Как сохранить файл из почты. Как из яндекс почты сохранить письма на компьютер. Настроено резервное копирование моей почтовой переписки на дисковое хранилище

Систему ELMA отличает расширенная линейка бизнес-решений. В их числе модуль ECM+ (сочетание функций BPM-системы и классической СЭД), Проекты+ - стандартные функции для управления проектами плюс управление процессами; ELMA CRM+ - реализует клиент-ориентированный подход через реализацию сквозных процессов. И KPI-решение, которого нет у системы Directum.

К вопросу о возможностях интеграции – плагин для работы с MS Outlook есть и у ELMA ECM+, и у двух других решений. Кроме того, ELMA легко интегрируется с «1С:Предприятие» (со всеми актуальными версиями).

Чтобы не путаться в большом количестве файлов с поправками и изменениями, документы в приложении могут иметь неограниченное число версий, но только одну можно назначить актуальной. Вся история изменений документа собирается на карточку документа.

Все необходимые инструменты для работы по документу и контроля исполнительской дисциплины по работе с этими документами находятся у пользователя под рукой.

Если документ поступил в компанию в бумажном виде, он автоматически сохраняется после сканирования.

Руководящий состав может просматривать отчет по текущей ситуации с исполнительской деятельностью, а пользователям предоставлен ряд фильтров, чтобы формировать результаты так, как они считают нужным.

Приложение ECM+ можно настроить произвольно согласно потребностям отдельного предприятия и его организационной структуры.

Для ускорения создания документов можно создавать шаблоны. Это доступно для любого пользователя, даже не имеющего навыков в программировании.

Можно настроить автоматическое внесение штрих-кода в шаблон для моментального распознавания в системе.

Интерфейсы.

Внешне интерфейс ELMA ECM+ представляет собой стандартное файловое хранилище, пользователь без опыта работы с такими системами вполне может сориентироваться самостоятельно.

Регистрация документов реализуется в специальном мастере в несколько последовательных шагов. При вводе в систему нужно лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронную версию, система автоматически генерирует карточку документа со всеми данными по нему.

Вся информация по организации содержится во внутреннем портале. Все необходимые для работы инструменты находятся в одном месте: архив документов, задачи, календарь, лента сообщений, отчеты, веб-документы.

Операции могут быть упрощены или расширены в ходе настройки.

Функции поиска.

В ELMA ECM+ документы собираются в единый электронный архив. Поиск документов осуществляется быстро и удобно не только по названиям, но и по реквизитам карточки документа или РК. Результаты поиска отображаются только при наличии прав доступа к документам. Параметры поиска сохраняются в формате фильтра, в будущем можно быстро искать документы по сохраненным параметрам.

Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.

Административные настройки.

Удобно следить за ситуацией в филиалах крупных компаний. Несколько систем объединяются в одном окне, организуя единую информационную систему подразделений и качественный обмен информацией. Пользователь владеет всей необходимой информацией о внешней системе, не покидая свою страницу. Удобно переключаться между страницами подразделений компании. Кроме того, доступна информация по исполнительской деятельности, актуальные новости, просмотр документов, запуск выполнения бизнес-процессов.

Общая информация по всем филиалам и подразделениям доступна руководящему составу . Данные о подразделениях и сотрудниках можно расширять.

Замещения сотрудников осуществляются в специальном разделе. Замещения снимаются автоматически по завершении срока. При установке замещающего задачи по процессам автоматически переносятся на него. Система сообщает о разовой задаче и об отсутствии данного сотрудника, предлагая выбрать другого исполнителя.

В специальном разделе «График отсутствий» выводится список сотрудников, которых нет на рабочем месте в течение определенного срока.

Моделирование бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов производится в специальном графическом редакторе « ДизайнерELMA» с простым и понятным графическим интерфейсом. Нотация для описания бизнес-процессов - BPMN 2.0, удобная для описания цепочек работ и содержащая практически все необходимые примитивы. Проектировать бизнес-процессы может бизнес-аналитик без помощи программиста. Развивать модель управления в компании и вносить изменения в процессы можно на ходу, без остановки системы.

Движение документов в компании можно организовать по маршрутам любой сложности. В маршруте документа отражается, через каких сотрудников пройдет этот документ, а также порядок и характер запланированных работ по нему. Графическая модель процесса создается путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, после чего операции соединяются переходами. В переходы можно вписать комментарии.

Безопасность данных и действий.

Любой пользователь из любого места, где есть интернет, может ввести свой логин и пароль и зайти в систему ELMA. Такой вход в систему настроен по умолчанию для всех пользователей, но всего есть три основных способа, как защитить вход в систему:

1. Вход только через доверенные устройства. Если вход осуществляется с ПК или мобильного устройства, которого нет в списке доверенных, то система сообщит о невозможности входа.

2. Вход по Токену. Токен - устройство, которое привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Плюс ко всему, у отдельного пользователя имеется свой пин-код. На токен может быть записано сразу несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, а не только в ELMA , чтобы пользователю не носить целую связку ключей.

3. Вход по Сертификату. Механизм осуществляется примерно так же. Пользователь привязывает сертификат к своей учетной записи. Зайти в систему по сертификату можно только с определенного рабочего места. Такая возможность есть только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer .

Для согласования, подписания документа или его версии используется электронно-цифровая подпись. При этом никакой другой пользователь, даже узнав пароль, не сможет согласовать или подписать документ.

В ELMA доступна настройка прав доступа на различные объекты системы. В основе управления правами - роли элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки состоит в графическом отображении должностей, отделов и подразделений, и распределении ответственности.

Организация электронного документооборота

Электронная канцелярия

Электронная канцелярия автоматизирует обработку входящих и исходящих документов, регистрацию документов. Электронная канцелярия входит в состав приложения ELMA ECM+ и позволяет правильно организовать работу с электронными документами: движение, регистрация, хранение и поиск. При помощи электронной канцелярии можно контролировать ход исполнений поручений, просматривать решения руководства, а также быстро находить бумажные оригиналы документов

Управление договорами

Управление договорами позволяет перевести подготовку, согласование, хранение и обработку договоров и сопутствующих документов. Решение «ELMA: Управление договорами» предназначено для эффективной и комфортной работы с договорами на протяжении всего их жизненного цикла. Автоматизированные процессы создания, согласования, учета и поиска документов сокращают время работы с договорами в несколько раз.

ОРД и внутренние документы

Раздел Внутренние документы организует работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией на предприятии. Приложение ELMA ECM+ поддерживает весь процесс документооборота служебной записки, приказов и прочих видов внутренних документов: создание, согласование, регистрация, ознакомление, подписание, контроль исполнения и хранение в системе.

Служебные записки

Для работы с внутренними документами в системе ELMA обычно создается специальный процесс «Служебная записка», который обеспечивает полную автоматизацию всего цикла обработки служебных записок. Больше не нужно накапливать стопки бумаг, проходить длительные этапы согласования документов. Создание, регистрация, отправка адресатам, поиск документов — все автоматизировано и представлено в электронном виде.

Согласование счетов

Функция Согласование счетов автоматизирует согласование, оплату и хранение счетов. В системе ELMA ECM+ можно настроить автоматизированный процесс работы с заявками на оплату счетов. Такая организация позволяет своевременно реагировать и оплачивать счета. Все стадии согласования становятся прозрачными, контролируемыми и легкоуправляемыми. Реестр счетов способствует быстрому анализу платежей и построению отчетности.

Нестандартные документы

Для «нестандартных» документов и документопотоков с помощью системы документооборота можно быстро настроить базовые процессы, что позволит быстро перейти к электронному обмену документами внутри компании.

Решение для повышения качества взаимодействия внутри компании. Система предлагает решения для организации документооборота и одновременно дает возможность реализовать Ваши уникальные бизнес-процессы. Содержит стандартные процессы документооборота и помогает наладить движение документов и операционную деятельность компании.

Альтернативы ELMA ECM

Обзор системы ELMA ECM

ELMA - система управления компанией, позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудниковкомпании и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.

Продуктовая линейка.

ELMA cостоит из набора приложений для управления компанией, которые могут быть приобретены и функционировать как отдельные приложения, так и вместе в едином информационном пространстве:

ELMA: Электронный документооборот. Автоматизирует типовые процессы делопроизводства и ведение электронного документооборота. Использование механизма WorkFlow позволяет быстро настроить систему в соответствии с потребностями компании.
ELMA: Управление бизнес-процессами. Приложение реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы; решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Для моделирования бизнес-процессов приложение использует международный стандарт BPMN.
ELMA: Управление показателями. Приложение позволяет реализовать в компании принципы целевого управления и вознаграждения по результатам труда. Внедрение в «легкой форме» позволит сформировать набор целевых показателей эффективности (КПЭ, KPI), и наладить оперативный контроль за достижением плановых значений показателей в разрезе целей и стратегии развития компании (реализация механизма BSC или Сбалансированной карты показателей)
ELMA: CRM. Приложение ELMA: CRM не стоит отдельных денег и идет в базовой поставке при покупке любого из приложений ELMA. ELMA: CRM – это операционный CRM, основными функциями которого являются управление процессом продаж (в том числе механизм воронки продаж) и ведение истории взаимоотношений с Вашими контрагентами (база контрагентов, контактов, потенциальных клиентов, сделок и т.д.)
ELMA: Управление проектами. Позволяет легко наладить управление проектной деятельностью в компании. Наряду со стандартным управлением задачами, графиком проекта (диаграммой Ганта) и организацией единого информационного пространства по проекту, ELMA: Управление проектами дает возможность управлять стандартными бизнес-процессами в рамках проектов и управлять проектным бюджетом.
ELMA: Внутренний портал Все приложения базируются на одном - ELMA: Внутренний портал. Это приложение не продается отдельно – оно входит в поставку c любым из приложений ELMA.

ELMA: Внутренний портал включает в себя:

Организационная структура компании
Управление задачами
Календарь
Общение. Лента сообщений.
Внутренний портал. Веб-документы.
Веб-хранилище для файлов

Пакеты ELMA.

ELMA ECM . Отличный инструмент для оперативного управления компанией. Он включает в себя приложения ELMA: Управление бизнес-процессами, ELMA: Электронный документооборот и базируется на Внутреннем портале ELMA.
ELMA BPM Suite . Система позволяет организовать управление процессами в компании на основе метрик и показателей, исполняемых процессов и связать воедино метрики процессов, стратегию компании и мотивацию персонала. Пакет включает в себя ELMA: Управление показателями, ELMA: Управление бизнес-процессами и базируется на Внутреннем портале ELMA.

Архитектура системы ELMA.

Система управления бизнес-процессами ELMA состоит из набора программ:

Сервер ELMA
Дизайнер ELMA
ELMA Agent

Сервер ELMA включает в себя набор связанных компонентов:

Базу данных
Веб-приложение
Сервер конфигураций
Сервер оповещений

Сервер ELMA является корневым элементом системы. Для начала работы с сервером его необходимо зарегистрировать.

Дизайнер ELMA – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и предоставляет удобный интерфейс для моделирования процессов и создания конфигураций.

Для работы с Дизайнером его необходимо зарегистрировать.

ELMA Agent – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и в режиме реального времени показывает оповещения, которые формирует сервер для пользователя.

ELMA Agent не требует регистрации для начала работы и может быть установлен на любое количество компьютеров в организации.

Система ELMA реализует SOA-архитектуру и предоставляет необходимые интерфейсы для расширения системы. ELMA позволяет:

Запустить любой бизнес-процесс, загруженный в систему из внешнего приложения
Вызывать функции внешнего приложения. Поддерживаются синхронные и асинхронные вызовы.

Внедрение системы ELMA.

Специалистами компании «Элевайз» разработана уникальная методика внедрения процессного подхода на предприятии с использованием программного продукта ELMA. ELMA - это новейший и эффективный продукт, предназначенный для компаний, которые хотят внедрить процессный подход к управлению, располагать адаптивными бизнес-процессами, способными к настройке и оптимизации, чтобы соответствовать изменяющимся условиям бизнеса, нормативным требованиям законодательства и давлению конкуренции.

Для того чтобы система смогла в полной мере использовать все преимущества ваших процессов, компания проводит первичный сбор информации, исследует текущую деятельность предприятия, выявляет потребности и совместно с руководством предприятия определяет круг решаемых задач. В результате формируется список задач, которые необходимо решить в процессе внедрения системы.

Далее происходит изучение организационной структуры предприятия, и даются рекомендации по ее улучшению. Совершенствование организационной структуры предприятия - важнейшая часть ее организационного развития. На данном этапе происходит актуализация штатного расписания и приведение его к фактическому виду.

Следующий шаг на подготовительном этапе внедрения системы - анализ текущей деятельности предприятия. Целью такого анализа является выделение определенного количества бизнес-процессов с целью дальнейшей их автоматизации. В результате образуется сеть процессов, отражающая текущее положение дел на предприятии. Кроме того, четко определяется ответственность сотрудников за выполняемый ими объем работ. Это резко повышает исполнительскую дисциплину и управляемость персонала. Руководитель видит реальное положение дел на предприятии.

После того, как сформированы первичные модели, совместно с руководителями и ключевыми ответственными исполнителями проводится сравнение полученных результатов и видения руководства. На данном этапе может быть скорректирована как модель деятельности предприятия, так и порядок выполнения некоторых операций на предприятии в соответствии с целями и задачами руководителей. Как правило, это происходит в формате расширенных совещаний, где каждый ответственный исполнитель вносит свои предложения по улучшению деятельности предприятия. А это в конечном итоге - залог успешности деятельности всей организации.

Технические специалисты, в свою очередь, осуществляют подготовку к развертыванию решения у заказчика. Данный этап включает в себя установку на сервере и проверку работоспособности системы на рабочих местах пользователей. В ходе этих работ устраняются последние замечания и недочеты в работе системы. Одновременно сотрудники заказчика обучаются взаимодействию с программой, а получают базовые знания в области бизнес-процессов.

Экономическая эффективность.

Сотрудники компании более ответственно подходят к своим обязанностям , потому что: процессы регламентированы, и сотрудник четко знает, что он обязан делать. Кроме того, система обеспечивает эффективный контроль выполнения задач со стороны руководства.

Повышается эффективность работы сотрудников при решении "типовых" задач благодаря четкой регламентации процессов в компании и повышению дисциплины.

Экономится время сотрудников на поиск нужного документа , потому что все необходимые документы доступны "в 2 клика".

Сотрудники оперативно получают необходимую информацию и могут самостоятельно принимать решения благодаря быстрому доступу к документам и четкому пониманию своей зоны ответственности в рамках каждого бизнес-процесса.

Снижается процент потери информации при передаче задач от одного сотрудника к другому.

Уменьшается объем бумажного документооборота.

Увеличивается общая скорость выполнения процесса.

Упрощается создание и поддержка Системы Менеджмента Качества за счет возможности получать актуальные регламенты процессов и возможности постоянно осуществлять улучшение бизнес-процессов.

Облегчается обучение и адаптация новых сотрудников.

Преимущества системы.

Для работы с системой достаточно веб-браузера. Благодаря этому работать с системой можно из любой точки мира без установки дополнительного программного обеспечения.

Для описания бизнес-процессов используется современный язык BPMN - на сегодняшний день лучший и самый прогрессивный мировой стандарт для описания бизнес-процессов.

Возможность генерации регламентов бизнес-процессов, что является обязательным условием сертификации по стандарту качества ГОСТ-Р ИСО 9001:2001. При этом исключается дублирование работы, и компания всегда имеет регламенты по актуальным работающим процессам.

Отсутствие "скрытых" платежей за лицензии ПО. Вам не нужно покупать базу данных или другие дорогостоящие компоненты.

Цена продукта в 2-3 раза ниже, чем цены на аналогичные системы

Скриншоты

Дизайнер ELMA

Работа с документами

Интерфейс системы ELMA

Стоимость

Стоимость одной лицензии 3000,00 рублей.

Обзоры и новости о ELMA ECM

2017. ELMA 3.11 улучшила внутренний портал и дизайнер процессов

Вышла новая версия системы для управления бизнес-процессами и эффективностью - ELMA 3.11. Разработчики внесли изменения в значительную часть основного функционала ИТ-инструмента, а также внедрили множество решений по ускорению и стабилизации работы системы. Во Внутреннем портале появилась поддержка часовых поясов, а также дополнительные настройки производственных календарей. Качественно обновлены операции при работе с сообщениями и процессы Workflow - реализованы возможности оперативной редактуры типов сообщений и версий процессов в Дизайнере ELMA. Пользовательские расширения - сценарии в палитре блоков операций Дизайнера - стали версионны. Доработан инструмент поиска расширений в программе. Также доработаны Конструктор форм и специализированные приложения системы: ELMA Проекты+ и ELMA CRM+.

2017. Система ELMA включена в реестр инновационных продуктов, рекомендованных в РФ

Система управления бизнес-процессами ELMA включена в Реестр инновационных продуктов, технологий и услуг, которые производятся и рекомендуются к использованию в Российской Федерации. Сведения о решениях, вошедших в Реестр, используются при осуществлении закупок в рамках 94-ФЗ и 223-ФЗ. Все продукты, технологии и услуги, претендующие на включение в Реестр, изучаются членами Экспертного совета. Анализируются уникальность решений, функциональные характеристики, конкурентные преимущества и потенциальный экономический эффект для потребителей.

2017. ELMA выпустила бесплатную версию своей BPM-системы

Компания ELMA выпустила бесплатную полнофункциональную версию - ELMA Community Edition. Система не имеет ограничений по времени использования и количеству пользовательских лицензий. Это полноценная BPM-система, которую можно внедрять в работу компании и бесплатно пользоваться всем функционалом без ограничений: моделировать бизнес-процессы, автоматизировать их исполнение, контролировать работу по процессам, улучшать процессы на основе данных мониторинга. Система содержит модуль ECM для электронного документооборота, модуль CRM для управления процессом продаж, готовые бизнес-процессы, пакеты процессов и другие решения ELMA Store, которые можно быстро установить в системе и адаптировать под специфику своего бизнеса. Есть возможность гибкой интеграции решения в ИТ-инфраструктуру компании и расширения функционала. Пользователям бесплатной версии ELMA Community Edition не предоставляется техподдержка от разработчика, однако им доступны все необходимые ресурсы для самостоятельного внедрения системы.

Вышла новая версия системы управления бизнес-процессами и эффективностью ELMA 3.10. Приоритетными обновлениями в новой версии стали: возможность использования СУБД PostgreSQL, увеличение производительности и отказоустойчивости решения, новый полезный функционал приложений ELMA, а также облегчение сопровождения работы BPM-системы в компаниях заказчиков. Кроме того, появилася автоматическая проверка на дубли и импорт курсов валют в ELMA CRM+. При работе в CRM разные сотрудники иногда случайно заводят информацию об одном и том же клиенте компании, что в дальнейшем мешает работе и запутывает пользователей. В версии 3.10 при создании новой возможности (добавлении потенциального клиента в систему) срабатывает функция проверки данных на наличие всех возможных совпадений. Также, расширен функционал календарного планирования в ELMA Проекты+, добавлено согласование по этапам в приложении для электронного документооборота ELMA ECM+.

2015. Работать с новой версией ELMA 3.8 стало проще и удобнее

В версии ELMA 3.8 наиболее приоритетной для разработчиков была концепция «Готовые решения + Самостоятельные внедрения». Одновременно с выходом ELMA 3.8 вышли одиннадцать новых готовых решений, разработанных компанией ELMA, и несколько решений, разработанных партнерами. В новой версии процесс доработки системы стал проще. Готовые решения, которые можно создавать, не покидая Дизайнер ELMA. В Множество изменений коснулось приложения ELMA ECM+. Изменения эти не преследовали цели расширения функционала – упор работ был сделан на удобство использования канцелярии. Значительно доработаны интерфейсы регистрации документов и настройки параметров регистрации. Также представляем вам новый плагин для почтового клиента Microsoft Outlook. С его помощью вы сможете вручную или в автоматическом режиме захватывать в ELMA вашу корреспонденцию прямо из Outlook.

2015. В ABI PRODUCT завершен проект внедрения электронной системы согласования договоров ELMA

В ABI PRODUCT - одной из крупнейших мясоперерабатывающих компаний в России - реализован проект внедрения электронной системы согласования договоров на базе системы ELMA ECM+. Основной целью проекта было создание условий для ускорения прохождения основных договорных процессов, а также для снижения рисков их сопровождения. Благодаря внедрению ECM достигнута экономия средств на управленческие расходы (система освободила сотрудников компании от рутинной работы движения договора на бумажном носителе от подразделения в подразделение в ручном режиме). Реализована электронная система согласования договоров сделала процесс согласования договоров прозрачным и оперативно управляемым, исключила потерю или несанкционированное изменение текста договора. Система позволила значительно сократить время движения договора из-за оптимизации или исключения некоторых этапов процесса. Внедрение системы также показало несовершенство процесса по некоторым видам договоров, что способствовало изменению смежных процессов.

2013. ELMA 3.2 содержит новые функции для проектных организаций

Вышла новая версия системы ELMA 3.2, которая в большей степени ориентирована на удобство и простоту использования нашими клиентами. Внутренний портал получил дополнительные меры безопасности доступа (авторизация по токену, доверенным устройствам и сертификату, технология Single Sign On). Обновлён дизайн, формирование регламентов процессов, эскалация бизнес-процесса, интеграция с Business Studio. Управление показателями эффективности (KPI) – реализовано много изменений в сторону упрощения и удобства пользования (полное описание будет в ближайших новостях). Реализовано решение для проектных организаций (Управление проектами) с введением трудозатрат.

2009. Вышла бесплатная версия системы ELMA

Компания EleWise объявила о выходе ELMA: Бесплатная версия. Данная версия выпускается в редакции «Задачи+Документы» и рассчитана на работу 5-ти пользователей в системе. ELMA: Бесплатная версия не содержит модуля управления бизнес-процессами. Если Вы желаете ознакомиться с работой данного модуля, пожалуйста, скачайте демо-версию ELMA. Бесплатная версия является полнофункциональной версией системы ELMA (Редакция «Задачи+Документы») без ограничения сроков действия. Для того, что бы начать использовать ELMA: Бесплатная версия необходимо скачать систему, зарегистрировать систему на сайте, ввести список пользователей, которые буду работать с системой.

Документооборот существует в любой организации: от самой аскетичной формы между бухгалтером и директором в бумажном виде, до сложной цепочки параллельных и последовательных действий в рамках работ с электронным документом. Для любой относительно крупной компании ведение документооборота является непростой задачей: содержать все дела в порядке действительно непросто, особенно при большом количестве документов.

Навести порядок в системе документов организации, сделать работу с документами четкой и эффективной поможет система электронного документооборота.

Приложение «ELMA: Электронный документооборот» позволяет автоматизировать выполнение операций организованного хранения, поиска, регистрации, визирования и отслеживания текущих действий с документами. Благодаря использованию приложения «ELMA: Электронный документооборот» документы в организации начинают действительно работать.

Российские электронные системы управления документооборотом нередко могут напугать пользователя своим громоздким, но, возможно, функциональным интерфейсом. При разработке приложения «ELMA: Электронный документооборот» одной из самых приоритетных задач являлось создание приятного, удобного и интуитивно понятного пользовательского интерфейса. Приложение «ELMA: Электронный документооборот» имеет интерфейс стандартного файлового хранилища, привычного даже для неопытных компьютерных пользователей. Доступ к дополнительным функциям приложения осуществляется при помощи кнопок панели инструментов и продуманно расположенных меню. Таким образом, пользователь видит только то, что ему действительно нужно для работы - все ненужные элементы скрыты, но при необходимости могут быть легкодоступны. Благодаря этому обеспечивается быстрое освоение в системе – всего за два-три сеанса работы.

За простым и понятным интерфейсом скрывается богатый функционал, который в руках несколько более опытного пользователя может быть использован для решения сложных задач документооборота в организации. Таким образом, приложение «ELMA: Электронный документооборот» позволяет вести учет документооборота, оптимизировать труд делопроизводителя и при этом не требует от пользователей глубоких знаний в области управления систем электронного документооборота.

Ввод и регистрация документов

Интерфейс ввода и регистрации документов в системе прост и понятен – он реализован в виде мастера, состоящего из нескольких последовательных шагов. При вводе документа в систему от пользователя потребуется лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронный документ. На основе этой информации системой генерируется карточка документа – страница, на которой представлена вся информация о документе. В случае регистрации документа от пользователя также потребуется указать некоторые дополнительные атрибуты регистрации. В зависимости от настройки системы данные операции могут быть упрощены или, наоборот, расширены.

Каждый документ в системе может иметь неограниченное количество версий файлов. При этом только одна версия файла будет актуальной (текущей), а остальные будут либо его черновиками, либо устаревшими версиями файла. Таким образом, на единой карточке документа хранится вся история изменения содержания документа. При этом версии одного и того же документа, которые нередко изменяются в процессе его согласования, доработки и других действий, могут иметь различные форматы. Версионность документа позволяет избежать путаницы и повторного создания нескольких экземпляров карточки одного документа.

Значительная часть информации до сих пор поступает в организацию в бумажном виде, однако ввод бумажных документов в систему ELMA не является проблемой. Приложение «ELMA: Электронный документооборот» при наличии установленного на компьютере приложения ELMA Агент позволяет автоматически сохранять в системе электронного документооборота организации отсканированные документы. Поэтому способ ввода в систему бумажных документов практически не отличается от ввода электронных документов – требуется лишь в нужный момент нажать кнопку «Сканировать». Дополнительное программное обеспечение, установленное на компьютере, ровно как лишние операции сканирования и сохранения файлов на жестком диске не потребуются.

Для регистрации документов в системе ELMA используется инструмент Канцелярия. В Канцелярии к документам прикрепляется регистрационно-контрольная карточка и присваивается регистрационный номер.

Архив электронных документов

Все документы приложения «ELMA: Электронный документооборот» формируют единый электронный архив – хранилище документов. Архив документов имеет удобный поиск, позволяющий быстро отыскать нужные документы не только по их названиям, но и по определенным реквизитам. Результаты поиска отображаются в строгом соответствии с правами пользователя на документы – документы, к которым пользователь не имеет доступа, будут скрыты.

Каждый документ электронного архива имеет личную карточку, на которой можно получить полную информацию о документе: файлы версий документа, его реквизиты, а также список всевозможной активности, которая по нему ведется или велась.

Движение документов в организации

Одним из основных преимуществ использования систем электронного документооборота является возможность удобной организации работы с документами. Работа исполнителей с документами ведется полностью в электронном виде, что позволяет не только предотвратить случайную потерю оригинала документа, но и значительно сократить сроки выполнения действий с документами, уменьшить время реакции исполнителей на получаемые задачи, а также при необходимости позволить большой группе людей одновременно обеспечить полноценную работу с документом.

Программа ELMA позволяет организовать движение документов (документооборот) в компании по маршрутам любой сложности. Маршрут документа определяет, через каких сотрудников организации пройдет документ, а также порядок и характер работ, которые они с ним будут выполнять.

ELMA — это своего рода система, позволяющая управляющим компаниями создать достаточно эффективный процесс взаимодействия сотрудников и держать их работу под контролем, что приведет к улучшению продуктивности всей компании.

1. Из чего состоит ELMA.

Это специальные приложения, которые позволяют управлять компанией без трудностей. Они функционируют как все вместе, так и по отдельности.

Приложения ELMA:

ELMA:Электронный оборот документов . Делает возможным ведение электронного оборота документов автоматически, и благодаря системе WorkFlow можно без проблем настроить систему, что бы она отвечала потребностям компании.
ELMA:Управление показателями . Позволяет реализовать принципы целевого управления в компании, а также вознаграждение труда по результатам и объему выполненной работы. Введение непринуждённой форме позволит укомплектовать набор направленных показателей эффективности (КПЭ, KPI ), и урегулировать качественный и своевременный контроль за достижением плановых значений показателей в стратегии и целях компании – осуществление механизма BSC .
ELMA:Управление бизнес-процессами . Осуществляет некую концепцию BPM (что значит Business Process Management ), благодаря которой можно строить податливые адаптивные информационные системы, а также решения, меняющиеся оперативно вместе с преобразованием бизнес-процессов в компании. Для их моделирования приложение работает по международному стандарту BPMN.
ELMA:Управление проектами . Позволят без трудностей урегулировать управление проектной деятельностью компании. Вместе с управлением задачами, графиком проекта (или диаграммой по Ганту) и управлением целостного информативного пространства проекта, это приложение (ELMA: Управление проектами) позволяет управлять образцовыми бизнес-процессами и бюджетом без затруднений.
ELMA:CRM . Это приложение — операционный CRM, отвечающий за процессы продаж (механизмы воронки продаж) и ведение архива взаимоотношений с контрагентами Вашей компании. Это приложение ELMA не стоит отдельно и входит в комплект в начальной постановке при приобретении любого из приложение ELMA.
ELMA:Внутренний портал . Является корневой основой для всех приложений ELMA. Отдельно он не продается, а только входит в комплект с остальными приложениями ELMA.

Это приложение:

организовывает структуру всей компании;
управляет ее задачами;

Помимо этого, включает в себя календарь, ленту сообщений и веб-хранилище для документов.

2. Пакеты ELMA

ELMA ECM. Оперативно управляет компанией, он состоит из следующих приложений «ELMA:Управления бизнес-процессами», «ELMA:Электронный документооборот» в его основе лежит «ELMA: внутренний портал»
ELMA BPM SUITE. Организовывает управление процессами компании, базируясь на метрик показателях, исполняемых процессов, объединяет метрики процессов, мотивацию персонала и стратегию компании. Состоит из приложений «ELMA:Управления бизнес-процессами», «ELMA:Управление показателями» и также базируется на «ELMA: внутренний портал»

3. Система ELMA и ее архитектура

Набор программ, из которых состоит система ELMA:

Дизайнер ELMA;
Сервер ELMA;
ELMA Агент.

Дизайнер ELMA . Приложение это, заранее подлежащее регистрации, инсталлируют на пользовательский компьютер сотрудника. Оно отличается удобным интерфейсом, с помощью которого можно запросто моделировать процессы и создавать конфигурации.

Сервер ELMA – исходный элемент системы, и для старта его работы требуется его сначала зарегистрировать. Он состоит из связанных в набор компонентов: веб-приложение, база данных, сервер конфигураций и сервер оповещений.

ELMA Агент . После установки на компьютер пользователя агент в режиме онлайн показывает оповещения, формируемые сервером для пользователя. Для начала работы регистрация абсолютно не обязательна, он может быть установлен на не ограниченное количество компьютеров организации, что является очередным плюсом системы.

Система ELMA осуществляет SOA-архитектуру и предоставляет все необходимые интерфейсы для системного расширения. ELMA дает старт любому бизнес-процессу, который был загружен из внешнего приложения и вызвать это приложение (поддерживание синхронных и не асинхронных вызовы).

4. Употребление системы ELMA

Ведущая компания «Элевайз » разработала уникальный способ процессного подхода на предприятии, при котором используется программный новый и эффективный продукт ELMA.

Он создан для компаний, настроенных на внедрение процессного подхода к управлению, расположение адаптивных бизнес-процессов (которые могут «оптимизироваться» для соответствия с условиями бизнеса и законодательства).

Для самостоятельного использования всех преимуществ процессов компании, он осуществляет первоначальный сбор информации, изучает поточную деятельность всего предприятия, находит потребности и вместе с его руководством определяет круг задач, которые следует решить. Как результат образуется список решаемых в процессе введения системы задач.

Далее он (продукт ELMA) изучает организационную структуру данного предприятия, и даёт определённые рекомендации по улучшению этой структуры. Её модернизация — важнейшая часть ее же организационного роста. Параллельно с этом наблюдается актуализация и приведение к фактическому виду штатного расписания.

Затем происходит полный анализ поточной деятельности предприятия. Цель этого анализа — отметить определенное количество бизнес-процессов для дальнейшей автоматизации. Как результат, получается сеть таких процессов, отражающая положение дел на предприятии на данный момент. Помимо этого, точно определяется сотрудническая ответственность за объем работы, который они выполнили. Это значительно повышает дисциплину при исполнении и управляемость персонала. Руководитель может видеть положение дел на предприятии таким, каким оно есть делать для себя конкретные выводы о работе каждого своего подчиненного.

После сформирования первичных моделей, вместе с руководством и главными ответственными исполнителями проходит сравнение полученных результатов и ожидания руководства.

На этом этапе как модель предпринимательской деятельности, так и порядок выполнения операций, в соответствии требованиям руководителей, могут быть подкорректированы. Зачастую это — расширенные совещания всего предприятия, на которых все ответственные исполнители вносят собственные предложения по усовершенствованию деятельности предприятия. Как результат – успешная деятельность организации.

Технические специалисты со своей стороны готовят развертывание решения у заказчика. Этот этап состоит из инсталляции на сервере и проверки работоспособности системы на пользовательских рабочих местах. Также устраняются крайние примечания и недостатки, недочёты в системной работе. Параллельно сотрудники заказчика учатся работать с программой и получают начальные знания в сфере бизнес-процессов.

5. Как результат работы системы ELMA, сотрудники:

более ответственно относятся к своим обязанностям, так как процессы регламентированы, они (сотрудники) отчетливо знают, что он должен сделать. Помимо этого, ELMA создает эффективный контроль над выполнением задач со боку руководства;
работают эффективнее при решении «типичных» задач, благодаря укомплектованию процессов компании и дисциплине;
экономят время на поиск необходимого им документа – теперь они доступны в «два клика»;
оперативно находят нужную информацию и самостоятельно принимают решения по причине быстрого доступа к документам и ясному осознанию ответственности в каждом бизнес-процессе;
новые сотрудники обучаются легче.

Кроме этого:

— уменьшается потеря информации во время передачи задач между сотрудниками и объем документооборота на бумаге;