Создание реестра в excel. Создание выпадающего списка в ячейке

Option Explicit Option Compare Text Dim bu As Boolean Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Target.CountLarge > 1 Then Exit Sub If Target.Row = 1 Then Me.TextBox1.Visible = False: Me.ListBox1.Visible = False: Exit Sub If Target.Column = 3 Then " номер столбца, в который вносим значения bu = True With Me.TextBox1 .Top = Target.Top: .Text = Target.Value: .Activate End With With Me.ListBox1 .Top = Target.Top + 5 If (.Top + .Height + ActiveWindow.PointsToScreenPixelsY(0) * Application.InchesToPoints(1) * 15 / 1440) > _ (ActiveWindow.Application.Height + ActiveWindow.Application.Top) Then _ .Top = .Top - .Height + Target.Height "* ActiveWindow.Zoom / 100 .Clear End With bu = False Me.TextBox1.Visible = True: Me.ListBox1.Visible = True Else Me.TextBox1.Visible = False: Me.ListBox1.Visible = False End If End Sub Private Sub TextBox1_Change() If Len(TextBox1.Text) = 0 Or bu Then Exit Sub "при отсутствии символов для поиска - выход Dim x, i As Long, txt As String, lt As Long, s As String txt = TextBox1.Text: lt = Len(TextBox1.Text) "Где ищем значения x = Sheets("номенклатура";).Columns(1).SpecialCells(2).Offset(1).Value " For i = 1 To UBound(x, 1) " поиск по первым буквам "If txt = Mid(x(i, 1), 1, lt) Then s = s & x(i, 1) & "~" For i = 1 To UBound(x, 1) "поиск по любому вхождению If InStr(x(i, 1), txt) Then s = s & "~" & x(i, 1) Next i ListBox1.List = Split(s, "~";) End Sub Private Sub TextBox1_KeyDown(ByVal KeyCode As MSForms.ReturnInteger, ByVal Shift As Integer) If KeyCode = 13 Or KeyCode = 9 Then With Me.TextBox1 ActiveCell.Value = .Value .Visible = False: ListBox1.Visible = False End With ActiveCell(2, 1).Select End If End Sub Private Sub ListBox1_Click() If ListBox1.ListIndex = -1 Then Exit Sub Application.EnableEvents = False bu = True With Me.ListBox1 ActiveCell.Value = .Value Me.TextBox1.Text = .Value Me.TextBox1.Visible = False: .Visible = False End With Application.EnableEvents = True bu = False End Sub Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim lReply As Long If Target.Column = 2 Then Exit Sub If Not Intersect(Target, Range("C2:C100000";)) Is Nothing Then If IsEmpty(Target) Then Exit Sub If WorksheetFunction.CountIf(Sheets("номенклатура";).Columns(1), Target) = 0 Then lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & Target & " в выпадающий список", vbYesNo + vbQuestion) If lReply = vbYes Then Worksheets("номенклатура";).Range("номенклатура";).Cells(Worksheets("номенклатура";).Range("номенклатура";).Rows.Count + 1, 1) = Target End If End If End If Sheets("номенклатура";).Range("номенклатура";).Sort Key1:=Sheets("номенклатура";).Range("A1";), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _ DataOption1:=xlSortNormal "этот код и поможет отсортировать в алфавитном порядке" End Sub

Если Вам приходится работать с книгой Excel, в которой постоянно фигурирует один и тот же список данных, или может быть Вы просто не хотите множество раз использовать действие Копировать > Вставить , то было бы очень удобно иметь заранее настроенный и сохранённый список, чтобы Excel мог помочь Вам в работе. Использование настраиваемых списков – это хорошее решение для данной ситуации. Далее я покажу, как создать настраиваемый список в Excel.

Создаем пользовательский список в Excel

Я продемонстрирую это на примере списка школьных клубов. Мне нужно вести учёт денег на балансе каждого из них, а также наметить ежедневный бюджет. Я начал с того, что ввёл названия клубов, – это та информация, которая мне будет нужна постоянно.

В этот момент я бы также запустил проверку орфографии, это делается простым нажатием F7 .

Затем я выделил эту область, нажал на кнопку Office и в нижней части открывшегося меню щелкнул по Excel Options (Параметры Excel).

В разделе Popular (Общие) Вы найдёте пункт Create lists for use in sorts and fills sequences (Создавать списки для сортировки и заполнения) – кликните по Edit Custom Lists (Изменить списки).

Если Вы работаете в Excel 2010, то Вам нужен другой маршрут. Откройте вкладку File (Файл) и нажмите Options (Параметры). Затем пролистайте вниз, найдите кнопку Edit Custom Lists (Изменить списки).

Далее откроется диалоговое окно, в котором можно добавить информацию, которую планируется использовать многократно. Если Вы посмотрите на списки, уже подготовленные Microsoft, то увидите среди них те, которыми все так часто пользуются. Они не могут быть изменены или удалены. Однако, если Вы захотите удалить или изменить созданный Вами список, это можно сделать в любой момент. Для этого кликните по своему списку и делайте с ним что захотите.

Создаем список с нуля

У меня есть два способа, как создать настраиваемый список. Я могу создать его вручную, введя каждое значение в поле List entries (Элементы списка) и нажав Add (Добавить). Если Вы выберете этот путь, то столкнетесь с некоторыми ограничениями. Поле List entries (Элементы списка) позволяет ввести не более 255 символов. Будьте внимательны к тому, из скольких символов состоит каждая Ваша запись!

Подсказка: Если вы планируете вводить список в поле List entries (Элементы списка) вручную, не ставьте лишние пробелы между элементами. Если пробелы будут стоять до или после элемента, то Microsoft их просто не станет учитывать, а если между словами одного элемента, то все они будут сохранены.

Создание списка из существующего диапазона данных

Другой способ добавить элементы в настраиваемый список – импортировать данные. Если Вы выделите их прежде чем откроете окно меню, выбранный диапазон будет автоматически вставлен в соответствующее поле. Вам останется только нажать Import (Импорт) и Excel создаст список из содержащегося в ячейках текста. Если Вы не выделили текст заранее, поставьте курсор в поле рядом с кнопкой Import (Импорт) и выделите ячейки с данными для нового списка.

Помните, у нас было ограничение на количество символов, которое можно ввести в поле List entries (Элементы списка)? Только не при импорте! Теперь максимальный размер списка где-то 2000 символов! Нажмите ОК , чтобы закрыть окно с параметрами списка, и ещё раз ОК , чтобы закрыть окно параметров Excel.

Для пользовательского списка можно импортировать только текстовые значения. Если Вам нужно создать настраиваемый список с календарными датами или числами, то придётся использовать поле List entries (Элементы списка).

Вот некоторые моменты, которые Вы должны знать о настраиваемый списках… Все списки привязываются к компьютеру. Их настройки сохраняются на том компьютере, на котором Вы в данный момент работаете. Если Вы возьмёте файл с рабочего компьютера, чтобы поработать с ним дома, то придётся еще раз создать такой же пользовательский список на домашнем компьютере. Если Вы использовали настраиваемый список, чтобы сделать сортировку, то его элементы останутся в ячейках Excel, но среди списков он показан не будет.

Использование пользовательских списков в Excel

Итак, наш настраиваемый список готов к использованию. Выделите ячейку и введите с клавиатуры любой элемент этого списка. Нажмите на маркер автозаполнения (небольшой квадратик в правом нижнем углу ячейки), и потяните за него, чтобы продолжить последовательность. Чуть правее я вписал “Monday”, затем нажал на маркер и потянул вправо, Excel заполнил ячейки автоматически.

Замечательное свойство этой функции состоит в том, что Excel одинаково заполнит как столбец, так и строку, как в прямом направлении, так и в обратном, начнёте Вы с первого элемента списка, с середины или с последнего элемента… Как только Вы щелкните и начнете протаскивать мышь, Excel определит, что Вы хотите сделать, и вставит соответствующие данные.

Сортировка по пользовательскому списку

Одна из приятных возможностей, которую дает работа с настраиваемыми списками, – это возможность упорядочить данные по любому из списков, сохранённых на Вашем компьютере. Кликните по одному или нескольким столбцам, затем нажмите Sort & Filter (Сортировка и фильтр), раскройте выпадающее меню Order (Порядок), кликните Custom List (Настраиваемый список) и выберите список, по которому желаете выполнить сортировку.

Сортировка может включать более одного столбца. Если Вы хотите добавить ещё один уровень и упорядочить сначала по месяцам, а затем по номеру счёта, то можете кликнуть Add Level (Добавить уровень) и определить, каким образом должны отображаться данные. Когда закончите, нажмите ОК . Теперь информация упорядочена по выбранному списку!

Все достаточно просто! Применение пользовательских списков очень удобно особенно для тех, кто хочет избежать многократного копирования и вставки данных. Если Вы знаете, что есть набор данных, который в любой момент может понадобиться, почему бы не сделать из него настраиваемый список? Кто знает, возможно это сохранит Вам гораздо больше времени, чем Вы можете предположить… и оставит шефа с мыслью, что Вам пришлось изрядно потрудиться. Пусть он так думает.

При заполнении ячеек данными, часто необходимо ограничить возможность ввода определенным списком значений. Например, имеется ячейка, куда пользователь должен внести название департамента, указав где он работает. Логично, предварительно создать список департаментов организации и позволить пользователю лишь выбирать значения из этого списка. Этот подход поможет ускорить процесс ввода и уменьшить количество опечаток.

Выпадающий список можно создать с помощью

В этой статье создадим Выпадающий список с помощью () с типом данных Список .

Выпадающий список можно сформировать по разному.

А. Простейший выпадающий список - ввод элементов списка непосредственно в поле Источник

Предположим, в ячейке B 1 необходимо создать выпадающий список для ввода единиц измерений. Выделим ячейку B 1 и вызовем Проверку данных.

Если в поле Источник указать через точку с запятой единицы измерения шт;кг;кв.м;куб.м , то выбор будет ограничен этими четырьмя значениями.

Теперь смотрим, что получилось. Выделим ячейку B 1 . При выделении ячейки справа от ячейки появляется квадратная кнопка со стрелкой для выбора элементов из выпадающего списка .

Недостатки этого подхода: элементы списка легко потерять (например, удалив строку или столбец, содержащие ячейку B 1 ); не удобно вводить большое количество элементов. Подход годится для маленьких (3-5 значений) неизменных списков.
Преимущество : быстрота создания списка.

Б. Ввод элементов списка в диапазон (на том же листе, что и выпадающий список)

Элементы для выпадающего списка можно разместить в диапазоне на листе EXCEL, а затем в поле Источник инструмента указать ссылку на этот диапазон.

Предположим, что элементы списка шт;кг;кв.м;куб.м введены в ячейки диапазона A 1: A 4 , тогда поле Источник будет содержать =лист1!$A$1:$A$4

Преимущество : наглядность перечня элементов и простота его модификации. Подход годится для редко изменяющихся списков.
Недостатки : если добавляются новые элементы, то приходится вручную изменять ссылку на диапазон. Правда, в качестве источника можно определить сразу более широкий диапазон, например, A 1: A 100 . Но, тогда выпадающий список может содержать пустые строки (если, например, часть элементов была удалена или список только что был создан). Чтобы пустые строки исчезли необходимо сохранить файл.

Второй недостаток: диапазон источника должен располагаться на том же листе, что и выпадающий список , т.к. для правил нельзя использовать ссылки на другие листы или книги (это справедливо для EXCEL 2007 и более ранних).

Избавимся сначала от второго недостатка – разместим перечень элементов выпадающего списка на другом листе.

B. Ввод элементов списка в диапазон (на любом листе)

Ввод элементов списка в диапазон ячеек, находящегося в другой книге

Если необходимо перенести диапазон с элементами выпадающего списка в другую книгу (например, в книгу Источник. xlsx ), то нужно сделать следующее:

в книге Источник. xlsx создайте необходимый перечень элементов;
в книге Источник.xlsx диапазону ячеек содержащему перечень элементов присвойте , например СписокВнеш;
откройте книгу, в которой предполагается разместить ячейки с выпадающим списком;
выделите нужный диапазон ячеек, вызовите инструмент , в поле Источник укажите =ДВССЫЛ("[Источник.xlsx]лист1!СписокВнеш") ;

При работе с перечнем элементов, расположенным в другой книге, файл Источник .xlsx должен быть открыт и находиться в той же папке, иначе необходимо указывать полный путь к файлу. Вообще ссылок на другие листы лучше избегать или использовать Личную книгу макросов Personal.xlsx или Надстройки .

Если нет желания присваивать имя диапазону в файле Источник.xlsx , то формулу нужно изменить на =ДВССЫЛ("[Источник.xlsx]лист1!$A$1:$A$4")

СОВЕТ:
Если на листе много ячеек с правилами Проверки данных , то можно использовать инструмент (Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ). Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.

Примечание :
Если выпадающий список содержит более 25-30 значений, то работать с ним становится неудобно. Выпадающий список одновременно отображает только 8 элементов, а чтобы увидеть остальные, нужно пользоваться полосой прокрутки, что не всегда удобно.

В EXCEL не предусмотрена регулировка размера шрифта Выпадающего списка . При большом количестве элементов имеет смысл список элементов и использовать дополнительную классификацию элементов (т.е. один выпадающий список разбить на 2 и более).

Например, чтобы эффективно работать со списком сотрудников насчитывающем более 300 сотрудников, то его следует сначала отсортировать в алфавитном порядке. Затем создать выпадающий список , содержащий буквы алфавита. Второй выпадающий список должен содержать только те фамилии, которые начинаются с буквы, выбранной первым списком. Для решения такой задачи может быть использована структура или .

При заполнении таблички в редакторе Excel очень часто данные повторяются. К примеру, вы пишите наименование товара или ФИО работника. Сегодня мы поговорим о том, как в Эксель сделать выпадающий список, чтобы постоянно не вводить одно и то же, а просто выбирать нужное значение.

Есть самый простой вариант справиться с поставленной задачей. Вы делаете правый клик мышкой по ячейке под столбиком с данными для вызова контекстного меню. Тут ищем пункт «Выбрать из раскрывающегося списка». Это же действие легко выполнить комбинацией Alt + стрелочка вниз .

Вот только данный метод не подойдет, если необходимо сделать такой объект в Эксель в другой ячейке и в 2-3 и т.д до и после. При такой необходимости используйте следующий вариант.

Традиционный способ

Выделяете область самих ячеек, из которых создаете выпадающий перечень, далее переходите:

Вставка/Имя/Присвоить (Excel 2003)

В свежих версиях (2007, 2010, 2013, 2016) переходите:

Формулы/Определенные имена/Диспетчер имен/Создать

Вписываете любое наименование, тапаете ОК .

Затем выделяете ячейки (или несколько), куда планируете вставить перечень заданных полей. В меню переходите:

Данные/Тип данных/Список

В разделе «Источник» вносите ранее написанное имя, просто отмечаете диапазон. Полученную ячеечку можете копировать в любое место, в ней уже будет меню заданных табличных элементов.

Кроме того, вы можете ее растягивать, чтобы создать диапазон. Кстати, в случае изменения информации в нем, списочная информация тоже будет изменяться, она является динамической.

Как в Экселе сделать выпадающий список: пользуемся управленческими методами

При использовании этого варианта, вы вставляете элемент управления, представляющий собой непосредственно диапазон данных. Для этого:

во-первых, ищите раздел «Разработчик» (Эксель 2007/2010), в других выпусках активируете самостоятельно через параметры «Настроить ленту»;

во-вторых, переходите на раздел, кликаете «Вставить»;
в-третьих, выбираете «Поле…» и жмете по значку;
рисуете прямоугольник;

делаете правый клик по нему и жмете Формат объекта;

ищите «Формировать…», выделяете нужные границы;
отмечаете ту область, куда хотите установить порядковый номер элемента в перечне;
жмете ОК.

Как создать в Экселе выпадающее меню: пользуемся элементами ActiveX

Действия аналогичны вышеописанным, но ищем «Поле с ActiveX».

Здесь основные отличия в том, что спецэлемент ActiveX может быть в 2 вариантах - режим отладки, который позволяет менять параметры, и - режим ввода, получится сделать только выборку сведений из него. Поменять режим можно клавишей Режим Конструктора в разделе Разработчик . С помощью этого способа вы можете настроить цвет, шрифт и выполнить оперативный поиск.

Дополнительные возможности

В программе Excel возможно создание связанного выпадающего перечня. То есть при выборе какого-то значения, в другой графе можно подобрать нужные ему параметры. К примеру, вы выбираете какой-то продукт, и понадобилось отметить меру измерения, к примеру, грамм, килограмм.

В первую очередь, следует сделать табличку, где будут сами списочки, а потом отдельно окошки с названиями продуктов.

Для второй активируем окошко проверки сведений, но в пункте «Источник» пишем «=ДВССЫЛ» и адрес 1-й ячейки. Все получилось.

После этого, чтобы окошки снизу дополнились такими же свойствами, выделяем верхний участок и с нажатой мышкой перетаскиваем все вниз. Готово.

Как в Эксель сделать выпадающий список? Как видите, это легко выполнить любым указанным методом. Просто выбирайте для себя самый оптимальный. А выбор будет зависеть от целей создания, предназначения, области использования, количества информации и прочего.

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки, в которых можно выбрать нужный элемент.

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T .

Примечания:

Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных .

Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.

На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список .

Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе "Города" в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки .

Установите флажок Список допустимых значений

Откройте вкладку Сообщение для ввода .
Откройте вкладку Сообщение об ошибке .
Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид ?

Работа с раскрывающимся списком

После того как вы создадите раскрывающийся список, убедитесь, что он работает так, как вам нужно. Например, может потребоваться проверить, нужно ли изменять ширину столбцов и высоту строк , чтобы отображались все записи.

Скачивание примеров

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных. Скачать примеры проверки данных Excel

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.