Как преобразовать таблицу word в формулу. Удаляем лишние абзацы. Как преобразовать «Эксель» в «Ворд» и наоборот: основы
Работать с числовыми данными, делать расчеты, составлять таблицы удобнее в Excel. По сути, сама программа – это таблица. Word для подобной работы не совсем приспособлен.
Но иногда приходится переносить таблицы из Excel в Word. Либо преобразовывать готовую таблицу. «Перебивать» данные из одного формата в другой непродуктивно, долго. Должен быть другой способ.
Как перенести таблицу из Excel в Word?
Первый способ.
Результат нашей работы:
Этот способ имеет некоторые недостатки:
- таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
- границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.
Второй метод.
- Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
- Открываем MS Word. Нажимаем «Вставить». Или сочетание клавиш Shift + Ins. Результат:
Мы можем редактировать данные, менять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.
Существенный недостаток такого вариант вставки – таблицы с большим объемом данных выходят за пределы листа.
Третий способ.
Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.
Чтобы вставить диапазон данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.
В Excel:
Или комбинация клавиш CTRL+SHIFT+(минус).
В Word:
Чтобы манипулировать с границами, таблица должна быть вставлена по второму методу.
Как преобразовать таблицу из Word в Excel?
Произведем обратный перенос.
Ваиант 1.
У нас «чистенькая» таблица. Поэтому вставилась она ровно и аккуратно. Если данные вносились коряво, много лишних символов (непечатаемых), то границы строк и столбцов могут сместиться. Из подобной ситуации 2 выхода:
- Чистим таблицу вручную. Если много повторяющихся символов, можно использовать параметры автозамены.
- Сохраняем таблицу как текст (в формате txt). В этом случае уберутся все лишние символы. А в Excel вставить данные из txt.
Ваиант 2.
Можно редактировать данные, рисовать границы и т.д. Такой способ вставки убирает лишний символы, предупреждает смещение ячеек.
Часто бывают ситуации, когда нужно перенести данные из программы Excel (Эксель) в программу Word (ворд). Хотя обе программы входят в один пакет Microsoft Office, но они не поддерживают форматы файлов друг друга. Что делать в таком случае, когда нужно перенести таблицу, или текст?
Вариант простой. Достаточно скопировать выделенную таблицу, или блок текста в Эксель и вставить ее в Ворд. Сделать это можно через контекстное меню (скопировать / вставить), предварительно выделив таблицу или диапазон. Далее сохраняем наш файл в форматах для Ворд.
Все кажется просто, но есть одно но. Все мы знаем, что Эксель имеет очень много функций с использованием различного рода формул. Что делать когда в них произойдут изменения? Каждый раз копировать? Нет! Для этого есть очень интересный способ копирования когда внесены изменения в таблице Excel будут применены и в таблице Word(ворд). И его рассмотрим ниже.
Для этого при вставлены данных нужно выбрать специальную вставку. Сделать это можно с помощью специальной вставки. При установке копии в Ворд, выбираем «Специальная вставка». Вот и все теперь изменения внесены в файле в Эксель будут применены и в файлов Ворд. Одно условие файлы должны находиться в одной папке.
Еще один вариант копирования предназначен для эстетов. Часто бывает так что отредактированы таблички в Эксель скопированы в Ворд содержат лишние элементы разметки. Если Вам мешает разметка ячеек Эксель то перед вставкой копии в Ворд вставьте ее в Блокнот, сделайте копию вставки в Блокноте повторно в таком случае текст будет вставлен без разметки Эксель.
Работать с таблицами в редакторе Excel намного удобнее, чем в программе Microsoft Word. Многие пользователи в дальнейшем сталкиваются с проблемой экспорта данных. Они не знают, как Эксель перевести в Ворд. В данной статье мы пошагово рассмотрим основные методы решения этой задачи.
Первым делом откроем какой-нибудь документ, в котором есть таблица.
Мгновенно перенести данные без потери дальнейшей возможности редактирования можно несколькими способами.
При помощи горячих клавиш
- Сначала необходимо выделить всё содержимое и скопировать его. Для этого нажмите на клавиатуре на кнопки Ctrl +C .
- В результате этого вы должны увидеть, что вокруг таблицы появилась пунктирная рамка. Это значит, что вы делаете всё правильно.
- Откройте вордовский документ.
- Для того чтобы вставить выделенные данные, нужно нажать на сочетание клавиш Ctrl +V . Благодаря этим действиям у вас появится именно таблица, а не картинка.
При помощи меню
То же самое можно сделать и при помощи контекстного меню. Этот метод используется теми, кто не может запомнить горячие клавиши. Для этого нужно сделать следующее.
- Выделите таблицу.
- Сделайте по ней правый клик мыши.
- В появившемся меню выберите пункт «Копировать».
- Таблица выделится пунктирной рамкой.
- Откройте файл, в который нужно вставить эту таблицу.
- Перейдите на вкладку «Главная» и нажмите на соответствующую кнопку.
- Результат будет точно таким же.
В обоих случаях, описанных выше, возможность редактировать содержимое сохраняется в полном объеме. Вы не заметите разницы.
Особые варианты переноса
Помимо описанного выше метода, можно сделать перевод данных в другие форматы.
Копирование как рисунка
- Первом делом выделите содержимое таблицы.
- Затем
- Нажмите на треугольник около иконки «Копировать».
- Выберите пункт «Копировать как рисунок».
- После этого у вас появится два варианта копирования. Рассмотрим каждый из них отдельно.
- Выбираем первый пункт и нажимаем на кнопку «OK».
Отличие векторного формата от растрового заключается в том, что в дальнейшем при увеличении размера изображения в векторном виде качество не изменится. А при растягивании растровой картинки, всё превратится в пиксели. Результат будет ужасным.
- После этого откройте документ Word.
- Затем нажмите на кнопку «Вставить», расположенную на панели «Главная» (или же нажмите на сочетание клавиш Ctrl +V ).
- В результате этого вы получите свою таблицу в виде рисунка. Но обратите внимание на то, что у нас появилась рамка вокруг шапки.
Мы получили то, что видели на экране. А в этом случае мы видим границы всех ячеек.
Для печати
- Для того чтобы устранить указанный выше недостаток, нужно выбрать второй вариант.
- Затем нажать на кнопку «OK».
- Вставить содержимое буфера можно при помощи горячих клавиш Ctrl +V или нажатием на соответствующую кнопку на вкладке «Главная».
- На этот раз у заголовка таблицы рамка отсутствует.
То же самое произойдет и с другими ячейками, если у них не будет явных границ, которые укажете вы сами.
Параметры вставки
Конвертировать содержимое документа можно и другими путями. Для этого нужно сделать следующее.
- Первым делом необходимо скопировать содержимое листа. Вы можете сделать это как угодно (через контекстное меню или горячие клавиши Ctrl +C ).
- В результате этого вы увидите следующее.
- Перейдите на вкладку «Главная».
- Кликните на треугольник около иконки «Вставить».
- В результате этого у вас появится несколько вариантов.
- К ним относятся (при наведении на каждый из пунктов доступна возможность предварительного просмотра дальнейшего результата):
- сохранить исходное форматирование;
- использовать стили конечного фрагмента;
- связать и сохранить исходное форматирование;
- связать и использовать конечные стили;
- рисунок;
- сохранить только текст.
Вы можете выбрать самый удобный для вас вариант. Наглядный пример облегчит ситуацию.
Специальная вставка
Практически аналогичный список можно увидеть и в другом пункте меню. Для этого нужно сделать следующие шаги.
- Перейдите на вкладку «Главная».
- Нажмите на треугольник около иконки «Вставить».
- В появившемся меню выберите пункт «Специальная вставка…».
Сделать тоже самое можно и при помощи горячих клавиш Ctrl +Alt +V .
- В результате этого вы увидите следующее окно. Здесь можно выбрать следующие варианты вставки:
- лист Microsoft Excel (объект);
- текст в формате RTF;
- неформатированный текст;
- точечный рисунок;
- метафайл Windows (EMF);
- формат HTML;
- текст в кодировке Юникод.
- Для вставки нужно будет нажать на кнопку «OK».
Онлайн конвертеры
Кроме этого, существуют различные сайты, которые могут бесплатно преобразовать ваш документ в любой нужный вам формат. Для этого достаточно ввести нужный запрос в поисковую систему.
В нашем случае это будет «Конвертер xlsx в doc», поскольку у файлов Экселя расширение xlsx, а у вордовских – doc.
Результат будет следующим.
Важно понимать, что не все сайты могут справиться с поставленной задачей ввиду различных причин.
В этом случае вы будете видеть подобные ошибки.
Или вот такие.
Хороший результат показывает англоязычный сервис .
Кроме этого, данный сервис может бесплатно сконвертировать следующие форматы.
Для того чтобы преобразовать файл, нужно предпринять следующие действия.
- Кликните на кнопку «Choose Files…». В появившемся окне выберите нужный документ и нажмите на кнопку «Открыть».
Либо просто перенесите нужный файл в окно браузера, поскольку там написано: «or drag and drop files».
- В результате этого вы увидите свой документ в разделе «Files to convert». После этого кликните на выпадающий список во втором шаге (Step 2).
- Появится большой список форматов. Выберите пункт doc.
- Дальше необходимо указать адрес электронной почты, на которую будет отправлено письмо со ссылкой на результат. Для запуска конвертации нажмите на кнопку «Convert».
- После небольшого ожидания вы увидите следующее сообщение.
- Заходим в свою почту и открываем нужное письмо. Внизу вы увидите ссылку на файл с результатом. Необходимо кликнуть на неё.
- После этого вы снова окажетесь на сайте «ZamZar». Но на этот раз вы увидите ссылку на скачивание документа. Нажмите на кнопку «Download Now».
- Сразу после этого откроется окно, в котором нужно будет указать имя и расположение сохраняемого файла. Для начала загрузки нужно нажать на кнопку «Сохранить».
- Запустите скаченный файл, чтобы проверить результат.
Открыв документ, вы увидите следующее.
Качество вполне приемлемое. Обратите внимание на то, что в случае маленького размера таблицы, вы получите соответствующий масштаб страницы.
Дополнительные программы
В интернете можно найти большое количество различных приложений. Но многие из них платные или работают не корректно.
В качестве примера рассмотрим приложение All File to All File Converter, которое можно скачать с официального сайта разработчиков данного ПО. Для этого достаточно нажать на кнопку «Download».
Запустив данную утилиту, вы увидите следующее окно.
Для того чтобы преобразовать таблицу из Excel в документ Word, нужно сделать следующие действия.
- Нажмите на кнопку «Add Files». В появившемся окне выберите нужный файл и кликните на кнопку «Открыть».
- Сразу после этого он появится в списке.
- Затем необходимо указать формат выходного файла. Для этого нужно нажать на «Output Type».
- Среди появившихся вариантов выберите пункт «Microsoft Office Word 97-2003» (либо «Rich Text Format»).
- Затем необходимо указать папку, в которую будут сохраняться результаты конвертирования. Для этого нужно кликнуть на кнопку «Settings».
- Затем в появившемся окне выберите нужный каталог.
- Для сохранения нажмите на «OK».
- Для запуска конвертации кликните на иконку с надписью «Convert».
Заключение
В данной статье были рассмотрены различные методы перевода таблицы из формата Excel в вордовский документ. Если у вас что-то не получилось, возможно, вы выбираете в настройках не то расширение. Также стоит отметить, что не все онлайн-сервисы могут преобразовать файлы со сложной структурой данных.
Видеоинструкция
Если у вас остались какие-нибудь вопросы, ответы на них можно найти в прилагаемом ниже видео.
Если Вы создали симпатичную таблицу в Excel и теперь хотите опубликовать её как веб-страницу, то простейший способ это сделать – экспортировать её в старый добрый файл HTML. В этой статье мы рассмотрим несколько способов конвертировать данные из Excel в HTML, определим плюсы и минусы каждого способа и выполним вместе с Вами такое преобразование поэтапно.
Преобразуем таблицы Excel в HTML при помощи инструмента «Сохранить как веб-страницу»
Предположим, Вы создали многофункциональный отчёт в Excel и теперь хотите экспортировать всю эту информацию вместе с диаграммой и сводной таблицей на сайт компании, чтобы коллеги могли видеть их в режиме онлайн через веб-браузеры, не запуская Excel.
Чтобы преобразовать данные Excel в HTML, выполните следующие шаги. Эти инструкции подходят для Excel 2013, 2010 и 2007.
Совет: Если Вы впервые преобразуете рабочую книгу Excel в файл HTML, то будет разумно сначала сохранить веб-страницу на жёсткий диск, чтобы при необходимости можно было внести правки перед публикацией страницы в интернете или в локальной сети.
Замечание: Код HTML, созданный Excel, не очень чистый! Будет здорово, когда, преобразовав большую таблицу со сложным дизайном, Вы откроете её в любом редакторе HTML и почистите код перед публикацией. В результате страница на сайте будет загружаться заметно быстрее.
5 вещей, о которых нужно помнить, преобразуя файлы Excel в HTML
Используя инструмент «Сохранить как Веб-страницу», важно понимать, как работают его главные параметры, чтобы не совершить наиболее типичных ошибок и избежать самых распространённых сообщений об ошибке. В этом разделе Вы найдёте краткий обзор тех параметров, которым нужно уделять особое внимание при преобразовании файлов Excel в HTML.
1. Вспомогательные файлы и гиперссылки
Как известно, веб-страницы часто содержат рисунки и прочие вспомогательные файлы, а также гиперссылки на другие веб-сайты. Преобразуя файл Excel в веб-страницу, приложение автоматически собирает для Вас связанные файлы и гиперссылки и сохраняет их в вспомогательную папку.
Когда Вы сохраняете вспомогательные файлы, такие как диаграммы и фоновые текстуры, на тот же веб-сервер, Excel все ссылки создаёт относительными . Относительная ссылка (URL) указывает на файл внутри того же веб-сайта; она указывает имя файла или корневую папку вместо полного имени сайта (например, href=”/images/001.png”). Когда Вы удаляете любой элемент, сохранённый как относительная ссылка, Microsoft Excel автоматически удаляет связанный файл из вспомогательной папки.
Итак, главное правило – всегда сохраняйте веб-страницу и вспомогательные файлы в одном месте , иначе веб-страница не будет отображаться правильно. Если Вы перемещаете или копируете Вашу веб-страницу в другое место, убедитесь, что вспомогательная папка скопирована в то же место, иначе ссылки будут неверными. Если Вы повторно сохраняете веб-страницу в другое место, Microsoft Excel скопирует следом вспомогательную папку автоматически.
Если Вы сохраняете веб-страницы в разные места или если файл Excel содержит гиперссылки на внешние веб-сайты, то в таких случаях создаются абсолютные ссылки. Абсолютные ссылки содержат полный путь к файлу или к веб-странице, который может быть доступен откуда угодно, например: www.ваш-домен/раздел/страница.htm.
2. Внесение изменений и пересохранение веб-страницы
В теории, Вы можете сохранить книгу Excel как веб-страницу, затем открыть получившуюся веб-страницу в Excel, внести изменения и пересохранить файл. Однако, в этом случае некоторые возможности Excel будут не доступны. Например, любые диаграммы, содержащиеся в Вашей рабочей книге, превратятся в самостоятельные рисунки, и Вы не сможете изменять их в Excel, как это делали ранее.
Поэтому, лучшим способом будет сначала обновить исходную книгу Excel, внеся определенные изменения, затем сохранить её как рабочую книгу Excel (.xlsx), и только после этого снова преобразовать её в веб-страницу.
3. Автопереиздание веб-страницы
Если Вы поставили галочку напротив параметра AutoRepublish (Автопереиздание) в диалоговом окне Publish As Web Page (Публикация веб-страницы), который мы упоминали ранее в этой статье, тогда Ваша веб-страница будет автоматически обновляться каждый раз, при сохранении рабочей книги. Эта функция очень полезна и позволяет всегда поддерживать актуальной онлайн-копию Вашей таблицы Excel.
Если включить параметр AutoRepublish (Автопереиздание), то каждый раз при сохранении рабочей книги будет появляться сообщение с просьбой подтвердить, хотите ли Вы включить или отключить автопереиздание. Если необходимо, чтобы лист Excel автоматически опубликовывался, тогда выбираем Enable… (Включить…) и жмём ОК .
Однако, могут возникнуть обстоятельства, когда Вы не захотите автоматически публиковать лист Excel или его элементы, например, если файл содержит конфиденциальную информацию или был изменён тем, кто не является доверенным лицом. В таком случае Вы можете временно или навсегда отключить автопереиздание.
Чтобы временно отключить автопереиздание, выберите первый из предложенных вариантов в вышеупомянутом сообщении – Disable the AutoRepublish feature while this workbook is open (Отключить функцию Автопереиздание, когда открыта эта книга). Таким образом будет отключена автоматическая публикация для текущей сессии Excel, но в следующий раз, когда Вы откроете книгу, она будет включена снова.
Чтобы отключить автопереиздание навсегда для всех выбранных элементов, откройте книгу Excel, перейдите в диалоговое окно Publish As Web Page (Публикация веб-страницы) и нажмите кнопку Publish (Опубликовать). В разделе Items to publish (Публикуемые элементы) в списке Choose (Выбрать) выберите элемент, который Вы не хотите опубликовывать и нажмите кнопку Remove (Удалить).
4. Возможности Excel, которые не поддерживаются на веб-страницах
К сожалению, некоторые очень полезные и популярные возможности Excel становятся недоступными, когда Вы преобразуете Ваши листы Excel в HTML:
- У словное форматирование не поддерживается при сохранении листа Excel как Single File Web Page (Веб-страница в оном файле), поэтому убедитесь, что Вы сохраняете его как Web Page (Веб-страница). Гистограммы, цветовые шкалы и наборы значков не поддерживаются обоими форматами веб-страниц.
- Повёрнутый или ве ртикальный текст не поддерживается при экспорте данных из Excel в формат веб-страницы. Любой повёрнутый или вертикальный текст в Вашей рабочей книге будет преобразован в горизонтальный текст.
5. Самые распространённые трудности, встречающиеся при преобразовании файлов Excel в HTML
Преобразовывая рабочую книгу Excel в веб-страницу, Вы можете столкнуться со следующими известными трудностями.
Всему свое место и время, и с этой истиной в полной мере согласен любой, кто делал в MS Word таблицы. Нет, когда приловчишься все идет как по маслу, но, и с этим согласится любой, иногда «ловчится» приходится довольно долго. К счастью, есть довольно простой способ не только создать таблицу из уже набранного текста, но и преобразовать в текст любую уже созданную таблицу.
Сразу оговорка. Текст который мы планируем преобразовать в таблицу, должен отвечать одному условию, он должен представлять собой табулированный список. То есть «воображаемые колонки» будущей таблицы должны быть разделены с помощью табуляции, что достигается нажатием клавиши Tab вместо пробела.
Примечание: можно применять в качестве разделителя колонок и другие символы — точку с запятой, абзац и т.п., но на мой взгляд, табуляция — оптимальный вариант, так как применяется сравнительно редко и не портит внешнего вида текста.
Как только наша импровизированная «таблица» набита, её, и перейдите на вкладку «Вставка» и воспользуйтесь инструментом «Таблица» . В выпадающем меню, нажмите на пункт «Преобразовать в таблицу…» .
В появившемся окне можно произвести дополнительные настройки, однако в данном случае все стоит в тех положениях, которых и нужно (разве только в пункте «Автоподбор ширины столбцов» можно для интереса поставить переключатель в положение «По содержимому», чтобы уменьшить размер таблицы ), поэтому смело жмем «Ок» и наслаждаемся результатом.
Настройки преобразования текста в таблицу
…и результат!
Немного усложним задачу и сделаем три колонки. Обратите внимание, Tab срабатывает немного странно и вместо длинного пробела, в некоторых случаях, ставится короткий (это недоразумение можно поправить перетащив маркер табуляции на линейке сверху документа ).
Вот такая некрасивая табуляция. Если бы не режим разметки, я бы и не понял -Tab это или пробел
Исправляем табуляцию. Так-то лучше.
Тут довольно легко ошибиться и наставить табуляции там где это не нужно. В таких случаях имеет смысл вспомнить про режим разметки MS Word который делает невидимые обычно пробелы и тому подобные знаки видимыми (не волнуйтесь — только на экране, при печати все эти элементы видны не будут). Для этого активируем переключатель «Отобразить все знаки» на вкладке «Главная» и уже в «подсвеченном» виде, расставить нужные знаки и символы.
Таблица из трех колонок созданная преобразованием из текста
Повторяем процедуру преобразования в таблицу… Все отлично!
Ну теперь обратная манипуляция: получим из Word-таблицы табулированный список! Для начала выделим таблицу, и обратим внимание на панель инструментов. Видите вновь появившуюся вкладку «Макет» ? Нам сюда. Найдите группу «Данные» , а в ней инструмент «Преобразовать в текст» . Щелкните на его ярлычок и (если вы ничего не меняли в разделителях и т.п.), нажмите кнопку «Ок».
Результат именно такой какой мы и ждали — таблица превратилась в обычный текстовый блок. Итак, ещё один этап в освоении MS Word^ преобразование текста в таблицу и обратно — из таблицы в текст, мы освоили!
Итоговый вариант преобразования таблицы в текст