Google Analytics – группы отчетов. Контроль процесса отчетности и создание контролируемой централизованной системы управления данными

Отслеживайте действия на сайтах и в приложениях в режиме реального времени.

Отчеты "В режиме реального времени" позволяют отслеживать текущие действия на сайтах и в приложениях: информация об обращениях появляется с задержкой в несколько секунд. Такие данные позволяют понять, сколько людей находится на сайте в конкретный момент, какие страницы они просматривают или какие действия совершают, а также есть ли уже конверсии.

Содержание

Просмотр отчетов "В режиме реального времени"

Отчеты "В режиме реального времени" доступны во всех аккаунтах Google Аналитики и не требуют никаких изменений кода отслеживания.

Чтобы просматривать эти отчеты, выполните следующие действия:

Выберите нужное представление .
Откройте раздел Отчеты .
Выберите В режиме реального времени .

Использование отчетов "В режиме реального времени"

Отчеты "В режиме реального времени" позволяют оперативно отслеживать эффект новых кампаний и изменений сайта. Так, вы можете:

оценить интерес посетителей к новым и отредактированным материалам;
узнать о событиях в мобильных приложениях;
узнать, привлекает ли однодневная скидка трафик на сайт или в приложение (и на какие страницы);
оперативно оценить эффект твитов и записей в социальных сетях;
проверить, работает ли код отслеживания на сайте или в приложении;
отследить достижение целей после изменения сайта.

Ограничения

Представления с User ID

Отчеты в режиме реального времени несовместимы с представлениями с User ID.

Представления с фильтрами

Если в отчетах "В режиме реального времени" отображаются неправильные данные, возможно, дело в фильтрах представления. Проверять работу кода отслеживания лучше в представлении без фильтров. Изменения представлений применяются в отчетах "В режиме реального времени" с задержкой до двух часов.

Отслеживание мобильных приложений

Статистика по смартфонам объединяется в пакеты для экономии заряда батареи, поэтому может поступать с задержкой в несколько минут.

Отсутствие данных в отчетах

Если в отчетах "В режиме реального времени" нет данных, возможно, на сайте в данный момент нет активных пользователей.

Google Аналитика приостанавливает отчеты этой категории для неиспользуемых представлений и автоматически активирует их при возобновлении работы. Это никак не влияет на остальные отчеты и сбор данных.

Если объем обращений превышает обычное количество в течение хотя бы 30 минут, их обработка будет временно приостановлена для сохранения стабильности системы и эффективности использования ресурсов. Количество обращений оценивается каждые 10 минут в сравнении со средними значениями. Их обработка возобновляется, как только объем обращений возвращается к привычным значениям.

Атрибуция кампаний

Из-за изменений в процессе сбора и хранения информации о кампании для отчетов "В режиме реального времени" в Universal Analytics иногда в течение одного сеанса пользователь не распознается в рамках определенной кампании и регистрируется как прямой переход. В результате некоторые посещения и конверсии учитываются как прямые . Однако это влияет только на отчеты "В режиме реального времени". Данные в обычных отчетах регистрируются корректно.

Хотите наиболее точно знать, сколько номеров вам нужно для коллтрекинга? Посмотрите в системах аналитики, сколько посетителей на сайте бывает у вас одновременно.

При построении отчетов действуют 2 правила:

Берите период побольше: квартал, год. (Или смотрите отчеты за даты из разных периодов).
Учитывайте сезонность.

Яндекс Метрика

Отчет: Трафик по минутам

Зайдите в счетчик Яндекс Метрики - Отчеты - Стандартные отчеты - Мониторинг - Трафик по минутам.

Выставьте определенную дату (не период). На графике видно одновременное количество визитов на сайте за минуту. Посмотрите минимум 5-7 дат.
Если у вашего бизнеса ярко-выраженная сезонность, или количество визитов зависит от дня недели, обязательно учтите это, и смотрите статистику отдельно в пиковые периоды и периоды спадов.

Google Analytics

Отчеты "В режиме реального времени"

Этот отчет, как понятно из названия, показывает статистику в данный момент времени. К сожалению, за период такую статистику увидеть невозможно, и приходится сюда заходить постоянно, чтобы получить хоть сколько-нибудь достоверные цифры.

Зайдите в Отчеты - Специальные отчеты
Мои отчеты - Добавить отчет
Задайте понятное название
Выберите тип "Простая таблица"
Параметр: Время - Индекс минуты
Показатель: Пользователи - Сеансы
Если нужно посмотреть только часть трафика, (например, рекламный трафик), установите фильтр по Источникам трафика
Выберите представление (чаще всего это "все данные по сайту")
Сохраните отчет

Теперь вы видите пики посещений в минуту времени (верхние строки), и средние значения (начиная с 5-6 строки). Средние значения всегда повторяются. Выбирайте, как и в случае с Метрикой, на какое число визитов ориентироваться:

на среднее - с большей погрешностью
на пиковое (максимальное) - с минимальной погрешностью.

Одна из основных задач финансовых директоров (ФД) состоит в своевременном предоставлении точной финансовой отчетности, раскрывающей перспективу бизнеса внутренним и внешним заинтересованным сторонам. Наряду с этим для выполнения роли стратегических консультантов и спарринг-партнеров по бизнесу им необходима аналитическая информация. В готовом виде ее нет, но ее можно получить, формируя необходимые отчеты самостоятельно. Такой подход ФД определили главным технологическим приоритетом в работе с финансовой отчетностью в течение следующих трех лет. Насколько они готовы к этому и какие при этом проблемы им предстоит решать?

Для принятия сложных стратегических решений по сохранению конкурентоспособности совету директоров компании нужна достоверная информация, чтобы адаптироваться по мере изменения внешней среды и бизнес-моделей. В качестве основного источника информации для этого они используют финансовую отчетность. Она должна быть достаточно гибкой и динамичной, а информация на этом уровне - отражать целостный взгляд на компанию и бизнес и позволять руководителям принимать обоснованные решения с учетом всех заинтересованных сторон.

Однако только в 60% компаний высшее руководство по финансам всегда имеет полное представление о бизнесе, а правления в 75% компаний не имеют доступа к информации в реальном времени.

Своевременные сроки представления отчетности, отсутствие надлежащего контроля и непредвиденные ошибки, которые могут быть обнаружены в критически важных таблицах для бизнеса, - вот что больше всего беспокоит ФД большинства компаний.

Оказывается, процесс формирования отчетности и анализа бизнес-данных во многих крупных компаниях часто ведется вручную и при этом сопровождается повторяющимися ошибками. При этом используются сотни людей для управления и поддержания скользящих версий проектов документов и электронных таблиц с использованием устаревшего программного обеспечения, а также точечные решения для повышения производительности бизнеса.

Так обстоят дела с подготовкой и формированием финансовой отчетности, как выяснили эксперты в ходе исследования, проведенного на основании опроса почти тысячи финансовых директоров и специалистов по финансам крупных компаний 1 .

Финансовые директора страдают от недостатков в системе финансовой отчетности

Одна из серьезных проблем состоит в потере контроля над отчетностью.

Финансовые отчеты отягощены ненужной информацией, а экосистема отчетности становится все более раздутой и запутанной, пользоваться ею сложно даже финансистам. При этом у компаний есть необходимость отслеживать все более и более разнообразную информацию, ведь дополнительные данные полезны для поддержания конкурентных преимуществ в нестабильных условиях. Этим процессом нужно соответствующим образом управлять в рамках финансовой отчетности.

Тем не менее 50% опрошенных не удаляют избыточную информацию из отчетности, более трети не смогли сказать, с какими из отчетов действительно работают и как при этом используются многие критически важные для бизнеса таблицы.

Среди других основных недостатков в процессе подготовки отчетности более половины ФД назвали:

высокую степень ручной проверки и контроля каждый раз, когда в компании происходят изменения;

медленный сбор данных, их очистку и обработку, что требует слишком много времени;

отсутствие гибкости финансовой функции в процессе составления отчетности и чрезмерную зависимость от ИТ-отделов с ограниченными ресурсами.

При этом пользование устаревшими технологиями сопровождается низкой производительностью, ручной проверкой данных.

Так, 54% ФД теряют слишком много времени, сражаясь с фрагментированными системами, требующими данных из нескольких источников, а для продуманного анализа данных времени остается недостаточно. Финансовые лидеры все еще полагаются на традиционные электронные таблицы и другие несовместимые инструменты и поэтому страдают от возникающих проблем, считают эксперты. Многие ФД даже плохо спят или теряют сон из-за невозможности составить отчетность своевременно, без ошибок и соблюсти надлежащий контроль.

Есть компании, которые решили эти проблемы, например, 46% участников опроса заявили, что могут легко вносить изменения в требования к информации, но только 34% отметили, что могут делать это независимо от ИТ-службы. И все же большинство ФД маскируют возникающие проблемы электронными таблицами.

В таких условиях переход к облачным технологиям и создание условий для самостоятельного формирования отчетности представляется самым эффективным решением в соответствии с требованием времени. Оно связано с постоянным созданием расширяющихся отчетов и предоставлением все большему количеству людей инструментов для самостоятельного формирования отчетов, что позволит более широкому кругу пользователей запрашивать данные и получать необходимую информацию и отчеты, когда они в этом нуждаются.

Некоторые компании, в которых на заседаниях советов директоров не работают с отчетами в режиме реального времени, готовы перейти к такому решению. Они верят, что использование для этих целей облачных технологий даст огромные преимущества для повышения точности и подотчетности, что в конечном счете уменьшит беспокойство и риски работы с информацией.

Однако, по мнению экспертов, такое решение работает только при правильно выстроенном процессе отчетности, который контролируется, прозрачен и эффективен. Посмотрим, что это означает.

Эффективный процесс отчетности - поиск оптимального соотношения между временем, качеством и затратами

Формирование финансовой отчетности включает широкий круг деятельности. Независимо от цели и назначения отчетности, например внутренняя/внешняя, факт/план, прогноз или другое, стандартный процесс составления отчетности состоит из следующих этапов:

сбор, подготовка и проверка достоверности данных;

процесс обработки данных (свод, агрегирование, консолидирование);

составление отчетности (отчет, комментарии, рассылка).

При этом нужно найти оптимальное соотношение между временем, качеством и затратами на его составление. Для целей принятия решений и управления подходит только своевременно предоставленная отчетность. Фактор времени здесь решающий. Повышаются требования и к содержанию отчетности. Большее значение приобретают такие аспекты, как комплаенс, безопасность. Задача же ФД состоит в том, чтобы находить возможности оптимизации с учетом затрат финансового подразделения.

Финансовая отчетность создается последовательно, это линейный процесс, и все три этапа должны быть отработаны, согласованы и взаимосвязаны. Если же этот процесс не отлажен, он чреват проблемами и рисками, которые неизбежно будут влиять на надежность информации и вместе с тем на способность совета директоров принимать эффективные решения, для которых нужны ясность и понимание.

Недостатки внутри самого процесса отчетности будут только усугубляться при переходе к самостоятельному формированию отчетности при введении большого количества пользователей. Поэтому технологические приоритеты по самостоятельному формированию отчетности, создание электронных документов и подписи должны быть последними в списке приоритетных мер, считают эксперты.

В ходе исследования были выявлены три основные проблемы, препятствующие построению эффективной, результативной и экономичной отчетности с учетом внешней среды (экосистемы), а именно:

значительное возрастание количества электронных таблиц в области сбора и подготовки информации;

проблемы взаимосвязей в экосистеме отчетности в сфере обработки данных и информации и

подготовка отчетности для совета директоров и инвесторов в области составления самих отчетов.

Чтобы самостоятельно формировать отчеты в режиме реального времени, необходимо решить проблемы в первых двух сферах. Рассмотрим их.

Контроль процесса отчетности и создание контролируемой централизованной системы управления данными

Прежде всего необходимо обеспечить прозрачность всего процесса отчетности и видеть его статус в любой момент времени. Согласно результатам исследования более трети ФД не имеют такой возможности. А когда финансовые руководители не видят и не знают статус процессов отчетности или как этот процесс развивается, они используют большое количество электронных таблиц, чтобы понимать и контролировать ситуацию, отмечают эксперты.

Оказалось, что 71% респондентов зависят от электронных таблиц при сборе данных по большинству своих бизнес-единиц. Распространение и использование большого количества электронных таблиц, отмечают эксперты, связаны с негибкостью, неспособностью некоторых систем ERP и CPM меняться по мере изменений в бизнесе. Использование таких неэффективных решений усиливает зависимость от электронных таблиц и способствует увеличению их количества.

Это не значит, что электронные таблицы больше не подходят для прежних целей. И их избыточность не позволяет быть финансовой отчетности гибкой и оперативной в сегодняшней быстро меняющейся корпоративной среде. И по мере роста количества и сложности отчетов использование электронных таблиц для отслеживания и управления финансовой отчетностью становится все более неэффективным.

В ранжировании же приоритетов в работе с отчетностью в течение следующих трех лет определение и контроль критически важных таблиц, а также сокращение размера и количества отчетов в обращении занимают четвертое и пятое место соответственно в списке приоритетов ФД.

Решение фундаментального вопроса управления данными лежит в основе пирамиды отчетности, в создании системы управленческой информации в организации. Чтобы поддерживать систему самостоятельного формирования отчетов в режиме реального времени и не создавать новых проблем, вначале нужно наладить процесс управления данными, сделать из фрагментированной окружающей среды, в которой они работают, единую.

Иначе говоря, подготовку почвы для использования решения по самостоятельному формированию отчетов нужно начать с создания единой контролируемой среды, которая будет служить центральным хранилищем данных для всех пользователей и надежной базой отчетности.

Это позволит уйти из-под давления возрастающего объема электронных таблиц и сосредоточиться на управлении теми таблицами, которые действительно уместны и заслуживают доверия. При этом финансовые руководители могут выявлять критические таблицы и вычищать избыточные отчеты, которые засоряют пакет отчетов.

Корпоративная отчетность не является статичной. Изменение нормативных требований и большие объемы новых данных для создания корпоративной истории постоянно влияют на содержание, скорость и эффективность финансовой отчетности. Из этого массива данных ФД должны создать порядок и формировать процесс обеспечения инвесторов правильной информацией, своевременно и без ошибок.

А если ФД собираются расширить пул пользователей данными отчетности, должны быть обеспечены целостность информации как внутри системы, так и с учетом добавленной информации пользователями, а также гибкость процесса формирования отчетности, отмечают эксперты. Жесткая структура отчетности имеет ограничения по количеству пользователей.

Пока же финансовые дирекции многих компаний просто не готовы к этапу самостоятельного формирования отчетности в силу сложившегося статус-кво и проблемы фрагментарности отдельных систем. У более половины респондентов вопросы целостности данных, которые уже используются в системе и распространяются, вызывают серьезную озабоченность.

Если не учитывать взаимосвязи в экосистеме отчетности, появляются неожиданные ошибки

Согласно результатам исследования 90% ФД волнуют, по меньшей мере, две проблемы в финансовой отчетности, и в некоторых случаях их беспокойство связано с опасениями сбоев в процессах, свидетельствующих о «недомогании» всей системы финансовой отчетности.

Отчетность представляет собой линейный процесс, и его прочность и надежность определяются самым слабым звеном, а узкое место может отрицательно повлиять на результат. Это означает, что исправить проблемы по частям невозможно, поскольку все они связаны между собой. Взаимосвязи и проблемы в экосистеме отчетности приведены на рисунке.

Появление неожиданных ошибок свидетельствует как раз о неорганизованном, слабом процессе отчетности и проблемах точности данных. По этой причине совет директоров может откладывать принятие важных решений и тратить свои усилия и время на самостоятельный сбор, анализ данных и их проверку в ручном режиме.

Важно понимать, что существующие проблемы и ошибки в отчетности не являются изолированными. Чтобы устранить коренные причины таких проблем, компаниям необходимо создать единую среду, централизовать процессы ERP, из которых все заинтересованные стороны могут извлекать и загружать данные и работать с ними.

Когда информация централизована, ФД могут наконец перейти к автоматизированному управлению документами и раскрытию информации и быть более уверенными в передаче ответственности через инструменты самостоятельного формирования отчетов в режиме реального времени.

Обеспечивать возможность заинтересованных сторон легко вводить данные, устанавливать достоверность данных, вносить изменения в требования к информации, добавляя новые параметры в систему, и генерировать отчеты позволит надежный инструмент управления производительностью (CPM). Такой подход обеспечит доверие к точности данных и устранит сомнения, которые могут задержать принятие решений. Система CPM позволит ФД определить критически важные для бизнеса данные и обеспечить средства контроля для защиты точности генерируемых отчетов.

Что же касается содержания официальной отчетности для инвесторов, ФД считают следующее:

отчеты слишком сложны для понимания инвесторами (47%);

официальная отчетность приходит слишком поздно, чтобы быть полезной инвесторам (64%);

инвесторам требуется более частая, но более простая отчетность, чтобы понять эффективность бизнеса (77%);

инвесторы должны иметь возможность запрашивать необходимые для собственных целей отчеты (52%).

Повысить производительность финансовых руководителей можно с помощью цифровых технологий

Необходимость повышения производительности за счет стандартизации также была отмечена ФД в качестве важного приоритета в течение следующих трех лет. Стандартизация и автоматизация простых задач в процессе финансовой отчетности - очень хороший повод и место для начала повышения целевых показателей производительности. Использование всеми заинтересованными сторонами стандартизованной технологии позволит провести автоматическое слияние, компоновку и обновление отчетов и устранить имеющиеся отставания.

Большие надежды при повышении производительности связываются также с развитием цифровизации в финансовой сфере. Оцифровка делает отчетность и сообщения более сложными, но эти вопросы решаются также благодаря инновационным технологиям и соответствующим процедурам.

Такие возможности имеются в системах нового поколения. При их выборе и внедрении эксперты рекомендуют обращать внимание, помимо всего прочего, на следующие аспекты успешного применения цифровых решений по отчетности:

четко определенные цели;

поддержку гибких требований к инфраструктуре, модель предприятия и пользовательские сценарии;

независимость устройств от кросс-платформы;

прослеживаемость взаимосвязей;

открытые ноу-хау платформы;

операционные концепции и интеграция средств коммуникаций через интернет;

способность к интеграции и открытость.

Современные решения для отчетности, например облачные, удобные пользовательские интерфейсы и интеграция в различные среды операционной системы позволяют предоставлять точную информацию для широкого круга получателей, групп пользователей и областей применения и приносить конкурентные преимущества, которые являются частью оцифрованного мира, считают эксперты.

В этой связи возникает вопрос: как можно измерить успех цифровой обработки? 2 Критериями измеримости могут быть:

сокращение времени составления отчетности теми же ресурсами;

повышение качества отчетности с меньшим количеством ошибок и более низкой частотой ошибок;

возможность получить дополнительную информацию с помощью технологий больших данных в процессе составления отчетности.

Главные реальные проблемы финансовых лидеров, как показывает исследование, связаны прежде всего с решением дополнительных задач по работе с аналитической информацией. Именно их решение позволит получить добавленную стоимость в принятии решений. А выбор правильной технологии поможет положительно влиять на все существующие проблемы, в том числе на повышение производительности финансовых руководителей.

1 The Future of Financial Reporting, survey 2017. Будущее финансовой отчетности.

2 «Цифровая модернизация финансов: объединять разные технологии с возможностями человека» . «ЭЖ», 2017, № 37, с. 16-17.

Инструмент Google Analytics предоставляет очень широкие возможности, позволяя анализировать различные параметры.

Для анализа GA предоставляет следующие группы отчетов по аудитории.

позволяет узнать, откуда на ваш сайт приходили посетители. Вы будете знать, как ведут себя пользователи из разных стран и регионов, сколько времени они проводят на сайте. В случае, если для вас стратегически важны те или иные регионы, вы можете усилить рекламную кампанию на этот регион, создав под него специальную рекламную кампанию.

Язык – отчет позволяет узнать, на каких языках разговаривают посетители вашего сайта. Язык определяется на основе соответствующих настроек, заданных в браузере посетителя. Если на ваш сайт приходит англоговорящая аудитория, имеет смысл создать специальную версию сайта, адаптированную под эту аудиторию. В этом случае коммерческая эффективность сайта существенно вырастет.

Новые и вернувшиеся посетители — отчет предоставляет информацию о количестве и процентном соотношении новых и вернувшихся посетителей. Если процент вернувшихся посетителей высок, это говорит о высоком интересе к вашему сайту. Имеет смысл разрабатывать специальные маркетинговые программы для постоянных покупателей.

Отчет позволяет оценить степень интереса пользователей к сайту исходя из того, насколько часто они возвращаются на сайт за определенный промежуток времени и сколько дней проходит со времени последнего посещения. Если высок процент разовых посещений, то есть пользователь к вам больше не возвращается, имеет смысл задуматься об эффективности сайта и рекламной кампании. Как вариант, можно протестировать инструмент Google AdWords – ремаркетинг.

Отчет предоставляет данные о количестве времени, проведенном на вашем сайте, а также о количестве просмотренных страниц за посещение. Если высок процент пользователей с длительностью посещения до 10 секунд, стоит задуматься над этим, возможно заголовки или оформление сайта не привлекают внимания. Возможно, используются нерелевантные ключевые слова и посадочные страницы.

Браузер и Операционная Система — отчет предоставляет информацию о браузерах, которыми пользуются ваши посетители. Также доступны параметры систем, на которых установлены браузеры (поддержка Java, разрешение экрана, цвет, операционная система).

Данный отчет предоставляет статистику об использовании мобильных устройств вашими посетителями. Статистика данного отчета поможет вам определиться в необходимости создания отдельной мобильной версии сайта.

Прежде чем совершить покупку, посетитель может прийти на ваш сайт из совершенно различных мест и в разные промежутки времени. Таким образом, можно сформировать цепочку посещений, которую нам и предлагает Google Analytics. Данная группа отчетов поможет понять, как предыдущие посещения и источники трафика повлияли на текущие конверсии, и сколько времени прошло с первого посещения до конверсии.

Отчет показывает количество посетителей на сайте в режиме реального времени. Данный отчет поможет понять владельцам сайта, что происходит с ним на данный момент. Если вы используете телевизионную рекламу, то после эфирного времени вы сможете проследить трафик, который идет с рекламы, используя специальную ссылку.

Об уникальных возможностях ПО отечественным проектным менеджерам рассказал ведущий эксперт Украины

Как развивается рынок программных продуктов по управлению проектами? Когда есть смысл использовать, к примеру, MS Project или стоит перейти на другое ПО? Какие новинки появились в этом году? Об этом белорусским проектным менеджерам рассказал украинский эксперт , имеющий статус Microsoft MVP (наиболее значимый профессионал) на прошедшей в ноябре в Минске «Неделе проектного управления и обучения Microsoft Project 2016». Практик поделился с нашими слушателями не только знаниями самого высокого уровня, но и представил эксклюзивные продукты.

Напомним, украинский специалист был основным тренером для продвинутых пользователей на обучающей «Неделе». Площадку для ее проведения предоставил РУП «Белстройцентр».

Не секрет, что сегодня с MS Project работают многие компании. Это один из большого числа инструментов для управления проектами. Чем он отличается от остальной когорты продуктов?

- Сегодня в основном пользователи работают с локальной версией - так называемой MS Project Professional , - рассказал Алексей Просницкий. - Для многих компаний это настоящее и прошлое. Но мир не стоит на месте и, к счастью, развивается такими быстрыми темпами, что компаниям необходимо расти, чтобы успевать за ним. Поэтому сегодня кроме локальной предлагаются две корпоративные версии: Project Server и Project Online .

Это те версии продукта, которые нужны компаниям, в случае если у них много проектов и ресурсов, и их нужно объединять в единое целое.

Где искать новые возможности?

Сейчас в мире происходит 4-я промышленная революция «Интернет вещей». Во время 1-й английские ткачи были возмущены приходом машин и механизмов. На Западе «Индустрия 4.0» - это машины без водителей, роботы на складах Amazon, которые занимаются сортировкой продукции, и т. п. Так, в США в перспективе все сотрудники, выполняющие простую процессную работу и получающие до 20 долларов в час, будут заменены на роботов.

- На самом деле с роботами мы уже встречаемся постоянно , - отмечает эксперт. - Например, когда вы заходите на сайт компании и выскакивает форма обратной связи, начинается общение с роботом. В 2012 году появилось понятие «облака». Многие стали в них уходить, причем не только в персональные «облака», но и корпоративные: размещать свои ресурсы на облачных сервисах других компаний.

По словам Алексея Просницкого, в Украине до 2014 года на «облака» смотрели очень скептически. Первая причина - это безопасность. Самый главный вопрос пользователей - что будет с моими данными? Ответ прост, уверяет эксперт: ничего с ними не случится, они просто будут лежать на сайте компании, в удаленном дата-центре.

- Потому что для таких компаний, как MS , облака - это стратегия, более того - стратегический бизнес, - поясняет Алексей. - На данный момент в мире есть 3 компании, которые лидируют на рынке облаков: на третьем месте Microsoft (ему на пятки наступает Oracle , IBM ), на втором - Google , лидирует Amazon. Все силы компаний бросаются на развитие облачных сервисов.

Когда мы говорим, что в Microsoft есть Project Server 2016, то имеем в виду старый продукт, а не современную версию, которая вышла 5 мая 2016 года. Потому что новая версия и новые возможности появляются в облачных версиях MS , например, в Project Online.

Получается, что компания выпускает очень много продуктов, приложений, но они все относятся к облаку. Это побуждает компании задумываться об уходе в «облака».

- Да, в Украине Министерство обороны, Национальный банк и т. п. ведомства и компании никогда не уйдут в облако из понятий безопасности, - комментирует эксперт. - Но в связи с изменением курса национальной валюты с 8 до 26 гривен многие компании по-новому взглянули на этот тренд. Потому что стоимость лицензирования при их использовании может отличаться в 5–6 раз: на весах стоимость продукта в 10 тыс. или 70 тыс. долларов за корпоративные версии.

Конечно, до сих пор есть компании, которые не ставят лицензирование во главу угла и работают с пиратскими версиями продукта. Но когда мы говорим об облаке, вариант использования пиратской версии не существует. Оно может быть только официальным.

Готовые отчеты - это легко!

- Отчеты любят все, - продолжает Алексей Просницкий. - У меня есть коллега, который работает в офисе управления проектами в одном украинском банке. Восемь дней в месяц он занимается тем, что берет данные с 5 тыс. проектов и вручную переносит их в PowerPoint . Неправильно отчеты делать так. Ведь они должны сами перестраиваться под текущие последние данные. Так, показания в кабине пилота самолета меняются автоматически. Ведь скорость полета так высока, что они просто устареют, если их высчитывать вручную.

Скорость многих бизнесов, в том числе строительных, сейчас очень высока. Пока мы делаем ставку на отчеты, сделанные вручную, многое можем потерять. Они все должны быть в режиме реального времени и получаться автоматически, убежден эксперт.

- В начале апреля на конференции в Киеве разработчик представил нам продукт будущего - специальное приложение Project Portfolio (PPM ) Dashboard , - поделился докладчик. - Сегодня оно уже доступно для работы. Его можно скачать на смартфон, iPad. Топ-менеджмент в основной массе использует его на планшетах, с которых и принимает решения.

Как работает приложение? Пользователь, заходя на сайт, видит всю информацию по всем проектам. Причем отчеты все кликабельные, то есть имеют touch screen интерфейс. Можно выбрать любой интересующий вас проект и посмотреть данные по задачам, трудозатратам, по рискам, если они есть, и т. д. Иными словами, в один клик вы получаете полную картину по проектам, тем самым освобождаете свои ресурсы.

Еще один новый продукт (по меркам Украины) - Power BI. Это набор средств бизнес-аналитики для анализа данных и предоставления ценной информации. Он помогает отслеживать ситуацию в бизнесе и незамедлительно получать ответы на вопросы с помощью подробных информационных панелей, доступных на каждом устройстве.

- Power BI - это тот инструмент, который даст вам возможность агрегировать данные по всем системам, - уверяет украинский эксперт. - Это аналог Excel, с которым знакомы все. Поэтому кто использовал сводные таблицы, сможет без труда работать в Power BI. Для него характерна легкая степень вхождения, в отличие от аналогичных продуктов других производителей, для работы с которыми нужно потратить время на обучение.

Чем он еще хорош? Он красивый. Ведь у вас получаются сразу готовые отчеты. К примеру, когда вы управляете n-числом проектов, работаете в Project Professional, всегда возникает вопрос: как собрать данные по всем проектам и передать аналитику руководству. На самом деле очень часто постоянный обмен информацией - это головная боль.

- Когда есть Power BI, вы этим не занимаетесь, - говорит Алексей Просницкий. - Поскольку данные автоматом приходят в систему. Выбирая определенный проект, вы видите, как данные перестраиваются. Это производит гипнотический эффект на всех начинающих работать с этим продуктом.

Кроме того, при необходимости отчеты вашей компании вы можете показывать также внешнему заказчику. Так, если он фанат андроида, то сможет запросто скачать себе приложение. Если он не захочет этого делать, то, зайдя на страничку компании в социальных сетях и перейдя по ссылке с отчетами, сможет изучить всеми любимую диаграмму Ганта, которая автоматически перестраивается под все проекты. Причем ему не нужно делать это из Project.

Мобильник как средство для работы

Когда вы работаете с Project Professional, всегда возникает вопрос: как собрать отчетность об исполнении у участников проекта? Есть много вариантов. Например, собрать их в кабинете и заставить под давлением рассказать, что уже сделано. Можно бегать за исполнителями, добиваясь ответа, или по наитию выставлять на бумаге процент завершения каждого проекта.

- Это неправильные пути , - уверен эксперт. - Все можно сделать намного проще - с помощью своего мобильного телефона, который для многих уже давно стал средством и инструментом для работы. Когда компания переходит на новый уровень развития, вы начинаете соединять проекты между собой. Как облегчить страдания ваших пользователей по отчетности? Уже готово приложение по отчетности по задачам. Пока только для айфонов (рынок США в этом смысле сыграл свою роль как наиболее привлекательный). В ближайшее время появится продукт и для андроидов.

Прямо с телефона, скачав приложение и залогинившись, можно отчитываться по задачам и запрашивать новые, писать комментарии к ним. То есть вы становитесь полностью мобильными и не привязанными к рабочему месту, ноутбуку. Скажем, сразу после встречи с заказчиком вы можете отчитаться по задаче, и руководитель проекта получит уведомление об этом моментально.

- Коммуникативная модель очень важна для выстраивания успешных проектов, которые придают ценность вашей организации, - считает Алексей Просницкий. - В сентябре этого года для Office 365 выпущена целая когорта новых приложений, которые позволяют автоматизировать деятельность. Среди них MS Flow . Это продукт, который не требует особого разбирательства.

Процесс не должен жить на бумаге, потому что по нему никто не работает. Его нужно автоматизировать. Данный сервис позволяет создавать автоматизированные рабочие процессы (workflow) между приложениями и службами. С его помощью можно получать уведомления, синхронизировать файлы, собирать данные и автоматизировать многие рутинные операции.

Иными словами, приложение позволит сделать бизнес-процессы проще и комфортней. И тогда слоган - «Работайте меньше, успевайте больше» - может стать девизом для каждого.

«Циничные и добрые руководители проектов»

Такое более чем философское название дали своему клубу украинские проектные менеджеры. Его встречи проходят в офисе MS Украина, и здесь с радостью принимают и белорусских специалистов. Ближайшая двухдневная конференция по управлению проектами планируется в Киеве 30–31 марта. Участие в этой одиннадцатой встрече бесплатное, уже заявлено порядка 20 спикеров из разных стран. В частности, Беларусь представит организатор отечественного клуба PROPM Сергей ГАРЕЛИК. Эксперты расскажут, как происходит внедрение систем управления проектами за рубежом, чем живут передовые компании.

Нина ЯРОЦКАЯ,
фото «СтройМедиаПроект»