Организация работы электронной почты на предприятии - обзор. Электронная почта в малом офисе. Электронная почта без Internet

Электронная почта позволяет пересылать не только текстовые сообщения, но и любые документы, двоичные файлы, звуковые и видеофрагменты. Это дает возможность быстро обмениваться письмами и различными деловыми документами. Если воспользоваться электронной почтой, входящей в Windows, то все, что придется сделать – это составить письмо и при необходимости к этому письму добавить рассматриваемый документ и поставить свою подпись. Щелчок мыши - и к услугам пользователя адресная книга, в которой просто выбирается нужный адресат, еще один щелчок - и письмо отправлено.

Получив письмо, корреспондент сможет ознакомиться с мнением коллеги, внести свои коррективы, замечания или предложения и при необходимости переслать письмо другим специалистам для консультации. В это время отправитель письма может заниматься другой работой, и тем самым продуктивность его труда резко повышается. Через некоторое время отправитель получает ответ, в который могут быть включены визы, рецензии и мнения всех принявших участие в его обсуждении. Если дополнительно установить на компьютере Microsoft Forms Designer , то возможности почты становятся практически неограниченными: можно организовывать маршрутизацию документа с визированием, делать рассылку напоминаний, предупреждений, стандартных сообщений и т. п.

Войдя в электронную почту, пользователь сразу заметит ряд сообщений, помеченных как «Телефонный звонок». Открыв такое сообщение, на экране дисплея он увидит типовую форму, содержащую ряд стандартных полей и флажков типа «Кто звонил», «Просил перезвонить», «Перезвонит позже» и т. п., а на отдельных полях записан и номер телефона звонившего. Такая форма проста как для заполнения, так и для чтения, а если к компьютеру пользователя подключен модем или электронный секретарь, то для ответного звонка необходимо нажать только одну кнопку на форме.

Планировщик Microsoft Schedule + поможет организовать деловое совещание с несколькими сотрудниками. Если использовать для этого телефон или просто почту, то на согласование удобного для всех времени может уйти не один час. Применение встроенного группового планирования Schedule +, входящего в Windows , позволяет это сделать в считанные минуты. При этом нужно лишь просмотреть расписания коллег, наложить их одно на другое и выбрать удобное для всех время, после чего отметить его во всех расписаниях и оповестить о начале совещаний по электронной почте.

Встроенное в Windows средство удаленного доступа Remote Access Service позволяет подключаться к сети удаленному компьютеру по. модему, через коммутируемые или выделенные линии. Причем процедура подключения полностью прозрачна для пользователя: нужно просто ввести свое имя и пароль. После соединения у пользователя удаленного компьютера возникает ощущение, что он напрямую подключен к офисной сети. Таким образом, средство удаленного доступа Remote Access Service позволяет сотрудникам, часто выезжающим в служебные командировки, не «отрываться от жизни» и быть постоянно в курсе дел, иметь доступ к необходимой информации, а также сообщать что-то важное. Такое соединение осуществляется не через обычный сетевой кабель, а через канал удаленного доступа, например, через телефонную линию. При этом все ресурсы сети являются доступными для удаленного пользователя. Он способен, даже находясь за тысячи километров от офиса, распечатать на офисном принтере любой документ. Особенно впечатляет удаленная работа систем клиент-сервер, когда пользователь клиентской части может получать информацию с сервера баз данных.

Программа обслуживания факс-модема Microsoft At Work PC Fax позволит обходиться без секретаря при рассылке факс-сообщений. Процесс составления и отправки сообщения аналогичен процессу составления и отправки письма по электронной почте. Отличие заключается в том, что в качестве имени адресата выбирается в адресной книге имя факс-модема, установленного в системе.

Есть и другой способ отправки факс-сообщений. Если пользователь находится в какой-либо прикладной программе (например, в текстовом процессоре Word для Windows ) и ему необходимо отправить редактируемый документ, то нет необходимости предварительно его распечатывать, распечатывать первую страницу факс-сообщения, соединять их вместе, закладывать в факс-аппарат и дозваниваться в нужное место. Достаточно выбрать в меню прикладной программы команду «Печать», а в качестве принтера указать факс-модем. При этом первая страница факс-сообщения будет автоматически добавлена к сообщению. После того как печать закончится, можно не беспокоиться о дальнейших действиях – все сделает система.)

Электронная почта позволяет пересылать не только текстовые сообщения, но и любые документы, двоичные файлы, звуковые и видеофрагменты. Это дает возможность быстро обмениваться письмами и различными деловыми документами. Если воспользоваться электронной почтой, входящей в Windows, то все, что придется сделать, - это составить письмо и при необходимости к этому письму добавить рассматриваемый документ и поставить свою подпись.

Получив письмо, корреспондент сможет ознакомиться с мнением коллеги, внести свои коррективы, замечания или предложения и при необходимости переслать письмо другим специалистам для консультации. В это время отправитель письма может заниматься другой работой, и тем самым продуктивность ᴇᴦο труда резко повышается. Через некоторое время отправитель получает ответ, в который могут быть включены визы, рецензии и мнения всех принявших участие в ᴇᴦο обсуждении. Если дополнительно установить на компьютере Microsoft Forms Designer, то возможности почты становятся практически неограниченными˸ можно организовывать маршрутизацию документа с визированием, делать рассылку напоминаний, предупреждений, стандартных сообщений и т.п.

Войдя в электронную почту, пользователь сразу заметит ряд сообщений, помеченных как ʼʼТелефонный звонокʼʼ. Открыв такое сообщение, на экране дисплея он увидит типовую форму, содержащую ряд стандартных полей и флажков типа ʼʼКто звонилʼʼ, ʼʼПросил перезвонитьʼʼ, ʼʼПерезвонит позжеʼʼ и т.п., а на отдельных полях записан и номер телефона звонившего. Такая форма проста как для заполнения, так и для чтения, а если к компьютеру пользователя подключен модем или электронный секретарь, то для ответного звонка необходимо нажать только одну кнопку на форме.

Планировщик Microsoft Schedule+ поможет организовать деловое совещание с несколькими сотрудниками. Если использовать для этого телефон или просто почту, то на согласование удобного для всех времени может уйти не один час. Применение встроенного группового планирования Schedule, входящего в Windows, позволяет это сделать в считанные минуты. При этом нужно лишь просмотреть расписания коллег, наложить их одно на другое и выбрать удобное для всех время, после чего отметить ᴇᴦο во всех расписаниях и оповестить о начале совещания по электронной почте.

Встроенное в Windows средство удаленного доступа Remote Access Service позволяет подключаться к сети удаленному компьютеру по модему, через коммутируемые или выделенные линии. Причем процедура подключения полностью прозрачна для пользователя˸ нужно просто ввести свое имя и пароль. После соединения у пользователя удаленного компьютера возникает ощущение, что он напрямую подключен к офисной сети. Таким образом, средство удаленного доступа Remote Access Service позволяет сотрудникам, часто выезжающим в служебные командировки, не ʼʼотрываться от жизниʼʼ и быть постоянно в курсе дел, иметь доступ к необходимой информации, а также сообщать что-то важное. Такое соединение осуществляется не через обычный сетевой кабель, а через канал удаленного доступа, например через телефонную линию. При этом все ресурсы сети являются доступными для удаленного пользователя. Он способен, даже находясь за тысячи километров от офиса, распечатать на офисном принтере любой документ. Особенно впечатляет удаленная работа систем клиент-сервер, когда пользователь клиентской части может получать информацию с сервера баз данных. Программа обслуживания факс-модема Microsoft At Work PC fax позволит обходиться без секретаря при рассылке факс-сообщений. Процесс составления и отправки сообщения аналогичен процессу составления и отправки письма по электронной почте. Отличие состоит в том, что в качестве имени адресата выбирается в адресной книге имя факс-модема, установленного в системе.

В предыдущих разделах мы рассмотрели различные технологии работы с частной электронной почтой, а теперь давай посмотрим, как это всё должно быть организовано в масштабах офиса.

Основные постулаты тут следующие...

1. Крайне желательно, чтобы у фирмы был свой собственный почтовый сервер, находящийся в её стенах

Что это такое? Нечто вроде полностью подконтрольного собственного почтового отделения.

В большинстве фирм руководство (точнее, админы) предпочитает не морочить себе голову созданием и сопровождением почтового сервера, поэтому сотрудники используют в лучшем случае ящики, полученные на каких-то платных почтовых серверах, а в худшем (правильнее сказать - в обычном) случае - ящики на бесплатных серверах вроде Mail.ru, Hotmail.com и так далее.

Мне нередко приходилось встречать адреса вида @mail.ru даже у по-настоящему Больших Боссов и сотрудников их контор. Выглядит это настолько дико, что даже трудно передать. Ну, примерно как если бы крутой начальник ездил на в дупель раздолбанном «3апорожце». (Что, в отличие от публичного сервиса, можно списать на эксцентричность.)

Мы уже говорили о том, что ящики на бесплатных почтовых серверах не имеют никакого отношения ни к надежности, ни к безопасности. Заводить их для корпоративной почты - верх беспечности, читай - идиотизма.

Чуть менее беспечный вариант - почтовые ящики на платном сервисе. Тут хоть перед пользователями отвечают за сохранность писем, однако когда почта фирмы обрабатывается на серверах посторонних людей... В общем, нехорошо это. Однозначно, нехорошо.

Третий вариант - сделать собственный почтовый сервер на компьютере хостинг-провайдера. В этом случае почта хранится не в стенах офиса, что плохо, потому что ты при этом не можешь контролировать, что именно происходит с сервером провайдера, однако управление ею находится полностью в руках твоего админа, что уже хорошо (по сравнению с вышеперечисленными вариантами).

Ну и самый правильный вариант, вынесенный в постулат, - это собственный почтовый сервер, находящийся в помещении твоей фирмы. При этом вся корпоративная почта обрабатывается (фильтруется, проверяется, раскладывается по ящикам) именно на твоём сервере и ты (твой админ) полностью контролируешь весь процесс. Я бы даже сказал, что это не наиболее правильный, а единственно правильный вариант, если говорить хоть о какой-то безопасности корпоративной почты.

2. Каждый сотрудник фирмы должны получить свой корпоративный адрес для деловой переписки, который необходимо использовать только по назначению

Раз у тебя есть свой собственный почтовый сервер, значит, у тебя есть свой домен вида your_company.ru (или что-то в этом роде). Для всех сотрудников, которые должны вступать в деловую переписку, заведи соответствующие почтовые ящики в этом домене, причем желательно, чтобы название ящика соответствовало должности или профессии работника, например: chief@your_company.ru (это твой адрес), chief_security@your_company.ru (начальник отдела безопасности), press@your_company.ru (пресе-служба) и так далее.

При этом все сотрудники должны быть предупреждены о том, что корпоративная почта должна использоваться только в корпоративных целях! Никаких регистраций на форумах и чатах, никакого флирта со случайными знакомыми, никакой личной переписки, а главное - ни под каким видом не «светить» этот адрес на веб-страницах.

3. Вся проходящая через почтовый сервер почта должна в обязательном порядке проверяться на спам и вирусы

В этом, в частности, состоит одна из задач создания и поддержки собственного почтового сервера - централизованная проверка на вирусы и спам.

4. Вся проходящая через почтовый сервер почта должна дублироваться и сохраняться (архивироваться) в укромном месте

Шпионаж? Именно! Только поскольку ты дублируешь твою собственную корпоративную почту - это не шпионаж, а разумное корпоративное средство безопасности. Ты должен иметь под рукой весь поток почты, проходящий через почтовый сервер. Причем желательно, чтобы об этом не знал никто, кроме тебя, админа (который обеспечит это с технической точки зрения) и, возможно, начальника службы безопасности.

Мне известны случаи, когда только благодаря подобной предусмотрительности руководству фирмы удалось выявить крысу, продающую секреты фирмы конкурентам. Конечно, крыса может быть умной и не пользоваться корпоративной почтой, но практика показывает, что большинство предателей не задумываются над тем, что их входящая и исходящая почта может где-то храниться. Они думают, что достаточно стереть её из своего почтового ящика, чтобы уже не найти никаких следов. Оставь их в этом счастливом неведении...

5. Резервирование интернетовских каналов

Поскольку почтовый сервер находится у тебя в офисе, то необходимо, чтобы он всё время был доступен из Интернета - в противном случае почта может быть не доставлена вовремя или даже утрачена. Поэтому вопрос постоянно работающего интернетовского канала является довольно важным. Разумеется, у тебя есть, какой-то основной канал, через который вся фирма выходит в Интернет. Однако его недостаточно! В обязательном порядке следует предусмотреть какой-нибудь резервный канал на случай «падения «основного. Причем резервный канал может быть совсем простым и дешёвым (на крайний случай подойдет и обычный диалап - то есть телефонное соединение с Интернетом, хотя сейчас обычно в качестве резервного используют ISDN или ADSL - скоростной доступ в Интернет по обычным телефонным линиям). Он же резервный, а кроме того, предназначен фактически только для приёма и отправки почты, и в этом случае ширина канала не имеет особого значения.

Также имеет смысл озаботиться приобретением устройства, способного автоматически подключать резервный канал в случае каких-то проблем с основным.

6. Вся электронная почта физически должна располагаться на сервере фирмы

He нужно разрешать пользователям хранить и обрабатывать почту на своих локальных компьютерах - это создает значительную брешь в безопасности. Вся почта должна быть на сервере. Только таким образом её можно шифровать и архивировать (бэкапить), а также отслеживать несанкционированные попытки доступа.

7. Желательно, чтобы доступ к корпоративной почте внутри сети был безопасным

Ну то есть чтобы доступ к электронным ящикам был как минимум с чёткой идентификацией пользователя. А доступ к особо важным ящикам следует делать с повышенным уровнем безопасности - например, идентифицируя пользователя по смарт-карте, е-token или ещё какому-нибудь программноаппаратному средству идентификации.

8. Любой доступ к корпоративной почте извне должен быть или запрещён, или сделан безопасным

Нередко бывают случаи, когда работникам (да и тебе самому) нужно иметь доступ к корпоративной почте извне - через веб-интерфейс или, например, через GPRS сотового телефона (наладонного компьютера). Если такой достуn действительно необходим, его нужно предоставлять с соблюдением всех мер предосторожности.

Существуют специальные методы (программы) безопасного доступа к почте и к компьютеру через веб-интерфейс. Кроме того, разработано весьма эффективное решение по безопасному доступу через мобильную связь с GPRS. (Я имею в виду технологию Blackberry.)

Мне очень хотелось бы регламентировать работу с электронной почтой в нашей организации, чтобы сотрудники правильно ее использовали и хранили электронные сообщения. На что нужно обратить особое внимание? Как управлять электронной почтой руководителя?

Ответ

Работа с электронной почтой давно стала одной из обязанностей секретаря в большинстве компаний и организаций. А если руководители к тому же предпочитают работать «по старинке», то управление электронной почтой целиком ложится на плечи секретаря. Более молодые руководители, как правило, работают с почтой самостоятельно, но и в этом случае секретарю обычно приходится обрабатывать сообщения, приходящие на адрес компании. В небольших фирмах именно секретарь разрабатывает правила работы с почтой и мгновенными сообщениями и обеспечивает исполнение этих инструкций сотрудниками.

Есть ряд проблем использования электронной почты, о которых секретарь должен знать:

1. В России электронная почта и мгновенные сообщения пока не признаются документами (но могут быть использованы следственными органами в ходе следствия по уголовному делу и при разбирательстве в арбитражных судах).
В большинстве развитых стран мира ситуация иная - подобные сообщения признаются деловыми документами и могут быть использованы в суде при рассмотрении как гражданских, так и уголовных исков. Поэтому если компания работает с зарубежными партнерами, то им по электронной почте следует посылать только такие сообщения, которые смело можно было бы отправить в виде бумажного документа, заверенного печатями и подписями.

2. В отличие от многих стран мира, в России пока нет законодательных требований, обязывающих компании сохранять сообщения электронной почты. Но даже при работе исключительно с российскими компаниями и частными лицами следует регистрировать и сохранять:

Сообщения, на основании которых принимаются ответственные деловые решения;

Сообщения, содержащие важную для компании информацию или имеющие историческую ценность;

Сообщения оскорбительного и угрожающего характера, образцы особо назойливого и мешающего работать «спама» - для передачи следственным органам.

Решение о сохранении сообщения можно принимать следующим образом: если аналогичный бумажный документ был бы зарегистрирован и сохранен, то и сообщение электронной почты также необходимо сохранить. Рекомендуется сохранять как посланные, так и полученные сообщения.

Способ сохранения электронной информации зависит от используемой в организации системы документооборота.

Если документооборот бумажный, то само сообщение, присоединенные файлы и как минимум основные сопровождающие данные (кем, когда и кому послано, кем и когда получено, причем, электронные адреса должны быть расшифрованы) должны быть распечатаны, документ распечатывается и помещается в соответствующее дело. Если документооборот электронный, то нужно сохранить файл с сообщением в одном из «родных» форматов почтовой системы, при этом желательно, чтобы максимально сохранялась вся служебная информация о передаче сообщения, а также все присоединённые файлы.

Срок хранения сообщения устанавливается такой же, какой был бы установлен для аналогичного бумажного документа. Сообщения, не подлежащие хранению, или же те, срок хранения которых истек, должны своевременно и регулярно уничтожаться - как для экономии компьютерных ресурсов, так и в целях обеспечения информационной безопасности компании.

Система хранения должна быть также хорошо продумана. К сожалению, во многих компаниях к этому вопросу относятся весьма халатно, но есть и фирмы, где налажено централизованное хранение всей почтовой корреспонденции.

Часто проблема решается простейшим образом: сохраняется все. По мере накопления все больших объемов информации, такой способ сохранения создает следующие проблемы:

Хранение больших объемов сообщений электронной почты требует от организации существенных затрат на оборудование, оплату труда сотрудников и другие ресурсы;

Если при сохранении сообщений не продумана система их хранения (индексация, систематизация и т.д.), то поиск нужных материалов становится весьма сложным и дорогостоящим делом.

При работе с зарубежными партнерами все важные сообщения электронной почты (включая вопросы организации встреч и других мероприятий, поездок, размещения и т.д.) рекомендуется сохранять, причем, желательно сохранять электронную копию сообщения, даже если оно было распечатано, зарегистрировано и помещено в дело, - на случай судебного иска. При определении срока хранения таких сообщений нужно проконсультироваться с юристом, особенно если они имеют отношение к контрактам, споры по которым будут разбираться в соответствии с законодательством какой-либо страны.

3. Достаточно часто именно секретарь отвечает за то, чтобы сотрудники офиса использовали свои ящики электронной почты, предоставляемые им компанией, только по прямому назначению.

Полезно подготовить и утвердить правила (регламент) использования электронной почты и познакомить с ними всех сотрудников. В частности, в правила могут быть включены следующие положения:

Работодатель является собственником всей корпоративной почты, имеет право контролировать ее и может этим правом пользоваться. Сотрудники должны быть проинформированы, что их корпоративная электронная почта просматривается службой безопасности организации. Персоналу также нужно разъяснить правила использования электронной почты для личных целей. Сотрудники должны знать, что за нарушение правил использования почты и систем передачи мгновенных сообщений они могут быть наказаны в дисциплинарном порядке, вплоть до увольнения.

При посылке сообщений электронной почты и при использовании мгновенных сообщений нельзя исключить возможность несанкционированного доступа к ним (если не используются специальные средства защиты, такие как шифрование, электронная подпись и т.п.), поэтому сотрудники не должны пересылать таким образом конфиденциальную информацию и другую информацию, которую компания обязана защищать (например, персональные данные сотрудников и клиентов).

Всем сотрудникам должен быть разъяснен порядок сохранения и уничтожения электронных сообщений, поскольку многие из них не знают или не уверены в различиях между сообщениями, которые являются документами и должны быть сохранены, и теми сообщениями, которые можно и нужно уничтожить.

4. В деловой практике сообщения, переданные по электронной почте, достаточно часто распространяются среди широкого круга лиц. Это означает, что сообщения надо составлять не менее тщательно, чем официальные документы.

Нужно соблюдать деловой этикет, выдерживать хороший стиль, проверять текст на отсутствие грамматических ошибок.

5. Справочник электронных адресов (адресная книга) является важнейшим документом - в том смысле, что это один из тех информационных материалов, которые необходимы организации как для ведения деловой деятельности, так и в случае нештатных ситуаций.

Необходимо регулярно сохранять копии адресной книги, причём, как минимум одна из таких копий должна храниться вне офиса компании. Полезно также иметь распечатанный вариант адресной книги - он может пригодиться, например, для посылки почтовых сообщений по альтернативным каналам связи (с помощью сотового телефона) при отключении электроэнергии в офисе.

Адресную книгу рекомендуется заполнять достаточно подробно, указывая, как минимум, названия организаций и имена и фамилии частных лиц - владельцев соответствующих адресов. Эта информация может оказаться полезной как для расшифровки адресов при сохранении сообщений в качестве документов, так и в тех случаях, когда другой сотрудник должен отправить почту в отсутствие секретаря.

Необходимо знать и хранить в адресной книге электронные адреса клиентов и поставщиков, а также рабочие и домашние электронные адреса сотрудников. Это требуется для того, чтобы в случае чрезвычайных ситуаций иметь возможность связаться с сотрудниками и по электронной почте.

Как управлять электронной почтой руководителя?

Замечено, что руководители все чаще и чаще перекладывают на секретарей обязанности по управлению своей электронной почтой. Секретарь может оказать своему руководителю значительную помощь в работе с электронной корреспонденцией, а именно:

· Секретарь может взять на себя предварительный просмотр электронной почты руководства; при этом сообщения сортируются по тематике и значимости и отбираются те из них, которые руководитель должен будет просмотреть сам. Это практически та же технология, которая используется в бумажном делопроизводстве крупных организаций.

· Как и в бумажном делопроизводстве, в обязанности секретаря может входить подбор информации по вопросам, затронутым в поступивших сообщениях, с тем, чтобы руководитель мог принять необходимые решения сразу же по прочтении корреспонденции.

· Достаточно часто секретарям делегируются полномочия самостоятельно отвечать на электронные сообщения по менее важным вопросам. По более важным вопросам секретарь может или самостоятельно готовить проект ответа или решения, или, не дожидаясь дополнительных указаний, организовать подготовку такого ответа силами сотрудников. Только при таком стиле работы руководитель способен справиться со всем потоком электронных сообщений.

Как использовать электронную почту и мгновенные сообщения внутри организации?

При помощи электронной почты и мгновенных сообщений секретарь может повысить эффективность не только своего труда, но и труда других сотрудников. Соответствующие возможности уже сейчас активно используются во многих российских государственных и коммерческих структурах, особенно там, где налажены корпоративные компьютерные сети. Чаще всего электронная почта и мгновенные сообщения используются для оповещения сотрудников и для оперативной передачи информации о следующем:

· Присутствующих и отсутствующих руководителях и ключевых сотрудниках. Такая информация важна для многих работников, особенно в тех случаях, когда необходимо подписать документы.

Сотрудники не будут беспокоить секретаря каждые десять-пятнадцать минут, если через почту или систему мгновенных сообщений к ним будет поступать информация о том, на месте ли руководитель, и, если его нет в офисе, когда ожидается его появление. Иногда важно проинформировать персонал, что руководитель планирует уехать из офиса на несколько часов, поскольку у кого-нибудь из сотрудников может быть срочный вопрос, который лучше решить до отъезда начальника.

· Времени и повестке дня совещаний и пятиминуток.

Такая информация важна для того, чтобы сотрудники не забывали подготовиться и не опаздывали на эти совещания.

· Новых внутренних нормативных документах и приказах.

В большинстве организаций ознакомление с приказами осуществляется «по старинке», когда бумажный документ передается из рук в руки в течение долгого времени. Процесс можно заметно ускорить, если сам документ разместить на сервере компании, а с помощью электронной почты известить тех, кто должен с этим приказом ознакомиться, и попросить их зайти к секретарю и расписаться на бумажном экземпляре. Да и за сохранность подлинника в таком случае можно будет не волноваться.

· Сроках подачи различных заявок (на оргтехнику, расходные материалы, канцтовары и т.д.).

· Различных важных событиях, встречах и мероприятиях.

Такого рода напоминания позволяют сотрудникам не только правильно организовать свой рабочий день, но и помогают не забыть поздравить коллегу с днём рождения.

· Электронная почта и мгновенные сообщения незаменимы, если требуется узнать мнения сотрудников по какому-либо вопросу.

Из всего сказанного следует, что секретарь должен быть достаточно продвинутым пользователем почтовой программы. Хотелось бы обратить внимание на некоторые дополнительные возможности почтовых систем, которые полезно освоить:

· Большинство почтовых систем позволяет запрашивать отчеты, подтверждающие получение и/или прочтение письма адресатом. Эту возможность очень рекомендуется использовать при рассылке важных сообщений.

· Можно создать удобную структуру папок для писем и регулярно раскладывать входящие письма по этим папкам.

· Также необходимо научиться работать с адресной книгой и восстанавливать её в случае сбоя в программе.

Электронная почта

Как простой почтовый клиент, Outlook имеет ряд преимуществ перед «народным» Outlook Express. Во-первых, как и любое приложение Microsoft Office, Outlook можно усовершенствовать с помощью модулей перевода текстов (Promt), проверки орфографии (ОРФО), а также специальных программ для сортировки почты. Outlook Express же – вещь в себе, программа максимально закрытая, и ничего полезного прицепить к ней нельзя. Далее… Почтовые базы Outlook можно хранить не только на вашей персоналке, но и на карманном компьютере – при этом обе базы автоматически синхронизируются с помощью программы ActiveSync (она есть в комплекте поставки любого «наладонника»). А это значит, что, приняв почту дома, вы можете читать письма и составлять ответы на КПК по дороге в институт и на работу. А если вы умеете пользоваться беспроводным доступом в Интернет – то и отправлять письма с вашей карманной крохи. Есть, правда, и целый ряд минусов – так, Outlook Express умеет работать с «серверами новостей» и читать письма из специализированных конференций. Outlook этих возможностей лишен – впрочем, это не страшно, поскольку место «конференций» сегодня заняли обычные почтовые рассылки. А с ними Outlook работает без всяких проблем.

Окно почтового режима Outlook выглядит так…

В верхней части Панели задач появились ваши почтовые папки – Входящие, Отправленные, Удаленные... Чуть правее вы видите окно заголовков – щелкнув по выбранной папке, вы сможете просмотреть все письма, которые в ней лежат. Текст писем выводится в последнем вертикальном окне. Впрочем, вы легко можете перенести его под окно заголовков, как в Outlook Express – так привычнее. Делается это с помощью меню Вид/Область чтения/Снизу . В самом верху, под кнопочной панелью, находится панель Быстрого поиска – с ее помощью вы легко сможете отыскать нужные сообщения по ключевым словам.

При первом запуске Outlook сразу же попросит вас создать учетную запись электронной почты. Если вы уже используете для работы с почтой Outlook Express и там уже есть настроенная учетная запись, Outlook может просто перенести в свой загашник все необходимое – и почтовые базы, и адресную книгу, и настройки. Если же нет – можно настроить Outlook самостоятельно, с помощью все того же Мастера . Если вы отказались от настройки в первый раз, вы можете запустить ее позднее, в ручном режиме – для этого зайдите в меню Сервис/Учетные записи . Прежде всего Outlook спросит вас, какой тип доступа к почте вы предпочитаете? Поскольку, вероятнее всего, вы будете работать не с корпоративной почтой в локальной сети, а дома, через Интернет, то выберите доступ по протоколу POP. А затем заполните небольшую «анкету» на следующей странице:

Все необходимое – адрес электронной почты, логин и пароль, имя почтового сервера – у вас уже должно быть. Если же еще не удосужились завести почтовый ящик, зайдите на любой бесплатный почтовый сервер (Yandex.Ru, Mail.Ru) и зарегистрируйтесь на нем. Правда, придется повозиться с выбором имени (все короткие и запоминающиеся разобраны уже давно) – но подобрать вариант вроде [email protected] вы сможете. Кстати, даю подсказку: имена и «входящего», и «исходящего» сервера у обоих почтовиков совпадают, только имя сервера «входящей» почты начинается с POP, а имя «исходящего» сервера – с SMTP

Закончив настройку, нажмите кнопку Проверка учетной записи . Если все в порядке – вам в ящик упадет тестовое письмо. И вы можете спокойно отправлять и получать письма!

Работа с Outlook практически не отличается от Outlook Express, за одним исключением – сортировки сообщений. Как вы помните, в Outlook Express мы могли автоматически разбрасывать письма по папкам с помощью фильтров. В Outlook это делается иначе. Нет, конечно, никто не мешает вам по-прежнему перемещать письма из папки в папку. Их в Outlook довольно много – к тому же вы всегда сможете добавить новые. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мышки по папке, внутри которой вы захотите поселить «новичка», а затем выбрать меню Создать папку .

Но гораздо удобнее присваивать письму разные «флаги», относя их к той или иной категории. А потом легко отсортировывать нужные с помощью поискового механизма. «Флаги» – это своего рода марки на почтовом конверте. А ставятся они так: щелкните правой кнопкой мышки по любому письму и выберите пункт Категории . Перед вами откроется такое типовое меню, в котором вы можете поставить галочку напротив одной или нескольких выбранных категорий. Если вам не хватает типовых, вы можете легко создать новую. Если вы не будете лениться присваивать категорию каждому письму, то в дальнейшем сможете одним щелчком вывести на экран архив, к примеру, личных или деловых писем – это делается с помощью меню Вид/ Упорядочить по/Категории . Можно указывать категорию писем и при поиске сообщений – это здорово облегчит вам работу! Создавать сообщения вы можете не только во встроенном редакторе программы, как это сделано в Outlook Express: теперь вашим «письменным столом» может стать любой пакет Microsoft Office. Создав таблицу в Excel или текстовый документ в Word, вы можете, не покидая программы, отправить его нужному адресату с помощью меню Файл/Отправить .

Не забывайте время от времени создавать архив почтовых сообщений с помощью меню Файл/ Архивировать . Архив сообщений вы можете поместить куда-нибудь в надежное место – например, записать на диск CD-RW или DVD. В этом случае даже при «падении» компьютера ваши сообщения останутся при вас.

Из книги Microsoft Office автора Леонтьев Виталий Петрович

Электронная почта Как простой почтовый клиент, Outlook имеет ряд преимуществ перед «народным» Outlook Express. Во-первых, как и любое приложение Microsoft Office, Outlook можно усовершенствовать с помощью модулей перевода текстов (Promt), проверки орфографии (ОРФО), а также специальных программ

Из книги Linux для пользователя автора Костромин Виктор Алексеевич

14.5. Электронная почта Раз уж эта глава посвящена Интернету, то надо уделить соответствующее внимание и программам для работы с электронной почтой, которая представляет собой одно из первых и базовых средств Интернета. Но прежде хочется дать небольшую справку об основных

Из книги Удаленная работа на компьютере: как работать из дома комфортно и эффективно автора Клименко Роман Александрович

2 Электронная почта и телефония Черное и белое, свет и тень, новое и старое – по две грани, контраст которых может оживить любой дизайн или любую индивидуальную творческую работу, превратив их из посредственной задумки во что-то необычное и привлекательное.В этой главе

Из книги Работа в Интернете автора Макарский Дмитрий

Глава 4 Электронная почта Создание электронного почтового ящикаОтправка и получение писемСлужбы электронной почтыВеб-интерфейс или почтовая программа?Почтовая программа Outlook ExpressАльтернативные почтовые программыДополнительные возможности почтовых программВопросы

Из книги Самоучитель работы на компьютере автора Колисниченко Денис Николаевич

17.1. Как работает электронная почта Принцип работы электронной почты практически аналогичен почте обычной. Предположим, что вам нужно написать письмо. Вы берете чистый лист бумаги, пишете текст, запечатываете лист в конверт, подписываете его, наклеиваете марку. Затем

Из книги TCP/IP Архитектура, протоколы, реализация (включая IP версии 6 и IP Security) автора Фейт Сидни М

2.3.3 Электронная почта Электронная почта (далее будем называть ее просто почтой, а когда речь пойдет об обычной почтовой службе, это будет оговорено дополнительно.- Прим. пер.) привела к распространению TCP/IP среди многих конечных пользователей. Стандартизованы два аспекта

Из книги Инфраструктуры открытых ключей автора Полянская Ольга Юрьевна

Из книги Интернет – легко и просто! автора Александров Егор

Электронная почта Документ RFC 822 задает формат другого широко распространенного протокола передачи данных: протокола электронной почты . Почти каждая компания имеет серверы электронной почты. Практически каждая клиентская система поддерживает электронную почту.

Из книги Программирование КПК и смартфонов на.NET Compact Framework автора Климов Александр П.

Электронная почта Поверхностно с электронной почтой мы уже познакомились в гл. 3 при изучении раздела «Службы Интернета».Напомню, что E-mail (в простонародье «мыло») – это электронный аналог обычной почты, позволяющий посылать сообщения и получать их в своем почтовом ящике,

Из книги Интернет для ваших родителей автора Щербина Александр

Электронная почта Кроме получения доступа к списку контактов и добавления новых встреч, разработчик может также отсылать сообщения по электронной почте или через SMS.Для этих целей используются соответствующие пространства имен Microsoft.WindowsMobile.PocketOutlook.EmailAccount и

Из книги С компьютером на ты. Самое необходимое автора Егоров А. А.

Глава 3 Электронная почта Современный человек обязан иметь электронный почтовый ящик. Не иметь электронную почту сегодня просто неприлично. Это в настоящее время один из самых удобных способов коммуникации. Мне могут возразить, что телефон удобнее? Конечно, для

Из книги Первые шаги с Windows 7. Руководство для начинающих автора Колисниченко Денис Н.

Глава 7 Электронная почта 7.1. Outlook Express. Почта Windows. Почта Windows Live. Возможности программ Электронная почта - одна из самых популярных служб Интернета на сегодняшний день. Миллионы людей пишут друг другу электронные письма, которые почти мгновенно доставляются адресату

Из книги Домашний компьютер автора Кравцов Роман

9.2. Электронная почта 9.2.1. Что нужно знать об электронной почте Электронная почта похожа на обычную почтовую связь. Вы пишите письмо, вкладываете его в конверт, запечатываете, подписываете конверт, наклеиваете марку и опускаете конверт в ближайший почтовый ящик.Потом

Из книги Создаем вирус и антивирус автора Гульев Игорь А.

Электронная почта Знакомство с Outlook ExpressЕще совсем недавно основными средствами общения людей на расстоянии были только почта и телефон. Для отправки письма по почте требовалось приобрести конверт, написать письмо, вложить его в конверт и отнести на почту или опустить в

Из книги Omert@. Руководство по компьютерной безопасности и защите информации для Больших Боссов автора Экслер Алекс

Электронная почта Получение E-mailИногда у пользователя возникает ситуация, когда хотелось бы выявить реального автора полученного сообщения. Например, получено сообщение от вашей жены, в котором она пишет, что уходит к другому. Вы можете либо вздохнуть с облегчением,

Из книги автора

ОФИСНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА В предыдущих разделах мы рассмотрели различные технологии работы с частной электронной почтой, а теперь давай посмотрим, как это всё должно быть организовано в масштабах офиса.Основные постулаты тут следующие...1. Крайне желательно, чтобы у