Триколор 

Практические рекомендации по анализу системы информационного обеспечения управленческой деятельности предприятия. Курсовая работа: Информационное обеспечение управления организацией

Информационное обеспечение управления организацией

Введение……………………………………………………………………… 3
Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием…………………………………………………..

Информатизация менеджмента в современных условиях ба­зируется в основном на использовании вычислительной техники. Этот процесс включает в себя несколько стадий:

1. Формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением но­вейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

2. Организацию про­изводства и сферы распределения информационно-вычислитель­ных услуг;

3. Отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

4. Внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управле­ния, а также создание для этого необходимых материально-техни­ческих, организационно-экономических и социальных условий.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

Создания самих вычислительных машин;

Создания для них программного обеспечения;

Подготовлен­ности среды применения.

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

ЭВМ крупногабаритные и персональные;

Микропроцессоры;

Средства телекоммуникаций;

Электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;

Средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечи­словой информации и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирмен­ную систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновре­менном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной об­работки текстовой информации.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различ­ных процедур по обработке информации. Создание комплексной автоматизированной системы включает последователь­ные этапы:

Автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

Использова­ние устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фото­наборных устройств;

Интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

Объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

Использование всего ком­плекса технических средств обработки информации, переход к единой системе об­работки всех видов информации .

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

Оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

Жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;

Настраиваемую систему разработки отчетной документации;

Переход на новые технологии и методы работы;

Улучшение условий труда;

Гибкость управления.

На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов.

Когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий.

На современном этапе развития рыночной экономики полноценная аналитическая обработка учетной и иной экономической информации немыслима без применения средств вычислительной техники. Качественное информационное обеспечение процесса управления хозяйственной деятельностью возможно только при использовании в полной мере всех достижений научно-технического прогресса. В первую очередь это касается применения в практике управления новейших информационных технологий: средств вычислительной техники, телекоммуникаций и программного обеспечения.

Вместе с тем, в большинстве работ, посвященных вопросам автоматизации системы управления деятельностью хозяйствующих субъектов, значительно меньше внимания уделяется проблемам разработки и проектирования аналитических программных продуктов. Кроме того, прогресс в области информационных технологий не ослабевает с течением времени. Революционные преобразования, произошедшие в последние годы в сфере информационных технологий и приведшие к массовому внедрению в практику управления персональных компьютеров и связанных с ними интерактивных технологий, распределенной обработки данных, основанных на диалоге клиент/сервер, требуют дальнейшего развития теоретических и методологических концепций построения информационных систем.

Таким образом, представляется обоснованным вывод, что на сегодняшний день в экономической науке создана достаточно целостная, научно обоснованная концепция организации бухгалтерского и управленческого учета в компьютерной среде. Эта концепция основана на обобщении накопленного опыта построения программных систем с позиций современных информационных технологий и современных подходов к организации учетной работы на предприятиях.

1.3 Формирование комплексной информационной системы.

При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные

и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:

1. Необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;

2. Разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;

3. Внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.

При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии, соблюдаться единая технология эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:

Быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;

Надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала;

Удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;

Возможность масштабирования и развития системы;

Интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;

Возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;

Высокая надежность работы.

Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений:

Технология построения системы по моделям "как надо", без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов, так как использование в работе программных приложений - это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности.

Технология построения систем с подходом "сверху вниз". Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения.

Технология поэтапного внедрения. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.

Привлечение к разработке будущих пользователей. Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя.

Трудности и сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным .

К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам.

Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.

С точки зрения российских руководителей, основным препятствием для внедрения комплексных автоматизированных систем управления являются:

1. слишком большие сроки внедрения;

2. слишком большие временные затраты сотрудников предприятия в процессе внедрения;

3. непредвиденный рост затрат во время выполнения проекта;

4. нежелание исполнителя закрепить в договоре критерии успешного внедрения и свою ответственность;

5. негибкость внедряемых решений;

6. недостаточное знание исполнителями специфики деятельности российских предприятий и отсутствие опыта успешного внедрения на сходных предприятиях;

7. сосредоточенность исполнителя на технике, а не на бизнесе.

Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации.

Глава 2. Анализ информационного обеспечения управления предприятием.

2.1 Общая характеристика объекта исследования.

Акционерное общество открытого типа «Эксмаш» учреждено в соответствии с Указом Президента Российской федерации «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий в акционерные общества» от 1 июля 1992г № 721.

Общество является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели деятельности извлечение прибыли.

Основными видами деятельности Общества являются: научно-производственная деятельность; производство товаров народного потребления; оказание платных услуг населению; коммерческая деятельность; торгово-закупочная деятельность; строительство жилья и объектов культурно-бытового и производственно-технического назначения; внешне-экономическая деятельность; производство деревянных строительных изделий.

В соответствии с Уставом ООО «Эксмаш», органами управления общества являются: общее собрание акционеров; совет директоров; единоличный исполнительный орган – генеральный директор.

Управление предприятием строится по линейному (начальник основного производства – начальники цехов – мастера участков) и функциональному (отделы и службы по направлениям деятельности) принципам.

Эта форма управления имеет определённые преимущества и недостатки.

В данный момент штат сотрудников фирмы составляет 17 человек.

Термин "организационная структура" сразу же вызывает в нашем воображении двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Рассмотренные соотношения ограничены двумя измерениями: вверх - вниз и поперек, так как мы оперируем с ограниченным допущением, согласно которому организационная структура должна быть представлена на двумерной схеме, вычерчиваемой на плоской поверхности.
Участки производства продукции

Рис. 1.2. Организационная структура ОАО «Эксмаш»

Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна иметь достаточно гибкую структуру. (Хотя гибкость не гарантирует приспособляемости, тем не менее она необходима для достижения последней).

Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Преимущества организационной структуры ОАО «Эксмаш» (Рис. 2):

Четкая система взаимных связей функций и подразделений;

Четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

Ясно выраженная ответственность;

Быстрая реакция исполнительных подразделений на указания вышестоящих.

Недостатки организационной структуры ОАО «Эксмаш»:

Отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования;

Тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

Малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;

Критерии эффективности и качества работы подразделений в целом - разные;

Тенденция к формализации оценки эффективности работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;

Большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;

Перегрузка управленцев верхнего уровня;

Повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

Общество состоит из различных подразделений и отделов. Большинство подразделений занимаются производством продукции и оказание платных услуг населению. В состав общества входят следующие подразделения:

Центр основного производства продукции;

Подразделения производства продукции;

Участки производства продукции;

Производственно-коммерческие подразделения;

Сервисные подразделения;

Подразделения управления (Бухгалтерия, Управление эксплуатации, Управление региональной политики, Управление юридического и кадрового обеспечения).

2.2 Технико-экономические показатели.

Для анализа технико-экономических показателей используется годовая бухгалтерская отчётность за несколько лет.

Устойчивость финансового положения предприятия в значительной степени зависит от целесообразности и правильности вложений финансовых ресурсов в активы. Наиболее общее представление об имевших место изменениях в структуре имущества, а также его динамики можно получить с помощью горизонтального и вертикального анализа баланса организации (Таблица № 2.1)

Таблица № 2.1

Анализ структуры и динамики имущества организации (тыс. руб.)

Показатели

 2007 год 2008 год 2009 год удельный вес, % отклонения темп роста, % темп прироста, %
на начало периода на конец периода по сумме по удельному весу
1.Внеоборотные активы 5 213 3 152 2 178 72,96% 51,13% -3 035 -21,83% 41,78 -58,22
2. Запасы, затраты 1 080 1 010 1 082 15,12% 25,40% 2 10,28% 100,19 0,19
3. Дебиторская задолженность 454 386 246 6,35% 5,77% -208 -0,58% 54,19 -45,81
398 549 754 5,57% 17,70% 356 12,13% 189,45 89,45
Баланс 7 145 5 097 4 260 100 % 100% -2 885 0 71,34 -28,66

В результате осуществления горизонтального и вертикального анализа актива баланса можно сказать, что: наибольший удельный вес в структуре имущества организации на начало периода (73%) и на конец периода (51,1%) имели внеоборотные активы. Высокий уровень внеоборотных активов является нормальным для данной сферы деятельности, но отрицательным фактом является то, что на конец периода происходит снижение уровня внеоборотных активов.

Источники финансирования организации отражаются в пассиве баланса. Оценка структуры и динамики осуществляется на основе результатов горизонтального и вертикального анализа пассивов организации (Таблица № 2.2).

На основе анализа структуры и динамики источников финансирования организации можно сделать следующие выводы: В источниках финансирования организации на начало периода (173,9%) и на конец периода (241,6%) преобладает кредиторская задолженность. За анализируемый период произошло уменьшение суммы источников финансирования на 40,4 %. Наибольшее уменьшение произошло по статье «краткосрочные кредиты и займы» (-100%).

Таблица № 2.2

Анализ структуры и динамики источников финансирования (тыс. руб).

показатели 2007 год 2008 год 2009 год удельный вес, % отклонения темп роста, % темп прироста, %
на начало периода на конец периода по сумме по удельному весу
1. Источники собственных средств -6 193 -6 192 -6 191 -86,68 -145,3 2 -58,65 99,97 -0,03%
2. Долгосрочные кредиты и займы 161 161 161 2,25 3,78 0 1,53 100 0,00%
3. Краткосрочные кредиты и займы 750 530 0 10,50 0,00 -750 -10,50 0,00 -100%
4. Кредиторская задолженность 12 427 11 840 10 290 173,93 241,55 -2 137 67,62 82,80 -17,2
Баланс 7 145 6 339 4 260 100% 100% -2 885 0 88,72 -11,28

В составе текущих активов наибольший удельный вес имеют запасы, которые составляют 42,2% на начало периода и 39,4% на конец периода. Очень высокий уровень дебиторской задолженности в составе текущих активов является отрицательным фактором в деятельности организации. Отвлечение значительных средств в дебиторскую задолженность может привести к финансовым затруднениям – к снижению платежеспособности организации, перебоям в текущей деятельности. (Таблица № 2.3.)

Таблица № 2.3

Анализ структуры и динамики оборотных активов. (тыс. руб.)

показатели 2007 год 2008 год 2009 год удельный вес, % отклонения темп роста, % темп прироста, %
на начало периода на конец периода по сумме по удельному весу
1. Запасы 815 713 821 42,18 39,43 6 -2,75 100,74 0,74
2. НДС по приобретённым ценностям 265 240 261 13,72 12,54 -4 -1,18 98,49 -1,51
3. Дебиторская задолженность 454 380 246 23,50 11,82 -208 -11,6 54,19 -45,81
4. Денежные средства и краткосрочные финансовые вложения 398 511 754 20,60 36,22 356 15,61 189,45 89,45
Оборотные активы всего 1 932 1 844 2 082 100% 100% 150 0 107,76 7,76%

Показателями эффективности управления текущими активами являются:

1.Коэффициент оборачиваемости оборотных активов (Кооа)

Кооа = Выручка / среднегодовую стоимость текущих активов

Кооа = 31 / ((1932 + 2082)/2) = 0,02 - это означает, что в течение 3х лет средства, инвестированные в текущие активы, оборачиваются в среднем 0,02 раз.

2. Период оборота текущих активов = 360 / Кооа = 360 / 0,02 = 18000 (дня)

Т.е. текущие активы совершают один оборот в среднем за 18000 дней, что является очень большим сроком.

3. Абсолютная экономия (перерасход) оборотных средств (Эос):

Эос = сумма оборотных средств на конец периода – сумма оборотных средств на начало периода

Эос = 2082 – 1932 = 150 (тыс. руб.)

4. Относительная экономия оборотных (Эотн.ос) средств определяется с учетом изменения объема продаж: Эотн.ос = Эос * индекс изменения выручки

Эотн.ос = 150 * 0 = 0

5. Величину прироста продукции за счет ускорения оборачиваемости оборотных средств можно определить следующим образом: DNо = (Коос1 – Коосо) * Эос,

где: DN - рост объема продукции;

Коос1, Коосо – коэффициенты оборачиваемости оборотных средств за отчетный и базисный период;

DNо = (0,01 – 0,02) * 150 = -1,5

Анализ движения денежных средств прямым методом дает возможность оценить ликвидность организации и принимать оперативные меры для обеспечения достаточности средств по текущим платежам организации. Однако этот метод не раскрывает взаимосвязи полученного финансового результата и изменения средств на счетах организации. Прямой метод основывается на исчислении притока и оттока денежных средств, а исходным элементом является выручка (Приложение 1).

Для оценки финансового состояния организации необходим и анализ структуры и динамики источников собственных (Приложение № 2), заемных и привлеченных средств Основной источник информации – бухгалтерский баланс.

Обобщающими показателями эффективности деятельности организации являются показатели рентабельности (таблица № 2.4).

Таблица № 2.4

Показатели рентабельности ОАО «Эксмаш» за 2007-2009 года.

Полученные результаты рентабельности, характеризующие окончательные результаты хозяйствования предприятия, свидетельствуют о том, что уровень рентабельности чрезвычайно мал, на основании чего можно сделать вывод, что организация финансово неустойчива и не рентабельна.

По результатам анализа можно сделать следующие выводы, что у данной организации:

Очень низкий финансовый ресурс, который не даёт своевременно исполнять свои обязательства;

Очень высокий срок возможного погашения кредиторской задолженности;

На конец периода произошло увеличение удельного веса всех товарных кредитов и задолженности по бюджету в общей сумме долгов;

Текущие обязательства почти не покрываются оборотными активами;

Оборотные активы сформированы за счёт заемных средств;

Крайне низкая степень обеспеченности собственными оборотными средствами.

2.3. Анализ системы документооборота .

Система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО «Эксмаш» разделяют следующим образом: входящие; исходящие; приказы (по основной деятельности, по командировкам, по личному составу); внутренние (финансовые, служебные).

Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера).

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде.

Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече.

Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов.

В ОАО «Эксмаш» есть утверждённая схема документооборота. (Рисунок 2.1).


Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

Одна из главных задач владельца небольшой фирмы - опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами - и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:

Снизить административные накладные расходы

Повысить производительность труда

Рационализировать ведение дел

Снизить затраты на аппаратные средства

Перечисленные выше преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.

Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности персонала в первую очередь и из-за того, что подразделения больше не доверяют друг другу, чем хотели бы сотрудничать.

Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.

Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию.

Эффект от внедрения локальной сети в ОАО «Эксмаш» будет более ощутимым, так как само только подключение отдела к локальной сети ничего абсолютно не даёт. Отдел обычно становится более закрытым. Известна такая реакция у начальников подразделений при подключении к сети:

Архивация данных на дискеты

Защита файлов паролями

Отказ от использования сети

Проверка на компьютерные вирусы

Отказ соблюдать требования администратора сети, мотивируя это неумением

Итак, внедряются новые технологии, а способы выполнения работ остаются прежними. Поэтому самой трудной задачей нового отдела будет обучение сотрудников организации новым информационным технологиям. Конечно же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных задач, так как если проигнорировать или упустить некоторые направления комплексного развития в организации информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным.

3.3 Технико-экономическое обоснование внедрения автоматизированой информационной системы. Использование Интернет-технологий.

Автоматизация системы управления предприятия ОАО «Эксмаш» заключается в установлении оптимального документооборота между подразделениями предприятия, налаживание управленческого учета и информатизации финансового контроллинга предприятия. Каждое функциональное подразделение должно вести соответствующий финансовый учет. Отвечать требованиям четкого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

Проведем оценку целесообразности предлагаемого проэкта.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении в ОАО «Эксмаш»:

1) Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

2) Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

3) Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

4) Сопротивление сотрудников предприятия;

5) Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

6) Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Отсутствие постановки задачи менеджмента в ОАО «Эксмаш» является наиболее значимым и сложным. Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.

Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Полученные результаты рентабельности ОАО «Эксмаш», свидетельствуют о том, что уровень рентабельности чрезвычайно мал, на основании чего можно сделать вывод, что организация финансово неустойчива и не рентабельна. Причиной этого является отчасти является высокий уровень расходов и отсутствии четкого документооборота в предприятии.

В результате внедрения в локальной сети и попытки автоматизировать частично документооборот произойдет значительное снижение потока документов. Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Внедрение программы потребует не малых капиталовложений от предприятия. В первую очередь затраты будут связаны с непосредственным проектированием системы. Сюда включается детальная разработка отдельных проектных решений, их анализ, апробация и затем само внедрение.

В каждом подразделении организации должен быть назначен сотрудник, ответственный за проектирование и внедрение информационной системы, который собирает нужную информацию, подбирает технику и программные средства, ведет обучение персонала, руководит внедрением и анализом функционирования информационных систем.

Создание информационной системы может осуществляться по трем вариантам:

1. выполнение этой работы собственными силами;

2. изготовление проектных решений силами специалистов из сторонней организации;

3. покупка готовых пакетов прикладных программ.

По экономическим соображениям предпочтение следует отдать использованию готовых пакетов программ, выбрав наиболее подходящий из них для условий конкретного объекта.

В результате реализации данного проекта можно достичь следующего:

1. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

2. При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев.

Следует не забывать также, что система Intranet предлагает использование Internet-технологий в корпоративных сетях. В локальной сетевой среде все преимущества Internet могут быть реализованы с использованием стандартных инструментальных средств Internet. Например, классическая задача связи "один-ко-многим" решается с применением Internet-средств даже внутри локальной сети. Intranet-решения позволяют быстро создавать локальные, защищенные сетевые системы с реальной технологией "клиент-сервер", которые доступны для освоения, как подготовленному специалисту, так и обычному рабочему персоналу компании.

WEB-серверы могут посылать и принимать сообщения электронной почты, собирать данные и отвечать на запросы, кодировать сообщения в зависимости от требований по защите информации. Компании могут использовать внутренние WEB-серверы для всех операций, которые обычно осуществляются в киберпространстве. При этом основным программным инструментом конечных потребителей информации становится какой-либо из браузеров.

Результаты внедрения данных технологий:

Подобная реализация технологии "клиент-сервер" улучшает защиту данных корпорации;

Все приложения разрабатываются и сопровождаются в обрабатывающем центре;

Решается вопрос удаленного доступа в смысле неоднородности технической базы конечного пользователя;

Решается вопрос работы по коммутируемым каналам связи и т.д.

В ОАО «Эксмаш» существует реальная возможность с любого практически компьютера выйти в глобальную сеть Интернет, причём в любое время. Это говорит только о высоком уровне научно-технического развития организации. Однако эти возможности используются не всеми. Большинство сотрудников даже не имеют представление об Интернет. Другими словами культура организации необходимо повышать до уровня научно-технического развития.

Реализация данного проекта является целесообразной, так как позволяет выйти предприятию на новый уровень информатизации. Что в сою очередь ведет к рациональному управлению, контролю над правильностью осуществляемой работы сотрудниками со стороны руководителей и повышению их грамотности в своей профессиональной области.

Заключение

Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

Использование информационной технологии относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере IT:

Высшее руководство, которое должно управлять IТ как стратегическим потенциалом предприятия;

Специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

Менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать IТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

Менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия;

Поставщики IТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

Собственное информационно-технологическое подразделение.

Специалисты в силу ограниченности своей сферы деятельности часто лишены возможности иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных технологий в нём.

Менеджеры отделов бухгалтерско-финансового учета выполняют роль своего рода "переводчиков" при обсуждении с клиентом решений в области информационных технологий. Они должны также вносить ясность относительно ожиданий клиентов и пользователей, связанных с информационно-технологическими услугами.

Проблемами информатизации в ОАО «Эксмаш» занимаются два отдела: Отдел сетевых технологий и Отдел программных систем, объединенные в Управление информатизации, которое разрабатывает и внедряет компьютерные технологии на предприятиях и в организациях края.

Отдел сетевых технологий проводит работы по обслуживанию сети Интернет и Внешней электронной почты. Разработана и сдана в эксплуатацию головная страница Web-сервера в сети Интернет.

Отделами Управления были выполнены следующие мероприятия: внедрены автоматизированная система учета кадров и расчета заработной платы, автоматизированная система учета и контроля поручений; успешно эксплуатируется система электронного документооборота на основе локально-вычислительной сети.

Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных, а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране). Поэтому, говоря о концепции построения комплексных информационных систем, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.

Список использованной литературы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (через систему «Консультант-Плюс»);

2. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие - 2-е изд., перераб. и доп.- М. ИНФРА-М, 2004.-283с.;

3. Введение в информационный бизнес/ Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова М.: Финансы и статистика, 2006;

4. Веселова, Е.Н. Экономическая реальность и бизнес-информация // НТБ. 2005. - 3. С.356.;

5. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. М.: Юристъ, 2008;

6. Ермолович Л.Л. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. – Мн.:БГЭУ,2004;

7. В.В. Травин, В.А. Дятлов Основы кадрового менеджмента М.: Дело, 2004;

8. Герчикова И.Н. Менеджмент. М.: ЮНИТИ, 2004.;

9. Делопроизводство в кадровой службе/ Сост. А.В.Верховцев М.:ИНФА-М, 2005;

10. Донцова Л.В., Никифорова Н.А. Комплексный анализ бухгалтерской отчетности. 4-е изд.,– М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005;

11. Максимович Г.Ю. Современные информационные технологии в работе секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. 3. С. 12 16.;

12. Экономика организации (предприятия) / Под ред. Н.А. Сафронова – М.: Экономист, 2008.

13. Шумилов, Ю.П. Менеджмент информационных ресурсов // ИРР. 2005;

14. Ясенев В.Н. Автоматизированные информационные системы в экономике: Учебное пособие. – Н. Новгород, издательство ННГУ, 2008;

15. «Эффективное управление»; Журнал «Управление персоналом» 2009; № 8;

16. Бакут, П.А. Информационные ресурсы вопросы теории и практики; «ИРР» 2009. № 9.

Приложение № 1

Оценка движения денежных средств прямым методом ОАО «Эксмаш»

за 2007 - 2009 года (тыс. руб.)

Показатели 2007 2008 2009
1. Текущая деятельность
1.1 Приток денежных средств: 4 290 4 510 5 499
- выручка от реализации продукции, услуг 500 200 0
- авансы, полученные от покупателей 3 790 4 210 5 499
- целевое финансирование 0 100 0
- прочие поступления 0 0 0
1.2 отток денежных средств: 4 052 4 425 5 143
- оплата товаров, работ, услуг 1 238 1 584 2 086
- оплата труда 294 294 294
- отчисления на социальные нужды 0 0 0
- выдача подотчетных сумм 0 0 0
- выдача авансов 0 0 0
- расчёты с бюджетом и внебюджетными фондами 1 460 1 675 1 774
- оплата процентов по кредитам 750 750 750
- прочие выплаты 310 122 239
1.3. Итого: приток (+), отток (-) денежных средств (1.1.-1.2.) 238 85 356
2. Инвестиционная деятельность
2.1. приток денежных средств: 0 0 0
- выручка от реализации основных средств и иного имущества 0 0 0
2.2 Отток денежных средств: 0 0 0
- оплата долевого участия в строительстве 0 0 0
- оплата машин, оборудования 0 0 0
2.3. Итого: приток (+), отток (-) денежных средств (2.1.-2.2.) 0 0 0
3. Финансовая деятельность
3.1.Приток денежных средств: 0 0 0
- получение кредитов, займов 0 0 0
3.2. отток денежных средств 0 0 0
- финансовые вложения 0 0 0
- выплата дивидендов 0 0 0
3.3. Итого: приток (+), отток (-) денежных средств (3.1.-3.2.) 0 0 0
Всего изменение денежных средств (1.3.+2.3.+3.3.) 238 85 356

Приложение № 2

Анализ структуры и динамики источников собственных средств

За 2007-2009 года . (тыс. руб.)

показатели 2008 год удельный вес, % отклонения темп роста % темп прироста, %
на начало периода на конец периода по сумме по уд. весу
1. Источники собственных средств: -6 193 -6 192 -6 191 100% 100% 2 0,00 99,97 -0,03
1.1 Уставный капитал 1 165 1 165 1 165 -18,81 -18,82 0 -0,01 100 0,00
1.2 Добавочный капитал 6 871 6 871 6 871 -110,95 -110,98 0 -0,04 100 0,00
1.3 Резервный капитал
1.4 нераспределённая прибыль (непокрытый убыток) -14 229 -14 228 -14 227 229,76 229,80 2 0,04 99,99 -0,01

Анализ структуры и динамики кредиторской задолженности. (тыс. руб.)

показатели 2007 год 2008 год 2009 год удельный вес, % отклонения темп роста % темп прироста, %
на начало периода на конец периода по сумме по уд. весу
1. Кредиторская задолженность 12 427 11 840 10 290 100% 100,00% -2 137 0,00 82,80 -17,20
1.1 Поставщики и подрядчики 2 037 1 993 1 501 16,39 14,59% -536 -1,80 73,69 -26,31
1.2. Задолженность перед персоналом 46 20 0 0,37 0,00% -46 -0,37 0,00 -100
1.3. Задолженность перед бюджетом и внебюджетными фондами 10 344 9 827 8 789 83,24 85,41% -1 555 2,17 84,97 -15,03

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Структура и система управления, функциональные подразделения и службы предприятия, положения об их деятельности. Техническое оснащение предприятия компьютерной техникой. Программное обеспечение компьютерной техники предприятия. Защита от ошибок и вирусов.

    отчет по практике , добавлен 11.06.2013

    Анализ организационной структуры предприятия. Характеристика комплекса технических средств и программного обеспечения управленческой деятельности. Системы документооборота и делопроизводства. Разработка информационной системы в сфере работы с кадрами.

    отчет по практике , добавлен 17.07.2014

    Структура, направления деятельности и ведомственная подчинённость предприятия. Назначение службы релейной защиты и автоматики. Классификация компьютерных сетей по территориальной распространенности и описание их топологии (звезда, кольцо, шина).

    отчет по практике , добавлен 25.12.2015

    Информационное обеспечение деятельности медицинской организации: содержание, условия, факторы развития. Актуальность создания первичного онкологического кабинета. Анализ информационного обеспечения и оценка его эффективности. Содержание табеля оснащения.

    дипломная работа , добавлен 14.01.2018

    Информационное обеспечение управления предприятием на современном этапе. Необходимость автоматизации деятельности, принципы построения локальных информационных систем "Управление персоналом", особенности постановки задач и проектирования программ.

    курсовая работа , добавлен 03.04.2011

    Виды деятельности предприятия. Системное и прикладное программное обеспечение, используемое в информационной системе организации. Описание программного продукта "Учет продаж автозапчастей и оказания услуг". Схема функционирования процесса в нотации IDEF0.

    отчет по практике , добавлен 11.07.2013

    Системы искусственного интеллекта. Информационно-технологическое обеспечение деятельности предприятий группы "Лукойл". Документооборот и обслуживание пользователей. Типичный процесс работы сервисной службы. Интегрированная система передачи сообщений.

    отчет по практике , добавлен 07.07.2012

Информация позволяет принимать обоснованные и эффективные решения, она позволяет управлять. Но и самой информацией нужно управлять: управлять процессом ее получения и использования, управлять информационными ресурсами и информационным обеспечением. Эти задачи управления схожи для всех организаций. На уровне организации нужно изучать информационные потребности, планировать информацию и управлять информационными ресурсами и их эффективным использованием.

К задачам информационного обеспечения менеджмента относятся:

  • 1) удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
  • 2) формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации.

Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности включает решение следующих задач.

  • 1. Оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, определение потребителей информации, состава информации, периодичности ее циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и другой деятельности), форм представления информации (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей).
  • 2. Определение источников информации, обеспечение доступа к информации из внутренних и внешних источников.
  • 3. Унификация и организация процессов и средств сбора, фильтрации, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями.
  • 4. Организация потоков информации, обеспечение актуализации информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационные системы, системы диспетчеризации и мониторинга, развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации), обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах.
  • 5. Создание систем управления данными, организация хранения массивов информации (преодоление проблем несовместимости типов данных, дублирования информации, обеспечение корректности (непротиворечивость данных), разработка системы классификаторов, систематизация и типизация знаний, информации и данных, хранение данных и информации в унифицированных форматах), обеспечение многократного использования информации.
  • 6. Формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота, разработка технологических процессов формирования документов, установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов, рационализация количества показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).
  • 7. Формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив решений и действий, выработки стратегии.
  • 8. Организация обратной связи (осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации).
  • 9. Обеспечение непрерывности процесса сбора и переработки информации, развитие системы информационного обеспечения, разработка концепции создания единой информационно-телекоммуникационной системы организации и программы совершенствования информационного обеспечения организации для планирования информационного обеспечения управленческой деятельности. Процесс информационного обеспечения менеджмента предполагает действия с информацией, получаемой из внешних и внутренних источников.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Организация образует и свою внутреннюю среду, которая формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

Информация порождается соответствующими средами, и, как отмечалось в параграфе 16.1, в зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информацию.

Любая организация имеет информационную систему (далее - ИС), успешное функционирование которой в значительной мере определяет развитие и успех бизнеса, что вынуждает организацию постоянно совершенствовать ИС, заниматься проблемами создания все более эффективных ИС, обеспечивающих гармоничный рост бизнеса. Определение ИС (см. параграф 16.3), использовавшее понятие "информационный контур управления", требует уточнения.

Информационная система существует в каждой организации, поскольку она не может обходиться без информации, а следовательно, без процедур ее формирования, обработки и использования. Общность этого утверждения позволяет говорить об информационной системе как о некотором едином контуре или, по определению Билла Гейтса, о "нервной системе организации". Как организация в целом, так и отдельные ее подразделения имеют множество информационных систем. Под термином "информационная система" далее будет пониматься вся совокупность информационных систем организации, если иное не оговаривается отдельно.

Прежде чем определить компоненты ИС организации, отметим, что данная система решает единственную и в некотором роде уникальную задачу для каждой конкретной организации - эффективное управление всеми ее ресурсами (материально-техническими, финансовыми, технологическими и интеллектуальными) для достижения целей организации, например для получения максимальной прибыли и удовлетворения материальных и профессиональных потребностей всех сотрудников организации. Компоненты ИС организации в общем случае можно определить так, как показано на рис. 17.3.

Рис. 173.

Первый компонент ИС - цель. Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования информационной системы, которые предопределяют ее свойства и характер построения. Цель ИС - повышение эффективности использования ресурсов организации за счет производства необходимой информации, создания информационной и технической среды осуществления бизнес-процессов. В соответствии с этой целью перед ИС организации могут быть в каждом конкретном случае поставлены различные задачи: от решения конкретных проблем с помощью ИС (отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности, планирование материально-технического снабжения с целью не допустить замораживания оборотных средств в запасах материалов, обеспечение достоверности, полноты и своевременности финансовой отчетности для избегания штрафных санкций и т.н.) до формулирования задачи па уровне "хочу все знать".

В качестве мотивов изменения или создания ИС у менеджеров организации могут выступать потребности в повышении достоверности и доступности информации, улучшении качества принимаемых решений, обеспечении управления связями с клиентами, управлении жизненным циклом продуктов или управлении логистической цепочкой для достижения операционного совершенства (например, использование источников поставок в глобальном масштабе, создание товаров и услуг для клиентов, отвечающих их индивидуальным предпочтениям).

Второй компонент ИС (данные и информация) был рассмотрен в параграфе 16. 2.

Пользователи и персонал - третий компонент ИС - представлены работниками, использующими ИС для осуществления своих бизнес-функций в организации (сбор, формирование и использование информации). Пользователи объединены в различные подразделения, образующие организационную структуру ИС. Персонал ИС - работники, обеспечивающие сбор, формирование, хранение, распространение и использование информации для управления, а также функционирование и развитие ИС. Персонал ИС работает в рамках информационно-технологического подразделения (ИТ-подразделения) организации.

Управленческие процедуры - четвертый компонент ИС - представляют алгоритмы решения задач ("управленческие формализмы"), определяемые или одобряемые менеджерами организации. Характер осуществления этих процедур в конкретной организации зависит от наличия в ней регулярного менеджмента, степени зависимости организации от формализуемого и неформализуемого знаний (а значит, и от уровня формализации управленческих процедур), ориентации на знания или персонал при построении формальных правил решения управленческих задач, уровня зрелости организации (степени выявления повторяющихся бизнес-процессов и функций, создания формальных правил их исполнения, независимости исполнения отличных качеств персонала, измерения и оптимизации процессов и функций), ориентации менеджмента организации на функции, процессы или проекты.

Процедуры ИС можно определить, во-первых, как действия ИС (определяемые ее приложениями для пользователей ИТ-инфраструктурой) по поддержке действий сотрудников при исполнении ими своих обязанностей (реализации бизнес-функций и осуществлению бизнес-процессов) в организации, а во-вторых, как технологии функционирования самой ИС (правила и алгоритмы функционирования ИС). Пример описания управленческих процедур и процедур ИС приведен на рис. 17.4.

Пятым компонентом ИС является ИТ-инфраструктура, в частности информационные технологии как способ преобразования информации, под которым понимаются сбор, передача, накопление, обработка, хранение, представление или использование информации. Существуют технологии сбора информации, передачи информации и другие, соответствующие вышеназванным видам преобразования. В качестве составляющих технология объединяет организационно-методологическую (организационные документы, методики) и аппаратно-программную (средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы, сети, системы связи и передачи данных, общесистемное и прикладное программное обеспечение) компоненты. Технологией может быть названо также объединение ряда отдельных технологий преобразования информации, каждая из которых имеет собственную динамику развития.

Рис. 17.4.

Другой подход к классификации технологий как способов преобразования информации основывается на выделении видов объектов преобразования: технологии работы с текстами, технологии мультимедиа, табличные процессоры и т.д. Информационные технологии (ИТ) реализуются в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии и целей ее реализации. Использование автоматизированных ИТ в рамках ИС означает, что и собственно ИС является автоматизированной.

Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения по стоимости обработки данных, трудоемкости процессов использования информационного ресурса, надежности и оперативности процесса обработки информации, качеству получаемой информации. Информационная технология реализуется в рамках информационной системы, определяя способ преобразования информации. Эта система является средой для реализации технологии. Однако информационная технология шире, чем информационная система. Она может существовать вне ее.

Например, информационная технология обработки текстов, которую использовали для написания книги, не является частью информационной системы и реализуется вне такой системы.

В информационной системе может использоваться множество различных информационных технологий, для которых данная система выступает в качестве среды реализации.

Взаимосвязь организации, ее ИС и ИТ изображена на рис. 17. 5.

Организация (органы управления) предъявляет требования к ИС. Она в свою очередь задает набор требований к применяемым ИТ, характеристика которых также формирует ограничения ИС. Информационные технологии, развиваясь, создают новые возможности для ИС, а те порождают новые возможности для развития организации.

Рис. 17.5.

Информационные технологии являются частью пятой составляющей ИС организации - ИТ-инфраструктуры (как всякая инфраструктура, она определяет правила формирования своих компонентов и обеспечения взаимодействия между ними). Для автоматизированных ИС она состоит из трех подсистем (рис. 17.6): инфраструктура данных, техническая инфраструктура и программная инфраструктура.

Инфраструктура данных (базы данных, хранилища данных, СУБД, регламентирующие документы и т.н.) обеспечивает хранение и использование данных, отражающих текущее функционирование организации, и документов, отражающих работу организации во временных аспектах. Техническая инфраструктура (аппаратные средства вычислительной техники, вычислительные сети, каналы связи, коммуникационные устройства, регламентирующие документы и т.п.) обеспечивает работу коммуникационных и вычислительных ресурсов организации.

Программная инфраструктура в части системного программного обеспечения (утилиты и программы, интерфейсы взаимо

Рис. 17.6.

действия прикладных систем между собой и внешними системами, операционные системы, методы и средства разработки приложений и т.п.) соединяет в единую систему вычислительные, коммуникационные и программные ресурсы, в части прикладного программного обеспечения (приложения и прикладные системы для пользователей) - предоставляет пользователям на их рабочих местах приложения для исполнения бизнес-функций, бизнес-процессов и бизнес-проектов. Если вернуться к рассмотрению рис. 17.5, то на нем отдельно выделены информационные технологии и процедуры ИС, которые являются компонентами ИТ-инфраструктуры.

Ситуация

Образованная из крупного научно-производственного объединения корпорация выполняет долгосрочные международные высокотехнологичные контракты, участвует в национальных проектах "Нанотехнологии", "Здравоохранение", "Образование", разрабатывает инновационные программы в аэрокосмической и сопряженных с ней отраслях науки и техники. Корпорация объединяет ОАО "Наука", "Инновации", "Производство", "Испытание" в холдинг, акции и другие ценные бумаги которого котируются на фондовом рынке. Созданная как ведущее предприятие наукограда, корпорация развивает спектр производства товаров и услуг народного потребления в основных и региональных формированиях.

Ситуация 6-2 "Обеспечение информацией"

В различных формированиях и подразделениях корпорации сложились разнообразные требования к информации, отражающие их статус, специфику и степень интеграции в процессы внутреннего взаимодействия. Полнота, своевременность, качество и другие характеристики информационного обеспечения менеджмента не только по-разному трактовались и оценивались менеджментом различных подразделений и формирований корпорации, но и нередко противоречили друг другу, дезавуируя результаты оценки.

Объединение корпорацией разных по направлениям работы и уровням развития составляющих, актуализация совершенствования систем руководства и управления, развитие аппаратно-программных ресурсов информационного обеспечения обусловили необходимость выработки единой методики оценки информационного обеспечения.

Руководство корпорации сформулировало ключевые требования к информационному обеспечению менеджмента

В числе профессиональных требований менеджмента корпорации к информационному обеспечению процессов руководства и управления выделяются следующие критерии оценки:

  • o полнота;
  • o достоверность;
  • o конфиденциальность;
  • o своевременность;
  • o оперативность;
  • o соответствие.

На этих критериях основывается система оценки и совершенствования информационного обеспечения руководства и управления корпорацией.

Технологии информационной деятельности. Анализ системы управления и процессов информационного обеспечения менеджмента на предприятии. Стратегии развития информационного обеспечения менеджмента компании и использование зарубежного опыта в этой сфере.


Подобные документы

    Теоретические аспекты информационного обеспечения управления деятельностью предприятия, понятие и сущность управленческой информации. Проведение анализа информационного обеспечения управления конкретным предприятием и предложения по его совершенствованию.

    дипломная работа , добавлен 26.09.2010

    Сущность, значение, особенности и технология организации информационного обеспечения управления предприятием. Автоматизированные информационные системы и их роль в управлении. Анализ информационных потоков и системы документооборота на предприятии.

    курсовая работа , добавлен 06.11.2014

    Понятие и значение информационного обеспечения системы управления персоналом, методология анализа данной деятельности. Характеристика предприятия и анализ его кадрового состава. Исследование информационного обеспечения деятельности по управлению.

    курсовая работа , добавлен 20.08.2015

    Системная пентада для системы информационного обеспечения предприятия, принципы ее моделирования. Классификация системы информационной обеспеченности предприятия. Функционально-морфологический анализ системы менеджмента безопасности пищевой продукции.

    контрольная работа , добавлен 24.01.2013

    Роль информации в системе менеджмента на предприятии. Характеристика информационного обеспечения в деятельности менеджера. Мероприятия по организации эффективного информационного обеспечения. Кодирование и безопасность информационных потоков.

    курсовая работа , добавлен 12.11.2007

    Роль системы информационного обеспечения инвестиционного менеджмента в банках. Экономическая цель банковского менеджмента. Внешние и внутренние источники информации. Пользователи финансовой отчетности. Требования к качеству инвестиционной информации.

    презентация , добавлен 02.02.2015

    Сущность системы информационного обеспечения. Методы исследования информационных потоков. Подсистема информационного обеспечения предприятия "Антарктида". Анализ документооборота на примере отдела продаж. Улучшение сетевой организации предприятия.

    курсовая работа , добавлен 14.06.2010

    Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Планирование деятельности. Анализ существующих видов систем информационного обеспечения. Разработка системы информационного обеспечения процесса планирования, рекомендации по ее внедрению.

    дипломная работа , добавлен 27.07.2012

    Рассмотрение теоретических основ информационного обеспечения органов местного самоуправления. Анализ качества и достаточности информационного обеспечения в Кыштымском городском округе. Определение основных направлений совершенствования в данной сфере.

    дипломная работа , добавлен 24.10.2014

    Принципы и эффективность информационного обеспечения системы управления риском в условиях рыночной экономики. Внешние и внутренние источники информации для идентификации риска. Содержание системы информационного обеспечения финансового риск-менеджмента.