Триколор 

Как преобразовать таблицу word в формулу. Импорт данных «Эксель» в «Ворде». Особые варианты переноса

Если Вы создали симпатичную таблицу в Excel и теперь хотите опубликовать её как веб-страницу, то простейший способ это сделать – экспортировать её в старый добрый файл HTML. В этой статье мы рассмотрим несколько способов конвертировать данные из Excel в HTML, определим плюсы и минусы каждого способа и выполним вместе с Вами такое преобразование поэтапно.

Преобразуем таблицы Excel в HTML при помощи инструмента «Сохранить как веб-страницу»

Предположим, Вы создали многофункциональный отчёт в Excel и теперь хотите экспортировать всю эту информацию вместе с диаграммой и сводной таблицей на сайт компании, чтобы коллеги могли видеть их в режиме онлайн через веб-браузеры, не запуская Excel.

Чтобы преобразовать данные Excel в HTML, выполните следующие шаги. Эти инструкции подходят для Excel 2013, 2010 и 2007.


Совет: Если Вы впервые преобразуете рабочую книгу Excel в файл HTML, то будет разумно сначала сохранить веб-страницу на жёсткий диск, чтобы при необходимости можно было внести правки перед публикацией страницы в интернете или в локальной сети.

Замечание: Код HTML, созданный Excel, не очень чистый! Будет здорово, когда, преобразовав большую таблицу со сложным дизайном, Вы откроете её в любом редакторе HTML и почистите код перед публикацией. В результате страница на сайте будет загружаться заметно быстрее.

5 вещей, о которых нужно помнить, преобразуя файлы Excel в HTML

Используя инструмент «Сохранить как Веб-страницу», важно понимать, как работают его главные параметры, чтобы не совершить наиболее типичных ошибок и избежать самых распространённых сообщений об ошибке. В этом разделе Вы найдёте краткий обзор тех параметров, которым нужно уделять особое внимание при преобразовании файлов Excel в HTML.

1. Вспомогательные файлы и гиперссылки

Как известно, веб-страницы часто содержат рисунки и прочие вспомогательные файлы, а также гиперссылки на другие веб-сайты. Преобразуя файл Excel в веб-страницу, приложение автоматически собирает для Вас связанные файлы и гиперссылки и сохраняет их в вспомогательную папку.

Когда Вы сохраняете вспомогательные файлы, такие как диаграммы и фоновые текстуры, на тот же веб-сервер, Excel все ссылки создаёт относительными . Относительная ссылка (URL) указывает на файл внутри того же веб-сайта; она указывает имя файла или корневую папку вместо полного имени сайта (например, href=”/images/001.png”). Когда Вы удаляете любой элемент, сохранённый как относительная ссылка, Microsoft Excel автоматически удаляет связанный файл из вспомогательной папки.

Итак, главное правило – всегда сохраняйте веб-страницу и вспомогательные файлы в одном месте , иначе веб-страница не будет отображаться правильно. Если Вы перемещаете или копируете Вашу веб-страницу в другое место, убедитесь, что вспомогательная папка скопирована в то же место, иначе ссылки будут неверными. Если Вы повторно сохраняете веб-страницу в другое место, Microsoft Excel скопирует следом вспомогательную папку автоматически.

Если Вы сохраняете веб-страницы в разные места или если файл Excel содержит гиперссылки на внешние веб-сайты, то в таких случаях создаются абсолютные ссылки. Абсолютные ссылки содержат полный путь к файлу или к веб-странице, который может быть доступен откуда угодно, например: www.ваш-домен/раздел/страница.htm.

2. Внесение изменений и пересохранение веб-страницы

В теории, Вы можете сохранить книгу Excel как веб-страницу, затем открыть получившуюся веб-страницу в Excel, внести изменения и пересохранить файл. Однако, в этом случае некоторые возможности Excel будут не доступны. Например, любые диаграммы, содержащиеся в Вашей рабочей книге, превратятся в самостоятельные рисунки, и Вы не сможете изменять их в Excel, как это делали ранее.

Поэтому, лучшим способом будет сначала обновить исходную книгу Excel, внеся определенные изменения, затем сохранить её как рабочую книгу Excel (.xlsx), и только после этого снова преобразовать её в веб-страницу.

3. Автопереиздание веб-страницы

Если Вы поставили галочку напротив параметра AutoRepublish (Автопереиздание) в диалоговом окне Publish As Web Page (Публикация веб-страницы), который мы упоминали ранее в этой статье, тогда Ваша веб-страница будет автоматически обновляться каждый раз, при сохранении рабочей книги. Эта функция очень полезна и позволяет всегда поддерживать актуальной онлайн-копию Вашей таблицы Excel.

Если включить параметр AutoRepublish (Автопереиздание), то каждый раз при сохранении рабочей книги будет появляться сообщение с просьбой подтвердить, хотите ли Вы включить или отключить автопереиздание. Если необходимо, чтобы лист Excel автоматически опубликовывался, тогда выбираем Enable… (Включить…) и жмём ОК .

Однако, могут возникнуть обстоятельства, когда Вы не захотите автоматически публиковать лист Excel или его элементы, например, если файл содержит конфиденциальную информацию или был изменён тем, кто не является доверенным лицом. В таком случае Вы можете временно или навсегда отключить автопереиздание.

Чтобы временно отключить автопереиздание, выберите первый из предложенных вариантов в вышеупомянутом сообщении – Disable the AutoRepublish feature while this workbook is open (Отключить функцию Автопереиздание, когда открыта эта книга). Таким образом будет отключена автоматическая публикация для текущей сессии Excel, но в следующий раз, когда Вы откроете книгу, она будет включена снова.

Чтобы отключить автопереиздание навсегда для всех выбранных элементов, откройте книгу Excel, перейдите в диалоговое окно Publish As Web Page (Публикация веб-страницы) и нажмите кнопку Publish (Опубликовать). В разделе Items to publish (Публикуемые элементы) в списке Choose (Выбрать) выберите элемент, который Вы не хотите опубликовывать и нажмите кнопку Remove (Удалить).

4. Возможности Excel, которые не поддерживаются на веб-страницах

К сожалению, некоторые очень полезные и популярные возможности Excel становятся недоступными, когда Вы преобразуете Ваши листы Excel в HTML:

  • У словное форматирование не поддерживается при сохранении листа Excel как Single File Web Page (Веб-страница в оном файле), поэтому убедитесь, что Вы сохраняете его как Web Page (Веб-страница). Гистограммы, цветовые шкалы и наборы значков не поддерживаются обоими форматами веб-страниц.
  • Повёрнутый или ве ртикальный текст не поддерживается при экспорте данных из Excel в формат веб-страницы. Любой повёрнутый или вертикальный текст в Вашей рабочей книге будет преобразован в горизонтальный текст.

5. Самые распространённые трудности, встречающиеся при преобразовании файлов Excel в HTML

Преобразовывая рабочую книгу Excel в веб-страницу, Вы можете столкнуться со следующими известными трудностями.

Чем наоборот, но все-таки случаи обратного переноса тоже не столь редки. Например, иногда требуется перенести таблицу в Excel, сделанную в Ворде, для того чтобы, воспользовавшись функционалом табличного редактора, рассчитать данные. Давайте выясним, какие способы переноса таблиц в данном направлении существуют.

Самый простой способ переноса таблицы выполняется методом обычного копирования. Для этого, выделяем таблицу в программе Word, кликаем правой кнопкой мыши по странице, и в появившемся контекстном меню выбираем пункт «Копировать». Можно, вместо этого, нажать на кнопку «Копировать», которая размещена вверху на ленте. Ещё один вариант предполагает, после выделения таблицы, нажатие на клавиатуре клавиш Ctrl+C.

Таким образом, мы скопировали таблицу. Теперь нам нужно вставить её на лист Excel. Запускаем программу Microsoft Excel. Кликаем по ячейке в том месте листа, где хотим разместить таблицу. Нужно заметить, что эта ячейка станет крайней левой верхней ячейкой вставляемой таблицы. Именно из этого нужно исходить, планируя размещения таблицы.

Кликаем правой кнопкой мыши по листу, и в контекстном меню в параметрах вставки выбираем значение «Сохранить исходное форматирование». Также, можно вставить таблицу, нажав на кнопку «Вставить», расположенную на левом краю ленты. Или же, существует вариант набрать на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+V.

После этого, таблица будет вставлена на лист Microsoft Excel. Ячейки листа могут не совпадать с ячейками вставленной таблицы. Поэтому, чтобы таблица выглядела презентабельно, их следует растянуть.

Импорт таблицы

Также, существует более сложный способ переноса таблицы из Word в Excel, путем импорта данных.

Открываем таблицу в программе Word. Выделяем её. Далее, переходим во вкладку «Макет», и в группе инструментов «Данные» на ленте жмем на кнопку «Преобразовать в текст».

Открывается окно параметров преобразования. В параметре «Разделитель» переключатель должен быть выставлен на позицию «Знак табуляции». Если это не так, переводим переключатель в данную позицию, и жмем на кнопку «OK».

Переходим во вкладку «Файл». Выбираем пункт «Сохранить как…».

В открывшемся окне сохранения документа, указываем желаемое место расположения файла, который собираемся сохранить, а также присваиваем ему название, если название по умолчанию не удовлетворяет. Хотя, учитывая, что сохраненный файл будет являться лишь промежуточным для переноса таблицы из Word в Excel, особого смысла менять наименование нет. Главное, что нужно сделать – это в поле «Тип файла» установить параметр «Обычный текст». Жмем на кнопку «Сохранить».

Открывается окно преобразования файла. Тут делать никаких изменений не нужно, а только следует запомнить кодировку, в которой вы сохраняете текст. Жмем на кнопку «OK».

После этого, запускаем программу Microsoft Excel. Переходим во вкладку «Данные». В блоке настроек «Получить внешние данные» на ленте жмем на кнопку «Из текста».

Открывается окно импорта текстового файла. Ищем тот файл, который сохранили ранее в Ворде, выделяем его, и жмем на кнопку «Импорт».

После этого, открывается окно Мастера текстов. В настройках формата данных указываем параметр «С разделителями». Устанавливаем кодировку, согласно той, в которой вы сохраняли текстовый документ в Ворде. В большинстве случаев это будет «1251: Кириллица (Windows)». Жмем на кнопку «Далее».

В следующем окне в настройке «Символом-разделителем является» устанавливаем переключатель в позицию «Знак табуляции», если он не установлен по умолчанию. Жмем на кнопку «Далее».

В последнем окне Мастера текста можно отформатировать данные в столбцах, с учетом их содержимого. Выделяем конкретный столбец в Образце разбора данных, а в настройках формата данных столбца выбираем один из четырёх вариантов:

  • общий;
  • текстовый;
  • дата;
  • пропустить столбец.

Подобную операцию делаем для каждого столбца в отдельности. По окончанию форматирования, жмем на кнопку «Готово».

После этого, открывается окно импорта данных. В поле вручную указываем адрес ячейки, которая будет являться крайней верхней левой ячейкой вставленной таблицы. Если вы затрудняетесь это сделать вручную, то жмем на кнопку справа от поля.

В открывшемся окне, просто выделяем нужную ячейку. Затем, кликаем по кнопке справа от введенных в поле данных.

Возвратившись в окно импорта данных, жмем на кнопку «OK».

Как видим, таблица вставлена.

Выше были представлены два способа переноса таблицы из Word в Excel. Первый способ намного проще второго, и на всю процедуру уходит гораздо меньше времени. В то же время, второй способ гарантирует отсутствие лишних символов, или смещения ячеек, что вполне возможно при переносе первым способом. Так что, определяться с вариантом переноса, нужно отталкиваясь от сложности таблицы, и её предназначения.

Любой пользователь офисного пакет от Microsoft знает, что базовые программы Word и Excel различаются достаточно сильно и напрямую открывать документы, созданные в одной программе, с использованием другой не возможно, поскольку «Ворд» больше является тестовым редактором, хотя и может работать с другими типами данных, а «Эксель» призван работать с таблицами и вычислениями. Тем не менее вопрос того, как преобразовать документ «Ворд» в «Эксель» или наоборот, решается за счет применения специальных функций импорта данных. Рассмотрим оба варианта. Имея алгоритм действий, эту задачу решить нетрудно.

Как преобразовать «Эксель» в «Ворд» и наоборот: основы

Поскольку программы между собой различаются достаточно ощутимо, перед пользователем часто встает проблема преобразования данных. Даже при использовании простейших методов, как считается, оба документа должны иметь одинаковое форматирование, ибо структура импортируемого материала может быть нарушена при вставке.

Но у этих приложений есть и общие точки соприкосновения - таблицы. С ними дело обстоит достаточно просто. Если импортировать данные из выглядит не таким как сложным, как обратное преобразование, поэтому сама изначальная проблема того, как преобразовать «Эксель» в «Ворд» с полным сохранением структуры данных, для многих начинающих пользователей зачастую является неразрешимой.

Простейшая методика

Для начала рассмотрим самый простой вариант, который интернет-сообщество называет «копипастом» (объединение английских терминов copy и paste, а проще говоря, - «копировать» - «вставить»).

Конечно, вопрос того, как преобразовать файл «Ворд» в «Эксель», может быть решен таким примитивным способом. Однако тут нужно четко понимать, что в таком варианте происходит всего лишь копирование текстовых данных, которые из Word можно вставить только в одну ячейку Excel. Если требуется помещать текст в разные ячейки, придется копировать текст фрагментами.

Данные Excel в Word таким методом вставить тоже можно, однако представлены они будут в виде таблицы, причем не всегда данные листа Excel могут поместиться на страницу Word. Поэтому эта методика оказывается часто неприемлимой.

Работаем с таблицами

Как таблицу «Ворд» преобразовать в «Эксель»? Здесь есть несколько вариантов действий. Из тестового редактора Word экспорт данных в Excel производится намного проще, нежели наоборот.

В самом простом случае нужно просто выделить таблицу Word, скопировать данные в буфер обмена и вставить в Excel. Вся информация будет автоматически распределена по ячейкам, как в предыдущей структуре. Но тут пользователя поджидает неприятный сюрприз. Например, есть две ячейки с разными данными, которым должно соответствовать общее описание. В таблице Word, чтобы не вводить значение дважды, ячейки объединяются. А вот при вставке в Excel они будет автоматически разбиты, так что описание будет соответствовать только одному начальному значению. Чтобы этого не произошло, в параметрах вставки в Excel нужно использовать раздел форматов конечных ячеек с сохранением исходного форматирования.

Импорт данных «Эксель» в «Ворде»

Теперь посмотрим, как преобразовать «Эксель» в «Ворд». Обычная методика вставки, как уже понятно, не годится.

Здесь применяется следующая технология. Копируем данные в Excel, затем в Word из файлового меню используем команду вставки и выбираем связывание с использованием конечных стилей для Word 2010 или специальную вставку для Word 2007 с последующим связыванием. В методе связывания выбираем лист Excel и нажимаем кнопку «OK».

Еще одна методика, позволяющая решить проблему того, как преобразовать «Эксель» в «Ворд», состоит в том, чтобы в табличном редакторе использовать команду преобразования в текст с указанием метода форматирования (для этого используется табулятор - для создания единого раздела, пробел - для разделения данных абзацами, и т.д.). Только после этого производится копирование с применением специальной вставки в Word.

Заключение

Как видно из всего вышесказанного, сама процедура преобразования документов одного приложения в формат другого особой сложности не представляет. Напоследок стоит отметить, что здесь не рассматривались способы, которые позволяют, например, импортировать табличные данные в текстовом редакторе, когда изначально таблица Excel вставляется как графический объект. При такой постановке вопроса вставленная таблица окажется не редактируемой и работать с такими данными не получится. Это имеет смысл разве что в случаях, когда изменение информации не предусматривается изначально. Но методика перевода одного типа данных в другой при помощи простейших инструментов, показанная выше, подойдет любому пользователю. Да, и не верьте тем, кто утверждает, что такого типа преобразование можно выполнить при помощи конверторов. Таких программ в природе не существует. А если и существуют, то очень примитивные, от которых нужного результата не добьешься.

Часто бывают ситуации, когда нужно перенести данные из программы Excel (Эксель) в программу Word (ворд). Хотя обе программы входят в один пакет Microsoft Office, но они не поддерживают форматы файлов друг друга. Что делать в таком случае, когда нужно перенести таблицу, или текст?


Вариант простой. Достаточно скопировать выделенную таблицу, или блок текста в Эксель и вставить ее в Ворд. Сделать это можно через контекстное меню (скопировать / вставить), предварительно выделив таблицу или диапазон. Далее сохраняем наш файл в форматах для Ворд.


Все кажется просто, но есть одно но. Все мы знаем, что Эксель имеет очень много функций с использованием различного рода формул. Что делать когда в них произойдут изменения? Каждый раз копировать? Нет! Для этого есть очень интересный способ копирования когда внесены изменения в таблице Excel будут применены и в таблице Word(ворд). И его рассмотрим ниже.

Для этого при вставлены данных нужно выбрать специальную вставку. Сделать это можно с помощью специальной вставки. При установке копии в Ворд, выбираем «Специальная вставка». Вот и все теперь изменения внесены в файле в Эксель будут применены и в файлов Ворд. Одно условие файлы должны находиться в одной папке.


Еще один вариант копирования предназначен для эстетов. Часто бывает так что отредактированы таблички в Эксель скопированы в Ворд содержат лишние элементы разметки. Если Вам мешает разметка ячеек Эксель то перед вставкой копии в Ворд вставьте ее в Блокнот, сделайте копию вставки в Блокноте повторно в таком случае текст будет вставлен без разметки Эксель.

Microsoft Word является самым популярным программным обеспечением, предназначенным для работы с текстом. В широком обилии функций этой программы имеется немалый набор инструментов для создания и изменения таблиц. О работе с последними мы неоднократно рассказывали, но многие интересные вопросы все еще остаются открытыми.

Мы уже рассказывали о том, как в Ворде преобразовать текст в таблицу, детальную инструкцию вы можете найти в нашей статье о создании таблиц. Здесь же речь пойдет об обратном — преобразовании таблицы в обычный текст, что тоже может понадобиться во многих ситуациях.

1. Выделите таблицу вместе со всем ее содержимым, нажав на небольшой «плюсик» в ее левом верхнем углу.

    Совет: Если вам необходимо преобразовать в текст не всю таблицу, а только несколько ее строк, выделите их с помощью мышки.

2. Перейдите во вкладку «Макет» , которая находится в основном разделе «Работа с таблицами» .

3. Нажмите на кнопку «Преобразовать в текст» , расположенную в группе «Данные» .

4. Выберите тип разделителя, установленного между словами (в большинстве случаев это «Знак табуляции» ).

5. Все содержимое таблицы (или же только выделенный вами фрагмент) будет преобразован в текст, строки будут разделены абзацами.

Если необходимо, измените внешний вид текста, шрифт, размер и другие его параметры. Наша инструкция поможет вам это сделать.

Вот и все, как видите, преобразовать таблицу в текст в Ворде совсем несложно, достаточно сделать пару простых манипуляций, и готово. На нашем сайте вы можете найти другие статьи о том, как работать с таблицами в текстовом редакторе от Microsoft, а также о ряде других функций этой популярной программы.