Эксель для продвинутых пользователей. Работа в Excel для продвинутых пользователей. Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Которые позволяют оптимизировать работу в MS Excel. А сегодня хотим предложить вашему вниманию новую порцию советов для ускорения действий в этой программе. О них расскажет Николай Павлов - автор проекта «Планета Excel», меняющего представление людей о том, что на самом деле можно сделать с помощью этой замечательной программы и всего пакета Office. Николай является IT-тренером, разработчиком и экспертом по продуктам Microsoft Office, Microsoft Office Master, Microsoft Most Valuable Professional. Вот проверенные им лично приёмы для ускоренной работы в Excel. ↓

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения - тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег - специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps. Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта , нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт - перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert - What If Analysis - Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Если этот подробный обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

Excel для продвинутых: 9 полезных трюков Microsoft Excel, пожалуй, лучшая офисная программа из когда-либо созданных. На ней держатся целые отрасли экономики, так что, виртуозно овладев этим инструментом, Вы сразу заметите, что дела у Вашего бизнеса идут в гору. Кроме множества базовых приёмов работы с этой программой, которые Вы наверняка уже знаете, полезно изучить некоторые хитрости «для продвинутых», которые сделают Вас на голову выше всех остальных. Так что, если хотите впечатлить своих боссов и разгромить конкурентов, Вам пригодятся эти 9 хитрых функций Excel. 1. Функция ВПР Эта функция позволяет быстро найти нужное Вам значение в таблице. Например, нам нужно узнать финальный балл Бетт, мы пишем: =ВПР(“Beth”,A2:E6,5,0), где Beth – имя ученика, A2:E6 – диапазон таблицы, 5 – номер столбца, а 0 означает, что мы не ищем точного соответствия значению. Функция очень удобна, однако нужно знать некоторые особенности её использования. Во-первых, ВПР ищет только слева направо, так что, если Вам понадобится искать в другом порядке, придется менять параметры сортировки целого листа. Также если Вы выберете слишком большую таблицу, поиск может занять много времени. 2. Функция ИНДЕКС Отражает значение или ссылку на ячейку на пересечении конкретных строки и столбца в выбранном диапазоне ячеек. Например, чтобы посмотреть, кто стал четвёртым в списке самых высокооплачиваемых топ-менеджеров Уолл-стрит, набираем: =ИНДЕКС(А3:А11, 4). 3. Функция ПОИСКПОЗ Функция ПОИСКПОЗ выполняет поиск указанного элемента в диапазоне (Диапазон - две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными) ячеек и отражает относительную позицию этого элемента в диапазоне. По отдельности ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ не особо полезны. Но вместе они могут заменить функцию ВПР. Например, чтобы в большой таблице найти, кто является главой Wells Fargo, пишем =ИНДЕКС(А3:А11,ПОИСКПОЗ(«Wells Fargo»,B3:B11,0). С помощью функции ВПР этого не сделать, потому что она ищет только слева направо. А сочетание двух последних позволяет сделать это с легкостью. 4. 3D-сумма Допустим, Вы решили подсчитать, сколько денег Вы тратите каждый день, и вести учёт в течение семи недель. Под каждую неделю Вы создали отдельный лист, куда по дням заносите расходы на алкоголь, еду и прочие мелочи. Теперь на вкладке TOTAL (ИТОГО) нам нужно увидеть, сколько и в какой день Вы потратили за этот период. Набираем =СУММ(‘Week1:Week7’!B2), и формула суммирует все значения в ячейке B2 на всех вкладках. Теперь, заполнив все ячейки, мы выяснили, в какой день недели тратили больше всего, а также в итоге подбили все свои расходы за эти 7 недель. 5. $ Одна из самых удобных функций в арсенале Excel, а также одна из самых простых – это знак $. Он указывает программе, что не нужно делать автоматической корректировки формулы при её копировании в новую ячейку, как Excel поступает обычно. При этом знак $ перед «А» не даёт программе изменять формулу по горизонтали, а перед «1» – по вертикали. Если же написать «$A$1», то значение скопированной ячейки будет одинаковым в любом направлении. Очень удобный приём, когда приходится работать с большими базами данных. 6. & Если Вы хотите собрать все значения из разных ячеек в одну, Вы можете использовать функцию СЦЕПИТЬ. Но зачем набирать столько букв, если можно заменить их знаком «&». 7. Массивы Для создания массива или матрицы Вам потребуется несколько операций, но они сложнее, чем в случае с обычными формулами, ведь для отображения результата требуется не одна, а несколько ячеек. Например, давайте перемножим две матрицы. Для этого используем функцию МУМНОЖ (Массив 1, Массив 2). Главное, не забудьте закрыть формулу круглой скобкой. Теперь нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter, и Excel покажет результат умножения в виде матрицы. То же самое касается и других функций, работающих с массивами, – вместо простого нажатия Enter для получения результата используйте Ctrl+Shift+Enter. 8. Подбор параметра Без этой функции Excel целым легионам аналитиков, консультантов и прогнозистов пришлось бы туго. Спросите кого угодно из сферы консалтинга или продаж, и Вам расскажут, насколько полезной бывает эта возможность Excel. Например, Вы занимаетесь продажами новой видеоигры, и Вам нужно узнать, сколько экземпляров Ваши менеджеры должны продать в третьем месяце, чтобы заработать 100 миллионов долларов. Для этого в меню «Инструменты» выберите функцию «Подбор параметра». Нам нужно, чтобы в ячейке Total revenue (Общая выручка) оказалось значение 100 миллионов долларов. В поле set cell (Установить в ячейке) указываем ячейку, в которой будет итоговая сумма, в поле to value (Значение) – желаемую сумму, а в by Changing cell (Изменяя значение ячейки) выберите ячейку, где будет отображаться количество проданных в третьем месяце товаров. И – вуаля! – программа справилась. Параметрами и значениями в ячейках можно легко манипулировать, чтобы получить нужный Вам результат. 9. Сводные таблицы Если Вам нужно провести макроанализ и увидеть общую картину, а на руках у Вас только бесконечные колонки цифр, то сводная таблица станет отличным способом оптимизировать и ускорить работу. Для этого выберите в меню «Вставка» пункт «Сводная таблица». Введя нужные диапазоны, Вы получите данные в виде удобной для восприятия таблицы. Вы легко можете изменять параметры отображения данных с помощью конструктора сводных таблиц, сравнивать и анализировать полученные числа и т.д. Сводная таблица – прекрасный способ превратить огромный бесполезный объём информации в удобные для работы данные в рекордно короткие сроки. Примечание: название функций и операций на русском языке указано в соответствии с русифицированной версией Microsoft Excel 2010.

Встроенный офисный продукт Microsoft Excel удобен для создания баз данных, ведения оперативного учета. Надстройки программы предоставляют пользователю возможность для продвинутых пользователей автоматизировать работу и исключить ошибки с помощью макросов.

В данном обзоре рассмотрим полезные возможности программы Excel, которые используют продвинутые пользователи для решения различных задач. Мы узнаем, как работать с базой данных в Excel. Научимся применять макросы на практике. А также рассмотрим использование совместного доступа к документам для совместной (многопользовательской) работы.

Как работать с базой данных в Excel

База данных (БД) – это таблица с определенным набором информации (клиентская БД, складские запасы, учет доходов и расходов и т.д.). Такая форма представления удобна для сортировки по параметру, быстрого поиска, подсчета значений по определенным критериям и т.д.

Для примера создадим в Excel базу данных.

Информация внесена вручную. Затем мы выделили диапазон данных и форматировали «как таблицу». Можно было сначала задать диапазон для БД («Вставка» - «Таблица»). А потом вносить данные.

Найдем нужные сведения в базе данных

Выбираем Главное меню – вкладка «Редактирование» - «Найти» (бинокль). Или нажимаем комбинацию горячих клавиш Shift + F5 или Ctrl + F. В строке поиска вводим искомое значение. С помощью данного инструмента можно заменить одно наименование значения во всей БД на другое.

Отсортируем в базе данных подобные значения

Наша база данных составлена по принципу «умной таблицы» - в правом нижнем углу каждого элемента шапки есть стрелочка. С ее помощью можно сортировать значения.

Отобразим товары, которые находятся на складе №3. Нажмем на стрелочку в углу названия «Склад». Выберем искомое значение в выпавшем списке. После нажатия ОК нам доступна информация по складу №3. И только.

Выясним, какие товары стоят меньше 100 р. Нажимаем на стрелочку около «Цены». Выбираем «Числовые фильтры» - «Меньше или равно».

Задаем параметры сортировки.

После нажатия ОК:

Примечание. С помощью пользовательского автофильтра можно задать одновременно несколько условий для сортировки данных в БД.

Найдем промежуточные итоги

Посчитаем общую стоимость товаров на складе №3.

С помощью автофильтра отобразим информацию по данному складу (см.выше).

Под столбцом «Стоимость» вводим формулу: =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E4:E41), где 9 – номер функции (в нашем примере – СУММА), Е4:Е41 – диапазон значений.

Обратите внимание на стрелочку рядом с результатом формулы:

С ее помощью можно изменить функцию СУММ.

В чем прелесть данного метода: если мы поменяем склад – получим новое итоговое значение (по новому диапазону). Формула осталась та же – мы просто сменили параметры автофильтра.

Как работать с макросами в Excel

Макросы предназначены для автоматизации рутинной работы. Это инструкции, которые сообщают порядок действий для достижения определенной цели.

Многие макросы есть в открытом доступе. Их можно скопировать и вставить в свою рабочую книгу (если инструкции выполняют поставленные задачи). Рассмотрим на простом примере, как самостоятельно записать макрос.

Создадим инструкцию, с помощью которой будет автоматически подсчитываться стоимость клиентского заказа:

Скопируем таблицу на новый лист.
Уберем данные по количеству. Но проследим, чтобы для этих ячеек стоял числовой формат без десятичных знаков (так как возможен заказ товаров поштучно, не в единицах массы).
Для значения «Цены» должен стоять денежный формат.
Уберем данные по стоимости. Введем в столбце формулу: цена * количество. И размножим.
Внизу таблицы – «Итого» (сколько единиц товара заказано и на какую стоимость). Еще ниже – «Всего».

Талица приобрела следующий вид:

Теперь научим Microsoft Excel выполнять определенный алгоритм.

Как работать в Excel одновременно нескольким людям

Чтобы несколько пользователей имели доступ к базе данных в Excel, необходимо его открыть. Для версий 2007-2010: «Рецензирование» - «Доступ к книге».

Примечание. Для старой версии 2003: «Сервис» - «Доступ к книге».

Но! Если 2 и более пользователя изменили значения одной и той же ячейки во время обращения к документу, то будет возникать конфликт доступа.

Либо внесенная ранее одним пользователем информация будет удаляться при внесении следующим пользователем нового значения в эту же ячейку.

Программа не только увеличивает производительность работы пользователей, но и отслеживает их ошибки!

К сожалению, в многопользовательском режиме существуют некоторые ограничения. Например:

нельзя удалять листы;
нельзя объединять и разъединять ячейки;
создавать и изменять макросы;
ограниченная работа с XML данными (импорт, удаление карт, преобразование ячеек в элементы и др.).

Но в целом данный режим весьма привлекательный для большой и рутиной работы, которую вместе легче и быстрее выполнять. Совместный доступ существенно повышает производительность работы сотрудников на офисе.

В примере: совместный доступ к файлу - более детально описан процесс подключения и работы в многопользовательском режиме.

Excel - не самая дружелюбная программа на свете. Обычный пользователь использует лишь 5% её возможностей и плохо представляет, какие сокровища скрывают её недра. H&F почитал советы Excel -гуру и научился сравнивать прайс-листы, прятать секретную информацию от чужих глаз и составлять аналитические отчёты в пару кликов. (О"кей, иногда этих кликов 15.)

Импорт курса валют

В Excel можно настроить постоянно обновляющийся курс валют.

Выберите в меню вкладку «Данные».

Нажмите на кнопку «Из веба».

В появившемся окне в строку «Адрес» введите http://www.cbr.ru и нажмите Enter.

Когда страница загрузится, то на таблицах, которые Excel может импортировать, появятся чёрно-жёлтые стрелки. Щелчок по такой стрелке помечает таблицу для импорта (картинка 1).

Пометьте таблицу с курсом валют и нажмите кнопку «Импорт».

Курс появится в ячейках на вашем листе.

Кликните на любую из этих ячеек правой кнопкой мыши и выберите в меню команду «Свойства диапазона» (картинка 2).

В появившемся окне выберите частоту обновления курса и нажмите «ОК».

Супертайный лист

Допустим, вы хотите скрыть часть листов в Excel от других пользователей, работающих над книгой. Если сделать это классическим способом - кликнуть правой кнопкой по ярлычку листа и нажать на «Скрыть» (картинка 1), то имя скрытого листа всё равно будет видно другому человеку. Чтобы сделать его абсолютно невидимым, нужно действовать так:

Нажмите ALT+F11.

Слева у вас появится вытянутое окно (картинка 2).

В верхней части окна выберите номер листа, который хотите скрыть.

- В нижней части в самом конце списка найдите свойство «Visible» и сделайте его «xlSheetVeryHidden» (картинка 3). Теперь об этом листе никто, кроме вас, не узнает.

Запрет на изменения задним числом

Перед нами таблица (картинка 1) с незаполненными полями «Дата» и «Кол-во». Менеджер Вася сегодня укажет, сколько морковки за день он продал. Как сделать так, чтобы в будущем он не смог внести изменения в эту таблицу задним числом?

Поставьте курсор на ячейку с датой и выберите в меню пункт «Данные».

Нажмите на кнопку «Проверка данных». Появится таблица.

В выпадающем списке «Тип данных» выбираем «Другой».

В графе «Формула» пишем =А2=СЕГОДНЯ().

Убираем галочку с «Игнорировать пустые ячейки» (картинка 2).

Нажимаем кнопку «ОК». Теперь, если человек захочет ввести другую дату, появится предупреждающая надпись (картинка 3).

Также можно запретить изменять цифры в столбце «Кол-во». Ставим курсор на ячейку с количеством и повторяем алгоритм действий.

Запрет на ввод дублей

Вы хотите ввести список товаров в прайс-лист так, чтобы они не повторялись. Вы можете установить запрет на такой повтор. В примере указана формула для столбца из 10 ячеек, но их, конечно, может быть любое количество.

Выделяем ячейки А1:А10, на которые будет распространяться запрет.

Во вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Проверка данных».

Во вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных» выбираем вариант «Другой» (картинка 1).

В графе «Формула» вбиваем =СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$10;A1)<=1.

В этом же окне переходим на вкладку «Сообщение об ошибке» и там вводим текст, который будет появляться при попытке ввести дубликаты (картинка 2).

Нажимаем «ОК».

Выборочное суммирование

Перед вами таблица, из которой видно, что разные заказчики несколько раз покупали у вас разные товары на определённые суммы. Вы хотите узнать, на какую общую сумму заказчик по имени ANTON купил у вас крабового мяса (Boston Crab Meat).

В ячейку G4 вы вводите имя заказчика ANTON.

В ячейку G5 - название продукта Boston Crab Meat.

Встаёте на ячейку G7, где у вас будет подсчитана сумма, и пишете для неё формулу {=СУММ((С3:С21=G4)*(B3:B21=G5)*D3:D21)}. Сначала она пугает своими объёмами, но если писать постепенно, то её смысл становится понятен.

Сначала вводим {=СУММ и открываем скобки, в которых будет три множителя.

Первый множитель (С3:С21=G4) ищет в указанном списке клиентов упоминания ANTON.

Второй множитель (B3:B21=G5) делает то же самое с Boston Crab Meat.

Третий множитель D3:D21 отвечает за столбец стоимости, после него мы закрываем скобки.

Сводная таблица

У вас есть таблица (картинка 1), где указано, какой товар, какому заказчику, на какую сумму продал конкретный менеджер. Когда она разрастается, выбирать отдельные данные из неё очень сложно. Например, вы хотите понять, на какую сумму продано моркови или кто из менеджеров выполнил больше всего заказов. Для решения таких проблем в Excel существуют сводные таблицы. Чтобы её создать, вам нужно:

Во вкладке «Вставка» нажать кнопку «Сводная таблица».

В появившемся окне нажать «ОК» (картинка 2).

Появится окошко, в котором вы можете сформировать новую таблицу, используя только интересующие вас данные (картинка 3).

Товарный чек

Чтобы посчитать общую сумму заказа, можно поступить как обычно: добавить столбец, в котором нужно перемножить цену и количество, а потом посчитать сумму по этому столбцу (картинка 1). Если же перестать бояться формул, можно сделать это более изящно.

Выделяем ячейку C7.

Вводим =СУММ(.

Выделяем диапазон B2:B5.

Вводим звёздочку, которая в Excel - знак умножения.

Выделяем диапазон C2:C5 и закрываем скобку (картинка 2).

Вместо Enter при написании формул в Excel нужно вводить Ctrl + Shift + Enter.

Сравнение прайсов

Это пример для продвинутых пользователей Excel. Допустим, у вас есть два прайса, и вы хотите сравнить их цены. На 1-й и 2-й картинке у нас прайсы от 4 и от 11 мая 2010 года. Часть товаров в них не совпадает - вот как узнать, что это за товары.

Создаём в книге ещё один лист и копируем в него списки товаров и из первого, и из второго прайса (картинка 3).

Чтобы избавиться от дублей товаров, выделяем весь список товаров, включая его название.

В меню выбираем «Данные» - «Фильтр» - «Расширенный фильтр» (картинка 4).

В появившемся окне отмечаем три вещи: а) скопировать результат в другое место; б) поместить результат в диапазон - выберите место, куда хотите записать результат, в примере это ячейка D4; в) поставьте галочку на «Только уникальные записи» (картинка 5).

Нажимаем кнопку «ОК» и, начиная с ячейки D4, получаем список без дублей (картинка 6).

Удаляем первоначальный список товаров.

Вводим в колонку сравнения формулу =D5-C5, которая будет вычислять разницу (картинка 7).

Осталось автоматически загрузить в колонки «4 мая» и «11 мая» значения из прайсов. Для этого используем функцию: =ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный _просмотр).

- «Искомое_значение» - это строчка, которую мы будем искать в таблице прайса. Легче всего искать товары по их наименованию (картинка 8).

- «Таблица» - это массив данных, в котором мы будем искать нужное нам значение. Он должен ссылаться на таблицу, содержащую прайс от 4-го числа(картинка 9).

- «Номер_столбца» - это порядковый номер столбца в диапазоне, который мы задали для поиска данных. Для поиска мы определили таблицу из двух столбцов. Цена содержится во втором из них (картинка 10).

Интервальный_просмотр. Если таблица, в которой вы ищете значение, отсортирована по возрастанию или по убыванию, надо ставить значение ИСТИНА, если не отсортирована - пишете ЛОЖЬ.

Протяните формулу вниз, не забыв закрепить диапазоны. Для этого поставьте перед буквой столбца и перед номером строки значок доллара (это можно сделать, выделив нужный диапазон и нажав клавишу F4).

В итоговом столбце отражается разница в ценах по тем позициям, которые есть и в том и в другом прайсе. Если в итоговом столбце отражается #Н/Д, это значит, что указанный товар есть только в одном из прайсов, а следовательно, разницу вычислить невозможно.

Оценка инвестиций

В Excel можно посчитать чистый дисконтированный доход (NPV), то есть сумму дисконтированных значений потока платежей на сегодняшний день. В примере рассчитана величина NPV на основе одного периода инвестиций и четырёх периодов получения доходов (строка 3 «Денежный поток»).

Формула в ячейке B6 вычисляет NPV с помощью финансовой функции: =ЧПС($B$4;$C$3:$E$3)+B3 (картинка 1).

В пятой строке расчёт дисконтированного потока в каждом периоде находится с помощью двух разных формул.

В ячейке С5 результат получен благодаря формуле =C3/((1+$B$4)^C2) (картинка 2).

В ячейке C6 тот же результат получен через формулу {=СУММ(B3:E3/((1+$B$4)^B2:E2))} (картинка 3).

Сравнение инвестиционных предложений

В Excel можно сравнить, какое из двух предложений об инвестировании выгоднее. Для этого нужно выписать в два столбца требуемый объём инвестиций и суммы их поэтапного возврата, а также отдельно указать учётную ставку инвестирования в процентах. С помощью этих данных можно вычислить чистую приведённую стоимость (NPV).

В свободную ячейку нужно ввести формулу =npv(b3/12,A8:A12)+A7, где b3 - учётная ставка, 12 - число месяцев в году, A8:A12 - столбец с цифрами поэтапного возврата инвестиций, A7 - необходимая сумма вложений.

По точно такой же формуле рассчитывается чистая приведённая стоимость другого инвестпроекта.

Теперь их можно сравнить: у кого больше NPV, тот проект выгоднее.

Excel для продвинутых: 9 полезных трюков

Microsoft Excel, пожалуй, лучшая офисная программа из когда-либо созданных. На ней держатся целые отрасли экономики, так что, виртуозно овладев этим инструментом, Вы сразу заметите, что дела у Вашего бизнеса идут в гору.

Кроме множества базовых приёмов работы с этой программой, которые Вы наверняка уже знаете, полезно изучить некоторые хитрости «для продвинутых», которые сделают Вас на голову выше всех остальных. Так что, если хотите впечатлить своих боссов и разгромить конкурентов, Вам пригодятся эти 9 хитрых функций Excel.

1. Функция ВПР
Эта функция позволяет быстро найти нужное Вам значение в таблице. Например, нам нужно узнать финальный балл Бетт, мы пишем: =ВПР(“Beth”,A2:E6,5,0), где Beth – имя ученика, A2:E6 – диапазон таблицы, 5 – номер столбца, а 0 означает, что мы не ищем точного соответствия значению.

Функция очень удобна, однако нужно знать некоторые особенности её использования. Во-первых, ВПР ищет только слева направо, так что, если Вам понадобится искать в другом порядке, придется менять параметры сортировки целого листа. Также если Вы выберете слишком большую таблицу, поиск может занять много времени.

2. Функция ИНДЕКС
Отражает значение или ссылку на ячейку на пересечении конкретных строки и столбца в выбранном диапазоне ячеек. Например, чтобы посмотреть, кто стал четвёртым в списке самых высокооплачиваемых топ-менеджеров Уолл-стрит, набираем: =ИНДЕКС(А3:А11, 4).

3. Функция ПОИСКПОЗ
Функция ПОИСКПОЗ выполняет поиск указанного элемента в диапазоне (Диапазон - две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными) ячеек и отражает относительную позицию этого элемента в диапазоне.

По отдельности ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ не особо полезны. Но вместе они могут заменить функцию ВПР.

Например, чтобы в большой таблице найти, кто является главой Wells Fargo, пишем =ИНДЕКС(А3:А11,ПОИСКПОЗ(«Wells Fargo»,B3:B11,0).
С помощью функции ВПР этого не сделать, потому что она ищет только слева направо. А сочетание двух последних позволяет сделать это с легкостью.

4. 3D-сумма
Допустим, Вы решили подсчитать, сколько денег Вы тратите каждый день, и вести учёт в течение семи недель. Под каждую неделю Вы создали отдельный лист, куда по дням заносите расходы на алкоголь, еду и прочие мелочи.

Теперь на вкладке TOTAL (ИТОГО) нам нужно увидеть, сколько и в какой день Вы потратили за этот период. Набираем =СУММ(‘Week1:Week7’!B2), и формула суммирует все значения в ячейке B2 на всех вкладках. Теперь, заполнив все ячейки, мы выяснили, в какой день недели тратили больше всего, а также в итоге подбили все свои расходы за эти 7 недель.

5. $
Одна из самых удобных функций в арсенале Excel, а также одна из самых простых – это знак $. Он указывает программе, что не нужно делать автоматической корректировки формулы при её копировании в новую ячейку, как Excel поступает обычно.

При этом знак $ перед «А» не даёт программе изменять формулу по горизонтали, а перед «1» – по вертикали. Если же написать «$A$1», то значение скопированной ячейки будет одинаковым в любом направлении. Очень удобный приём, когда приходится работать с большими базами данных.

6. &
Если Вы хотите собрать все значения из разных ячеек в одну, Вы можете использовать функцию СЦЕПИТЬ. Но зачем набирать столько букв, если можно заменить их знаком «&».

7. Массивы
Для создания массива или матрицы Вам потребуется несколько операций, но они сложнее, чем в случае с обычными формулами, ведь для отображения результата требуется не одна, а несколько ячеек.

Например, давайте перемножим две матрицы. Для этого используем функцию МУМНОЖ (Массив 1, Массив 2). Главное, не забудьте закрыть формулу круглой скобкой. Теперь нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter, и Excel покажет результат умножения в виде матрицы. То же самое касается и других функций, работающих с массивами, – вместо простого нажатия Enter для получения результата используйте Ctrl+Shift+Enter.

8. Подбор параметра
Без этой функции Excel целым легионам аналитиков, консультантов и прогнозистов пришлось бы туго. Спросите кого угодно из сферы консалтинга или продаж, и Вам расскажут, насколько полезной бывает эта возможность Excel.

Например, Вы занимаетесь продажами новой видеоигры, и Вам нужно узнать, сколько экземпляров Ваши менеджеры должны продать в третьем месяце, чтобы заработать 100 миллионов долларов. Для этого в меню «Инструменты» выберите функцию «Подбор параметра». Нам нужно, чтобы в ячейке Total revenue (Общая выручка) оказалось значение 100 миллионов долларов. В поле set cell (Установить в ячейке) указываем ячейку, в которой будет итоговая сумма, в поле to value (Значение) – желаемую сумму, а в by Changing cell (Изменяя значение ячейки) выберите ячейку, где будет отображаться количество проданных в третьем месяце товаров. И – вуаля! – программа справилась. Параметрами и значениями в ячейках можно легко манипулировать, чтобы получить нужный Вам результат.

9. Сводные таблицы
Если Вам нужно провести макроанализ и увидеть общую картину, а на руках у Вас только бесконечные колонки цифр, то сводная таблица станет отличным способом оптимизировать и ускорить работу. Для этого выберите в меню «Вставка» пункт «Сводная таблица». Введя нужные диапазоны, Вы получите данные в виде удобной для восприятия таблицы. Вы легко можете изменять параметры отображения данных с помощью конструктора сводных таблиц, сравнивать и анализировать полученные числа и т.д.

Сводная таблица – прекрасный способ превратить огромный бесполезный объём информации в удобные для работы данные в рекордно короткие сроки.

Примечание: название функций и операций на русском языке указано в соответствии с русифицированной версией Microsoft Excel 2010.