MS Access: Что такое база данных? Отличие Access от Excel. Связь между ACCESS и EXCEL

Два продукта Microsoft Office — Access и Excel — часто кажутся пользователю практически идентичными. Такое представление складывается из табличного способа организации данных. И Access, и Excel работают с таблицами, способны обрабатывать и анализировать данные, выполнять сложные расчеты. Чтобы с минимальными затратами времени и труда решить поставленные задачи, стоит определить, какая из программ для этого подходит больше.

Определение

Microsoft Excel — программа для работы с таблицами данных, созданная компанией Microsoft и входящая в пакт программ Microsoft Office.

Microsoft Access — реляционная система управления базами данных, входящая в пакет Microsoft Office.

Сравнение

Как видим из определений, ключевая разница между Access и Excel — в субъекте действия: Excel работает с электронными таблицами, Access — с базами данных в табличном представлении. Внешне это выглядит очень похоже. В Excel данные хранятся в ячейках, образующих столбцы и строки, объединенные в листы. В Access данные хранятся в таблицах, образующих в совокупности базу данных. Последовательность данных в одной строке в Access называется записью.

Excel выполняет задачу организации данных внутри одной таблицы, Access выполняет сложные запросы данных, обращаясь к совокупности таблиц. Поэтому таблица Excel представляет собой нереляционную совокупность данных, а Access — реляционную, в которой у каждого конкретного объекта имеются связи в других таблицах. В Excel каждая ячейка таблицы имеет уникальный идентификатор, составленный из номера строки и буквы столбца, в Access запись снабжена уникальным идентификационным ключом.

Access целесообразно использовать, если массив данных очень большой, а связи между ними сложны. В этом случае взаимодействие таблиц внутри реляционной базы данных обеспечит быстрое управление. Excel соответствует задачам расчетов и статистических сравнений небольшого объема данных. Если данные преимущественно числовые, то удобнее работать с Excel, если же среди них много текстовых значений — Access.

Если с базой данных предполагается многопользовательская работа, а также предстоит постоянная и множественная ее доработка, то в Access не будет никаких проблем при решении такого рода задач. Excel рассчитан на одного пользователя и относительно статичное содержание.

Выводы сайт

Excel работает с таблицами данных, Access — с табличными базами данных.
В Access выполняют более сложные запросы.
Excel — нереляционная совокупность данных, Access — реляционная.
Уникальный идентификатор Excel зависит от названий столбцов и строк, в Access идентификационный ключ автономен.
Access предназначена для работы с большими массивами данных.
Excel работает преимущественно с числовыми данными.
В Access доступна многопользовательская работа.

На первый взгляд СУБД Access очень похожа по своему назначению и возможностям на программу электронных таблиц Microsoft Excel . Однако между ними существуют принципиальные различия.

При работе с электронной таблицей Excel вы можете в ячейку таблицы внести любую информацию, вследствие чего на рабочем листе можно разместить и таблицу, и текст, и рисунок. В один столбец таблицы могут при необходимости вноситься разные данные - числа, текст, даты. Таблица в базе данных Access отличается от таблицы Excel тем, что в ней, как уже говорилось выше, для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в однин столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов.
Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом не вводились данные - прямо в таблицу, через экранную форму или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам.
С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное количество строк. Таблицы баз данных могут включать в себя огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.
Если все необходимые для работы данные вы будете хранить в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информации вы просто можете запутаться в большом количестве файлов. Access позволяет хранить все данные в одном файле и осуществлять доступ к этим данным постранично, т. е. не превышая ограничений на ресурсы памяти компьютера.
В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.
Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.
Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены. Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантировано будут работать с актуальными данными.
Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы, например можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета . Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

Замечание

Возможности Excel, конечно, не ограничиваются только электронными таблицами, например Excel очень удобно использовать для анализа данных, которые хранятся на сервере базы данных (в частности, Microsoft SQL Server), но в этом случае Excel не является хранилищем данных, а обеспечивает только их обработку.

На взгляд простого пользователя СУБД Access схожа по возможностям и назначению на программу электронных таблиц Microsoft Excel. Но на самом деле между этими приложениями существуют существенные отличия.

Например: работая с таблицей Excel можно в ячейку таблицы внести любую информацию, то есть на рабочем листе можно разместить и таблицу, и рисунок, и текст. В один столбец могут вноситься разные данные. Таблица в Access отличается от таблицы Excel тем, что в ней для каждого поля записи определен тип данных, следовательно нельзя в один столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов. Access позволяет вводить данные в таблицы и контролировать правальность вводимых данных, установив правила проверки прямо на уровне таблицы.

Таким образом как-бы не были введены данные (прямо в таблицу, через экранную форму, на странице доступа к данным), Access не сохранит в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам. С таблицами Excel удобно работать, когда они содержат небольшое количество строк. В отличие от подобной ситуации, таблицы баз данных могут включать в себя большое количество записей, обеспечивая удобные способы извлечения из этого множества необходимой информации. Если хранить необходимые данные в документах Word и электронных таблицах, то при увеличении объема информации можно запутаться в немалом количестве файлов.

В свою очередь Access позволяет хранить все данные одним файлом и осуществлять доступ к данным постранично. Так же можно отметить что в Access возможно создание связей между таблицами, это позволяет использовать данные из разных таблиц, при этом для юзера они будут представлены одной таблицей, в свою очередь реализовать нечто подобное с помощью электронных таблиц сложно.

Устанавливая связи мужду отдельными таблицами Access избегает ненужного дублирования данных, экономит память компьютера и увеличивает точность и скорость обработки информации. Для осуществления подобных действий таблицы, которые содержат повторяющиеся данные, разбивают на несколько таблиц. Excel позволяет работать нескольким людям с одним документом, но эти возможности весьиа ограничены, а в свою очередь Аccess может поддерживать одновременную работу с базой пятдесят пользователей и гарантировано, что все пользователи будут работать с актуальными данными.

Aссess имеет развитую систему защиты от нежелательного, несанкционированного доступа, позволяющая каждому пользователю или группе видеть и изменять исключительно те объекты, на которые ему выданы права администратором, например можно запретить к использованию некоторых команд из меню, изменение в данных таблицах или формах, открытие определеннях форм Картыгин С.А Access 2000. Руководство пользователя с примерами. М.: Лаболатория базовых знаний, 2000. 136 с.. Электронные таблицы могут позволить защитить данные паролем или разрещить просмотр данных, но все же эти средства значительно проще.

СУБД Access применяется тогда, когда прикладная задача требует обработки и хранения разнообразной информации о большом количестве объектов и дает возможность многопользовательского режима. Послужить примером может задача ведения учета склада, таблицы Excel могут быть удобным средством хранения ограниченного количества данных таблиц с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Как правило, документы Excel предназначаются для индивидуального пользования.

На первый взгляд СУБД Access очень похожа на программу электронных таблиц Microsoft Excel по своему назначению и возможностям. Однако между ними существует принципиальные отличия:

При работе с электронной таблицей Excel вы можете в ячейку таблицы ввести любую информацию, поэтому на рабочем листе можно разместить и таблицу, и текст, и рисунок. В одном столбце таблицы могут при необходимости вноситься разные данные - числа, текст, даты. Таблица в базе данных Access отличается от таблицы в Excel тем, что в ней, как уже говорилось выше, для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в одном столбце таблицы в разных строках заносить данные разных типов.
Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого можно установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом ни вводились данные - прямо в таблицу, в форме или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи данные, не удовлетворяющие заданным правилам.
С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное число строк, таблицы базы данных могут содержать огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.
Если все необходимые для работы данные вы будете хранить в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информациивы просто можете запутаться в большом количестве файлов, Access позволяет хранить все данные в одном файле и доступ к этим данным осуществляется постранично, т. е. не превышаются ограничения на ресурсыпамяти компьютера.
В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.
Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Именно для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.
Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены, Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантированно будут работать с актуальными данными.
Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или категории видеть и изменять только те объекты, на которые ему были выданы права администратором системы, например, можно запретить использование некоторыхкоманд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, можно сказать, что СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы. Примером может служить задача ведения складского учета. Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

Возможности Excel конечно не ограничиваются только электронными таблицами, например, Excel может очень успешно использоваться для анализа данных, которые хранятся на сервере базы данных (в частности, в Microsoft SQL Server), но в этом случае Excel не является хранилищем данных, а обеспечивает только их обработку.

Сложно сделать выбор между Access и Excel? Неудивительно. На первый взгляд эти программы похожи друг на друга. Ведь они используются для хранения данных, и можно вводить данные в сетку ячеек. Как же сделать правильный выбор? Один из способов - ответить на несколько простых вопросов о том, как требуется организовать данные, а также на родственные вопросы, например, об объеме данных, которые нужно хранить и обрабатывать.

Ответы на эти вопросы могут помочь добиться большего за меньшее время, поэтому стоит попробовать.

Важный вопрос: каким образом организовать данные?

Если при выборе между Access и Excel возникают затруднения, попробуйте ответить на важный вопрос: данные должны быть организованы в виде реляционной структуры или в виде плоской структуры? Это довольно заумные термины, но не стоит их бояться. Выбрать тип структуры не так уж сложно. В следующих разделах будет описан каждый из этих типов структур данных и даны рекомендации по выбору между ними.

Пока что нужно запомнить, что программа Access предназначена для работы с реляционными данными, а приложение Excel лучше подходит для работы с данными в виде плоской структуры.

"Реляционными" называются данные, которые хранятся в нескольких таблицах

В реляционных структурах данные разделены на части, связанные друг с другом.В реляционной структуре данные логически разделены на части, каждая из которых помещена в отдельную таблицу. Это совсем несложно.Например, в базе данных по продажам сведения о клиентах - имена, адреса и другие важные данные - обычно хранятся в одной таблице, а сведения о том, что эти клиенты покупают, - в другой таблице.Такая организация данных обеспечивает их эффективное использование.

Преимущества реляционных структур

Реляционная структура данных обладает несколькими преимуществами.

С ее помощью можно получить ответы на важные деловые вопросы, например: кто купил наибольшее (или наименьшее) количество товаров на прошлой неделе. На рисунке выше показано, как это можно сделать.
Более того, использование отдельных таблиц позволяет упростить работу с данными, поскольку в каждой таблице хранится только часть данных.
И наконец, реляционная структура обеспечивает поддержку точности данных, поскольку можно предотвратить внесение данных пользователями не в ту таблицу.

В плоской структуре все данные хранятся вместе

Обычные (плоские) данные находятся в одной таблице.В отличие от реляционной структуры данных плоская структура представляет собой простой список, который не связан с другими данными. Например, список бакалейных товаров, как и список чьих-либо друзей и родственников, является плоским файлом. Создать плоскую структуру данных легко. Поддерживать такую структуру также несложно, но только до тех пор, пока данных не слишком много.

Для работы с простыми списками прекрасно подходит приложение Excel. Эта программа фактически предназначена для создания и обслуживания плоских файлов.Можно отметить, что каждая таблица в реляционной структуре также является плоским файлом. Например, в обычной базе данных по продажам в одной таблице содержится список клиентов, а в другой - список заказов.

Единственное существенное отличие между типами структур заключается в том, что при использовании плоской структуры не нужно связывать данные из одного списка с данными в другом списке. Каждый список полезен сам по себе.

Связывать или не связывать?

Для действий и повторяющихся данных нужна реляционная структура.

Клиент Кирилов Антон...

И еще один заказ 10 июля. Один клиент - много действий. Для повторений такого типа требуется реляционная структура.

Больше вопросов, больше ясности

Основания для использования каждой из программ.

Хотя тип структуры данных имеет большое значение, это не единственное основание для выбора между приложениями Access и Excel. Чтобы сделать правильный выбор, имеет смысл рассмотреть несколько дополнительных вопросов.

Во-первых, нужно ли хранить данные и управлять ими или анализировать данные? Если основной задачей является хранение данных, следует использовать Access, а для анализа понадобится Excel.
Во-вторых, велик ли объем данных? Например, таблица Excel достигла таких размеров, что с ней стало трудно работать? Если это так, то даже при работе с плоскими данными в Access будет проще найти нужные сведения.
Данные в основном текстовые или числовые? В приложении Access можно хранить большой объем текста - до двух гигабайт в одной базе данных, а Excel предназначен для хранения чисел и выполнения сложных вычислений.

Access - это более легкий доступ к данным

Ниже перечислены еще несколько причин для использования приложения Access.

Необходимость упростить ввод данных пользователями. Например, некоторым пользователям довольно сложно вводить данные в сетку ячеек. В программе Access эту проблему можно устранить путем создания форм для ввода данных, которые облегчают точный ввод данных.
Необходимость отчетов для пользователей. В приложении Access можно создать отчеты, которые пользователи смогут запустить в любое время.
Кроме того, лучше выбрать программу Access в случае, когда необходимо обеспечить возможность одновременной работы с данными нескольких пользователей. В Access запись блокируется только в момент изменения ее пользователем, поэтому несколько пользователей могут одновременно работать с одними и теми же данными. Можно предоставить общий доступ к книге Excel нескольким пользователям, но лучше, чтобы пользователи изменяли данные в Excel в разное время.
Если нужно подключиться к различным источникам данных и изменять данные непосредственно в этих источниках, следует выбрать приложение Access. В Excel можно просматривать внешние данные, но изменить их невозможно.

Для анализа данных и работы с числами следует выбрать Excel

Программа Excel незаменима при работе с числами. С ее помощью можно строить сложные модели "что-если" и выполнять анализ затрат и выгод, что невозможно в приложении Access.

Предполагается использование отчетов сводных таблиц? Это интерактивные таблицы, в которых можно менять местами строки и столбцы и просматривать различные сводные данные. В Excel проще работать с отчетами сводных таблиц, а также с отчетами сводных диаграмм - диаграмм, основанных на этих таблицах.

Если необходимо визуальное представление данных с использованием диаграмм или гистограмм, программа Excel - это лучший выбор.

Наконец, приложение Access есть не у всех, и не каждый умеет с ним работать. Ваши сотрудники могут отдать предпочтение программе Excel.

Выбор между реляционными и плоскими структурами данных

Велик ли объем данных? Даже если это плоские данные, с помощью Access можно значительно упростить их использование и управление ими.
В данных присутствует в основном текст или числа? В Access можно хранить большие объемы текста, к тому же значительно упрощается работа с такими данными. В Excel удобнее хранить и использовать числовые данные в виде плоской структуры.

Веские причины для использования каждой из программ

Преимущества Access	Преимущества Excel
Ввод данных.	Хранение чисел.
Отчеты, которые пользователи могут запускать в любое время.	Отчеты сводных таблиц - это отчеты в интерактивных таблицах, в которых можно менять местами строки и столбцы, чтобы просматривать различные сводные данные.
Подключение к внешним базам данных и изменение данных в них.	Диаграммы, условное форматирование, цветные гистограммы и другие способы визуального представления данных.
Возможность одновременной работы нескольких пользователей с одними и теми же данными.	Широкое распространение. Большинство людей используют Excel, а не Access.