Создание выбора из списка в excel. Excel: выбор из списка. Выпадающий список в ячейке листа. Создаем зависимые выпадающие списки
Раздел 3. Работа с группами таблиц
Понятие списка в Excel
Списком называется таблица Excel , которая состоит из одного и более столбцов. Столбцам списка присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка. Все ячейки в столбце имеют один и тот же формат данных, поэтому все строки или, как их еще называют записи, однотипны.
Фамилия | Возраст | Пол |
Петухова | ||
Петров | ||
Зайцева | ||
Морев | ||
Иванов | ||
Петрова |
Рис. 1. Пример списка Excel
В приведенной таблице Excel данные в первом и в третьем столбце имеют текстовый формат, а данные во втором столбце – числовой. Названия полей списка должны быть помещены в одну ячейку. Данные списка и другие данные на этом же листе должны быть отделены, по крайней мере, одной пустой ячейкой, то есть они не должны соприкасаться. Список Excel является типичной базой данных и к нему применимо большое число специфичных операций. Большинство таблиц, с которыми работают пользователи Excel , являются списками или могут быть приведены к виду списка. Так, если таблица, показанная на рис.2 создавалась для каждой группы студентов, то их можно было бы объединить в одну таблицу, которая также была бы списком, добавив еще одно поле «Группа».
Группа | Фамилия | Возраст | Пол | Рост | Вес |
99-л-3 | Петухова | ||||
99-л-3 | Петров | ||||
99-л-3 | Зайцева | ||||
97-л-1 | Попов | ||||
97-л-1 | Козлов |
Рис.2.Объединение таблиц в список
Работа со списками в Excel
Большинство операций, предназначенных для работы со списками, сосредоточены в меню «Данные». Если список создан правильно, то достаточно выделить одну из ячеек внутри списка и нажать нужную команду в меню «Данные». Excel автоматически определит границы вашего списка.
Рис. 2. Раскрытое меню «Данные»
Пункт «Сортировка» позволяет осуществить сортировку по выбранному критерию по одному или, в порядке приоритета, по двум или даже трем полям списка.
Рис.3.Двухступенчатая сортировка списка
«Фильтр» дает возможность показывать только те записи в списке, которые удовлетворяют некоторому критерию. Так установка пользовательского автофильтра, показанная на рис.3, отобразит в списке только фамилии оканчивающиеся на буку «в».
Рис3. Использование пользовательского автофильтра
Пункт «Форма» дает возможность быстрого ввода данных в список. Пункт «Итоги» позволяет подвести суммирующие итоги под данными каждой группы в списке. На рис.4 показано диалоговое окно подведения итогов, а на рис.5 результат выполнения этой операции.
Рис.4. Подведение итогов
Группа | Фамилия | Возраст | Пол | Рост | Вес |
99-л-3 | Петухова | ||||
99-л-3 | Петров | ||||
99-л-3 | Зайцева | 19 | |||
99-л-3 Всего | |||||
97-л-1 | Попов | ||||
97-л-1 | Козлов | 19 | |||
97-л-1 Всего | |||||
Общий итог |
Рис.5.Результат от подведения итогов
«Консолидация» позволяет подвести итоги по нескольким однотипным таблицам. Возможности пунктов «Консолидация» и «Итоги» полностью перекрываются мощным механизмом построения сводных таблиц Excel .
Пункт «Группа и структура» применим не только к спискам Excel и позволяет изменять уровни детализации представления информации на листе Excel . Чтобы создать простейшую структуру на листе можно выделить несколько столбцов или строк и нажать пункт «Группировать».
Рис.6.Создание структуры
Над листом появится дополнительная полоска со значком квадрата . Нажатие на этот знак скроет столбцы, над которыми проведена черная линия. Если выделить столбцы под черной линией и вновь выбрать пункт «Группировать», то будет сделана двухуровневая структура. Аналогичным образом можно группировать и строки.
Рис 7. Результат проведения операции группирования
Создание структуры дает возможность просматривать на одном экране большие таблицы Excel , скрывая ненужные в данный момент данные.
Сводные таблицы Excel
Сводные таблицы позволяют осуществлять групповые операции над данными, находящимися либо в списках, либо в нескольких диапазонах консолидации, либо во внешних базах данных. При нажатии на пункт «Сводная таблица» в меню «Данные» возникает первое диалоговое окно мастера построения сводных таблиц (см. рис.8).
Рис.8. Мастер сводных таблиц –шаг1.
Для обработки списка нужно выбрать первую из предложенных опций и перейти на второй шаг мастера. На втором шаге необходимо выбрать обрабатываемый список и перейти к третьему шагу. На третьем шаге мастера (см. рис.9.) появится конструктор обработки данных списка.
Рис.10.Мастер сводных таблиц – шаг 3.
Для конструирования групповой операции над одним из полей списка, нужно перетащить мышкой название соответствующего поля в область «Данные». Так, чтобы получить суммарный вес, нужно перетащить в область «Данные». Области «Строка», «Столбец» и «Страница» позволяют получить кроме суммарного применения групповой операции по всем записям списка еще и частичные групповые операции над записями с одинаковыми значениями полей, выбранных в области. Так, чтобы получить не только суммарный вес всех людей, но и вес людей в каждой группе, нужно перетащить в область «Строка». На рис. 11 показан результат описанного перетаскивания.
Рис.11. Конструирование групповой операции по полю «Вес»
Для удаления любого поля из области конструктора нужно просто потянуть за него мышкой и вытащить за пределы данной области.
Нажав на кнопку «Далее» можно перейти на четвертый шаг мастера. На четвертом шаге нужно выбрать лист, в который будет помещена сводная таблица. Здесь можно выбрать создание сводной таблице на новом листе и завершить работу мастера. Полученная сводная таблица отображена на рис.12.
Рис.12.Сводная таблица, полученная в результате работы мастера
Для возврата в мастер сводных таблиц для изменения запроса на групповую операцию служит кнопка на панели «Сводные таблицы». Изменим запрос, добавив поле «Фамилия» в область данных. Сводная таблица примет вид, показанный на рис.13.
Рис.13. Сводная таблица с групповой операцией по полю «Фамилия»
Вновь вернемся в мастер сводных таблиц и добавим поле «Пол» в область «Столбец», а поле «Возраст» в область «Страница». Полученная сводная таблица показана на рис 14.
Рис.14.Результирующая сводная таблица
Область «Страница» отличается от областей «Строка» и «Столбец» тем, что дает возможность либо осуществить групповую операцию сразу по всем значениям поля, либо по одному выбранному значению. В приведенном примере было выбрано значение «19».
Задание
Преобразовать таблицу, показанную ниже, в список или списки Excel . На основании сводных таблиц определить:
1.Площадь предприятий, подлежащих реконструкции по районам;
2.Число предриятий, подлежащих реконструкции по видам деятельности;
3.Суммарную площадь и число предприятий по направлениям;
4.Все вышеперечисленное в одной сводной таблице.
Список предприятий, подлежащих реконструкции | |||
Аэропорт | |||
Бытовое обслуживание | |||
Организация | Вид деятельности | Площадь |
|
ООО Успех | Химчистка | ||
ЗАО Удача | Парикмахерская | ||
ООО Игрок | Химчистка | ||
Торговля | |||
ООО Фиалка | Цветы | ||
ЗАО Бублик | Хлеб | ||
ООО Ирис | Цветы | ||
Сокол | |||
Бытовое обслуживание | |||
ООО Ботинок | Ремонт обуви | ||
ООО Волос | Парикмахерская | ||
Торговля | |||
ООО Мороз | Бытовая техника | ||
ЗАО Калач | Хлеб | ||
ООО Роман | Книги | ||
ЗАО Селедка | Рыба |
При заполнении таблички в редакторе Excel очень часто данные повторяются. К примеру, вы пишите наименование товара или ФИО работника. Сегодня мы поговорим о том, как в Эксель сделать выпадающий список, чтобы постоянно не вводить одно и то же, а просто выбирать нужное значение. Есть самый простой вариант справиться с поставленной задачей. Вы делаете правый клик мышкой по ячейке под столбиком с данными для вызова контекстного меню. Тут ищем пункт «Выбрать из раскрывающегося списка». Это же действие легко выполнить комбинацией Alt + стрелочка вниз . Вот только данный метод не подойдет, если необходимо сделать такой объект в Эксель в другой ячейке и в 2-3 и т.д до и после. При такой необходимости используйте следующий вариант. Традиционный способВыделяете область самих ячеек, из которых создаете выпадающий перечень, далее переходите: Вставка/Имя/Присвоить (Excel 2003) В свежих версиях (2007, 2010, 2013, 2016) переходите: Формулы/Определенные имена/Диспетчер имен/Создать Вписываете любое наименование, тапаете ОК . Затем выделяете ячейки (или несколько), куда планируете вставить перечень заданных полей. В меню переходите: Данные/Тип данных/Список В разделе «Источник» вносите ранее написанное имя, просто отмечаете диапазон. Полученную ячеечку можете копировать в любое место, в ней уже будет меню заданных табличных элементов. Кроме того, вы можете ее растягивать, чтобы создать диапазон. Кстати, в случае изменения информации в нем, списочная информация тоже будет изменяться, она является динамической. Как в Экселе сделать выпадающий список: пользуемся управленческими методамиПри использовании этого варианта, вы вставляете элемент управления, представляющий собой непосредственно диапазон данных. Для этого:
Как создать в Экселе выпадающее меню: пользуемся элементами ActiveXДействия аналогичны вышеописанным, но ищем «Поле с ActiveX». Здесь основные отличия в том, что спецэлемент ActiveX может быть в 2 вариантах - режим отладки, который позволяет менять параметры, и - режим ввода, получится сделать только выборку сведений из него. Поменять режим можно клавишей Режим Конструктора в разделе Разработчик . С помощью этого способа вы можете настроить цвет, шрифт и выполнить оперативный поиск. Дополнительные возможностиВ программе Excel возможно создание связанного выпадающего перечня. То есть при выборе какого-то значения, в другой графе можно подобрать нужные ему параметры. К примеру, вы выбираете какой-то продукт, и понадобилось отметить меру измерения, к примеру, грамм, килограмм. В первую очередь, следует сделать табличку, где будут сами списочки, а потом отдельно окошки с названиями продуктов. Для второй активируем окошко проверки сведений, но в пункте «Источник» пишем «=ДВССЫЛ» и адрес 1-й ячейки. Все получилось. После этого, чтобы окошки снизу дополнились такими же свойствами, выделяем верхний участок и с нажатой мышкой перетаскиваем все вниз. Готово. Как в Эксель сделать выпадающий список? Как видите, это легко выполнить любым указанным методом. Просто выбирайте для себя самый оптимальный. А выбор будет зависеть от целей создания, предназначения, области использования, количества информации и прочего. Если Вам приходится работать с книгой Excel, в которой постоянно фигурирует один и тот же список данных, или может быть Вы просто не хотите множество раз использовать действие Копировать > Вставить , то было бы очень удобно иметь заранее настроенный и сохранённый список, чтобы Excel мог помочь Вам в работе. Использование настраиваемых списков – это хорошее решение для данной ситуации. Далее я покажу, как создать настраиваемый список в Excel. Создаем пользовательский список в ExcelЯ продемонстрирую это на примере списка школьных клубов. Мне нужно вести учёт денег на балансе каждого из них, а также наметить ежедневный бюджет. Я начал с того, что ввёл названия клубов, – это та информация, которая мне будет нужна постоянно. В этот момент я бы также запустил проверку орфографии, это делается простым нажатием F7 . Затем я выделил эту область, нажал на кнопку Office и в нижней части открывшегося меню щелкнул по Excel Options (Параметры Excel). В разделе Popular (Общие) Вы найдёте пункт Create lists for use in sorts and fills sequences (Создавать списки для сортировки и заполнения) – кликните по Edit Custom Lists (Изменить списки). Если Вы работаете в Excel 2010, то Вам нужен другой маршрут. Откройте вкладку File (Файл) и нажмите Options (Параметры). Затем пролистайте вниз, найдите кнопку Edit Custom Lists (Изменить списки). Далее откроется диалоговое окно, в котором можно добавить информацию, которую планируется использовать многократно. Если Вы посмотрите на списки, уже подготовленные Microsoft, то увидите среди них те, которыми все так часто пользуются. Они не могут быть изменены или удалены. Однако, если Вы захотите удалить или изменить созданный Вами список, это можно сделать в любой момент. Для этого кликните по своему списку и делайте с ним что захотите. Создаем список с нуляУ меня есть два способа, как создать настраиваемый список. Я могу создать его вручную, введя каждое значение в поле List entries (Элементы списка) и нажав Add (Добавить). Если Вы выберете этот путь, то столкнетесь с некоторыми ограничениями. Поле List entries (Элементы списка) позволяет ввести не более 255 символов. Будьте внимательны к тому, из скольких символов состоит каждая Ваша запись! Подсказка: Если вы планируете вводить список в поле List entries (Элементы списка) вручную, не ставьте лишние пробелы между элементами. Если пробелы будут стоять до или после элемента, то Microsoft их просто не станет учитывать, а если между словами одного элемента, то все они будут сохранены. Создание списка из существующего диапазона данныхДругой способ добавить элементы в настраиваемый список – импортировать данные. Если Вы выделите их прежде чем откроете окно меню, выбранный диапазон будет автоматически вставлен в соответствующее поле. Вам останется только нажать Import (Импорт) и Excel создаст список из содержащегося в ячейках текста. Если Вы не выделили текст заранее, поставьте курсор в поле рядом с кнопкой Import (Импорт) и выделите ячейки с данными для нового списка. Помните, у нас было ограничение на количество символов, которое можно ввести в поле List entries (Элементы списка)? Только не при импорте! Теперь максимальный размер списка где-то 2000 символов! Нажмите ОК , чтобы закрыть окно с параметрами списка, и ещё раз ОК , чтобы закрыть окно параметров Excel. Для пользовательского списка можно импортировать только текстовые значения. Если Вам нужно создать настраиваемый список с календарными датами или числами, то придётся использовать поле List entries (Элементы списка). Вот некоторые моменты, которые Вы должны знать о настраиваемый списках… Все списки привязываются к компьютеру. Их настройки сохраняются на том компьютере, на котором Вы в данный момент работаете. Если Вы возьмёте файл с рабочего компьютера, чтобы поработать с ним дома, то придётся еще раз создать такой же пользовательский список на домашнем компьютере. Если Вы использовали настраиваемый список, чтобы сделать сортировку, то его элементы останутся в ячейках Excel, но среди списков он показан не будет. Использование пользовательских списков в ExcelИтак, наш настраиваемый список готов к использованию. Выделите ячейку и введите с клавиатуры любой элемент этого списка. Нажмите на маркер автозаполнения (небольшой квадратик в правом нижнем углу ячейки), и потяните за него, чтобы продолжить последовательность. Чуть правее я вписал “Monday”, затем нажал на маркер и потянул вправо, Excel заполнил ячейки автоматически. Замечательное свойство этой функции состоит в том, что Excel одинаково заполнит как столбец, так и строку, как в прямом направлении, так и в обратном, начнёте Вы с первого элемента списка, с середины или с последнего элемента… Как только Вы щелкните и начнете протаскивать мышь, Excel определит, что Вы хотите сделать, и вставит соответствующие данные. Сортировка по пользовательскому спискуОдна из приятных возможностей, которую дает работа с настраиваемыми списками, – это возможность упорядочить данные по любому из списков, сохранённых на Вашем компьютере. Кликните по одному или нескольким столбцам, затем нажмите Sort & Filter (Сортировка и фильтр), раскройте выпадающее меню Order (Порядок), кликните Custom List (Настраиваемый список) и выберите список, по которому желаете выполнить сортировку. Сортировка может включать более одного столбца. Если Вы хотите добавить ещё один уровень и упорядочить сначала по месяцам, а затем по номеру счёта, то можете кликнуть Add Level (Добавить уровень) и определить, каким образом должны отображаться данные. Когда закончите, нажмите ОК . Теперь информация упорядочена по выбранному списку! Все достаточно просто! Применение пользовательских списков очень удобно особенно для тех, кто хочет избежать многократного копирования и вставки данных. Если Вы знаете, что есть набор данных, который в любой момент может понадобиться, почему бы не сделать из него настраиваемый список? Кто знает, возможно это сохранит Вам гораздо больше времени, чем Вы можете предположить… и оставит шефа с мыслью, что Вам пришлось изрядно потрудиться. Пусть он так думает. Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное. Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости. Создание раскрывающегося спискаПуть: меню «Данные» - инструмент «Проверка данных» - вкладка «Параметры». Тип данных – «Список». Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами: Любой из вариантов даст такой результат. Выпадающий список в Excel с подстановкой данныхНеобходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке. Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе: Добавим в таблицу новое значение «елка». Теперь удалим значение «береза». Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется. Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон. Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?». Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб». Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файлаКогда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.
Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью. Как сделать зависимые выпадающие спискиВозьмем три именованных диапазона: Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.
Выбор нескольких значений из выпадающего списка ExcelБывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.
Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы. Выпадающий список с поискомПри вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца. При заполнении ячеек данными, часто необходимо ограничить возможность ввода определенным списком значений. Например, имеется ячейка, куда пользователь должен внести название департамента, указав где он работает. Логично, предварительно создать список департаментов организации и позволить пользователю лишь выбирать значения из этого списка. Этот подход поможет ускорить процесс ввода и уменьшить количество опечаток. Выпадающий список можно создать с помощью В этой статье создадим Выпадающий список с помощью () с типом данных Список . Выпадающий список можно сформировать по разному. А. Простейший выпадающий список - ввод элементов списка непосредственно в поле ИсточникПредположим, в ячейке B 1 необходимо создать выпадающий список для ввода единиц измерений. Выделим ячейку B 1 и вызовем Проверку данных. Если в поле Источник указать через точку с запятой единицы измерения шт;кг;кв.м;куб.м , то выбор будет ограничен этими четырьмя значениями. Теперь смотрим, что получилось. Выделим ячейку B 1 . При выделении ячейки справа от ячейки появляется квадратная кнопка со стрелкой для выбора элементов из выпадающего списка . Недостатки
этого подхода: элементы списка легко потерять (например, удалив строку или столбец, содержащие ячейку B
1
); не удобно вводить большое количество элементов. Подход годится для маленьких (3-5 значений) неизменных списков. Б. Ввод элементов списка в диапазон (на том же листе, что и выпадающий список)Элементы для выпадающего списка можно разместить в диапазоне на листе EXCEL, а затем в поле Источник инструмента указать ссылку на этот диапазон. Предположим, что элементы списка шт;кг;кв.м;куб.м введены в ячейки диапазона A 1: A 4 , тогда поле Источник будет содержать =лист1!$A$1:$A$4 Преимущество
: наглядность перечня элементов и простота его модификации. Подход годится для редко изменяющихся списков. Второй недостаток: диапазон источника должен располагаться на том же листе, что и выпадающий список , т.к. для правил нельзя использовать ссылки на другие листы или книги (это справедливо для EXCEL 2007 и более ранних). Избавимся сначала от второго недостатка – разместим перечень элементов выпадающего списка на другом листе. B. Ввод элементов списка в диапазон (на любом листе)Ввод элементов списка в диапазон ячеек, находящегося в другой книге Если необходимо перенести диапазон с элементами выпадающего списка в другую книгу (например, в книгу Источник. xlsx ), то нужно сделать следующее:
При работе с перечнем элементов, расположенным в другой книге, файл Источник .xlsx должен быть открыт и находиться в той же папке, иначе необходимо указывать полный путь к файлу. Вообще ссылок на другие листы лучше избегать или использовать Личную книгу макросов Personal.xlsx или Надстройки . Если нет желания присваивать имя диапазону в файле Источник.xlsx , то формулу нужно изменить на =ДВССЫЛ("[Источник.xlsx]лист1!$A$1:$A$4") СОВЕТ:
Примечание
:
В EXCEL не предусмотрена регулировка размера шрифта Выпадающего списка . При большом количестве элементов имеет смысл список элементов и использовать дополнительную классификацию элементов (т.е. один выпадающий список разбить на 2 и более). Например, чтобы эффективно работать со списком сотрудников насчитывающем более 300 сотрудников, то его следует сначала отсортировать в алфавитном порядке. Затем создать выпадающий список , содержащий буквы алфавита. Второй выпадающий список должен содержать только те фамилии, которые начинаются с буквы, выбранной первым списком. Для решения такой задачи может быть использована структура или . |