее подходящем, а затем – на кнопке Далее .

    На заключительном этапе мастер предлагает указать заголовок для формы. Необходимо ввести нужный заголовок в соответствующее текстовое поле диалогового окна (рис. 7) или оставить предложенное мастером имя без изменений (по умолчанию это название таблицы, на основе которой создавалась форма). Кроме того, необходимо сообщить мастеру о своих дальнейших действиях. Согласитесь с пред­ложенной по умолчанию опцией Открыть форму для просмотра и ввода данных и щелкните на кнопке Готово .

Рис. 6. Третье окно Мастера форм для выбора стиля оформления

Рис. 7. Четвертое окно Мастера форм для указания заголовка новой формы

Если внешний вид вашей новой формы далек от совершенства, заголовки полей ока­зались усеченными и еще очень многое в форме требует, на ваш взгляд, доработки, внес­ти изменения в макет формы можно в режиме макета или режиме конструктора форм. Тем не менее, такие формы вполне готовы к ис­пользованию, а благодаря помощи мастера вы существенно экономите время.

Конструктор форм

Несмотря на то что создание форм «с нуля» в режиме конструктора – это самый сложный путь, именно он позволяет реализовать весь потенциал, который заложен раз­работчиками Access 2007 в такие объекты базы данных, как формы. Для создания форм конструктор предоставляет массу инструментальных средств и мастеров, работать с которыми удобно и приятно. Итак, чтобы инициировать режим конструктора для создания новой формы, необходимо выпол­нить следующее.

    На вкладке Создание щелкнуть на кнопке Конструктор форм (группа Формы ). На экране появится область конструктора формы (рис. 8), а на ленте (вкладка Конструктор ) теперь присутствуют группы инструментов для работы с формой, важнейшие из которых – Элементы управления и Сервис .

Рис. 8. Конструктор форм

    Первое, что должно обязательно присутствовать в форме, - это поля таблицы, в ко­торые заносятся данные. Чтобы отобразить все поля исходных таблиц текущей БД, следует выбрать команду Добавить существующие поля группы Сервис .

    Справа откроется область Список полей . В этом списке нужно выбрать имя таблицы, которая станет источником данных для новой формы.

Группа инструментов Элементы управления и Список полей – это тот минимальный набор средств, с которого начинается создание формы в режиме конструктора.

Использование элементов управления

Элементами управления в приложении Access назы­ваются отдельные конструктивные элементы, которые раз­мещаются в окне формы. Такие элементы могут быть разного типа и выполнять различные функции: отображать данные из полей таблицы, хранить определенный текст (например, заголовки и надписи) или использоваться для декоративного оформления.

Так как при создании формы в нее включается множест­во самых разных объектов (например, списки, поля со списка­ми, надписи, флажки, переключатели, кнопки, линии и так далее), каждый из этих элементов управления необходимо каким-то образом идентифицировать. Поэтому, как только объект помещается в форму, ему присваивается уникальное имя элемента управления . Каждый элемент управления (как и сама форма) обладает набором свойств, доступ к которым возможен через область Окно свойств (рис. 9).

Есть несколько способов, позволяющих вызвать область свойств элемента управления:

      Выделить элемент управления, а затем выбрать команду Страница свойств группы Сервис .

      Дважды щелкнуть на элементе управления.

      Щелкнуть правой кнопкой на элементе управления и выбрать из контекстного ме­ню пункт Свойства .

Рис. 9. Окно свойств для формы

Все элементы управления разделены на три основных типа: присоединенные, свободные и вычисляемые. Присоединенные элементы управления связаны с полем исходной таблицы и используются для отображения данных, а также ввода и обновления записей в таблице. Чаще всего полям таблицы соответствуют присоединенные элементы управления типа Поле . Для полей логического типа применяются такие присоединенные элементы управления, как переключатели, флажки и выключатели. Все присоединенные элементы управления применяются, как правило, с соответствующей им надписью, которая отображает значение свойства Подпись этого элемента управления.

Свободные элементы управления , как следует из их названия, существуют независимо от источников данных – таблиц или запросов – и позволяют выводить на экран текст, прямоугольники, линии, а также объекты OLE, например рисунки, которые содержатся не в таблице, а в самой форме.

Вычисляемые элементы управления в качестве источника данных используют выраже­ния (например, функции и формулы). Примером выражения для вычисляемого элемента управления может служить следую­щая формула: =[ЦенаТовара]*[Количество], применяемая при подсчете общей стоимости товара.

Добавление элементов управления Поле

Элементы управления, эквивалентные указанным в списке полям, размещаются в раз­деле формы, которая называется Область данных .

Чтобы добавить в форму элемент управления, соответствующий полю, необходимо выполнить следующее.

    В области Список полей щелкнуть на нужном поле и, удерживая кнопку мыши, перетащить поле в раздел Область данных формы. Указатель мыши при этом ме­няет свой вид. Когда кнопка отпущена, в форме появится элемент управления ти­па Поле, а слева от него – присоединенный заголовок. Такой заголовок является элементом управления Подпись и отображает либо имя поля таблицы, либо (если оно указано) значение свойства Подпись данного поля, дополненные справа двоеточием (:). Между полем таблицы и элементом управления Поле в форме теперь определена связь.

    Повторить п. 1 требуемое число раз, чтобы перенести в форму все необходимы поля.

Перенести в форму сразу несколько полей можно, предварительно выделив смежные поля удерживая клавишу , а несмежные поля удерживая клавишу .

    Когда все элементы управления размещены в форме, необходимо сохранить структуру формы щелкнув на кнопке Сохранить панели быстрого доступа. В открывшемся диалоговом окне Сохранение указать имя формы и щелкнуть на кнопке ОК.

Создать элемент управления Поле можно также с помощью группы инструментов Эле­менты управления (кнопка Поле ), однако в этом случае в форме будет создан свободный элемент управления, и для привязки его к конкретному полю таблицы придется отдельно устанавливать необходимые свойства элемента.

Поле со списком access – составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список, позволяющий не только выбирать (как в простом списке), но и вводить значения.

Поле со списком позволяет экономить место в объекте базы данных (форме, таблице и др.), так как по умолчанию оно отображает одну строку списка.

Открывается список нажатием на кнопке
(в правом углу элемента управления «Поле со списком access») или клавишами Alt+«стрелка вниз». При помощи простого макроса можно сделать так, чтобы поле со списком раскрывалось само при входе в него.

Чтобы ввести значение в поле со списком access, можно начать вводить значение в поле с клавиатуры или выбрать нужное значение в выпадающем списке. При вводе значений с клавиатуры помогает свойство «Автоподстановка». Если установить его как «да», то при вводе информации Access автоматически будет предлагать значения из списка, выделяя буквы предлагаемого значения после последнего введённого символа.

Обилие всяких кнопочек и настроек может постоянно сбивать вас с толку. Также может появиться страх при первом открытии программы.

Если значение подходит, для его ввода надо лишь нажать клавишу Enter или Tab. Свойство «Ограничиться списком» не разрешит ввести значения, которого нет в списке. Ограничивать списком вводимые значения стоит в первую очередь для снижения вероятности ввода ошибочной информации.

Например, слово «детектив» в поле «литературный жанр» можно написать «детиктив» или «дитиктив», или ещё как-нибудь (неважно, опечатка это или следствие неграмотности оператора. Любой человек может ошибаться и даже имеет на это право).

Такая ситуация просто недопустима. Гораздо проще один раз и в одном месте (в базовой таблице подстановки) правильно ввести название жанра и связать эту запись с полем подстановки в таблице поставок книг отношением «один-ко-многим» (можно и не связывать. Но этот вопрос не представляется возможным обсудить в пределах одной статьи, так как слишком много завязано вопросов с типами полей, связями и др.).

Другой вопрос состоит в том, стоит ли разрешать оператору добавлять новые значения в базовую таблицу подстановки (со стороны «один»). Всё зависит от конкретных задач и типа информации. Не всегда можно предугадать все возможные варианты для значений поля подстановки. Например, поле подстановки для указания пола сотрудника может принимать два значения: «мужской» и «женский». А вот попробуйте создать поле подстановки мужских или женских имён (например, мужские имена: Андрей, Андриан, Андрон, Анджей и т. д.; женские имена: Наталья, Наталия, Наталея, Натали и т. д.).

Аксесс довольно сложная программа. Это подтверждает тот факт, что в интернете можно найти массу информации по ней. Однако, вы знаете что на самом деле достаточно знать лишь 20% инструментов, чтобы создавать и настраивать 80% баз данных в программе?

Во-первых, некоторые родители дают такие имена, которых не было раньше в природе (а это имя ещё надо ввести в базовую таблицу подстановки).

Во-вторых, схожие имена будут «рябить» перед глазами (могут быть десятки очень похожих имён, отличающихся только одной буквой).

В-третьих , быстрее ввести имя вручную побуквенно, чем искать в большом списке, в-четвёртых, вряд ли придётся включать поле имени в простой или составной ключ, так как одних Ивановых Иванов Ивановичей в России не сосчитать (обычно для этого используют числовой код, однозначно идентифицирующий запись в таблице), в-пятых, неправильно введённое имя, как правило, не даёт критических ошибок при фильтрации или сортировке (по причине своей неуникальности имя редко используется для таких случаев.

К тому же оно чаще всего используется в инициалах. Например, я ввёл значение «Иванов Андриан Иванович», хотя имя человека «Андрей». В поле «ФИО» получим «Иванов А. И.». Вроде как и ошибки нет.)

Создаётся поле со списком access, как правило, в режиме конструктора объекта базы данных:

— в таблицах – в области «Свойства поля» на вкладке «Подстановка» есть такой аргумент «Тип элемента управления» с выпадающим списком. Выбираем значение «Поле со списком» и выбираем следующие аргументы: тип источника строк, сам базовый источник строк, номер присоединённого столбца и другие необходимые элементы;

— в формах — при помощи кнопки «Поле со списком» на панели элементов. Если создаём новое поле со списком из базового поля со списком в таблице, то можно просто перенести это поле на форму (отчёт) из окошка «Список полей». Все базовые свойства будут унаследованы новым элементом управления.

Список в отличие от поля со списком всегда открыт и содержит все значения, которые можно выбрать. Если список отображается не полностью, с помощью полос прокрутки можно выбрать нужное значение. Поле, список и поле со списком можно взаимно преобразовывать друг в друга (когда мы ошибочно создали не тот элемент управления. Например, поле вместо поля со списком).

В приведённом ниже примере при выборе города в поле со списком автоматически загружаются в подчинённую форму записи, относящиеся к этому городу (т. е. мы видим, кто стоит на учёте в г. Щёлково).

При создании списка или поля со списком можно брать значения из таблицы или запроса (присоединённый элемент) либо ввести вручную как набор значений (свободный элемент).

Можно создать выражение, которое ссылается на отдельный столбец списка поля со списком или списка. Для этого используем свойство Столбец этого элемента управления:

forms![ИмяФормы]"[Имя поля со списком].(x). Например: forms![Типы]![НазваниеТипа].(1)

х – номер столбца. Столбцы начинают нумерацию с нуля.

При вычислении номера видимого столбца надо принимать в расчет и невидимые столбцы.

При вводе информации в формы баз данных классического приложения Access быстрее и легче выбирать значение из списка, чем вводить его по памяти. Кроме того, благодаря использованию списка вариантов в поле будут вводиться только допустимые значения. Список может быть подключен к существующим данным или содержать фиксированные значения, указанные при его создании. В данной статье описаны списки, доступные в формах программы Access, а также способы их создания и настройки.

В этой статье

Типы списков

Программой Access предусмотрены два типа элементов управления "Список": список и поле со списком.

Данный элемент управления отображает список значений или вариантов. Список содержит строки данных и обычно имеет такой размер, чтобы всегда были видны несколько строк. Строки могут содержать один или несколько столбцов с заголовками или без них. Если список содержит больше строк, чем может быть отображено в элементе управления, появится полоса прокрутки. Выбор ограничен вариантами, представленными в списке; ввести значение в список невозможно.

Поле со списком. Данный элемент управления является более компактным способом отображения списка вариантов: список скрыт до тех пор, пока пользователь не нажмет кнопку раскрытия списка. Кроме того, поле со списком позволяет вводить значения, не содержащиеся в списке. Таким образом, этот элемент управления объединяет в себе функции текстового поля и списка.

1. Нажмите стрелку, чтобы отобразить раскрывающийся список.

2. Выберите необходимый вариант из раскрывающегося списка.

Списки или поля со списками могут быть связанными и свободными элементами управления. Эти элементы управления могут содержать значения из фиксированного списка, который вводится пользователем, либо из таблицы или запроса. Создать связанный список или поле со списком, в который подставляются значения из таблицы или запроса, можно только в том случае, если основой для формы служит источник записей, содержащий поле внешний ключ или поле подстановки. Это позволяет создавать отношения, необходимые для связывания данных в списке или в поле со списком с данными в форме.

Создание списка или поля со списком с помощью мастера

Создание списка или поля со списком путем добавления поля подстановок в форму

Связанные списки или поля со списком можно создавать путем добавления поля подстановок в форму.

Создание списка или поля со списком без использования мастера

При создании списка или поля со списком без использования мастера необходимо вручную задать ряд свойств элемента управления. Для получения дополнительных сведений об определенном свойстве нажмите это свойство, а затем - клавишу F1.

Задача

Значение свойства "Тип источника строк"...

Задайте следующее значение свойства "Источник строк":

Показать значения из таблицы или запроса либо результатов инструкции SQL

Таблица/запрос

В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, содержащие значения, которые нужно отобразить в списке или поле со списком.

Введите инструкцию SQL.

На вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку , чтобы открыть построитель запросов. Дополнительные сведения о создании запросов см. в статье Создание простого запроса на выборку .

Показать фиксированный список значений

Список значений

Введите список фиксированных значений, разделяя их точкой с запятой (; ). Например, Север; Нижний Поддержки Запад

На вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку , чтобы открыть диалоговое окно изменение элементов списка, а затем введите элементы на отдельных строках.

Показать список полей из таблицы или запроса

Список полей

В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, содержащие имена полей, которые нужно отобразить в списке или поле со списком.

    Если вы хотите включить в элемент управления несколько столбцов, перейдите к ячейке свойства Число столбцов и введите их число. Задайте ширину столбцов с помощью свойства Ширина столбцов . Чтобы получить дополнительные сведения о каждом свойстве установите курсор в поле этого свойства и нажмите клавишу F1.

    Если вы хотите, чтобы программа Access сохранила выбранное значение, нажмите поле свойства Данные и укажите поле, к которому нужно присоединить список или поле со списком.

Настройка списка или поля со списком

В форме, открытой в режиме конструктора, выделите список или поле со списком и нажмите клавишу F4, чтобы открыть страницу свойств элемента управления. Затем выполните одно из указанных ниже действий.

    Изменение порядка сортировки в списке или в поле со списком. Если для создания списка или поля со списком использовался мастер, программа Access автоматически сортирует строки, составляющие список, по первому видимому столбцу. Если требуется задать другой порядок сортировки или если в свойстве Источник строк элемента управления был выбран сохраненный запрос, используйте следующую процедуру.

    Присоединение столбца списка или поля со списком

    В поле свойства Присоединенный столбец списка или поля со списком укажите число, соответствующее номеру столбца списка или поля со списком. Например, введите 1 , чтобы присоединить первый столбец списка или поля со списком к базовому полю, заданному в свойстве Данные . При определении номера столбца необходимо учитывать скрытые столбцы.

    Если для свойства Присоединенный столбец задано значение "0", программа Access будет сохранять индекс списка, а не значения одного из столбцов. Это удобно, если нужно вместо значений списка сохранить последовательность чисел.

    Скрытие столбца в списке или в поле со списком в форме

    • В поле свойства Ширина столбцов введите значение 0 для столбцов, которые нужно скрыть.

      Предположим, что у вас есть присоединенное поле со списком из двух столбцов: "КодПоставщика" шириной 1 см и "ИмяПоставщика" шириной 5 см. Столбец "КодПоставщика" - первый столбец списка, поэтому для свойства Ширина столбцов задано значение 1см;5см . Чтобы скрыть столбец "КодПоставщика", установите для свойства Ширина столбцов значение 0см;5см . Столбец "КодПоставщика" остается присоединенным, несмотря на то, что он скрыт.

      Примечание: Если список не раскрыт, в поле со списком отображается первый видимый столбец списка. Например, в предыдущем примере будет отображаться столбец "ИмяПоставщика", поскольку столбец "КодПоставщика" скрыт. Если бы он не был скрытым, в поле отображались бы значения из этого столбца, а не столбца "ИмяПоставщика".

    Добавление заголовков столбцов в поле со списком в форме

    • Чтобы отобразить заголовки столбцов, задайте для свойства Заголовки столбцов значение Да . В полях со списком заголовки списка отображаются только при его раскрытии.

      Если поле со списком или список созданы на основе источника записей, программа Access будет использовать имена полей этого источника записей в качестве заголовков столбцов. Если поле со списком или список созданы на основе списка фиксированных значений, то в качестве заголовков столбцов программа Access будет использовать первые n элементов списка значений (заданных в свойстве Источник строк), где n равно значению свойства Число столбцов .

    Отключение автозавершения при вводе для поля со списком в форме

    • В поле свойства Автоподстановка задайте значение Нет .

      В этом случае нужно будет выбирать значение из списка или вводить его целиком.

    Настройка ширины списка для поля со списком в форме

    • Введите в поле свойства Ширина списка значение ширины в текущих единицах измерения (заданных в панели управления Windows). Чтобы использовать единицы измерения, отличные от принятых по умолчанию, введите обозначение единиц измерения. Например, введите значение 2 см . Убедитесь, что оставлено достаточно места для полосы прокрутки.

      Список поля со списком может быть шире его текстового поля, но не может быть более узким. Значение по умолчанию (Авто ) обеспечивает одинаковую ширину текстового поля и списка.

    Настройка максимального числа строк, отображаемых в поле со списком в форме

    • Введите число в поле свойства Число строк списка .

      Если фактическое количество строк списка превышает значение, указанное в свойстве Число строк списка , при раскрытии списка отображается вертикальная полоса прокрутки.

    Ограничение значений поля со списком элементами, присутствующими в списке в форме

    • В поле свойства Ограничиться списком выберите значение Да .

      Примечания:

      • Если первый столбец, отображаемый в поле со списком, не является присоединенным, нельзя вводить в поле значения, отсутствующие в списке, даже если для свойства Ограничиться списком задано значение Нет .

        Если для свойства Ограничиться списком задано значение Нет , то при вводе в присоединенное поле со списком значения, которого нет в списке, это значение заносится в базовое поле, но не добавляется в список. Чтобы добавить в список элементы, используйте свойство Отсутствие в списке и событие Нет в списке .

Если в каком-либо поле основной таблицы, на базе которой создается форма, содержится не наименование, а код атрибута (это типично для БД), а наименование - в другой, связанной с ней справочной, то целесообразно создать в форме не текстовое поле, а поле со списком. В таком случае при работе с формой данные в таком окне не нужно будет вводить с клавиатуры, достаточно будет выбирать пункт из поля со списком. Естественно, что соответствующая связанная таблица должна быть предварительно создана и данные в нее должны быть введены.

Для создания поля со списком в окне формы вместо создающегося по умолчанию окна ввода (поля):

    перейти в режим «Конструктор»;

    активизировать окно ввода, вместо которого должно быть создано поле со списком, и удалить его;

    #Конструктор# - !Элементы управления! – [Поле со списком];

    создать вместо окна ввода, используя панель элементов, поле со списком. Для этого при нажатой левой кнопке мыши «нарисовать» контур окна ввода. Далее в ходе диалога с Мастером форм:

    указать источник данных (справочную таблицу);

    указать в справочной таблице поля с кодом атрибута и наименованием атрибута;

    установить опцию «Скрыть ключевой столбец». В этом случае в окне формы будет отображаться только наименование атрибута, а код отображаться не будет;

    заменить стандартное название поля со списком на требуемое, отражающее содержание данных в поле со списком.

Создание поля со списком в окнах подчиненных форм

Если форма создается на базе основной и связанной таблицы (или запроса), то Мастер форм автоматически создаст основную и дополнительную подчиненную форму. Для создания поля со списком в окне подчиненной формы нужно «настроить» только дополнительную подчиненную форму, аналогично тому, как это описано в пункте «Создание поля со списком в окнах форм».

4.8. Создание отчетов

Отчеты могут создаваться на основе данных из таблиц или запросов с помощью Мастера отчетов или в режиме «Конструктор».

1. Создание отчета с помощью Мастера отчетов.

    #Создание# - !Отчеты! – [Мастер отчетов]

    по запросам Мастера отчетов выбрать поля из таблиц и запросов, которые должны войти в отчет, указать уровни группировки, порядок сортировки, итоги, вид макета отчета, стиль оформления;

    доработать отчет в режиме «Конструктор» (Изменить названия, виды шрифта и т.д.), если это необходимо.

2. Создание отчета на основе запроса.

    создать запрос (см. раздел «Создание запроса»);

    выполнить действия по п.1.

Построение отчета на основе запроса дает возможность включать в отчет не только первичные данные из таблиц, но и вычисляемые на их основе.

4.9. Создание кнопочных форм управления в бд

Кнопочные формы управления в Access дают возможность формировать средства графического пользовательского интерфейса - панель с кнопками, каждая из которых запускает определенное действие (открывает форму, отчет и т.д.)

    #Работа с базами данных# - !Работа с базами данных! - [Диспетчер кнопочных форм] ;

    во всплывающем диалоговом окне «Диспетчер кнопочных форм» щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке “Изменить…”;

    во всплывающем диалоговом окне «Изменение страницы кнопочной формы» можно изменить название кнопочной формы, затем щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке “Создать…” и ввести элемент кнопочной формы для:

    открытия формы в режиме добавления;

    открытия формы в режиме редактирования;

    открытия отчета;

    выхода из приложения;

    запуска макроса;

    запуска программы.

    повторять п.п. б) и в) для последовательного ввода других элементов кнопочной формы;

    [Закрыть] – [Закрыть].

В результате будет автоматически создано два объекта базы данных: главная кнопочная форма и таблица «Switchboard Items», в которой находятся элементы кнопочной формы. Для удаления главной кнопочной формы и создания новой предварительно нужно удалить оба эти объекта.