Телевизор 

Что лучше excel или access. Чем отличается Microsoft Excel от Microsoft Access? Отличие Access от Excel

На первый взгляд СУБД Access очень похожа на программу электронных таблиц Microsoft Excel по своему назначению и возможностям. Однако между ними существует принципиальные отличия:

  • При работе с электронной таблицей Excel вы можете в ячейку таблицы ввести любую информацию, поэтому на рабочем листе можно разместить и таблицу, и текст, и рисунок. В одном столбце таблицы могут при необходимости вноситься разные данные - числа, текст, даты. Таблица в базе данных Access отличается от таблицы в Excel тем, что в ней, как уже говорилось выше, для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в одном столбце таблицы в разных строках заносить данные разных типов.
  • Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого можно установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом ни вводились данные - прямо в таблицу, в форме или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи данные, не удовлетворяющие заданным правилам.
  • С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное число строк, таблицы базы данных могут содержать огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.
  • Если все необходимые для работы данные вы будете хранить в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информациивы просто можете запутаться в большом количестве файлов, Access позволяет хранить все данные в одном файле и доступ к этим данным осуществляется постранично, т. е. не превышаются ограничения на ресурсыпамяти компьютера.
  • В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.
  • Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Именно для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.
  • Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены, Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантированно будут работать с актуальными данными.
  • Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или категории видеть и изменять только те объекты, на которые ему были выданы права администратором системы, например, можно запретить использование некоторыхкоманд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, можно сказать, что СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы. Примером может служить задача ведения складского учета. Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

Возможности Excel конечно не ограничиваются только электронными таблицами, например, Excel может очень успешно использоваться для анализа данных, которые хранятся на сервере базы данных (в частности, в Microsoft SQL Server), но в этом случае Excel не является хранилищем данных, а обеспечивает только их обработку.

При использовании продуктов семейства Office, если вы используете Excel или используете Access для управления табличными данными? Сопутствующая статья с помощью Access или Excel для управления данными , обсуждаются преимущества каждого продукта и их содержимое в таблице. Но зачем выбирать между одним или другим? Если вы храните данные в Access и подключаетесь к ней из Excel, вы получаете преимущества обоих типов. Ниже приведены десять причин, по которым приложение Excel и доступ к ним работают очень удобно.

Причина 1: Access предназначен для всех видов пользователей

Несмотря на то, что Excel не является базой данных, он широко используется для хранения данных, и часто используется для решения простых проблем с базами данных. Однако Excel - это плоская база данных, а не реляционная база данных. Когда простые таблицы необходимо развивать в несколько таблиц связанных данных, Microsoft Access является первым выбором для сотрудников, которые должны быстро создать приложение для работы с базами данных. Access всегда получил замечательную "информационную панель данных" для сбора и консолидации разрозненных данных в масштабах всего предприятия, большая часть которых находится в книгах Excel. Когда данные будут находиться в Access, вы можете добавлять дополнительные таблицы и присоединяться к ним, создавать запросы (или представления данных), структурировать данные и определять типы данных, чтобы обеспечить целостность данных, предоставлять общий доступ к данным и обновлять их среди многих пользователей, а также создавать мощные отчеты и формы.

В отличие от простого макета электронной таблицы в Excel, Access организован по-разному с использованием нескольких взаимосвязанных объектов, которые могут показаться на первый взгляд. Но вам не нужно быть экспертом для использования Access. Access предназначен для всех видов пользователей, и вы можете сделать это только так, как нужно.

Поменяйте одновременный доступ к слою.

1. использовать Access можно тремя способами: в качестве отдельного пользователя, опытного пользователя или разработчика.

2. таблицы, запросы, формы и отчеты строится на основе друг друга и составляют основу приложения для работы с базами данных.

3. пользователи с случайными возможностями имеют мастеры, построители свойств, элементы пользовательского интерфейса Office Fluent и функции, подобные Excel, чтобы быстро приступить к работе.

4. опытные пользователи имеют макросы, область свойств, выражения и средства проектирования баз данных для углубленного углубления и многое другое.

5. разработчики могут работать с модулями и разрабатывать код VBA для создания пользовательских решений для баз данных и развертывания приложений среды выполнения.

Причина 2: копирование листа Excel в таблицу Access

Чтобы начать работу, скопируйте данные из Excel в Access. Вы можете создать таблицу Access и отобразить ее в режиме таблицы, который похож на лист Excel. В режиме таблицы можно выполнять стандартные задачи по созданию таблиц, например определять тип данных, имя поля или новое поле. Например, если ввести дату в пустое поле, в Access задается тип данных "Дата/время" для этого поля. При вводе текста, такого как имя, Access применяет к полю Тип данных Text. Если вы хотите переместить поле, просто щелкните его и перетащите.

При копировании данных из Excel и вставке их в Access даже не нужно создавать таблицу в первую очередь или открыть таблицу в режиме таблицы. Access автоматически предложит вам, есть ли у вас заголовки, и создаст таблицу Access. Это было бы проще.

Дополнительные сведения см. в разделе Открытие пустой таблицы .

Причина 3: совместное использование данных путем связывания с листом Excel из Access

Одним из простейших способов наследования преимуществ Excel и Access является связывание листа Excel с таблицей Access. Используйте ссылку Access, когда планируете хранить данные в Excel, но при этом регулярно используйте некоторые функции Access, например отчеты и запросы. Связывание данных из Access, а не из Excel.

Access поддерживает два фундаментальных способа создания таблиц базы данных. Пользователи могут создавать собственные собственные таблицы для хранения данных в базе данных Access, а также создавать связи с существующими данными за прев базе данных Access. Данные в связанных таблицах отображаются и работают множеством способов, как и в собственных таблицах. Мастер связанных таблиц помогает отследить, найти и обновить лист Excel или другой источник данных при перемещении и разрыве связи.

При связывании с листом Excel или именованным диапазоном Access создает новую таблицу, связанную с данными Excel. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, внесите изменения в Excel и обновите (или повторно запросите) данные в таблице Access. Однако содержимое таблицы в Access изменить нельзя. При использовании данных, связанных с Excel, в Access можно создавать отчеты, запросы и формы, доступные только для чтения.

Дополнительные сведения см. в статье Импорт или связывание данных в книге Excel .

Причина 4: перемещение данных путем импорта данных из Excel в Access

Если вы решили вырезать шнур данных, вы можете перенести данные в Excel, импортировав их в Access. Обратите внимание на то, что в приложении " Импорт слов" есть два разных значения для Excel и Access. В Excel при импорте (или подключении) вы можете создать постоянное подключение к данным, которые можно обновить. В Access при импорте данные переносятся в Access один раз, но без постоянного подключения к данным. При импорте данных Access сохраняет данные в новой или существующей таблице, не изменяя данные в Excel. В Access можно импортировать все или все листы в книге Excel за одну операцию.

Мастер импорта поможет вам выполнить действия по импорту и помогает принять важные решения по изменению типов данных и добавлению заголовков. Если при импорте данных возникают ошибки, Access предупреждает вас и сохраняет ошибки в таблице, чтобы можно было быстро находить и устранять их. Например, в столбце, который вы считали, можно использовать буквенно-цифровые почтовые индексы, или же для поля первичного ключа обнаружен повторяющийся идентификатор. Вы можете внести изменения в книгу Excel и повторно импортировать данные или внести изменения в новую таблицу Access. По завершении операции вы можете сохранить использованные действия и даже создать задачу Outlook, чтобы напомнить вам, когда вы регулярно выполняете операцию импорта.

После импорта данных он становится встроенным в Access, и вы можете добавлять, изменять и удалять данные с помощью таблиц и форм. После импорта данных можно решить, нужно ли удалять данные из Excel. Обычно рекомендуется использовать только одно расположение для обновления данных.

Примечание: Импорт данных из Excel в Access не импортирует формулы, а только результаты этих формул.

Причина 5: подключение к данным Access из Excel

Вы также можете снова подключить данные Access к Excel. Для этого создайте подключение в Excel, часто хранящееся в файле подключения к данным Office (ODC), в базе данных Access и извлеките все данные из таблицы или запроса. После подключения к данным можно также автоматически обновлять (или обновлять) книги Excel из исходной базы данных при каждом обновлении базы данных.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 6: использование отчетов Access с данными Excel

После того как данные в Access будут доступны, вы можете воспользоваться преимуществами массива марвелаус средств создания и настройки отчетов. Хотите создать отчет с несколькими щелчками? Используйте мастер отчетов. Вы хотите разрабатывать и изменять макет отчета в режиме реального времени с помощью динамических данных, перемещать блоки данных, добавлять и удалять поля, а также сразу же видеть изменения при их создании? Используйте режим макета. Вы хотите взаимодействовать с отчетом для поиска, фильтрации и сортировки динамических данных? Используйте представление отчета. Хотите добавить кнопки, Номера страниц, изображения, гиперссылки и профессионально оформленные стили? В группе элементы управления и Макет на вкладке конструктор на ленте используйте многие мастера и коллекции элементов управления. С помощью Access можно легко создавать простые отчеты, групповые и сводные отчеты, почтовые наклейки, графические отчеты и подчиненные отчеты.

После создания отчета используйте Access для распространения отчета по электронной почте. Например, вы можете отправить отчет с помощью сообщения электронной почты или сохранить его в различных форматах, например в снимке Access или в PDF-файле, чтобы добавить его на страницу или на сайт SharePoint.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 7: использование форм Access с данными Excel

Когда данные будут находиться в Access, вы можете воспользоваться многими инструментами для создания и настройки форм. Хотите создать форму с несколькими щелчками? Используйте мастер форм. Вы хотите разрабатывать и изменять макет формы в режиме реального времени с помощью динамических данных, перемещать блоки данных, добавлять и удалять поля, а также сразу же видеть изменения при их создании? Используйте режим макета. Хотите добавить кнопки, списки, поля со списком, группы параметров, изображения, маски ввода, диаграммы, гиперссылки и профессионально оформленные стили? В группе элементы управления и Макет на вкладке конструктор на ленте используйте многие мастера и коллекции элементов управления. С помощью Access можно легко создавать простые формы, формы с вкладками, непрерывные формы, всплывающие формы, модальные диалоговые окна и подчиненные формы.

В Access можно легко создать разделенную форму, в которой отображается синхронизированное представление таблицы и формы, чтобы можно было получить наилучшие результаты. После создания формы с возможностью прокрутки можно легко выполнять в ней поиск, фильтровать и даже искать данные, находящихся за пределами формы, используя стандартные кнопки навигации и поле поиска в нижней части формы.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 8: Фильтрация, сортировка и запросы в Access похожи на Excel

В зависимости от того, какой продукт вы используете, вы выполняете фильтрацию данных для работы с подмножеством данных и сортируете данные, чтобы упорядочить их так, как нужно. В Access пользователи Excel могут фильтровать и сортировать данные в режиме таблицы без необходимости повторного знакомства с совершенно новым пользовательским интерфейсом. Значки, меню команд, команды, условия и диалоговые окна очень похожи, независимо от того, работаете ли вы с текстом, числами, датами или пробелами. Вы даже можете сохранять фильтры и выполнять сортировку вместе с представлением таблицы.

Можно создать запрос в Access и даже не знать, что означает SQL. Четыре мастера запросов, с помощью которых можно создавать простые запросы, находить дубликаты, обнаруживать несовпадающие записи и создавать перекрестные запросы. Вам даже не придется создавать запросы; просто отфильтруйте данные и отсортируйте их так, как вы хотите, чтобы они были сохранены вместе с таблицей.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 9: слияние или создание наклеек

Теперь, когда ваша семья увеличилась, ваш список поздравительных открыток оказался больше, и вам необходимо следить за гораздо большим количеством дней рождения и юбилеев. Не проблема. Вы можете использовать таблицу или запрос Access в качестве источника данных для слияния и создавать операции слияния с помощью мастера слияния Word для писем, карточек, сообщений электронной почты и конвертов. Если вам нужно просто создать почтовые наклейки, используйте мастер наклеек в Access для создания и печати наклеек из созданного отчета. Можно также автоматически добавить штрихкод, соответствующий каждому адресу клиента.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 10: объединение Excel и Access с помощью технологий SharePoint

Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках SharePoint. Excel предоставляет доступ только для чтения (одностороннее) подключение к связанным спискам SharePoint; в то время как Access позволяет читать и записывать (двусторонние) данные в связанных списках SharePoint. Access и списки SharePoint прекрасно работают вместе. Типы данных Access и SharePoint, такие как форматированный текст, только добавление (для поддержки отслеживания журнала изменений в поле MEMO), вложения, счетчиков, подстановок и многозначные поля - делают их несогласованными, если таковые имеются.

После связывания данных списка SharePoint с базой данных Access вы можете даже перевести их в автономный режим в локальной базе данных Access, работать с данными локально, а затем повторно подключиться к сайту SharePoint для отправки изменений. Все конфликтующие изменения данных, внесенные другими пользователями, будут обработаны мастером разрешения конфликтов. Формы и отчеты, созданные в Access, базируются на одних и тех же данных, но связаны со списками SharePoint.

Excel предоставляет следующие точки интеграции с SharePoint Server.

1. Можно выполнить однократный импорт данных листа Excel в список SharePoint или экспортировать такие данные в список SharePoint для создания постоянного одностороннего подключения к данным.

2. Постоянное одностороннее подключение к данным можно использовать для обновления данных на листе Excel из списка SharePoint.

3. Опубликуйте книги Excel в службы Excel и выведите на экран и работайте с данными с помощью веб-части Excel Web Access на странице веб-частей.

4. Импорт данных в книгу Excel из серверов OLAP, баз данных SQL Server и Access и неструктурированных файлов.

Access предоставляет следующие точки интеграции с SharePoint Server.

1. Можно выполнять однократный импорт или экспорт данных между представлениями Access и списком SharePoint.

2. Связывание данных между таблицами Access и списком SharePoint путем создания постоянного двустороннего подключения. (Обновленные данные списка могут отображаться в таблице Access; обновленные данные таблицы Access можно просмотреть в списке.)

3. Поддерживается автономное обновление данных в Access с последующей синхронизацией обновлений и разрешением конфликтов.

4. Данные списка можно отображать и изменять в таблицах, формах и отчетах Access.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Дальнейшие действия: получение доступа к опытному пользователю

Вы можете создавать сложные приложения баз данных для настольных систем, даже не записывая одну строку кода VBA. Каждый объект Access обладает широким набором свойств и событий, доступных на странице свойств, которые помогут вам настроить решение. У каждого объекта есть подробные конструкторы, которые показывают все доступные вам функции. Дополнительные шаблоны баз данных доступны в Office Online. Шаблоны полей и таблиц позволяют быстро создавать и настраивать новые таблицы. Создать новую базу данных можно с нуля с помощью встроенных средств проектирования баз данных.

Макросы Access используют декларативную среду, не требующую написания кода VBA, поэтому не нужно быть разработчиком. Каждое Макрокоманда выполняет задачу, например открытие формы, запуск запроса, Поиск записей или отображение сообщения. Макросы можно внедрять в любое событие отчета, формы или элемента управления. У большинства макросов есть аргументы, и вы можете добавить условную логику для их выполнения. Вы даже можете определять переменные и выполнять проверку ошибок, опять же не записывая код VBA.

Создайте прототип и запустите его в отделе ИТ. Создавайте решение для своей группы, когда оно потребуется КМР, и выполняйте его в Шоестринг с помощью несамостоятельных сотрудников. Следите за билетами, проданными для компаний, следите за сроком хранения производственных материалов или напечатайте Теги приема для деталей. Отслеживание задач, проблем и конечных результатов в командных проектах. Создание базы данных конвейера продаж для отслеживания потенциальных продаж в небольшой группе специалистов по продажам.

Два продукта Microsoft Office – Access и Excel – часто кажутся пользователю практически идентичными. Такое представление складывается из табличного способа организации данных. И Access, и Excel работают с таблицами, способны обрабатывать и анализировать данные, выполнять сложные расчеты. Чтобы с минимальными затратами времени и труда решить поставленные задачи, стоит определить, какая из программ для этого подходит больше.

Понятие о Microsoft Excel и Microsoft Access

Microsoft Excel – программа для работы с таблицами данных, созданная компанией Microsoft и входящая в пакт программ Microsoft Office.

Microsoft Access – реляционная система управления базами данных, входящая в пакет Microsoft Office.

Сравнение Microsoft Excel и Microsoft Access

Как видим из определений, ключевая разница между Access и Excel – в субъекте действия: Excel работает с электронными таблицами, Access – с базами данных в табличном представлении. Внешне это выглядит очень похоже. В Excel данные хранятся в ячейках, образующих столбцы и строки, объединенные в листы. В Access данные хранятся в таблицах, образующих в совокупности базу данных. Последовательность данных в одной строке в Access называется записью.

Excel выполняет задачу организации данных внутри одной таблицы, Access выполняет сложные запросы данных, обращаясь к совокупности таблиц. Поэтому таблица Excel представляет собой нереляционную совокупность данных, а Access – реляционную, в которой у каждого конкретного объекта имеются связи в других таблицах. В Excel каждая ячейка таблицы имеет уникальный идентификатор, составленный из номера строки и буквы столбца, в Access запись снабжена уникальным идентификационным ключом.

Access целесообразно использовать, если массив данных очень большой, а связи между ними сложны. В этом случае взаимодействие таблиц внутри реляционной базы данных обеспечит быстрое управление. Excel соответствует задачам расчетов и статистических сравнений небольшого объема данных. Если данные преимущественно числовые, то удобнее работать с Excel, если же среди них много текстовых значений – Access.



Если с базой данных предполагается многопользовательская работа, а также предстоит постоянная и множественная ее доработка, то в Access не будет никаких проблем при решении такого рода задач. Excel рассчитан на одного пользователя и относительно статичное содержание.

Отличие Microsoft Excel от Microsoft Access

1. Excel работает с таблицами данных, Access – с табличными базами данных.

2. В Access выполняют более сложные запросы.

3. Excel – нереляционная совокупность данных, Access – реляционная.

4. Уникальный идентификатор Excel зависит от названий столбцов и строк, в Access идентификационный ключ автономен.

5. Access предназначена для работы с большими массивами данных.

6. Excel работает преимущественно с числовыми данными.

7. В Access доступна многопользовательская работа.

Объекты Microsoft Access

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным. Данный объект в базе данных является основным.

2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.

4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 2.

Рис. 2 Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access

Поля и записи БД

В базе данных все представлено в виде таблиц, слудовательно поле - это столбец, а запись – строка. Поле - это простейший объект базы данных, предназначенный для хранения значений параметра реального объекта или процесса. Поле может характеризоваться следующими параметрами: имя, формат данных, тип оформления.

Запись базы данных - это строка таблицы, содержащая набор значений свойств, размещенный в полях базы данных.

Современная цивилизация остро нуждается в постоянной обработке и сохранении больших объемов различных данных. Также постоянно возникает необходимость в отслеживании влияния их изменений на другие информационные массивы. Удобнее всего организовать все эти процессы в виде базы данных. Удобным инструментом для такой организации может стать популярная программа СУБД Access.

Что такое СУБД

Различные данные принято представлять и хранить в виде таблиц. Часто бывает так, что в нескольких таблицах находится информация, которая связана между собой каким-то образом. Совокупность таких взаимозависимых таблиц представляет собой базу данных.

Для того чтобы имеет возможность в полной мере оперировать данными из базы, необходимо также выполнять запросы. А для того чтобы облегчить заполнение базы первоначальной информацией, обычно используют специально разработанные формы. Для автоматизации процесса в некоторых случаях приходится дополнительно применять макросы. Совокупность и дополнительных инструментов образует систему, называемую СУБД - система управления базой данных. Примером могут быть Foxpro, Oracle, СУБД Microsoft Access.

Основные функции СУБД

СУБД Access выполняет следующие важные функции:

Осуществление необходимых и формулами;

Налаживание связей между таблицами и массивами данных;

Возможность добавления запросов.

Весь набор инструментальных средств, который имеется в арсенале СУБД предназначается для полноценного обслуживания двух основных направлений в ходе функционирования информационной системы. Это организация проектирования и модификации структуры и различные необходимые манипуляции с данными.


Основные отличия СУБД Access

От многих других которые используются программистами для автоматизации работы с базами данных, СУБД Access отличается простотой в освоении. Поскольку данная платформа русифицирована, а также имеет стандартный для всех программ MS Office интерфейс, даже неопытные пользователи не ощутят никаких неудобств во время ее освоения.

В то же время Access является полноценной программой управления массивами данных со всеми необходимыми атрибутами. Созданную систему можно использовать не только на отдельном компьютере, но и в разветвленной локальной сети.

Возможности Access

Эта программа дает возможность создавать исходные объекты в виде таблиц с полями разнообразных типов, например, числовыми, текстовыми, графическими, даже полями OLE.

Более того, обеспечивается связь между таблицами, при этом поддерживается каскадное обновление данных и каскадное удаление при необходимости.

Выполняются все основные операции с данными, такие как ввод, просмотр, хранение, обновление, сортировка, фильтрация, получение выборок. Также осуществляется индексация по выбранным полям, контроль введенной информации.

При заполнении полей могут использоваться вычисления с помощью различных формул.

СУБД Access - удобная и понятная программа, которая обладает всеми возможностями подобных профессиональных приложений.

Долго думал прежде чем начать этот раздел. С одной стороны сайт про Excel, причем здесь Access? С другой стороны их совместное использование дает неоспоримые преимущества при обработке данных:

Возможность обрабатывать базы данных с количеством записей существенно больше чем 65536 (ограничение Excel);
- возможность создавать связанные таблицы, чего Excel не позволяет;
- сохраняется простота и гибкость Excel при обработке.

Есть несколько ситуаций, когда совместное использование вполне оправдано:

1. Объем базы данных превышает возможности Excel или база данных, представляет из себя, набор связанных таблиц, например в формате DBF. В этом случае удобнее сначала обработать эту базу в Access, сформировать через запрос требуемую табличку, а далее экспортировать в Excel и в нем уже, по необходимости, продолжить обработку.

2. Отчет, формируемый в Access, сложен для исполнения, просто не хватает мозгов или делать долго и нудно. Так же можно экспортировать данные в Excel и попытаться там сделать проще и быстрее, либо создать табличку в Excel и получать данные из Access через запросы.

3. Самый жизненный случай, по крайней мере, для меня. Допустим у Вас какая то специализированная программа, которая позволяет обрабатывать данные и формировать какие то отчеты. Однако жизнь не стоит на месте, появляются новые требования, новые формы отчетов, которые нужно реализовать в этой программе. Хорошо, если вы платите деньги производителю ПО за поддержку и он не много берет за новую форму отчета. А если денег нет? Тогда выкручивайся сам как хочешь, или делай в ручную или изобретай. Ваша палочка-выручалочка - это выгрузка данных в форматах поддерживаемых Access. Если это есть, Вы на коне! Выгружаете данные из специализированного ПО, создаете связь с выгруженными таблицами и далее через запросы формируете нужный отчет новой формы. Если база данных специализированного ПО представляет собой не куб данных типа Cache, а отдельные файлы то и выгружать ничего не надо. Просто устанавливаете связь с теми файлами в которых находятся нужные данные. Как такие файлы найти это уже второй вопрос.

Чтобы лучше понять, о чем, все таки идет речь рассмотрим последовательно несколько примеров.

Начнем с установления связи с внешними данными в Access. Речь идет именно о связи с внешними данными а не об импорте внешних данных и вот почему. При импорте внешних данных табличка импортируется в Access и если внешние данные обновились то ее необходимо повторно импортировать, это неудобно, да и забыть можно. Если установлена связь с табличкой внешних данных то при ее обновлении происходит и обновление данных в Access, что значительно удобнее.